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Das B. Braun Knowledge Center (BKC) ist das Social Intranet der B. Braun Melsungen AG auf Basis von Atlassians Social-Collaboration-Plattform Confluence, das //SEIBERT/MEDIA in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden realisiert hat – tief integriert, vollständig personalisierbar, multilingual, jederzeit erweiterbar, mobile-fähig. Mit dem erfolgreichen BKC bewerben wir uns gemeinsam mit der B. Braun Melsungen AG für verschiedene Intranet Awards, unter anderem für das renommierte Intranet Design Annual der Nielsen Norman Group.
Name des Unternehmens, das das Intranet nutzt
B. Braun Melsungen AG
Name des Dienstleisters
//SEIBERT/MEDIA GmbH, Wiesbaden, Germany - http://www.seibert-media.net
Kurzbeschreibungen des Unternehmens und des Dienstleisters
2015 ist B. Braun ein weltweit führender Gesundheitsversorger mit 54.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von 5,4 Milliarden Euro. In über 60 Ländern hilft B. Braun unter dem Motto „Sharing Expertise“, Therapien und Arbeitsabläufe in Kliniken und Praxen zu verbessern und die Sicherheit von Patienten, Ärzten und Pflegepersonal zu erhöhen. 2014 beging das Unternehmen seinen 175. Gründungstag.
//SEIBERT/MEDIA ist seit 1996 ein professioneller Internet-Dienstleister mit Standorten in Wiesbaden und San Diego. Mit über 80 Mitarbeitern in agilen, interdisziplinäre Teams ist //SEIBERT/MEDIA ist einer der führenden Dienstleister für Software-Werkzeuge, die Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen fördern, und gehört zu den größten Atlassian Experts weltweit.
Kurzbeschreibung des Intranets
Ziele des Intranets, wichtige Features, Arten der Nutzer und der Nutzung, Nutzungsstatistiken
Das B. Braun Knowledge Center (BKC) basiert auf Atlassian Confluence, das als reines Enterprise Wiki gestartet war und in den letzten Jahren zur Social-Collaboration-Plattform weiterentwickelt wurde. Das Ziel des Projekts bestand darin, weg von einem Redaktionssystem und hin zu einem offenen Kollaborationssystem zu kommen, passend zum Unternehmens-Claim 'Sharing Expertise'. Neben der Mehrsprachigkeit waren eine standortspezifische Navigation und standortabhängig ausgestrahlte News-Inhalte wichtige Anforderungen. Mit dem BKC ist unter dem Motto 'Make it yours' sowohl ein komfortables, anpassbares und intuitives Wissens- und Kollaborationszentrum als auch ein Expertennetzwerk im Konzern entstanden, das den internationalen Austausch fördert und ein vollständig personalisierbares Nutzererlebnis im Intranet bietet.
Design-Anpassung: Das BKC ist mit einem individuellen Theme ausgestattet, das dem Corporate Design des Unternehmens entspricht, um den Mitarbeitern einen vertrauten Eindruck zu vermitteln. Zusätzlich wurden zahlreiche Usability- und funktionale Optimierungen der Confluence-Standardoberfläche vorgenommen, die den Anwendern den Umgang mit dem BKC als Arbeitstool erleichtern und die Komplexität reduzieren.
Einfaches Erstellen von Inhalten: Neue Inhalte lassen sich mit einem Klick von jeder Intranet-Seite aus erstellen. Der native Confluence-Editor ist der wahrscheinlich beste am Markt verfügbare. Er bringt alle Features einer basischen Textverarbeitung mit, unterstützt unter anderem Multimedia, Anhänge, Tabellen und Diagramme und bietet echtes 'What you see is what you get'. Inhalte sind in Arbeitsbereiche organisiert und lassen sich hierarchisch bis in beliebige Tiefe strukturieren.
Globale Navigation: Das für dieses Projekt entwickelte Plugin Navigation Menu Editor unterstützt frei konfigurierbare globale Navigationsmenüs für unterschiedliche Nutzergruppen und Konzernstandorte inklusive Multi-Language-Support. Der User bekommt so genau die Navigationsinhalte angezeigt, die für ihn relevant sind.
Expertennetzwerk: Das ebenfalls für dieses Projekt realisierte Plugin Custom User Profile erweitert das BKC um eine konzernweite Expertensuche, über die sich Ansprechpartner zu einem bestimmten Fachgebiet mit einer einzigen Suchabfrage schnell identifizieren lassen.
