Iteriere deinen Workflow

Es ist gut, deinen Workflow zu planen, aber mach dir keine Sorgen, dass du beim ersten Versuch den perfekten Workflow hinbekommst. Teams verändern sich, und Jira kann sich an diese Veränderungen anpassen. Wichtig ist, dass du den bestmöglichen Workflow erstellst und ihn anhand der Änderungen und des Feedbacks deines Teams überarbeitest.

Das mag kontraintuitiv erscheinen, vor allem, wenn dein Team es nicht gewohnt ist, agil zu arbeiten und die Workflows einrichten und vergessen möchte. Denke daran, dass Jira Workflows dazu da sind, die aktuellen Bedürfnisse deines Teams zu erfüllen. Sie sind dazu da, sich an deine Bedürfnisse anzupassen. Wenn du dich weiterentwickelst, entwickeln sich auch deine Workflows mit dir weiter.

Beziehe Stakeholder in die Erstellung von Workflows ein

Wenn Administratoren das Team nicht in die Erstellung von Workflows einbeziehen, ist der Workflow vielleicht nicht der beste für das Team. Wenn du einen Workflow erstellst, tust du das für deine Mitarbeiter. Diese Leute werden mit dem Workflow arbeiten, den du erstellst, also sorge dafür, dass er für sie funktioniert.

Wir empfehlen, aus jeder Rolle deines Teams einen Stakeholder einzubeziehen. In einem multidisziplinären Team gibt es vielleicht Rollen wie:

• Produktmanager
• Software-Ingenieur
• Produktdesigner
• Inhaltsdesigner
• Qualitätssicherungsingenieur

Nimm dir einen Vertreter jeder dieser Rollen vor, finde heraus, wie sie arbeiten, und überprüfe, ob sie mit deinen Workflows zufrieden sind. Wenn du das nicht tust, hast du am Ende vielleicht Status und Übergänge, die nicht genutzt werden, und du könntest wichtige Workflow-Regeln übersehen, die dein Team schneller machen könnten.

Dann nimm das Feedback deines Teams auf und verbessere es. Sie sind diejenigen, die mit Jira arbeiten.

Erstelle einen Workflow für dein Team, nicht für alle anderen

Manche Teams erstellen einen einheitlichen Workflow und duplizieren ihn für alle Vorgangstypen mit nur kleinen Änderungen. Je nach Team funktioniert das vielleicht nicht. Ein Status und ein Übergang, der für einen Vorgangstyp geeignet ist, funktioniert vielleicht nicht für einen anderen. Manche Vorgänge erfordern bestimmte Zustände und Übergänge oder sogar Einschränkungen und Automatisierungen, die nur für sie gelten. Du kannst eine Vorlage formen, aber sie wird nie der effektivste Workflow für dein Team sein.

Trotzdem ist der Einheitsansatz verlockend. Es ist auch einfacher. Aber am Ende werden die Leute in deinem Team mit einem Tool arbeiten, das nicht für sie, sondern für jemand anderen gemacht ist. Denk daran, dass es deine Aufgabe als Admin ist, den Menschen in deinem Team zu helfen. Du möchtest, dass dein Team mit Freude und Harmonie arbeitet. Du willst, dass deine Workflows für die Mitarbeiter*innen effektiv sind und nicht einfach für den/die Administrator/in erstellt werden können. Wenn du dich jetzt anstrengst, wird das einen Skalierungseffekt haben, da die Leute in deinem Team jeden Tag mit Jira arbeiten müssen.

Wenn es keine einheitliche Lösung für alle gibt, was empfehlen wir dann?

Fang bei Null an. Fang bei Null an, bei nichts. Lösche alle vorhandenen Vorlagen aus deinem Kopf und sprich mit deinem Team. Finde heraus, welche Schritte dein Team durchläuft und übertrage sie in Jira. Sprich mit einem Vertreter jeder Rolle in deinem Team und stelle sicher, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden. Der beste Workflow ist der, der auf dein Team zugeschnitten ist, nicht auf alle anderen. Das ist nicht einfach und wird Zeit brauchen, aber deine Teams werden es dir danken.

Hier erfährst du, wie du einen Workflow in Jira einrichtest.

Halte deinen Workflow einfach: Begrenze Status und Übergänge

Es scheint eine gute Idee zu sein, für jeden Teil des Prozesses deines Teams einen Status hinzuzufügen, und Jira unterstützt das definitiv. Aber bedenke, dass jeder Status und jeder Übergang die Komplexität für das Team, das im Workflow arbeitet, erhöht. Wenn du schnell vorankommen willst, solltest du deinen Prozess möglichst einfach halten.

Nachdem du die Arbeitsweise deines Teams aufgezeichnet hast, nimm nur die Status und Übergänge auf, die du brauchst. Ein Workflow mit zu vielen Status und Übergängen kann verwirrend und schwer zu verstehen sein. Denke daran, dass das Team, das in dem Workflow arbeitet, ihn verstehen und anwenden muss.

Teste deinen Workflow

Wenn du nicht genug testest, wirst du einen Workflow haben, der so viele Fehler enthält, dass sie schwer zu beheben sind. Wenn du zu früh zu viel testest, kannst du nicht schnell handeln. Testen ist ein Balanceakt. Es gibt keine festen Regeln, aber es gibt zwei Phasen, in denen die meisten ihre Workflows testen:

1. Testen des neuen Workflows in einem separaten Projekt oder einer Instanz

Bevor du dein Team dazu bringst, deinen Workflow zu benutzen, solltest du überprüfen, ob alles richtig funktioniert. Dazu kopierst du deinen Workflow:

• In ein separates Jira Projekt
• Eine separate Jira Instanz, sofern du eine hast

In jedem Fall brauchst du einen Ort in Jira, der die Leute im Projekt nicht beim Testen behindert. Dort kannst du Beispielvorgänge erstellen und jeden Schritt des Workflows manuell durchlaufen. Du kannst zum Beispiel prüfen:

• Ob die Zustände und Übergänge sinnvoll sind
• Ob der Vorgang bei bestimmten Schritten in den Workflows hängenbleibt
• Ob die Workflow-Regeln richtig funktionieren
• Wie ein Mitarbeiter aus jeder Rolle in deinem Team den Workflow durchläuft

2. Testen mit deinem Team in deinem aktuellen Projekt

Testen ist ein kontinuierlicher Prozess.

Nachdem du deinen Workflow in Jira integriert hast, stößt dein Team zwangsläufig auf Probleme, die du nicht bedacht hast. Deshalb ist es wichtig, Feedback von den Leuten zu bekommen, die den Workflow tatsächlich benutzen.

Das musst du nicht jeden Tag oder sogar jede Woche tun, aber du solltest dich ab und zu mit deinen Mitarbeitern austauschen. Wenn du Besprechungen über die von dir verwendeten Tools oder über deine Arbeitsweise abhältst, solltest du auch darüber sprechen, wie die Workflows für sie funktionieren.