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  • Intranet Buch: Wie ich mit Mentions Ergebnisse und Prozesse voranbringe
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Nachdem ich die Nachrichten bearbeitet und kommentiert habe, was nebenbei auch meine Neugierde befriedigt, wende ich mich den Erwähnungen (@-Mentions) aus unserem Aufgabensystem Jira mit der Agile-Hive-Erweiterung zu. Vermutlich ist es auch egal, welches System man verwendet. Moderne Aufgabenverwaltungen ermöglichen es, andere Nutzer per @-Mention zu erwähnen. Die angesprochenen Personen erhalten dann entweder in der Anwendung selbst oder per E-Mail eine entsprechende Nachricht. Jeder, der zu einer Aufgabe eine Frage hat oder denkt, dass ich etwas dazu beitragen kann oder dass ich informiert sein sollte, erwähnt mich.

Diese Nachrichten arbeite ich nun also ab und kommentiere sie. Hier sind die Kommentare nicht mehr nett und freundlich. Sie sind aufs Wesentliche beschränkt. Denn (und das erlebe ich auch bei unseren Kunden ab und zu) wenn man auf solche Erwähnungen nicht zuverlässig reagiert, bringt man den Mitarbeitern bei, sich mit ihren Anliegen doch lieber persönlich oder auf anderen Wegen, die deutlich mehr Zeit rauben, bei den Ansprechpartnern zu melden.

Wenn ich einmal denke, dass meine Kollegen mich zu oft erwähnt haben, melde ich ihnen das einfach in der Aufgabe zurück: “Ich habe noch nicht verstanden, warum diese Info für mich so wichtig ist, dass du mich erwähnt hast? Welche Rückmeldung oder Unterstützung brauchst du von mir?” Dann kann der betreffende Mitarbeiter meinem Verständnis auf die Sprünge helfen bzw. sein Anliegen konkreter beschreiben. Oder es einfach bleiben lassen. So kann ich jedenfalls recht einfach dafür sorgen, dass Erwähnungen tatsächlich nur zielgerichtet und aktionsorientiert (und nicht inflationär) genutzt werden.

Die Bearbeitung dieser Erwähnungen macht wohl einen Großteil meiner Kernarbeit im Unternehmen aus. Sie dauert jedenfalls immer ziemlich lange. Meist werde ich erwähnt, wenn die Kollegen auf meine Erfahrung oder meine Spezialkenntnisse zugreifen wollen. Manchmal möchten sie aber auch ihre Pläne oder ihre Analysen im Hinblick auf Alternativen und Entscheidungen validieren lassen. Das halte ich für unheimlich wertvoll. 

Manchmal sind mir Aufgaben zu aufwendig oder ich habe einfach nicht genug Zeit oder Energie, um sie direkt zu lösen. Dann lege ich eine separate neue Aufgabe an, verknüpfe sie mit dem bestehenden Ticket und kündige in einem kurzen Kommentar an, mich gelegentlich eingehender darum zu kümmern.

Es klingt jetzt so, als wäre ich bei dieser Arbeit hauptsächlich in der Aufgabenverwaltungs-Software aktiv (also bei uns Jira). Das stimmt aber nicht. Da ich stark in Tätigkeitsbereiche wie Konzeption, Text, Oberflächen und grundsätzlich auch in die Kommunikation mit Kunden involviert bin, finden große Teile dieser Tätigkeit in unserem Linchpin-Intranet statt, wo wir alle textbasierten Anwendungsfälle bearbeiten.

Während dieser Arbeiten hüpfe ich ständig von einer Software in die nächste und wieder zurück. Das wird durch Verknüpfungen, Links und Integrationen erleichtert. Einige Intranet-Teams wollen das vermeiden und suchen nach der einen, einzigen, großen, alles beherrschenden und umfassenden Intranet-Lösung. Vergessen Sie diese Idee! Bei solchen Unterfangen kommt nach meiner Erfahrung nur Mist heraus. Die einzelnen Funktionen sind mittelmäßig. Und die natürliche und bessere zentrale Datenhaltung in einem System kann es nicht wettmachen. Auch dazu sollten wir uns später noch austauschen.

Aber bleiben wir bei meinem Arbeitsablauf und Arbeitstag. Wenn ich mit den Erwähnungen aus Jira und Confluence durch bin, habe ich meine Kernaufgabe erledigt. In der Regel nehme ich mir dann Zeit, um ein bisschen durchs Büro zu laufen und Kollegen persönlich zu treffen. Daraus entsteht noch mal eine andere Qualität an Interaktion – und nicht selten nehme ich ein paar Aufgaben mit zurück. Oft bringe ich unterschiedliche Aktivitäten zusammen oder weise auf bestehende Gedanken hin. Dafür nutze ich wiederum die @-Erwähnungen.

Den verbleibenden Rest des Arbeitstages (manchmal bleibt auch gar kein Rest) nutze ich zum Schreiben und um eigene Themen voranzutreiben. Das Schreiben ist schnell erklärt. Da ich bei uns im Marketing tätig bin, unterstütze ich die Produktion von Inhalten. Früher, als wir noch keine Teams in der Redaktion hatten, habe ich oft schnell und dreckig YouTube-Videos aufgezeichnet und veröffentlicht. Heute gibt es in diesen Bereichen Leute, die bessere Ergebnisse als ich erzielen. Also habe ich mein Wirken auf eher konzeptionelle Vorarbeiten verlagert.


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Über den Autor

Martin Seibert war 17, als er das Softwareunternehmen Seibert Media gründete. 24 Jahre später hat es knapp 200 Mitarbeiter und macht 35 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Seine Begeisterung für Technologie teilt er seit vielen Jahren in YouTube-Videos – und jetzt auch in seinem neuen Buch über Social Intranets.


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