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  • Rollout-Strategien - Confluence-Intranets im gesamten Unternehmen nutzen
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Unternehmensweite Confluence-Einführungen

Kulturmodelle für Unternehmen und deren Wandel

Kommunikationsmaßnahmen zur Einführung und Bekanntmachung

MaßnahmeLink mit weiterführenden InfosWirkung
Intranet-Charta (Verhaltenskodex / Richtlinie)Wiki-Charta - Nutzungsrichtlinien für ein Intranet 2.0Richtlinien und Leitplanken für Mitarbeiter zur Zusammenarbeit im Intranet 2.0 schaffen Sicherheit
Trailervideo für Mitarbeiterhttp://seibert.biz/intranettrailerMitarbeiter auf das bevorstehende Projekt vorbereiten und freiwillige Tester rekrutieren
Mega-Touchscreen im Firmeneingang oder KantineAtlassian-Projekt zum Anfassen mit einem Mega-TouchscreenMitarbeiter während der Rollout-Phase (oder davor) mit dem Testsystem in Kontakt bringen
Wiki-Gimmicks & Posterkampagnenhttp://seibert.biz/gimmicksAufmerksamkeit für das Intranet und seine Funktionen in der Rollout-Phase

Risiken und Gegenmaßnahmen

RisikoGegenmaßnahme
Zu viel Arbeit
Jeder Mitarbeiter fängt wild an zu schreiben und wir kommen nicht mehr hinterher, alle Falschinformationen im System einzufangen und zu korrigieren.
Scheinriese: Gruppendynamik sorgt für Selbstregulierung, Vandalismus gibt es wegen fehlender Anonymität nicht (siehe Fachartikel und Video zum Thema)
Vertrauensverlust
Das System wird durch unsystematische, unkontrollierte Einzelmeinungen chaotisch, unübersichtlich und insgesamt nicht vertrauenswürdig. 
Redaktionsteam gründen, Verantwortlicher "Owner" für Bereiche
Chaos und Redundanz
Es entsteht ein großes Chaos aus vielen Informationen, bei denen man nicht mehr weiß, was Meinungen sind und was "echte, vertrauenswürdige Nachrichten". Zudem wird die Auffindbarkeit der "richtigen Informationen" erschwert.
Bedienungsanleitung und Richtlinen in einer "Charta" erstellen (siehe oben), Intranet 1.0 mit "offiziellen Nachrichten", Struktur durch personalisierte Navigationen

Weitere Maßnahmen

  • Projekt im Unternehmen nicht nur als IT-Projekt, sondern als Veränderungsprojekt im Rahmen der Unternehmenskultur wahrnehmen und behandeln.
  • Geschäftsführung kündigt das neue Projekt (z.B. mit einem Trailervideo) an und bereitet die Mitarbeiter vor und definiert Erwartungen an Verhalten und Nutzung von Intranet 2.0.
  • Betriebsrat von Beginn an mit in das Projekt einbinden
  • Regelmäßige Projekt-Statusberichte in Sprint-Reviews des Einführungsprojekts mit Zugriffsmöglichkeit für alle Stakeholder (ggf. sogar für alle Mitarbeiter)
  • Regelmäßige Berichterstattung und Projektdokumentation über einen Projektmicroblog in einem "Intranet-Einführungsbereich" des neuen Systems (ggf. mit Nutzung des E-Mail-Digest).
  • Roadshow zur tatsächlichen Einführung
  • Umfragen während der Umsetzung und zum Rollout des Intranet-Systems
  • Gemeinsame Findung eines Intranet-Namens mit der Belegschaft (ggf. in einem Namenswettbewerb)
  • Wettbewerbe für die Einführung
  • Gimmicks erstellen: Poster, Post-its, Bilder, Flyer, Willkommens-E-Mail, FAQs, Artikel, Schulungsunterlagen, Präsentationen
  • Neues Intranet als Startseite auf den Rechnern der Mitarbeiter

Mögliche Angebotsinhalte

Wir gehen von einem Unternehmen mit einer Größe zwischen 2.000 und 15.000 Mitarbeitern mit mehreren Standorten und einer Sprache aus.

