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Grundlagen und Hintergrund

Viele Unternehmen geben sich mit mittelmäßigem Projektmanagement, sehr geringer Transparenz und suboptimaler Effizienz im täglichen Tagesgeschäft zufrieden. Teilweise exzellente Strategien und Ziele werden von hervorragend ausgebildeten, hochmotivierten Mitarbeitern nach bestem Wissen und Gewissen umgesetzt. Aber wie? Schauen Sie sich doch mal an, wie Ihr Tagesgeschäft im Unternehmen läuft. Regieren dort auch Excel, Word und PowerPoint gemeinsam mit Outlook-E-Mails. Es gibt zig verschiedene Versionen von all diesen Dateien, die ständig immer wieder geändert per Mail distribuiert werden.

Manche Manager sind regelmäßig selbst überrascht, wie gut die Ergebnisse bei so wenig Struktur, Konsequenz und Effizienz in der operativen Umsetzung werden.

Mit JIRA vertritt //SEIBERT/MEDIA in Deutschland eine australische Software von Atlassian, die das Potenzial hat, diese Situationen aufzulösen. Besseres Projektmanagement, mehr Transparenz sowie Klarheit und Redundanzfreiheit sind nur einige wenige Vorteile der modernen und agilen Software.

In diesem Artikel soll dargestellt werden, warum Sie in Ihrem Unternehmen JIRA einführen sollten und welche Stolperfallen immer wieder auftreten. Wir glauben, dass die professionelle Unterstützung durch einen erfahrenen Dienstleister hilfreich, wichtig und empfehlenswert ist. Aber lernen Sie doch einfach erstmal ein bisschen über die Chancen und unsere Erfahrungen. Vielleicht wollen Sie später eine Anfrage stellen?

Aufzeichnung unserer Live-Session zum Thema
Aufgabenmanagement, Scrum und agiles Projektmanagement für Entwickler und Manager

Argumente und Vorteile einer zentralen Aufgabenverwaltung

Es gibt gute Gründe für eine JIRA-Einführung und für ein zentrales Aufgabenmanagement in Ihrem Unternehmen. Hier die wichtigsten:

