• Du hast eine Lizenz für eine Jira Cloud Instanz.
• Du hast eine Lizenz für Jira Software.
• Du hast die Berechtigung, vom Team verwaltete Projekte zu erstellen und zu verwalten.

Du bist Projektleiter eines Web-Entwicklungsteams, das gerade damit begonnen hat, seine Arbeit mit Jira zu verfolgen. Du musst die Arbeitsprozesse deines Teams in Jira einpflegen, um dein Projekt zum Laufen zu bringen.

Deine Aufgabe ist es:

• Entwirf und entwickle die Arbeitsprozesse deines Teams.
• Übertrage diese Prozesse in den Workflow deines vom Team verwalteten Projekts.

Jira beginnt du mit dem grundlegenden empfohlenen Workflow. Fast jede Aufgabe, die du übernimmst, kann leicht in die drei Status eingeteilt werden: Zu erledigen, In Arbeit und Fertig. Aber wenn dein Team wächst und sich entwickelt, möchtest du deine Arbeit vielleicht noch feiner strukturieren.

Einige Gründe dafür können sein:

• Dein Team hat mehr Rollen und du möchtest Aufgaben einfacher weitergeben können.
• Deine rechtlichen Anforderungen erfordern mehr Review in deinem Workflow.
• Dein Team möchte seine Fortschritte auf eine robustere Weise berichten.

Zum Glück kannst du Jira Workflows so anpassen, dass sie zu fast jedem Arbeitsprozess passen, den du dir vorstellen kannst. Auch wenn wir hier ein kleines Webentwicklungsprojekt als Beispiel nehmen, kannst du das, was du hier erfährst, auf jede Art von Team anwenden.

Wenn du bereits einen Workflow im Kopf hast und nur wissen willst, wie du ihn in Jira umsetzen kannst, lies weiter bei Alles in Jira übertragen. Ansonsten lass uns damit beginnen, den Prozess unseres Teams in einen Workflow zu verwandeln.

Wenn du einen Workflow erstellst, ist es eine gute Idee, mit Leuten zu sprechen, die deinen Prozess kennen. Wir werden mit Vertretern dieser Rollen in unserem Webentwicklungsteam sprechen:

• Product Owner
• Technische Leiter
• Webentwickler*innen
• Qualitätssicherungsbeauftragte
• Web-Designer

Wir werden ein informelles Gespräch mit ihnen führen und darüber sprechen:

• Was wir zu erreichen hoffen (um unser Webentwicklungsprojekt zum Laufen zu bringen).
• Wie die Beteiligung an der Erstellung eines Workflows aussehen wird (um uns zu helfen, den Arbeitsablauf unseres Teams zu entwerfen).
• Wie jedes Mitglied sich einbringen möchte (will es sich in die Details einarbeiten oder nur ein Reviewer sein?)

Mach dir Notizen, wenn du kannst. Du kannst sogar Confluence benutzen, um diese Notizen zu speichern.

Nachdem du mit deinen Stakeholdern gesprochen hast, hast du wahrscheinlich eine Vorstellung davon, wie der Arbeitsprozess deines Teams aussieht. Bevor wir ihn jedoch zu Papier bringen, wollen wir zwei wichtige Konzepte in Jira Workflows erfahren: Status und Übergänge.

Status sind die wichtigen Punkte im Arbeitsprozess deines Teams. Sie helfen den Leuten, den Status einer Arbeit zu verstehen und können Übergänge im Arbeitsprozess eines Teams darstellen. Du könntest zum Beispiel einen neuen Status haben, wenn eine Aufgabe von der Entwicklung zum Qualitätstest übergeht.

Übergänge sind die Pfade zwischen den Zuständen. Sie beschreiben, was passiert, wenn eine Aufgabe von einem Status in einen anderen wechselt. Wenn z. B. ein technischer Leiter die Entwicklungsarbeit nach einem Code Review genehmigt, kann es einen Übergang namens "Genehmigt" geben, der die Aufgabe in den Status "Fertig" versetzt. Wenn er die Änderung ablehnt, gibt es vielleicht einen Übergang mit der Bezeichnung "Korrekturen erforderlich", der die Aufgabe zurück in den Status "In Entwicklung" versetzt.

Während wir unseren Workflow entwerfen, werden wir Status als Boxen und Übergänge als Pfeile zeichnen.

So entwirfst und überprüfst du deine Workflows:

1. Besorge dir ein Whiteboard oder eine App, die du gerne benutzt. Alles, mit dem du Boxen und Pfeile auf einen leeren Bereich zeichnen kannst, eignet sich hervorragend.
2. Zeichne für jeden deiner Workflows Boxen für den Status und Pfeile für die Übergänge.
3. Versammle deine Stakeholder erneut. Führt sie durch eure Entwürfe und lasst sie euch Feedback geben. Mach dir keine Sorgen, dass alles perfekt sein muss. Wenn etwas geändert werden muss, lässt es sich in Jira leicht anpassen.
4. Wenn deine Stakeholder zufrieden sind, öffne deine Workflows für dein Team. Sie werden von deinen vorgeschlagenen Workflows direkt betroffen sein, also ist es gut, ihre Meinung einzuholen, bevor du etwas Konkretes beschließt.

Hier siehst du, wie der Prozess des Webentwicklungsteams ablief:

Als Erstes musst du deine großartigen Entwürfe in dein Jira Projekt bringen. Wenn du noch kein Projekt hast, ist es ganz einfach, ein Projekt zu erstellen:

1. Klicke auf das Jira Symbol > Projekte.
2. Klicke auf Projekt erstellen.
3. Wähle unter Softwareentwicklung eine Kanban- oder Scrum-Vorlage aus und wähle dann Vorlage verwenden aus.
4. Als Projekttyp wählst du vom Team verwaltete Projekt aus.
5. Gib deinem Projekt einen Namen, eine Zugriffsstufe und einen Schlüssel.
6. Klicke auf Projekt erstellen.

Mach dir keine Sorgen, dass du die Projektvorlage falsch machst. Wenn du dir unsicher bist, fang klein an und entscheide dich für ein Kanban Projekt. Du kannst die leistungsstärkeren Scrum-Funktionen ganz einfach aktivieren, indem du auf Projekteinstellungen > Funktionen gehst.

Wenn du dieses Tutorial bis hierhin durchgearbeitet hast, solltest du folgendes haben:

• Ein vom Team verwaltetes Projekt, das angepasst werden kann.
• Den ersten Entwurf für die Arbeitsprozesse deines Teams.

Füge deinen Status hinzu

Jetzt ist es an der Zeit, deine Status hinzuzufügen. In Jira sind die Workflows den Vorgangstypen (Kategorisierung der Arbeit deines Teams) zugeordnet, also fügen wir sie dort ein.

So navigierst du zum Workflow-Editor:

1. Wähle in der Seitenleiste Projekteinstellungen > Vorgangstypen aus.
2. Wähle in der Seitenleiste den Vorgangstyp aus, dessen Workflow du ändern möchtest.
3. Klicke auf Workflow ändern.

Der Workflow-Editor visualisiert den Arbeitsablauf deines Problemtyps, indem er Status und Übergänge in einem Flussdiagramm anzeigt.

Jeder Status fällt in eine von drei Kategorien: "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Fertig". Du kannst in jeder dieser Kategorien mehrere Status hinzufügen, aber die meisten Projekte nutzen die Status "In Arbeit" und "Fertig" am meisten.

Um einen neuen Status hinzuzufügen:

1. Wähle in der Symbolleiste oben im Editor eine Statuskategorie für den Status aus, den du hinzufügen möchtest.
2. Suche nach einem bestehenden Status oder gib einen neuen Status ein, um ihn zu erstellen.
3. Klicke auf Hinzufügen.
4. Wiederhole die Schritte 1-3, bis du alle deine Status im Editor hast.

Neue Vorgänge werden mit einem Übergang versehen, der es erlaubt, Vorgänge in einem beliebigen Status in diesen zu verschieben. Normalerweise ist es eine gute Idee, diesen Übergang beizubehalten, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit frei verschieben können. Wenn du aber strenge Compliance-Richtlinien hast, solltest du diese Übergänge entfernen.

Füge deine Übergänge hinzu

Jetzt, wo du deine Status hast, ist es an der Zeit, die Übergänge zwischen den einzelnen Zuständen zu definieren.

So fügst du einen Übergang hinzu:

1. Wähle in der Symbolleiste oben im Editor die Option Übergang aus.
2. Wähle den Beginn deines Übergangs in der Dropdown-Liste Von Status aus.
3. Wähle das Ziel deines Übergangs in der Dropdown-Liste Zu Status aus.
4. Gib deinem Übergang einen Namen
5. Klicke auf Erstellen.

Unser Webentwicklungsteam hat diesen Workflow entwickelt:

Regeln automatisieren Dinge, die du normalerweise beim Übergang eines Vorgangs tun würdest. Du kannst den Zugriff auf einen Übergang beschränken, Details vor dem Übergang prüfen und Aktionen nach dem Übergang durchführen. Wenn du zum Beispiel einen Vorgang immer wieder auf "In Arbeit" verschiebst und ihn derselben Person zuweist, kann Jira das für dich automatisieren.