LeistungBudget
Konzeptions-, Gestaltungs- und Kommunikationsleistungen für Medien
Es handelt sich um ein Stundenkontingent, dass nach tatsächlichem Bedarf und Aufwand zu 100,00 Euro pro Stunde erbracht werden. Die Leistungen werden von studierten Kommunikationsdesignern und Kundenbetreuern aus unserem Team in Wiesbaden durchgeführt und abgewickelt. Abstimmungen erfolgen telefonisch und in Remote-Meetings oder persönlich in Wiesbaden. Eine detaillierte Maßnahmenliste wird zu Beginn des Projekts erarbeitet. Die Kommunikation und Information für die Mitarbeiter beginnt direkt mit dem Projektstart und nicht erst mit der Live-Schaltung des Intranets. Die Leistungen werden von einem separaten Projektteam parallel erarbeitet. Dabei gehen wir davon aus, dass der Auftraggeber eigene schon existierende Kommunikationskanäle (Artikel in Mitarbeiterzeitschrift, E-Mail-Newsletter vom Vorstand an alle Mitarbeiter, Erwähnungen in Betriebsversammlungen, Aushänge in Büros und Aufenthaltsbereichen, Verteilung von Flyern über die Hauspost, ...) nutzen kann und bereitstellt. Weitere Informationen zu Maßnahmen finden sich unter http://seibert.biz/intranetrollout
20.000,00 Euro
Kosten für die Produktion von Medien und Gimmicks
Die Kommunikation, die die Einführung eines neuen Intranets begleitet, kann nicht nur digital erfolgen. Natürlich versuchen wir mit Newslettern und berichten in den bestehenden Systemen. Aber auch dafür sind Schaubilder und visuelle Kommunikation erforderlich. Und sobald die Kommunikation physisch wird, sind Kosten für den Druck und die Produktion von Flyern, Plakaten, Kugelschreibern oder anderen Werbemitteln vorzusehen. Oft werden Kommunikationsmittel an Mitarbeiter verteilt oder auf Tischen ausgelegt. Für diese Produktionskosten planen wir das Budget dieses Angebots. Die Kosten weisen wir nach und fakturieren Sie 1:1 weiter. Mehr Informationen und Beispiele für Gimmicks finden Sie unter: http://seibert.biz/gimmicks
7.500,00 Euro
Intern: Vor-Ort-Leistungen für die Betreuung von Events, das Auslegen von Medien und Gimmicks und die Anbringung von Plakaten
Die besten Gimmicks bringen nichts, wenn sie in der Kiste liegen. Plakate müssen aufgehängt und Flyer verteilt werden, um ihr Potenzial zu entfalten. Die meisten unserer Kunden bilden diese Leistungen selbst mit internen Ressourcen ab. Trotzdem ist es wichtig, diese Leistungen einzuplanen und auch tatsächlich umzusetzen. Dazu gehört nicht nur, dass Mitarbeiter (m/w) die Kommunikationsmittel verteilen, sondern auch, dass die politische Vorbereitung für diese Verteilung bereitet wird und nicht einfach irgendwer die Plakate wieder abhängt oder die Gimmicks einsammelt und entsorgt.
(1.500,00 Euro)



Linchpin-Referenzen

LogoUnternehmenBrancheMitarbeiter-AnzahlStadium des Projekts

B. Braun Melsungen AGProduktion50.000

LIVE, 2013

UniqaVersicherung23.000

LIVE, 2016

DST SystemsSoftware13.000
LIVE, 2015

DER TouristikHandel11.000
LIVE, 2015

Eberspächer GmbHProduktion8.000
LIVE, 2013

WAGOProduktion6.700
LIVE, 2016

Meyer WerftProduktion3.500
LIVE, 2015

GEZEProduktion2.600

LIVE, 2016

Siemens BK (SBK)Versicherung1.600
LIVE, 2016

VTGLogistik1.500

LIVE, 2017

DG VerlagHandel470
LIVE, 2016

Seven2oneMedien50
LIVE, 2016

SICK AGProduktion7.500
LIVE, 2017

pharma mallGesundheit150

LIVE

Phoenix TestlabProduktion500
LIVE, 2015

Universitätsklinikum ErlangenGesundheit9.500
LIVE, 2017

Carl Zeiss AGProduktion25.000

LIVE

Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken AGProduktion750

LIVE

COBUS ConCeptBeratung250

LIVE

Stadtwerke SindelfingenDienstleister104

LIVE

One LegalProduktion150

LIVE

DMG MORIProduktion7.236

LIVE

Transporeon groupHandel510

LIVE

PCS SystemtechnikHandel112

LIVE

Allgemeine Wiki-Referenzen

LogoUnternehmenAnzahl der MitarbeiterStadium des Projekts

fraport AG20.000
LIVE

VOITH Turbo40.000
LIVE

Schunk Gruppe & Weiß Umwelttechnik8.000
LIVE

Helvetas1.200
LIVE

Schleich250
LIVE

Badenia Bausparkasse650
LIVE

Evonik5.000
LIVE

Bayer Cropscience23.000
LIVE

Mecklenburgische Versicherung750
LIVE

HBPO1.600
LIVE

Calanbau (Vinci Gruppe)450
LIVE

Mundipharma1.000
LIVE

Eternit AG / Etex Group17.000
LIVE

Generali1.000
LIVE

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit unseren Kunden in Austausch kommen können: Kunden- und Anwenderaustausch über Linchpin- & Wikisysteme

Link zu dieser Seite: https://seibert.biz/intranetrollouts

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