  • Übersicht über alle Aufgaben im Unternehmen
    Kennen Sie die Situation, dass Sie gerne Überblick über ein laufendes Projekt gewinnen möchten und einfach keine zuverlässige Liste vorhanden ist. Sie haben dann Schwierigkeiten, die Frage des Kunden "Können wir das Budget einhalten?" zu beantworten und müssen schätzen oder vielleicht sogar raten. Stellen Sie sich vor, Sie könnten immer nach wenigen Minuten Recherche antworten. Und zwar für jedes Projekt in Ihrem Unternehmen. Viele Manager halten das für eine Utopie. Ist es aber nicht.
  • Steigerung der Transparenz für alle Mitarbeiter
    Ein erfolgreiches Aufgabensystem macht die Situation noch besser. Die oben beschriebene Transparenz trifft nämlich nicht nur auf Führungskräfte, sondern auf alle Mitarbeiter zu, die berechtigt sind (hoffentlich viele). Die können alle schon sehr früh sehen, ob das Projekt ein "Himmelfahrtskommando" oder ein "Renner" (sehr erfolgreiches Projekt) wird.
  • Kontrolle und Nachverfolgung von Aufgaben
    Es ist heutzutage kaum noch Spekulation, wenn wir mal annehmen, dass die meisten Aufgaben in Ihrem Unternehmen mündlich in Meetings, telefonisch oder per E-Mail besprochen und delegiert werden. Es gibt wirklich kaum etwas anderes. Richtig lästig wird's, wenn man herausfinden will, ob eigentlich auch tatsächlich all die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen worden sind oder die Sie zugewiesen haben, auch umgesetzt wurden. Klappt das bei Ihnen? Wirklich? Vollständig für alle Projekte? Wohl kaum.
  • Garantie, dass beschlossene Dinge auch umgesetzt werden
    Viele Manager wünschen sich, dass sie sich darauf konzentrieren könnten, Entscheidungen zu treffen und sich auf die Umsetzung "einfach verlassen" können - in der Regel ein Traum, oder? Gerade in großen Konzernen sind besonders die Mitarbeiter sehr effizient, die selbst immer wieder nachfragen, sich in Erinnerung rufen, mit ihren Aufgabenwünschen präsent sind und auf diese Weise mehr oder weniger selbst nicht nur Entscheider, sondern auch Workflow-Manager sind. Nicht wirklich effizient, oder?
  • Durchlaufzeiten kontrollieren und neuralgische Punkte erkennen
    Mit JIRA wissen Sie endlich, welche Aufgaben hängen. Und wo. Und woran. Sie greifen genau da ein, wo "es weh tut". Sie sehen schnell und einfach, was läuft und wo es klemmt.
  • Schaffen Sie die vorgeschobenen Ausreden ab und ermöglichen Sie Verantwortungsübernahme
    Kennen Sie die vielen "Wenns" und "Abers" und "Ausreden", die ausgepackt werden, wenn mal wieder ein Projekt in die Hose gegangen sind? Wie wäre es, wenn die Projektmanager nicht mehr sagen könnten: "Wenn mir mal einer Bescheid gesagt hätte?" oder "Wenn ich gewusst hätte, das der Franz die ganze Zeit vom Heinz in Beschlag genommen wird ..." oder "Am Anfang war alles perfekt geplant. Jetzt kostet es eben ein bisschen mehr. Ist zwar doof, dass wir das erst nachher wissen, aber es lohnt sich doch trotzdem ...".
  • Keine Aufgaben mehr, die durchs Raster oder Erfassungsnetz fallen
    "Oh, das ist leider untergegangen." und "Ja, das hat leider nicht mehr geklappt." sind Sätze, die Sie auch mit JIRA noch in ähnlicher Form hören werden. Die klingen dann allerdings eher so: "A und B werden wir sein lassen. Das klappt nicht mehr. Okay?" oder "Das Budget lässt Y und Z nicht mehr zu. Wir haben dafür aber C und D geschafft. Das war viel wichtiger. Wenn Y und Z doch noch klappen sollen, müssten wir G und H sein lassen. Wie soll's laufen?"
  • Starke und zuverlässige Prozesssteuerung mit festen QS-Abläufen
    Sind bei Ihnen schon mal Ergebnisse an einen Kunden ausgeliefert worden, obwohl Sie unbedingt immer vorher über diese Ergebnisse rübersehen möchten? Das passiert den besten Mitarbeitern. Mit einem sinnvollen Workflow werden keine Aufgaben abgeschlossen oder übergeben, ohne dass die QS beachtet wird. Sie gestalten Ihre Arbeitsabläufe einfach und schnell nach Ihren Bedürfnissen.
  • Endlich richtig und zuverlässig Kapazitäten planen
    Natürlich machen Sie sich darüber Gedanken, wie Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter sinnvoll einsetzen können. Vielleicht haben Sie sogar schon eine Excel-Tabelle aufgebaut, mit der Sie planen. Nicht schlecht und ein guter Anfang. Aber wie wäre es, wenn Sie, statt die Ressourcenbelastung zu schätzen, mit echten Zahlen arbeiten würden? Und wie wäre es, wenn Sie auch prüfen könnten, wie gut Ihre "echten Zahlen" anschließend tatsächlich gewesen sind? Ein zentrales Aufgabenmanagement und eine gute Verdichtung der Auslastungszahlen sind die zwingenden Grundlagen für eine zuverlässige und genaue Kapazitätsplanung.
  • Marktführendes System für agiles Projektmanagement
    Sie wollen agiles Projektmanagement nutzen oder ausprobieren. JIRA ist hier das mit Abstand führende, ausgereifteste und intuitivste System. Schauen Sie sich einfach ein bisschen um. Es dürfte auch bei intensiver Recherche kein anderes Ergebnis geben.
  • Operatives Projektmangement mit "natürlichem" Reporting aus dem Tagesgeschäft heraus
    Viele Projekte werden am Anfang stabsmännisch geplant. Es gibt gut aussehende GANTT-Charts und überzeugende Plan-Kosten-Aufstellungen. Es wird viel mit Microsoft Project geplant. Wenn das Projekt dann jedoch beginnt und läuft, endet das genaue Reporting (Berichtswesen) dann jedoch häufig. Es muss mühselig erstellt werden. JIRA ist besonders stark im operativen Betrieb. Sie werden damit keine GANTT-Charts erstellen. Und Schnittstellen zu MS Project sind zwar vorhanden, aber nur selten wirklich im Einsatz. JIRA ist häufig operative Exzellenz während des Projekts und weniger planerischer Glanz vor dem Projekt.

Die Liste an Argumenten und Vorteilen ist alles andere als vollständig. Lesen Sie noch mehr Vorteile von JIRA in unserer Einführungspräsentation und sehen Sie sich unsere Live-Session rund um die JIRA-Strategie an.

Sprechen Sie uns an , wenn Sie Fragen oder Anregungen zu zentralem Aufgabenmanagement haben.

