Inhalte werden in Confluence in sogenannten "Bereichen" (engl. spaces) abgelegt. Für jeden dieser Bereiche können die Zugriffsrechte individuell gesteuert werden. So können Sie Bereiche anlegen, die beispielsweise von allen Mitarbeitern eingesehen, aber nur von einer kleineren Gruppe bearbeitet werden können, sowie auch Bereiche, auf die nur ein Team zugreifen, aber jeder von diesen bearbeiten kann.
Wann sollten eigene Arbeitsbereiche erstellt werden?
Empfehlung
Prinzipiell empfehlen wir, mit wenigen Bereichen zu starten. Für eine übermäßig große Anzahl von Bereichen - mit allen administrativen Arbeiten - gibt es zumindest in der Pilot- oder Frühphase eines Wikiprojekts selten zwingende Gründe.
Sollten Sie jedoch feststellen, dass immer mehr Seiten oder "Seitenfamilien" in einem Wikibereich regelmäßig "rechtebeschränkt" werden müssen, sollten Sie die Auslagerung dieser Seiten in einen eigenständigen Bereich in Erwägung ziehen.
Mögliche Kriterien
Es gibt eine Vielzahl von Überlegungen, die zur Entscheidung führen können, einen neuen Bereich einzurichten.
Fixe Kriterien
Strukturelle Unternehmenskriterien
- Organisationseinheiten
- Abteilungen
- Teams
- Gruppen
- Kunden
- Produkte
Variable Kriterien
Ereignis- oder vorgangsgebunde Kriterien
- Projekte
- Analysen
- Prozesse
- Workflows
Beispiele
Organisationseinheiten
- zum Beispiel: Abteilungen
- grundsätzlcih zeitlich unbegrenzt bestehend
- meist bereits bestehende Zugehörigkeit
Projekte
- einmalige, zielgerichtete Entitäten
- per Definition zeitlich begrenzt
- meist abteilungs- und standortübergreifend
Prozesse
- regelmäßig wiederkehrende
- "best practice" von Arbeitsschritten
- grundsätzlich generischer Natur und abteilungs- sowie standortsübergreifend
Vorteile
Welche Vorteile bringt es, Inhalte in Form eines separaten Bereichs zu strukturieren?
Geringer Verwaltungsaufwand
- Rechteeinstellung auf "oberster" Ebene möglich
- kein administrativer Aufwand auf Seiten der Anwender im Tagesgeschäft nötig
- saubere Trennung der Inhalte
Nutzerfreundlichkeit
- "einfachere" Suchmöglichkeit (Eingrenzung nach Bereichen)
- Sicherheit für die Anwender: keine Sorge bezüglich Zugriff von "Fremden"
Nachteile der Anlage von gesonderten Arbeitsbereichen
- separater Verwaltungsaufwand zur Administration
- gerade in größeren Unternehmung entsteht schnell der Eindruck von "Unübersichtlichkeit"
- potenzielle Verunsicherung bei den Anwendern: wo soll ich eigentlich Inhalte einstellen?