Persönliches Cockpit/Dashboard: Auf seiner persönlichen BKC-Startseite stehen dem Nutzer individuelle Informations-Feeds zur Verfügung. Das zweigleisige News-Konzept stellt einerseits sicher, dass das Unternehmen gezielt Nachrichten an alle Mitarbeiter oder an bestimmte Nutzergruppen (z.B. nach Sprache, Land oder Standort) kommunizieren kann. Andererseits kann jeder User sich seinen persönlichen News-Stream zusammenstellen und die Intranet-Inhalte abonnieren, die für ihn persönlich interessant und relevant sind.
Individueller App-Store: Direkt von der BKC-Startseite aus kann jeder Nutzer die für ihn persönlich relevanten internen und externen Anwendungen per Klick ansteuern. Die angezeigten Anwendungen lassen sich vom User selbst zusammenstellen.
Mobile Version: Das BKC hat ein individuelles Mobile-Theme und ist auch von mobilen Endgeräten (Smartphone) aus in den Grundfunktionen nutzbar.
Integration der Unternehmenssuche: Die Suche im BKC ermöglicht nicht nur die Suche innerhalb des Intranets, sondern findet auch Inhalte, die in anderen Systemen liegen ("Google im Unternehmen").
"Open by default", ist ein effektives Wissensmanagement einer der Haupt-Anwendungsfälle des BKC. Das BKC kann von allen B. Braun-Mitarbeitern genutzt werden. Jeder Mitarbeiter kann Inhalte lesen, erstellen, weiter bearbeiten, kommentieren und teilen und sich mit anderen vernetzen.
Das BKC wurde zwischen 2013 und 2014 in 61 Ländern ausgerollt und ist aktuell in elf Sprachen verfügbar.
Was macht das Intranet besonders interessant und gut nutzbar?
Wodurch hebt sich das Intranet ab? Welche Erfolge verzeichnet das Intranet?
Geringe Kosten, gute Usability, exzellenter Rich-Text-Editor
Kurzzusammenfassung des USP: Die technologische Basis Confluence von Atlassian und die Erweiterungen und individuellen Anpassungen von //SEIBERT/MEDIA sind preiswert, aber mächtig. Die Nutzerfreundlichkeit "out of the box" ist sehr hoch. Und der Rich-Text-Editor von Confluence ist wahrscheinlich der beste am Markt und übertrifft sogar den Editor in Google Docs.
Hier finden Sie ein deutsches Video für neue Mitarbeiter, um die Funktionen in weniger als 2 Minuten kennenzulernen: http://seibert.biz/p6 (Please do not share link publicly without permission!)
Durch Individualisierung und die Reduktion von Komplexität ist ein schlankes System entstanden, das dem Nutzer die Funktionen, Inhalte und Apps bietet, die persönlich relevant und hilfreich sind. So dient das Intranet als persönliches Cockpit für die tägliche Arbeit.
Das BKC kombiniert Anforderungen an ein klassisches Intranet gleichermaßen wie Intranet-2.0-Anforderungen. Von gezielter Top-Down-Kommunikation mithilfe von News-Streams über eine globale Navigationsleiste bis hin zur individuellen Anzeige von Inhalten anhand der Benutzerprofile der Mitarbeiter, macht das BKC aus Confluence eine ganzheitliche Intranet-Lösung.
Seiten und Bereiche mit sensiblen Informationen lassen sich natürlich mit granularen Berechtigungen für bestimmte Nutzer und/oder Nutzergruppen schützen, aber grundsätzlich sind Inhalte im BKC 'open by default'. Damit bietet das BKC die Voraussetzungen für ein organisches Wissensmanagement ohne Flaschenhälse und fördert eine Mitarbeiter-zentrierte Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit, statt mit Restriktionen abzuschrecken.
Der Erfolg gibt diesen Konzepten recht. Ende 2014 wurden die folgenden Nutzungsstatistiken erhoben:
- 20.000.000 Seitenaufrufe
- 65.000 Intranet-Seiten (+ 2.300 im Monat)
- 67.000 Likes, 7.000 Kommentare
Die Mitarbeiter nehmen das Intranet an und machen es zu ihrem.