Stolperfallen bei der Einführung

Einfach loslegen? Wenn man die oben stehende Liste von Argumenten und Vorteilen liest, könnte man denken, dass die Einführung von JIRA ein "No-Brainer"-Projekt sei. Aber es ist keineswegs so, dass man einfach loslegen könnte. Die Stolperfallen sind vielfältig, teilweise hinterhältig, und man kann ziemlich tief fallen. Nicht wenige Projekte werden mit Elan gestartet und verenden oder setzen sich nur in den technisch versierten Unternehmensbereichen (IT, Software-Entwicklung, ...) durch. Schade, ärgerlich und absolut vermeidbar.

Hier sind wichtige Stolperfallen, die uns in Beratungsprojekten immer wieder begegnen. Vermeiden Sie sie unbedingt:

  • Ausmaß der kulturellen Veränderung wird unterschätzt: Bürokratie-Aufbau und Aufwand
    So lange Sie in der Theorie über eine JIRA-Einführung diskutieren, sind alle Feuer und Flamme. Es gibt wenige Argumente dagegen und fast allen erscheint es wichtig ein solches System einzuführen. Natürlich gibt es Diskussionen über das richtige System. Aber wichtiger als das System sind die Konsequenzen der Begeisterung.
    Die Wenigsten sind sich darüber im Klaren, wie lästig ein zentrales Aufgabenmanagementsystem zu Beginn ist. Aufgaben, die sonst in Gesprächen, Telefonaten, Meetings und E-Mails delegiert wurden, werden ja auch morgen dort delegiert. Zusätzlich benötigen Sie jetzt noch die Erfassung der Aufgaben in Ihrem Aufgabensystem (z.B. JIRA). Das ist höchst kritisch: Dem zentralen Wertschöpfungsprozess Ihres Unternehmens wird ein zusätzlicher Bürokratie-Aufsatz verpasst. Mehr Arbeit an ganz vielen Stellen im Unternehmen. Das wird sich wie Unproduktivität für viele Mitarbeiter anfühlen. Das wird einfach nicht gemacht. Ihre Projektmanager werden schwitzen müssen. Das geht einfach nicht von selbst. So sehr es alle auch wollen mögen.
  • Fehlendes organisatorisches Konzept für den Einsatz
    Wissen Sie, wie Sie JIRA als Aufgabenmanagement nutzen möchten? Nur wenn Sie eine klare Vorstellung von der Nutzung haben und die Ihren KollegInnen auch kommunizieren, können Sie gemeinsam dorthin kommen. Ist das Ziel realistisch? Was denken Ihre KollegInnen? Arbeiten Sie gemeinsam daran oder glauben viele, dass andere Wege zu beschreiten sind? Schaffen Sie für eine konsistente und klare Vorstellung, wohin Sie mit JIRA wollen. Zentrales System für das gesamte Unternehmen? Komplettlösung für einen ganzen Bereich oder eine Abteilung? Projektspezifische Lösung? Pilotprojekt zur Evaluation?
  • Ganz oder gar nicht. Es gibt keine erfolgreiche JIRA-Einführung, die halbherzig ist.
    Egal wie klein Sie den Fokus definieren. JIRA muss vollständig eingeführt werden. Ganz oder gar nicht. Eine halbherzige Einführung ist in vielen Fällen der Tod des Systems. Das heißt nicht, dass Sie keine Fehler machen dürfen oder die fast unvermeidbare Undiszipliniertheit Ihr Projekt beschädigen würden. Es sind häufige und bekannte Erscheinungen und Herausforderungen. Aber Sie dürfen nicht dauerhaft geduldet werden.
  • Keine starke Unterstützung der Geschäftsführung ("Strong backing from the top" fehlt)
    Wenn Sie die entscheidenden Führungskräfte für Ihren organisatorischen Fokus nicht von Ihrem Projekt überzeugt haben, gibt es nur eine Empfehlung: Nicht starten! Sie können so fundamentale Änderungen, wie Sie für die erfolgreiche Einführung eines zentralen Aufgabenmanagementsystems erforderlich sind, nie ohne die Unterstützung der Entscheider durchführen. Da hilft auch kein halbherziges Lächeln. Kämpfen Sie weiter und überzeugen Sie. Übernehmen Sie Verantwortung. Versprechen Sie Ergebnisse. Aber gewinnen Sie die "starke (und vollständige) Unterstützung von oben". Das ist vielleicht der größte Stolperfalle in der gesamten Liste. Wenn "Strong backing from the top" fehlt, werden Sie schwitzen und bluten und am Ende möglicherweise doch verlieren. Das ist häufig sehr frustrierend. Ersparen Sie sich den Stress. Natürlich können Sie Glück haben und das Management während des Projekts noch überzeugen. Aber ein Projekt sollte keine Wette sein, oder?
