Die Confluence Automation ist eine Premiumfunktion, die Teams bei der Verwaltung ihrer Inhalte in großem Umfang unterstützen kann. Wenn Administratoren Automatisierungsregeln erstellen und aktivieren, arbeitet die Confluence Automation im Hintergrund, um Routineaufgaben zu erledigen, die sonst manuell ausgeführt werden müssten. Die Regeln können zum Beispiel automatisch:

• Neue Inhalte im richtigen Format erstellen. 
• Team-Updates über den Arbeitsfortschritt senden. 
• Personen an unvollständige Aufgaben erinnern.

Automation tut im Allgemeinen das, wonach es klingt: Sie automatisiert Routinefunktionen, die sonst von einem Mitarbeiter erledigt werden müssten.

In Confluence könnte das bedeuten, Workflows zu automatisieren wie: 

"Wenn eine neue Seite in diesem Bereich erstellt wird, benachrichtige diesen Slack-Kanal." 
"Wenn eine Person aus dieser Gruppe eine neue Seite erstellt, füge folgendes Stichwort hinzu."

Je nachdem, wie dein Team Confluence nutzt (für die gemeinsame Arbeit oder als Wissensdatenbank), kann die Automatisierung bestimmter Funktionen sinnvoller sein als andere. Hier sind vier Schlüsselbereiche, von denen wir erwarten, dass die Automatisierung besonders hilfreich ist:

Tools einbinden (Englisch) 

• Automatisierte Arbeitsaktualisierungen an die Slack- und MS Teams Kanäle  senden
• Apps und Dienste von Drittanbietern über den Webhook-Trigger verbinden

Den Lebenszyklus von Inhalten verfolgen

• Veröffentlichungsprozesse durchsetzen und Inhalte auf dem neuesten Stand halten
• Bessere Auffindbarkeit zugehöriger Inhalte durch die Verwaltung und das automatische Hinzufügen von Stichwörtern auf Seiten 

Ordnung in die Bereiche bringen  

• Richte neue Bereiche mit einem einheitlichen hierarchischen Verzeichnis ein
• Automatische Erstellung von Teamdokumenten, wie z. B. Besprechungsnotizen, an einer Standardposition im hierarchischen Verzeichnis 

Auf dem Laufenden bleiben

• Halte Fristen ein und sorge dafür, dass deine Teams mit automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen in Verbindung bleiben, um
  • zugewiesene Aufgaben zu erledigen
  • zu sehen, wann die Arbeit voranschreitet, ohne dass du manuell nachschauen oder nach Updates fragen musst 

Regeln sind automatisierte Arbeitsabläufe, die in einem "Wenn dies, dann das" Format aufgebaut sind. 

Instanz Administratoren können Regeln erstellen und aktivieren, die in Confluence auf der Instanz Ebene funktionieren. Bereichsadministratoren können Regeln für einzelne Bereiche erstellen und aktivieren. (Und auch wenn du dich selbst nicht als Administrator siehst, bist du ein Administrator deines persönlichen Bereichs!) 

Erfahre, wie du Regeln (Link auf Englisch) in der Confluence Automation erstellst.

Regelkomponenten

Jede Regel wird durch die Kombination verschiedener Komponenten erstellt: Auslöser, Bedingungen, Verzweigungen und Aktionen. Stell dir die Komponenten als die Bausteine einer Regel vor. (Wenn du die Automation in anderen Produkten, die nicht von Atlassian stammen, benutzt hast, kennst du vielleicht auch die Bezeichnung Zutaten für ein Rezept).

Auslöser

(WENN das passiert...) 
Regeln beginnen immer mit einer Auslösekomponente. Der Auslöser ist der Katalysator, der die Ausführung deiner Regel in Gang setzt. 
Hier findest du eine Liste der verfügbaren Auslöser in Confluence (Englisch).

Bedingungen

(WENN bestimmte Bedingungen erfüllt sind...) 
Bedingungskomponenten sind optional. Sie schränken den Geltungsbereich deiner Regel ein. Du könntest z. B. eine Benutzer-Bedingung hinzufügen, so dass die Regel "wenn eine neue Seite veröffentlicht wird" nur ausgeführt wird, wenn die Seite von einem bestimmten Benutzer veröffentlicht wurde. 
Hier findest du eine Liste der verfügbaren Bedingungen in Confluence (Englisch).

Verzweigungen

([FÜR JEDES [Objekt]...)
Verzweigungskomponenten sind ebenfalls optional. Sie erweitern die Ausführung deiner Regel, indem sie einen zweiten Pfad (einen Zweig) hinzufügen. Die Verzweigung ist eine Abfolge von Bedingungen und/oder Aktionen, die isoliert vom Rest der Regel ablaufen - aber auf jede Instanz eines Objekts angewendet werden. Du könntest zum Beispiel die Regel für jede Aufgabe (Aufgabe ist das Objekt) verzweigen, so dass du für jede Aufgabe auf der Seite, die dir zugewiesen ist (die Aufgabenkriterien), eine Slack-Nachricht (eine Aktion) erhältst, wenn eine neue Seite veröffentlicht wird. Dies würde zusätzlich zu den Aktionen geschehen, die dem primären Pfad der Regelkette hinzugefügt werden.
Hier findest du eine Liste der verfügbaren Verzweigungen in Confluence (Englisch).

Aktionen

(DANN tue Folgendes...)
Regeln enden immer mit einer Aktionskomponente. Aktionen sind das, was du mit der Regel machen willst, d.h. was passieren soll, nachdem sie erfolgreich ausgeführt wurde.
Hier findest du eine Liste der verfügbaren Aktionen in Confluence (Englisch).  

Regelersteller

Wenn du auf die Schaltfläche Regel erstellen klickst, öffnet sich ein Regelersteller, mit dem du eine neue Regel von Grund auf erstellen kannst (anstatt eine Vorlage aus der Bibliothek zu verwenden). Er leitet dich an, Komponenten hinzuzufügen und zu konfigurieren, beginnend mit einem auslösenden Ereignis. Jede Komponente, die du speicherst, wird in einer Regelkette auf der linken Seite angezeigt. 

Regelvorlage

Vorlagen findest du auf dem Tab Bibliothek in der Automation. Eine Regelvorlage funktioniert ähnlich wie eine Vorlage für eine Seite: Sie bietet einen Ausgangspunkt, an dem die entsprechenden Komponenten vorausgewählt und in einer Regelkette angeordnet sind. Wähle jede Komponente in der Regelkette aus, um sie zu konfigurieren und zu speichern.

Regelkette

Wenn du eine Regel oder eine Regelvorlage ansiehst, ist die Regelkette eine geordnete Liste von Komponenten auf der linken Seite. Dies sind die Anweisungen (die Kette der Ereignisse) für deine Regel. Sobald die Regel aktiviert ist, werden die Komponenten in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie von oben nach unten erscheinen. Durch Drag and Drop kannst du die Reihenfolge ändern. Bewege den Mauszeiger und wähle das X aus, um sie zu entfernen. 

Zusammenfassung der Regel

Über einen Link oberhalb der Regelkette kannst du Regeldetails wie den Namen, die Beschreibung und den Regelakteur bearbeiten. Du kannst eine bestehende Regel auch überprüfen, indem du dir die Ausführungsdaten im Audit-Log (Englisch) ansiehst. Die Regeldetails, der Regelakteur, das Audit-Log und die Regelkette fassen alle Informationen über eine bestimmte Regel zusammen.

Regelakteur

Wenn deine Regel eine Aktion ausführt, geschieht dies im Namen der Person (oder Gruppe), die als Akteur der Regel (Englisch) angegeben ist. Wenn deine Regel zum Beispiel eine E-Mail versendet, erscheint der Name des Akteurs in der "Von"-Zeile. In Confluence ist der Regelakteur standardmäßig die Person, die die Regel erstellt hat. Wenn du Regeln für ein anderes Team erstellst, kannst du dies (in den Regeldetails) ändern, damit die Aktionen von dem entsprechenden Teammitglied oder der entsprechenden Gruppe ausgehen. (In Jira kann der Regelakteur auch allgemein als "Jira Automation" festgelegt werden, aber diese Option gibt es in Confluence derzeit nicht).

Wenn du Komponenten konfigurierst, die du zu deiner Regel hinzufügen möchtest, wirst du möglicherweise aufgefordert, intelligente Werte (Englisch) zu verwenden. Sie sehen vielleicht etwas einschüchternd aus, aber ihre Verwendung ist einfacher, als du vielleicht denkst.

Intelligente Werte sind dynamische Variablen, die deine Regel flexibler machen. Sie dienen als Platzhalter für Informationen, die je nach Kontext eingefügt werden.

Wenn du z. B. eine Regel erstellst, die Personen benachrichtigt, wenn ihre Seiten bearbeitet werden, kannst du intelligente Werte einfügen, die dynamisch eingefügt werden:

• den Namen des/der beitragenden Redakteure(s)
• das Datum
• den Titel der bearbeiteten Seite(n)

Hier findest du eine Liste der verfügbaren intelligenten Werte (Smart Values) in Confluence (Englisch).

Wenn eine Confluence Automation Regel erfolgreich ausgeführt wird, d.h. wenn sie mindestens eine Aktion durchführt, zählt sie als Ausführung. Jede erfolgreiche Regelausführung zählt nur einmal für die Nutzung, auch wenn die Regel mehrere Aktionen ausführt. Wenn eine Regel ausgelöst wird, aber fehlschlägt, ohne eine Aktion auszuführen, wird sie nicht als Ausführung gezählt.

Die Überwachung der Nutzung ist wichtig, wenn dein Plan auf eine bestimmte Anzahl von Regelausführungen pro Monat begrenzt ist.

Confluence Enterprise hat eine unbegrenzte Anzahl von Ausführungen. Wenn du die Nutzung im Auge behältst, kannst du Probleme erkennen, z. B. wenn eine Regel fehlschlägt (die Nutzung sinkt) oder mehr als erwartet ausgeführt wird (die Nutzung steigt), aber es ist nicht nötig, die genaue Anzahl der Ausführungen zu überwachen, die dein Team nutzt.

Confluence Premium ist jeden Monat auf eine Summe begrenzt, die 1.000 Regelausführungen für jeden Nutzer entspricht. Wenn deine Confluence Site zum Beispiel 2.000 Nutzer hat, kannst du jeden Monat insgesamt 2 Millionen Regeln ausführen [2.000 Nutzer x 1.000 Ausführungen = 2.000.000 verfügbare Regelausführungen pro Monat]. Wenn dein Team die Anzahl der zugewiesenen Ausführungen erreicht, werden deine Regeln nicht mehr ausgeführt, bis die Nutzung am Ersten des nächsten Monats erneuert wird. Nicht genutzte Ausführungen aus dem Vormonat werden nicht übertragen.

Um zu überprüfen, ob deine Regeln erfolgreich ausgeführt werden, sieh dir das Audit-Log der Automation (Englisch) an.

Hier erfährst du mehr über die Confluence Cloud Automation (Englisch).