Confluence und Jira sind wie die Faust auf dem Auge oder wie Kaffee und Kuchen oder Simon und Garfunkel. Einzeln sind sie großartig, aber zusammen sind sie einfach fantastisch! Wenn du sowohl ein Confluence- als auch ein Jira-Produkt in deiner Cloud Instanz hast, kannst du Projektaktualisierungen nahtlos in beiden Tools verfolgen und Jira-Vorgänge erstellen, ohne die Confluence Seite zu verlassen, an der du gerade arbeitest.

Was du mit Confluence und Jira machen kannst, hängt davon ab, welche Art von Jira-Produkt du in deiner Cloud Site hast. Welche Funktionen du mit den einzelnen Jira-Produkten nutzen kannst, erfährst du am Ende dieses Artikels.

Vorgänge auf einer Seite anzeigen

Um Jira Vorgänge auf einer Confluence Seite anzuzeigen, verwende das Makro Jira Issues. Zeige einen einzelnen Vorgang, eine Liste von Vorgängen oder die Gesamtanzahl der Vorgänge an.

Der einfachste Weg, einen Jira Vorgang in Confluence einzufügen, ist das Einfügen einer Jira URL auf einer Confluence Seite.

Hier sind einige Beispiele...                                      

• <deinejirainstanz.com>/browse/CONF-1234 -> fügt das Jira Issues-Makro ein und zeigt einen einzelnen Vorgang an.
• <deinejirainstanz.com>/issues/?filter=56789 -> fügt das Jira Issues-Makro ein und zeigt eine Liste von Vorgängen an, die dem gespeicherten Filter entsprechen. 
• <deinejirainstanz.com>/issues/?jql=project%20%3D%20CONF -> fügt das Jira Issues-Makro ein und zeigt eine Liste der Vorgänge an, die der Jira-Suche entsprechen. 

Alternativ kannst du der Seite das Jira Issues Makro hinzufügen und direkt nach Vorgängen suchen:

1. Wähle im Editor Einfügen > Jira aus.
2. Folge den Anweisungen im Makro-Browser, um ein Projekt auszuwählen und nach einem Vorgang zu suchen - du kannst sogar die Jira Query Language (JQL - Englisch) verwenden.

Sobald du das Makro hinzugefügt hast, kannst du festlegen, wie der Vorgang oder die Liste der Vorgänge auf der Seite angezeigt werden soll, z. B. wie viele Informationen angezeigt werden sollen, wie viele Vorgänge und mehr.

Berichte und Diagramme erstellen

Die Berichterstattung über in Jira gespeicherte Informationen ist in Confluence ganz einfach. Zusätzlich zum Jira Makro kannst du das Jira Report Blueprint oder das Jira Diagramm Makro verwenden, um Informationen aus deinen Jira Produkten visuell darzustellen. Das ist der beste Weg, um deinen Stakeholdern einen Überblick über den Fortschritt deines Teams oder Projekts zu geben. 

Du kannst:

• Den Jira Report Blueprint verwenden, um ein Änderungsprotokoll oder einen Statusbericht zu erstellen.
• Das Jira Diagramm Makro verwenden, um Daten als Diagramm darzustellen, z. B. als Kreisdiagramm, erstellt gegen erledigt und als zweidimensionales Diagramm.
• Jira Gadgets verwenden, um detaillierte Jira Berichte und Diagramme auf Seiten anzuzeigen.

Vorgänge von Confluence aus erstellen

Du kannst Vorgänge erstellen, während du eine Seite ansiehst oder im Editor arbeitest. So kannst du Confluence für die Planung und das Sammeln von Anforderungen nutzen. 

Um einen Vorgang zu erstellen, während du eine Seite anschaust:

1. Markiere einen Text auf deiner Seite und klicke auf das Symbol Jira-Vorgang erstellen, das über dem markierten Text erscheint.
2. Gib deinen Server (wenn du mehrere Jira Sites mit Confluence verbunden hast), das Projekt, den Vorgangs-Typ und die Beschreibung ein. Dein markierter Text wird automatisch in die Vorgangs-Zusammenfassung übernommen. 
3. Klicke auf Erstellen.

Der Vorgang wird in Jira erstellt und zu deiner Seite hinzugefügt. Wenn dein Text in einer Tabelle steht, hast du die Möglichkeit, mehrere Vorgänge mit Text aus derselben Spalte zu erstellen.