  • Kein Pilotprojekt - Think big, start small, move fast
    Viele Unternehmen starten frei nach dem amerikanischen Motto "Think big, start small, move fast" klein und versuchen schnelle und überzeugende Ergebnisse für das große Ziel zu etablieren. Machen Sie das auch. Wir helfen Ihnen dabei. Breite JIRA-Einführungen sind nur selten im "Big bang"-Verfahren erfolgreich.
  • Disziplinlosigkeit und Duldung
    Keine durchgängige Nutzung der Software und keine Möglichkeit, die erforderliche Disziplin durchzusetzen, sind nicht selten der Anfang. Und oft ist das auch schon der Anfang vom Ende. Häufig werden zum Beispiel nicht wirklich alle Aufgaben vollständig erfasst. Von den nicht erfassten fallen dann natürlich wieder einige durchs Raster und explodieren. Nicht selten wird trotzdem mit dem Finger auf JIRA gezeigt. Die Duldung solcher vermeidbarer Herausforderungen ist kritisch. Genau hier brauchen Sie Mut, Ausdauer und Seniorität, um die Projektmanager und Mitarbeiter wieder und wieder anzusprechen, zu erinnern und zu ermahnen. Und Sie brauchen zur Eskalation Ihre Geschäftsführung.
  • Alternativstrategien im Projektmanagement
    Viele Projektmanagement-Systeme haben das Problem, dass Projektmanager andere Medien zur Erfassung von Aufgaben wie zum Beispiel E-Mail, Excel, MS Project, Outlook, Lotus Notes (Datenbanken) oder Wikis nutzen. JIRA ist da keine Ausnahme. Beschäftigen Sie sich aktiv mit diesem Problem. Hinterfragen Sie die Gründe und versuchen Sie, nachhaltige Lösungen zu finden. JIRA ist sehr stark in Usability, Funktionsumfang und Verfügbarkeit.
  • Leistungskontrolle von Mitarbeitern I
    Das System wird manchmal als Feind der Mitarbeiter missverstanden und politisch bekämpft. Besonders die Arbeitnehmervertretung sieht in JIRA häufig Herausforderungen. Es ist sicher nicht unberechtigt, Gefahren in so viel Leistungstransparenz zu sehen. Am Ende des Tages ist es aber auch eine Frage der organisatorischen und systemischen Definition und Konfiguration. JIRA ist nicht der Feind des Betriebsrats. Das ist ein Märchen. Wenn das System ohne Unterstützung der Arbeitnehmervertretung eingeführt wird, sollten Sie sich allerdings auf kräftigen Gegenwind einstellen. Das können Sie nicht gebrauchen. Im schlimmsten Fall wird Ihr System in Sippenhaft für die nächste Tarifverhandlung genommen. Und dann müssen Sie aufpassen, dass Sie nicht zum "Bauernopfer" werden.
  • Leistungskontrolle von Mitarbeitern II
    Richtig "dumm" ist es daher auch, tatsächlich zu versuchen, die Leistung von Mitarbeitern systematisch mit JIRA auszuwerten. Das funktioniert nämlich ohne aktive Mithilfe der Mitarbeiter selbst gar nicht. Vielmehr stellt es einen kläglichen Missbrauchsversuch dar, der in der Regel genau dann scheitert, wenn das Ziel evident wird. JIRA braucht nämlich, um seine Stärken perfekt ausspielen zu können, die dezentrale Arbeit aller und die ständige Aktualisierung durch alle Mitarbeiter. Verlieren Sie die, ist Ihre "Kontrolle" auch dahin.
  • Lizenzierung der Software direkt beim Hersteller statt beim Partner
    Das ist eher eine Kleinigkeit. Aber //SEIBERT/MEDIA gewährt seinen Kunden 10% Naturalrabatt auf Atlassian-Lizenzen wie die von JIRA und deutschen Support. Eine Lizenzierung über uns hat gegenüber einer Lizenzierung direkt beim Hersteller genau die gleichen Eigenschaften und zusätzliche Vorteile. Eine einfache und klare Entscheidung. Mehr Infos finden Sie in unerem Fachartikel zum Thema: Atlassian-Lizenzen - Warum ein Kauf bei //SEIBERT/MEDIA eine gute Wahl ist .
  • Kein Greenhopper lizenziert
    Auch eine Kleinigkeit, die häufig auf Budget-Sparwünsche zurückzuführen ist: Greenhopper sollten Sie auch dann lizenzieren, wenn Sie keine agilen Projektmanagement-Prozesse etablieren wollen. Kaufen Sie's jetzt, wenn Sie es noch nicht haben. Wir haben gerade schon erwähnt, dass Sie von //SEIBERT/MEDIA einen Naturalrabatt in Höhe von 10% und weitere Vorteile erhalten. Gerne erklären wir persönlich, warum Greenhopper erforderlich ist. Aber das ist der Fall, wenn Sie JIRA einsetzen.
  • Keine Ahnung von Worklows und einfach gar nichts eingestellt
    Viele JIRA-Systeme werden vollständig ohne Anpassung der Prozesse und Abläufe (Workflows) genutzt und angepasst. Dadurch werden Chancen vertan. An einigen Stellen wirkt das System dann unhandlich und bürokratisch und störrisch. An anderen fehlen QS-Prozesse und Sicherheit. Richtig passt es dann nur selten. Das führt nicht wirklich zu Zufriedenheit. Ja, Workflow-Konfiguration ist recht komplex und eine echte Herausforderung. Aber dafür gibt es Profis, die Ihnen helfen. Oder eben eine wirklich hervorragende Software-Dokumentation für alle, die sich selbst einarbeiten wollen.
  • Keine Ahnung von Rechten und jeder darf alles oder keiner irgendwas
    Das spricht für sich allein: Nicht alles sollte allen im Unternehmen zugänglich sein. Oder lassen Sie die Kasse und Personalakten einfach so für jeden zugänglich herumstehen? Keine Rechteeinstellungen in JIRA - das ist, als ob es kein einziges Schloss innerhalb des gesamten Unternehmens gibt. Kein Tresor. Kein Türschloss. Kein abgeschlossenes Gebäude auf dem Werksgelände. Im besten Fall Utopie ...
  • Unwissenheit über sinnvolle Erweiterungen und Nichtnutzung (z. B. kein E-Mail-Import, ...)
    Kann man in Ihrem JIRA-System Vorgänge per E-Mail anlegen, ergänzen, kommentieren? Sie wissen nicht, wie das geht? Keine Seltenheit, aber verschenktes Potenzial. Und dieses Potenzial beschränkt sich nicht nur auf E-Mails. Es gibt Hunderte hochwertige und ausgereifte Erweiterungen für JIRA. Da ist Einiges dabei, dass für Ihr Unternehmen sehr nützlich sein wird.
  • Es wird zugelassen, dass Aufgaben in JIRA gammeln
    Über Disziplinlosigkeit hatten wir oben schon gesprochen. Projektmanager müssen die Aufgaben in Ihren Projekten regelmäßigen Abständen prüfen, validieren und aktualisieren. Das ist so einfach, dass es häufig nicht systematisch kontrolliert wird.
  • Es wird kein "reading the JIRA" betrieben, gefördert und kultiviert
    Der australische Hersteller Atlassian selbst hat den Begriff "reading the JIRA" geprägt und meint damit, dass man sich als Mitarbeiter und Projektmanager regelmäßig darüber informieren sollte, was im Unternehmen läuft, indem man die Kommentare, Änderungen und Aktualisierungen in den eigenen Projekten im Aktivitätsstrom liest. Das ist interessant und relevant. Probieren Sie's doch mal.
  • Jeder darf an den Workflows herumfummeln, ohne sicher zu sein, was wie eingestellt wird
    Ein Rechtekonfigurationsproblem, das schon viele JIRA-Instanzen zum fast vollständigen Stillstand geführt hat. Sorgen Sie dafür, dass nur konfigurieren kann, wer auch darf und soll. Kein Unternehmen braucht 30 JIRA-Administratoren. Das ist ein Problem und keine gelebte Offenheit.
  • Kundenzugriffe ohne Konzept
    Es wird Kunden Zugriff auf das System gewährt, ohne dass die Rechteeinstellung professionell darauf ausgerichtet sind. Just don't do it.
  • Mitarbeiter schließen fertige Aufgaben nicht ab
    Vorgänge in JIRA werden nicht abgeschlossen und bleiben auch lange über die Erledigung hinaus offen. Ganz einfach und auch einfach zu lösen. Aber fast omnipräsent.

Ganz schön viel Stolperfallen, oder? Und es gibt noch viel mehr. Sprechen Sie mit uns über Ihre Herausforderungen und binden Sie uns in Ihr JIRA-Projekt ein. Wir freuen uns darauf, Ihnen mit unseren Erfahrungen und unsere Kompetenz weiterhelfen zu dürfen.