Wie Sie mit einer zentralen Event-Plattform die Transparenz steigern, überflüssige E-Mails reduzieren und das soziale Klima verbessern können.

Wozu sollten wir im Intranet Veranstaltungen planen, wenn alle einen Kalender haben und wir uns zum Beispiel per Outlook oder Google Kalender Einladungen schicken können? Diese Frage höre ich erstaunlich selten von Kunden. Allerdings habe ich mir oft selbst Gedanken darüber gemacht.

Events und Veranstaltungen offen und transparent ankündigen

Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Veranstaltungen aller Art gibt es für die Mitarbeiter. Das mögen ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier sein. Aber auch ein fachlicher Austausch zu speziellen Themen oder Weiterbildungen gehören dazu. Hier ist ein Screenshot aus unserem System mit Events, die Kollegen eingestellt haben:

Siehe auch: https://seibert.biz/eventsinunseremintranet 

Sie ersehen schon aus der Übersicht, dass es ziemlich viel E-Mail-Verkehr gäbe, wenn all diese Termine immer an alle Mitarbeiter verschickt würden, nicht wahr? Und jetzt stellen Sie sich noch zusätzlich vor, dass jeder dieser Termine sich im Zeitraum seiner “Lebenszeit” zweimal oder noch häufiger verändert – ein Raum wird definiert, ein Datum geändert, eine Beschreibung um weitere Infos ergänzt und so weiter. Sie werden das aus Ihrem täglichen Mailverkehr kennen: Selbst bei wenigen Teilnehmern und ganz normalen Meetings kann es zu einem enormen Hin und Her an E-Mails kommen.

Eine zentrale Event-Plattform bringt viele Vorteile. Am wichtigsten finde ich dabei die gesteigerte Transparenz im Unternehmen. Was läuft hier eigentlich? Ich will nicht behaupten, dass ein internes Eventportal die einzige Antwort ist. Aber gerade für die physischen Zusammenkünfte und auch die Teilhabe am sozialen Miteinander innerhalb der Organisation spielt das schon eine große Rolle.

Es kommt in Unternehmen immer wieder zu Situationen, in denen Menschen etwas feiern. Das ist schön und richtig. Doch wer nichtsahnend vorbeiläuft, dem drängen sich womöglich ein paar Fragen auf. Erstens: Haben die keine Arbeit, dass die jetzt Zeit haben, Sekt zu schlürfen oder Kuchen zu essen? Zweitens: Warum bin ich nicht dabei oder zumindest mal eingeladen worden, um mitzufeiern? Drittens: Ist das vielleicht sogar ein aktiver Ausschluss? Muss ich mir Gedanken um meine Beliebtheit und soziale Anschlussfähigkeit bei diesen Kollegen machen? Das ist zugegeben eine ziemlich negative Gedankenkette. Aber sie ist nicht unüblich.

Hier schafft die Transparenz eines internen Portals einen relevanten Unterschied. Wenn es einen wichtigen Meilenstein oder Erfolg zu feiern gibt, sollten die Leute das auch tun. Wenn etwas so Tolles passiert wie ein Umsatzrekord oder ein Riesenauftrag, gibt es auch keinen Grund, irgendwen von der Feier auszuschließen. Davon profitieren ja alle und dann sollten auch alle teilhaben können. Es werden sowieso nur diejenigen erscheinen, die passen. 

Falls Sie jetzt Bedenken haben, dass dies irgendwelche “Schmarotzer” anlocken könnte, bei sämtlichen Feiern aufzuschlagen und sich mit Kuchen vollzustopfen, sollten Sie sich mal mit den Büchern von Lars Vollmer und Niels Pfläging beschäftigen, die womöglich hilfreich und wertvoll für Ihr Menschen- bzw. Kollegenbild sein könnten. Die echte Welt ist besser als Strombergs Capitol AG! Ich gehe deshalb einfach davon aus, dass Sie und Ihr Unternehmen den eigenen Mitarbeitern vertrauen und ihnen auf Augenhöhe begegnen. Ich sage nicht, dass das einfach und leicht umsetzbar ist. Wie gesagt: Lesen Sie mal bei den beiden gerade genannten Autoren und Kollegen nach, wie diese sich mit dieser inneren Haltung im Geschäftsleben auseinandersetzen. 

Ich weiß, dass unsere Werkzeuge teils in Konzernen zum Einsatz kommen, die die Daumenschrauben andrehen wollen. Aber auch diese Organisationen nutzen (vordergründig) meine Argumentation über die Teilhabe, um sie zumindest dem Schein nach zu ermöglichen. Die Übergänge sind fließend: Eben taten wir nur so, als würden wir alle respektieren; morgen schon merken wir, dass es sich lohnt, und machen es wirklich. Manchmal ist etwas Businesstheater gar nicht so schlecht, wie Pfläging und Vollmer glauben. Gefälligkeit kann eine Taktik sein.

Aber zurück zur öffentlich im Intranet angekündigten Feier. Da sind jetzt also alle Events zu sehen. Was ändert das für Sie, wenn Sie nun an einer Gruppe feiernder Kollegen vorbeigehen? Aus meiner Sicht wirklich viel: Sie brauchen nämlich das Kopfkino nicht mehr einzuschalten. Sie müssen sich nicht fragen, was dort gefeiert wird – das können Sie bei Bedarf jederzeit im Intranet nachgucken. Das haben Sie in diesem Fall vielleicht nicht gemacht oder es vergessen. Sie haben sowieso gerade was Wichtiges zu tun und keine Zeit zum Feiern. Vielleicht nächstes Mal. Aber Sie sind sicherlich nicht ausgeschlossen worden!