Um eine Regel hinzuzufügen:

1. Wähle in der Symbolleiste am oberen Rand des Editors die Option Regel aus.
2. Wähle die gewünschte Regel aus.
3. Klicke den Übergang an, dem du die Regel hinzufügen möchtest.
4. Füge die gewünschten Details hinzu und klicke auf Hinzufügen.

Hier erfährst du mehr über die verfügbaren Workflow-Regeln.

Hier sind die Regeln, die wir zu unserem Webentwicklungsprojekt hinzufügen werden:

Regel 1: Schränke ein, wer einen Vorgang verschieben darf

Um die Qualität unseres Codes zu gewährleisten, wollen wir, dass nur Softwareingenieure den Code genehmigen und einen Vorgang über das In Code Review hinaus verschieben. Und um die Qualität unseres Produkts zu gewährleisten, wollen wir, dass nur Qualitätssicherungsexperten einen Vorgang über In Staging hinaus verschieben.

In Jira sind unsere Disziplinen Rollen zugeordnet, darunter:

• Software-Ingenieur.
• Qualitätssicherung.

Hier erfährst du mehr über die Verwaltung von Projektrollen. (Englisch)

Mit der Regel Zum Verschieben eines Vorgangs Berechtigte einschränken fügen wir diese Einschränkungen hinzu:

• Bei Vorgängen, die von In Code Review → In Staging verschoben werden, schränkst du ein, wer den Vorgang in die Rolle Software-Ingenieur verschieben darf.
• Bei Vorgängen, die von In Staging → Testen in Produktion verschoben werden, schränkst du ein, wer den Vorgang auf die Rolle Qualitätssicherung verschieben darf.

Regel 2: Einschränkung, wenn ein Vorgang einen bestimmten Status durchlaufen hat

Unser Team möchte sicherstellen, dass unsere Arbeit immer den Status In Staging durchlaufen hat. Wenn wir das nicht tun, könnte unsere Arbeit an die Kunden weitergegeben werden, ohne dass sie jemals an echten Menschen getestet wurde. Um ein hohes Qualitätsniveau unserer Arbeit zu gewährleisten, werden wir Jira dazu bringen, dies für uns zu testen.

Dazu fügen wir die Regel Auf Fälle beschränken, in denen ein Vorgang einen bestimmten Status durchlaufen hat hinzu:

1. Wähle in der Symbolleiste am oberen Rand des Editors die Option Regel aus.
2. Klicke auf Auf Fälle beschränken, in denen ein Vorgang einen bestimmten Status durchlaufen hat.
3. Wähle bei Für Übergang im Dropdown-Menü Jeder Status → Fertig aus.
4. Wähle In Staging für den Status aus, den es durchlaufen soll.
5. Klicke die Option Aktuellen Vorgangsstatus berücksichtigen an.
6. Klicke die Option Nur den zuletzt verwendeten Vorgangsstatus berücksichtigen an.
7. Klicke die Option Statusaktualisierungen von Übergängen mit Schleifen ignorieren an.

Jetzt kann die Arbeit nur dann in den Status Fertig übergehen, wenn der letzte Status Testen in Produktion war.

Regel 3: Vorgangsfeld aktualisieren

Für die Rückverfolgbarkeit und die Berichterstattung wollen wir unseren Vorgangstypen benutzerdefinierte Datumsfelder hinzufügen, um wichtige Daten zu verfolgen:

• Übergabe an die Entwicklung
• Übergabe an den Code Reviewer
• Übergabe an den QA-Champion

Sie können einfache Regeln erstellen, die diese Übergabedatumsfelder auf das aktuelle Datum aktualisieren, wenn jemand den Vorgang in eine bestimmte Spalte oder einen bestimmten Status verschiebt:

• Bei Vorgängen, die nach Zu erledigen → In Arbeit verschoben werden, aktualisiere das Feld Übergabe an die Entwicklung auf das aktuelle Datum/die aktuelle Uhrzeit.
• Bei Vorgängen, die nach In Arbeit → In Code Review verschoben werden, aktualisiere das Feld Übergabe an Code Review auf das aktuelle Datum/die aktuelle Uhrzeit.
• Für Vorgänge, die nach In Code Review → In Staging verschoben werden, aktualisiere das Feld Übergabe an QA-Champion auf das aktuelle Datum/die aktuelle Uhrzeit.

Nachdem du das alles durchgearbeitet hast, solltest du Folgendes haben

• Einen Workflow in Jira
• Automation der einfachen Dinge für dein Team

Dein Software Projekt sollte jetzt laufen. Teile deinem Team die guten Neuigkeiten mit und klopfe dir selbst auf die Schulter! Und vergiss nicht: Du kannst deinen Workflow jederzeit überarbeiten. Du kannst deine Status und Übergänge bearbeiten und weitere Regeln hinzufügen, wann immer du willst.