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  • Intranet Buch: Validierungsprozesse mit einem Wiki vereinfachen
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Über die allgemeinen Vorteile eines Unternehmens-Wikis haben wir bereits nachgedacht. Wie sinnvoll dieses Tool sein kann, wird besonders in komplexen Entscheidungsprozessen deutlich. Das liegt zum einen an der natürlichen Entstehung eines semantischen Netzes. In unserem Unternehmen ist das Wiki ja schon etabliert und die Nutzung habitualisiert.

Wir arbeiten zuerst am initialen Dokument, aber schon sehr bald werden neue Seiten erstellt, die weitere Aspekte umfassen. Es kommt auch vor, dass Leute (vor allem aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit) bestehende Inhalte auf neue Seiten auslagern. So entsteht ein immer dichteres semantisches Netz, das einer intuitiv verständlichen Ordnung folgt. Was bei Google Docs und Word 365 mühsam mit aufwendigen Ordnerstrukturen versucht wird, funktioniert im Wiki mit einer Art Eltern-Kind-Beziehung zwischen unter- und übergeordneten Seiten. Darüber hinaus können Sie Seiten über Links unkompliziert miteinander verknüpfen. Das funktioniert genauso wie bei Websites und ist auch genauso praktisch.

Jetzt nicht flunkern: Haben Sie schon mal Verknüpfungen zwischen zwei Dokumenten in Word, Excel oder PowerPoint als Links geschaltet? Na bitte! Es gibt diese Option, aber sie ist umständlich und niemand nutzt sie. Im Wiki dagegen ist das ein übliches und häufig verwendetes Werkzeug. Ein positiver Nebeneffekt besteht darin, dass einzelne Seiten dadurch viel modularer, kürzer und kompakter gestaltet werden können. Auch die Beobachtung von Seiten ist einfacher. Wenn Sie daran zurückdenken, wie Sie mal mit mehreren Leuten zusammen ein 150-seitiges Word-Dokument verwaltet, bearbeitet und gepflegt haben, wird Ihnen heute noch ganz anders, oder? In einem Wiki fühlt sich das normal und unkompliziert an. 

Word-Dokumente und Google Docs haben (insbesondere wenn sie umfangreich sind) in der Regel dedizierte Verantwortliche und Eigentümer, die ihre jeweiligen Dokumente pflegen und ausarbeiten. Im Gegensatz dazu entstehen bei Wiki-Seiten schnell gemeinsame Eigentümerschaften, die dazu führen, dass sich Themen dynamischer, nachhaltiger und kontinuierlicher weiterentwickeln.

Für ein Unternehmen ist das äußerst wertvoll. Gerade bei so umfassenden Themen wie einer ISO-Zertifizierung ist eine natürliche, föderale Struktur, in der alle mit Energie einfach und schnell etwas beitragen können, wirklich hilfreich. Besonders gut gefällt mir außerdem, dass jeder einfach mal eine kleine Änderung durchführen und sicher sein kann, dass die Benachrichtigungen in einen entsprechenden Validierungsprozess münden.

Qualität durch formale Validierungsprozesse 

In Bereichen, in denen diese Validierung formaler erfolgen muss oder sogar vorgeschrieben ist, können Sie mithilfe eines zwingenden Workflows auch dafür sorgen, dass Änderungen erst mal im Hintergrund gehalten werden und nicht sofort für alle sichtbar sind. Die auditierte und freigegebene Version bleibt dann so lange vorangestellt, bis der komplette Freigabeprozess durchlaufen ist und es eine neue offizielle Version der Seite gibt. Mit Aufgaben und Eskalationsautomatismen helfen solche Workflow-Erweiterungen außerdem dabei, dass dieser formale Prozess tatsächlich auch gelebt wird.

Ich bin kein Freund von Vorschriften. Aber bei einem ISO-zertifizierten Qualitätshandbuch bietet sich das schon an. Auch Auditoren sehen so etwas sehr gerne, weil sich über den Workflow ein strukturiertes und klares Audit-Logbuch generieren lässt.

Doch ich wollte ja von unserem internen Abstimmungsprozess erzählen. Gut, wir haben also ganz viel an dem Wiki-Dokument gearbeitet. Wir haben diskutiert und uns vielleicht hier und da auch mal persönlich abgestimmt, um Differenzen aus dem Weg zu räumen. Das hat auch geklappt und inzwischen ist ein Konzept entstanden, dass wir in dieser Form gerne in die Organisation zur Abstimmung geben wollen.

Mit Wiki-Vorlagen Entscheidungen vereinfachen

Im nächsten Schritt soll nun eine Entscheidung und eine Priorisierung in unserem Portfolio-Board durchgeführt werden. Dafür nutzen wir eine Entscheidungsvorlage in Confluence. Atlassian hat da schon etwas vorbereitet und es sogar im Internet dokumentiert. Googeln Sie einfach mal nach “Atlassian Playbook”. Wir haben das noch etwas weiter ausgefeilt und verwenden eine angepasste Blaupausen-Vorlage, die wir mit dem Blueprint Creator erstellt haben, einer ziemlich praktischen Confluence-Erweiterung.

Eine solche Vorlage hat den Vorteil, dass Dokumente des gleichen Typs (In unserem Fall der ISO-Zertifizierung ist das eine Entscheidung für die weitere Unternehmensentwicklung.) immer auf dieselbe Weise aufbereitet werden. Wenn zum Beispiel das Team, das bei uns die Priorisierungen vornimmt, feststellt, dass eine bestimmte Kennzahl oder Aufbereitung für den Priorisierungsprozess wertvoll ist, können sie das direkt in die Vorlage integrieren. Wenn ich nun also eine spezifische ISO-Zertifizierungsentscheidung vorbereiten will, öffne ich die Vorlage und bekomme dadurch automatisch eine Hilfestellung und Anleitung für die Aufbereitung der erforderlichen Details an die Hand. Alle nötigen Informationen sind bereits in der Vorlage enthalten. Das ist wirklich angenehm, weil es mir Zeit und Denkarbeit erspart und ich nichts Wichtiges vergesse.

Auch für zunächst unbeteiligte Mitarbeiter ist es hilfreich, solche Vorlagen zu nutzen, weil sie in einer Liste dargestellt werden und für die Leute einfach zugänglich sind. So können sich alle zu jedem Zeitpunkt darüber informieren, welchen Stand eine Entscheidung hat.

Atlassian, der Hersteller von Confluence, hat für sich und seine internen Teams die Devise ausgegeben, dass es keine Entscheidung gibt, zu der kein DACI existiert. DACI ist ein Kurzwort aus “Driver”, “Approver”, “Contributors” und “Informed” und beantwortet die folgenden Fragen: Wer hat das Thema warum eingebracht? Wer hat dazu beigetragen? Wer entscheidet? Wer muss informiert werden? Auf der Atlassian-Team-Playbook-Website ist das DACI-Konzept gut aufbereitet und erklärt (siehe auch https://seibert.biz/atlassiandaci). Per Google kommen Sie wie gesagt schnell dorthin. Für uns reicht es an dieser Stelle zu wissen, dass alle wichtigen Hintergründe zu einer Entscheidung für alle zugänglich sind.

Das ist eine äußerst wirksame Vorbeugung gegen Gerüchte im Unternehmen: Jeder weiß, welche Entscheidungen diskutiert werden, welchen Status sie haben und was wirklich entschieden ist.

Bei uns haben wir diesen Ansatz adaptiert, um zu priorisieren, an welchen Investitionsthemen wir arbeiten.

Wenn ich also meine ISO-Zertifizierungs-Story vorantreiben will, muss ich durch diesen Prozess. Das ist mühsam. Als Geschäftsführer wünsche ich mir vielleicht insgeheim manchmal, einfach eine Ansage machen zu können. Aber das vermeintlich Einfache ist am Ende weder einfach noch wirksam. Denken Sie an die japanische Graswurzelpflege! Wenn wirklich alle mitmachen, lassen sich Dinge viel besser und schneller umsetzen. 

Wenn jeder die Gelegenheit hat, sich einzubringen, wenn seine Bedenken gehört werden und wenn er für alle sichtbar seine Argumente, Studien, Dokumente, Kennzahlen und anderen meinungsbildenden Infos darlegen kann, fällt es ihm leichter zu akzeptieren, wenn das Unternehmen sich dennoch für einen anderen Weg entschieden hat.



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Virtuelle Zusammenarbeit in Unternehmen: Social Intranets als digitale Heimat 

Nie zuvor wurde die Unternehmenswelt so sehr von Cloud-Software und Spezialanbietern überrannt wie jetzt. Es gibt so viel Software, dass es immer schwieriger wird, den Überblick zu behalten. Umso wichtiger ist es für die Zukunft von Unternehmen, einen Ort der digitalen Zusammenkunft zu haben. Einen verlässlichen Heimathafen, sinnvoll vernetzt mit den zahlreichen anderen Systemen. Eine Möglichkeit, sich einfach und schnell zu orientieren, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.
Dieses Buch verrät Ihnen aus langjähriger Erfahrung heraus, wie das heute schon geht und welchen vermeintlichen Trends Sie lieber nicht folgen sollten.

Über den Autor

Martin Seibert war 17, als er das Softwareunternehmen Seibert Media gründete. 24 Jahre später hat es knapp 200 Mitarbeiter und macht 35 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Seine Begeisterung für Technologie teilt er seit vielen Jahren in YouTube-Videos – und jetzt auch in seinem neuen Buch über Social Intranets.


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