Wenn du beim Markieren des Textes kein Popup siehst, überprüfe, ob die Textauswahl in deinen Profileinstellungen aktiviert ist.

So erstellst du einen Vorgang im Editor:

1. Wähle im Editor Einfügen > Jira > Neuen Vorgang erstellen aus.
2. Gib deinen Server (wenn du mehrere Jira Sites mit Confluence verbunden hast), das Projekt, den Vorgangs-Typ, die Zusammenfassung und die Beschreibung ein
3. Klicke auf Einfügen.

Der Vorgang wird in Jira erstellt und zu deiner Seite hinzugefügt.

Beim Erstellen von Jira Vorgängen in Confluence gibt es einige Einschränkungen. Das Makro Jira Issues oder der Dialog Jira Issue erstellen benachrichtigt dich, wenn es nicht in der Lage ist, einen Vorgang im ausgewählten Projekt zu erstellen. Mehr dazu erfährst du auf der Seite Jira Makro.

Zwischen Jira und Confluence wechseln

Immer wenn du in Confluence einen Link zu Jira Vorgängen hinzufügst oder von deinen Jira Produkten auf eine Confluence Seite verlinkst, erscheint die Schaltfläche Jira Links oben auf der Confluence Seite. So kannst du schnell von Confluence zu Jira und umgekehrt springen und deinen Arbeitsablauf beschleunigen.

Die Zahl auf der Schaltfläche Jira Links zeigt die Gesamtzahl der Vorgänge, Epics und Sprints an, die mit dieser Seite verbunden sind, unabhängig davon, ob du die Berechtigung hast, sie anzusehen. In der Dropdown-Liste werden jedoch nur Vorgänge, Epics und Sprints angezeigt, für die du eine Jira-Berechtigung hast.

Die Schaltfläche erkennt keine Links von Vorgängen, die im Makro Jira Issues im Tabellenformat angezeigt werden.

Hier sind einige Vorschläge, die dir helfen, das Beste aus Confluence und Jira Software herauszuholen und das Potenzial deines agilen Entwicklungsteams freizusetzen. 

Definiere deine Anforderungen

Confluence ist der perfekte Ort, um mit der Definition deiner Anforderungen zu beginnen. Du kannst die Vorlage für Produktanforderungen verwenden, um deine Anforderungen zu erfassen, und dann deine Jira-Epik und andere Vorgänge direkt von der Seite für Anforderungen in Confluence aus erstellen.

So funktioniert es:

1. Erstelle eine Confluence Seite mit der Vorlage für Produktanforderungen.
2. Wähle den Platzhaltertext "Link zu Jira Epic oder Feature" und wähle Neuen Vorgang erstellen aus, um dein Epic in Jira zu erstellen.
3. Arbeite mit deinem Team zusammen, um deine Stories zu definieren und die Seite zu speichern.
4. Markiere den Text auf deiner Anforderungsseite und wähle den Link Jira-Vorgang erstellen aus, um Stories in Jira zu erstellen und sie automatisch mit deinem Epic zu verknüpfen.
5. Verfolge den Fortschritt der Stories auf der Confluence Seite oder in Jira.

Die enge Integration zwischen Confluence und Jira Software bedeutet, dass du von der Confluence Seite aus ganz einfach auf Vorgänge zugreifen und ihren Status auf einen Blick sehen kannst. Von Jira aus kannst du Links zu zugehörigen Seiten in Confluence sehen. Alle Informationen, die du brauchst, sind genau dort.

Verwalte deine Sprints 

In Confluence gibt es oft eine Menge Material, das deinem Team während eines Sprints nützliche Informationen liefert. Dabei kann es sich um Anforderungsdokumente, Entwürfe, technische Spezifikationen, Kundenforschung und mehr handeln. Indem du diese Seiten mit Epics verknüpfst, kannst du sie für dein Team während des Sprints leicht auffinden. 

Hier erfährst du, wie du Confluence zur Unterstützung deines Sprints in Jira Agile nutzen kannst:

• Erstelle in der Jira Software eine Confluence Seite, um deinen Sprint zu planen. Die Seite wird mit der Vorlage für Besprechungsnotizen erstellt und ist automatisch mit dem Sprint verknüpft.
• In einem Epic kannst du auf nützliche Confluence Seiten verlinken, z. B. Anforderungen, Entwürfe und mehr.
• Berichte den Stakeholdern über deinen Fortschritt mit dem Jira Report Blueprint in Confluence.
• Nutze die Vorlage Retrospektive in Confluence am Ende deines Sprints, um eine Bilanz darüber zu ziehen, was gut und was weniger gut gelaufen ist.