Screenshots und Erläuterungen
Homepage
Die Intranet-Homepage ist das persönliche Cockpit für die tägliche Arbeit. Schlank und nicht überfrachtet, bietet sie direkten Zugriff auf die wichtigsten Intranet-Inhalte, auf Unternehmens-News (Highlights) und auf Meldungen aus selbst abonnierten Intranet-News-Kanälen sowie auf die persönlich relevanten Werkzeuge und Tools.
Top-Level-Navigation
Die aufgeräumte Hauptnavigation des BKC führt die User schnell direkt zu den wichtigsten Inhalten und Portalen im Intranet. Dabei ist die Navigation flexibel und lässt sich in der Administration problemlos an bestimmte Anforderungen anpassen. So werden im BKC für unterschiedliche Nutzergruppen entsprechend der Profilmerkmale der User (Standort, Land, Sprache etc.) die passenden Hauptnavigationen angezeigt. Nutzer an einem Standort in den USA arbeiten also mit einer anderen Navigation als User in Brasilien und Mitarbeiter in Deutschland.
Nutzerprofilseite
Die erweiterten Nutzerprofile des BKC dienen nicht nur dazu, anderen Mitarbeitern Nutzerinformationen zur Verfügung zu stellen. Sie sind auch die Basis für die Ausstrahlung personalisierter Inhalte des Anwenders (Top-down-News, Navigation) und die konzernweite Expertensuche des Intranets.
Dateneingabe
Der native Confluence-Editor, den das BKC nutzt, ist eine ebenso ausgereifte wie nutzerfreundliche Lösung. Er bietet echtes WYSIWYG mit Support für Bilder, Multimedia und Videos, Dateianhänge, Tabellen und mehr. Die Strukturierung und Formatierung erfordert keinerlei technische Kenntnisse. Dank einer Vielzahl von Makros können etwas erfahrenere Anwender bei Bedarf zahlreiche erweiterte Funktionen integrieren (Diagramme, Reports, Aufgabenlisten und vieles mehr).
Seite für ein Team oder eine Abteilung
Da Confluence hierarchisch strukturierte Inhalte unterstützt, lassen sich im BKC problemlos Portalseiten für Teams, Abteilungen, Produkte etc. erstellen, denen beliebig viele Seiten untergeordnet werden können. Dazu können separate Inhaltsbereiche genutzt werden, die von anderen Bereichen getrennt sind und sich bei Bedarf auch mit spezifischen Berechtigungen versehen lassen.
Beispiele für innovative Elemente (Design, Content, Features)
Ein beispielhaftes innovatives Feature des BKC ist der AppStore. Dieses Feature ermöglicht es jedem Nutzer, von der BKC-Startseite aus auf genau die internen und externen Anwendungen zuzugreifen, die für ihn wichtig und hilfreich sind. Der AppStore ist individuell konfigurierbar: Ein User kann aus einem Fundus von Werkzeugen diejenigen auswählen, die er braucht. Sie stehen dann auf der Homepage (und auf allen anderen Intranet-Seiten) in Form kleiner Symbole zur Verfügung, wie Apps auf einem Smartphone. (Über die Administration lässt sich die Auswahl der angebotenen Tools jederzeit anpassen, etwa wenn neue Tools eingeführt werden.)
Mobile Version
Das BKC bringt ein mobiles Theme mit, mit dem das Intranet für Smartphones optimiert ist. Hier haben User Zugriff auf alle Seiteninhalte, ihre In-App-Benachrichtigungen, ihre News, Activity Streams, ihre Favoriten, die Suche und ihr persönliches Netzwerk.
Social Features
Ein Ziel der BKC-Entwicklung hat auch darin bestanden, aktuelle Trends aufzunehmen. User können Seiten favorisieren und haben diese dann stets per Schnellzugriff verfügbar. Alle Intranet-Seiten bieten Social Features, die die meisten User aus ihrer täglichen Web- und Social-Media-Nutzung kennen: Kommentare in Thread-Form, @-Mentions, um Andere direkt anzusprechen und einzubeziehen, Likes, eine Teilen-Funktion. Sie fördern nicht nur schnelles Feedback, sondern auch den Joy of Use.
Altsystem
Der internationale Rollout des früheren Datenbank-basierten SAP-Systems, das 2006 um Intranet-Features erweitert worden war, musste 2009 gestoppt werden, weil das Content-Management-System sehr schlecht skalierte und vor dem technischen Zusammenbruch stand. 2012 startete dann das neue BKC-Projekt eines modernen Social Intranets auf Confluence-Basis.