Na bitte, nennen Sie mich ruhig Träumer! Ich will aber gleich versuchen, Ihnen den Wind aus den Segeln zu nehmen. Nein, auch ich denke nicht, dass alle internen Feiern und Veranstaltungen eingetragen werden. Die Menschen sind bequem. Und vielleicht hat einfach auch nur jemand einen runden Geburtstag oder ein Firmenjubiläum oder geht in Rente und es ist eine Überraschungsparty. Vielleicht bin ich sogar tatsächlich absichtlich nicht eingeladen worden. Der Unterschied ist, dass es jetzt einen zentralen Ort gibt, an dem diese Veranstaltungen dokumentiert werden sollten. Jemand, der sich nicht daran hält, handelt gegen die kulturelle Norm und müsste sich im Zweifel erklären. 

Wenn gar keine echte und transparente Informationsmöglichkeit vorhanden ist, ist es ziemlich schwer, absichtliches Mobbing von achtsamer Inklusion aller zu unterscheiden. Denn im Ergebnis ist es immer dasselbe: Keiner weiß Bescheid. 

In einer transparenten Unternehmenswelt mit modernen Werkzeugen liegt es an Ihnen, ob Sie diese Transparenz leben oder nicht. Wenn andere das noch nicht wissen oder einfach zu faul sind, ändert das für Sie die Situation nicht fundamental. In dieser Welt können Sie sich noch als besonders achtsamer Kollege profilieren, der die Transparenz steigert und den Teamgeist stärkt. 

Ich würde verstehen, wenn Sie dieser vermutlich etwas speziellen Anti-Mobbing-Argumentation nicht unbedingt folgen wollen. Klar ist aber, dass Übersicht und Transparenz über die internen Events für viele Menschen im Unternehmen wünschenswert und wertvoll wären.

Und der zwischenmenschliche Effekt, der durch die Transparenz teilweise erst ermöglicht wird, ist auch nicht von der Hand zu weisen. Wenn das Unternehmen es Ihnen ermöglicht, einfach mal am nächsten Mittwoch um 19 Uhr einen Brettspielabend zu planen oder einen Fußballplatz zu organisieren und tatsächlich auch die erforderlichen zwölf Mitspieler zu rekrutieren, können Sie überhaupt erst darüber nachdenken, Ihre Hobbys und Interessen mit ins Unternehmen zu bringen, oder? 

Andererseits: Wollen Arbeitgeber das überhaupt? Sollen die Leute sich außerhalb der Arbeitszeit miteinander treffen? Es gibt da draußen das eine oder andere sehr konservative Unternehmen, in dem das angezweifelt wird. Doch die überwiegende Mehrheit der Organisationen und auch der Menschen, die ich bei uns und unseren Kunden treffe, befürworten das. Sie möchten Teams, die sich gut verstehen. Sie wollen Menschen, die besser miteinander umgehen und sich enger austauschen. 

Es geht um nicht mehr und nicht weniger als eine gute Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die von Respekt und Verständnis für die anderen geprägt ist. 

Das können Sie durch mehr persönliches Miteinander stärken, fördern und verbessern. Da helfen private Treffen sehr wohl. Natürlich müssen die freiwillig, selbst organisiert und unverbindlich bleiben.

Meetings besser vorbereiten und effizienter machen

Für diejenigen, die Events im Unternehmen planen, ergeben sich durch die zentrale Event-Plattform weitere Vorteile: Sie können jederzeit sehen, wer sich angemeldet hat, und die Teilnehmerlisten exportieren, um dann etwa vor Ort abzuchecken, ob alle da sind. Wer zum Beispiel Termine vergibt (Wir haben zum Beispiel eine Masseurin im Unternehmen, deren Massage-Slots über das Intranet buchbar sind.), kann sehen, wer als Nächstes kommt. Und natürlich erhalten auch die Teilnehmer Einladungen zu den Events, für die sie sich angemeldet haben, sodass die Termine automatisch in ihren Kalendern auftauchen.

Wir bieten übrigens über unsere interne Event-Plattform auch Gesundheitsvorsorgemaßnahmen an. Da gibt es Grippeimpfungen, medizinische Informationsvorträge, Vorsorgetermine und andere medizinische Beratungsangebote. Wir ermöglichen unseren Mitarbeitern die Buchung von Massagen über das Intranet und organisieren Kicker- und Billard-Events. 

Wir kümmern uns jedoch nicht besonders darum, ob jemand zum Beispiel eine Grippeimpfung als übergriffig empfinden könnte. Das ist ja letztendlich eine Privatangelegenheit und keine wie auch immer geartete Verpflichtung dem Unternehmen gegenüber. Wir prüfen aber auch nicht, ob die Mitarbeiter ein Angebot wahrnehmen oder nicht. Irgendwer organisiert etwas. Und wenn keiner kommt, wird die Sache eingestellt. Billard- und Kicker-Turniere sind natürlich ebenfalls eine Privatangelegenheit und auch keine Arbeitszeit. Das ganze Angebot ist bei uns bewusst bunt gemischt, allerdings personalisiert, sodass ich keine Events angeboten bekomme, an denen ich gar nicht teilnehmen kann, weil sie an einem anderen Standort stattfinden. Ich hatte die die Notwendigkeit einer solchen Personalisierung ja bereits beschrieben: siehe “Personalisierte Nachrichten – Aktuelles für meine Leute”.

Events im Unternehmens-Intranet zu organisieren hat viele Vorteile, zum Beispiel mehr Transparenz und mehr Teilhabe. Es gibt einen klaren Ort für die Ankündigung und es wird einfacher, neue Aktivitäten zu starten und dafür Teilnehmer zu finden. Und es gibt mehr Miteinander – sowohl auf professioneller als auch auf privater Ebene.