Für diejenigen, die hauptsächlich mit Jira Software arbeiten, bedeutet die Integration, dass nützliche Confluence Seiten nur einen Klick entfernt sind.

Teile deine Roadmap 

Wenn du ein Jira Software Cloud-Projekt der nächsten Generation (Englisch) verwendest, kannst du die Roadmap deines Projekts auf einer Confluence Seite veröffentlichen. Mehr dazu erfährst du unter Jira Roadmap Makro.

Biete Selbsthilfe-Ressourcen für deine Kunden an

Wenn du Jira Service Management verwendest, kannst du deinen Kunden helfen, ihre Vorgänge zu lösen, ohne eine Anfrage zu erstellen, indem du dein Service Management-Projekt mit einer Wissensdatenbank in Confluence verbindest. 

In Jira Service Management gehst du auf Administration > Confluence KB (oder Einstellungen > Wissensdatenbank, wenn du Jira Service Management Server 2.x oder früher verwendest), um einen Confluence-Bereich zu verbinden oder zu erstellen. 

Wenn Jira Service Management-Kunden im Kundenportal suchen, werden ihnen Seiten im verknüpften Bereich der Wissensdatenbank vorgeschlagen, so dass sie sich selbst helfen können. 

Wissensdatenbank-Artikel erstellen

Mit dem Blueprint für den Bereich Wissensdatenbank und den Vorlagen für Anleitungen und Fehlerbehebungsartikel kannst du ganz einfach neue Wissensdatenbankartikel für deine Jira Service Management-Agenten erstellen. 

Die Vorlagen in den Blueprints für Anleitungen und Fehlerbehebungen sind ebenfalls vollständig anpassbar. Richte die Vorlage mit all deinen Standardinformationen ein und überlasse es deinen Mitarbeitern, sie zu übernehmen. 

Jedem aktiven Nutzer den Zugang zu den Bereichen der Wissensdatenbank ermöglichen

Wenn deine Confluence-Instanz nicht öffentlich ist, kannst du einen Bereich der Wissensdatenbank trotzdem über das Kundenportal zugänglich machen. 

Wenn du dein Jira Service Management-Projekt mit einem Confluence-Bereich verknüpfst, kannst du allen aktiven Benutzern und Kunden erlauben, die Seiten in dem verlinkten Bereich zu sehen, auch wenn sie keine Confluence-Lizenz haben.  Diese Personen erhalten einen sehr eingeschränkten Zugang zu Confluence. 

Nicht lizenzierte Nutzer sind berechtigt:

• Seiten über das Jira Service Management Kundenportal anzusehen.
• Eine URL zu einer Seite zu folgen und dann innerhalb des verlinkten Bereichs zu navigieren.

Nicht lizenzierte Nutzer sind ausgeschlossen:

• Die Seiten zu liken, zu kommentieren oder zu bearbeiten (oder die Erlaubnis dazu zu erhalten).
• Das Dashboard, die Benutzerprofile, das Personenverzeichnis oder das Bereichverzeichnis einzusehen.
• Die gesamte Instanz durchzusuchen.

Diese Berechtigung kann nur über das Jira Service Management aktiviert werden, aber du kannst den Zugriff auf die gesamte Site oder auf bestimmte Bereiche über die globalen Berechtigungen von Confluence oder die Berechtigungen für Bereiche aufheben. 

Wenn du allen aktiven Nutzern und Kunden erlaubst, einen Bereich zu sehen, werden alle bestehenden Bereichsberechtigungen außer Kraft gesetzt, sodass jeder angemeldete, lizenzierte Confluence-Nutzer den Bereich ebenfalls sehen kann (unabhängig von seiner Gruppenzugehörigkeit). Das liegt an der Art und Weise, wie Confluence Berechtigungen erbt.

Wie du gesehen hast, hat Confluence viele Integrationspunkte, von denen einige nur in bestimmten Jira-Produkten verfügbar sind. Hier findest du die Funktionen, auf die du zugreifen kannst, je nachdem, welche Art von Jira-Produkt du mit deiner Confluence Cloud Instanz verbindest: