Linchpin als Collaboration und Information Hub bei Computop

Confluence ist beim international tätigen Payment Service Provider Computop aus Bamberg seit 2017 im Einsatz.

Zwei Jahre später folgte dann die Erweiterung zu einem Intranet mit Linchpin. Welche Gründe gab es dafür? Wie hat sich das System von einem Wiki zu einem Collaboration & Information Hub gewandelt? Und welche Herausforderungen traten seitdem auf? Die Antworten dazu gaben Simon Bertran und Nicat Nagiyev von Computop auf der Tools4AgileTeams 2021 im Track "Digital Workplace with Atlassian Software".

Wer ist Computop?

Die Computop Payment GmbH aus Bamberg bietet weltweit lokale und innovative Omnichannel-Lösungen für Zahlungsverkehr und Betrugsprävention. Im E-Commerce, am POS und auf mobilen Geräten können Händler und Dienstleister aus über 350 Zahlarten wählen. Der Global Player Computop mit Standorten in D, CN, UK und den USA wickelt jährlich Transaktionen im Wert von 35 Mrd. $ klimaneutral ab.

Warum hat sich Computop nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?

Aufgrund unseres Wachstums führten wir zusammen mit der Otto-Friedrich-Universität Bamberg ein Mitarbeiterumfrage durch. Eine Erkenntnis hieraus war: Interne Informationsvermittlung und Kommunikation sind entwicklungsfähig. Als Resultat führten wir 2016 Jira ein, im Folgejahr Confluence, zunächst als Wissensplattform.

Neuigkeiten wurden intern allerdings weiterhin über das damalige Intranet Sharepoint kommuniziert. Um unseren Kolleginnen und Kollegen einen einzigen Zugangspunkt zu allen Informationen bereitzustellen, sahen wir uns nach einer Confluence-basierten Intranet-Lösung um.

Was waren die Anforderungen an das neue Intranet?

Nachdem wir Jira und Confluence eingeführt hatten, sollte mit dem Intranet nicht noch ein weiteres neues System hinzukommen. Es sollte außerdem intuitiv zu bedienen sein und zu guter Letzt allen Kolleginnen und Kollegen unkompliziert die benötigten Informationen bereitstellen.

Aus diesem Grund fiel die Wahl auf Linchpin. Wir konnten hier unsere bestehende Confluence-Struktur als Basis nutzen und das System bequem mit den Linchpin-Intranet-Features erweitern. Mit dem Big Change, der neuen Startseite, ist Linchpin nun das Dach unserer Informationspolitik.

Wie wurde die Einführung von Linchpin bei Computop kommuniziert?

Unser Ziel war und ist es, dass Confluence bzw. Linchpin als Collaboration und Information Hub bei Computop akzeptiert und genutzt wird. Für die Einführungsphase setzten wir deshalb auf unterschiedliche Kommunikationswege:

Zum einen nutzten wir Blogeinträge des bestehenden Confluence-Systems, um auf die Veränderungen aufmerksam zu machen. Hier konnten wir u. a. mittels Videos Einblicke in die Projektarbeit, die Gründe und Benefits sowie das neue System selbst geben. Zum anderen produzierten wir einen Flyer mit Onboarding-Informationen, um unseren Kolleginnen und Kollegen Informationen über Linchpin an die Hand zu geben.

Um über neue Funktionen des Systems zu informieren, die bspw. in How-To's genauer dokumentiert werden, sind die Blogeinträge weiterhin das Mittel der Wahl. Bei „Simons Intranet-Treffs“ bieten wir zusätzlich Face-to-Face-Kommunikation an. Außerdem finden Meetings mit unseren Bereichsgärtnern statt. Diese werden von der Computop-internen Confluence-Administration regelmäßig z. B. über Neuerungen bei Features und Prozessen auf dem Laufenden gehalten. Daneben bieten sie First-Level-Support für die User der einzelnen Spaces.

Auf welche Herausforderungen seid ihr seit der Einführung gestoßen?

Unser Unternehmenswachstum war nicht nur Auslöser der Einführung der Atlassian-Tools, sondern begleitet uns auch weiterhin. Mit der wachsenden Zahl an Projekten wuchs auch die Zahl unserer Kolleginnen und Kollegen, Teams und Abteilungen. Seit der Einführung von Confluence 2017 bis heute (Ende 2021) verdoppelte sich die Anzahl der Mitarbeiter*innen der Computop Paygate GmbH.

Mit der Einführung eines Systems ist unsere Arbeit nicht abgeschlossen, es kommen auch ständig Weiterentwicklungen und Optimierungen hinzu. Hier arbeiten wir verstärkt mit unseren Bereichsgärtnern zusammen. Seitdem beschäftigten wir uns mit neuen Anforderungen, die z. B. Compliance und unsere ISO-27011-Zertifizierung, neue Jira-Integrationen oder neue Spaces betrafen. Außerdem adaptierten wir neue Funktionen, wie Anpassungen des Linchpin Enterprise News Workflows oder Linchpin Events. Zusätzlich optimierten wir unsererseits unser System. Das Ergebnis: Mehr Infos mit weniger Klicks. Dafür verzichteten wir bspw. nachträglich auf die Tabfunktionalitäten.,

Computop bei der Tools4AgileTeams 2021

Simon Bertran und Nicat Nagiyev stellten auf der 10. Tools4AgileTeams im Track "Digital Workplace with Atlassian Software" Linchpin als Collaboration und Information Hub bei Computop vor. Einen Einblick, wie das System heute aussieht, gaben sie außerdem: