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Inhaltsverzeichnis

Voraussetzungen

• Jira Version 6.4

Beschreibung

Die Archivierung von Projekten mit dem Project Archiver funktioniert ganz einfach. Zuerst wird nach verwaisten Projekten gesucht. Anschließend können einzelne oder auch mehrere Projekte zugleich archiviert werden.

Verwaiste Projekte finden

Mit dem Project Archiver ist es möglich Projekte zu finden, in denen, in einem angegebenen Zeitraum, keine Aktivität stattgefunden hat. Über das Eingabefeld "Time" wird der Zeitraum definiert. Hier sind relative oder absolute Angaben möglich.

Die letzte Projektaktivität richtet sich nach dem zuletzt bearbeiteten Vorgang.

Beispiele:

Projekte archivieren

Die Archivierung von Projekten geschieht über das ändern der Projektkategorie und verschiedenen Schemata der Projektkonfiguration. Dafür wird über das Plugin ein Archivierungsprofil erstellt.

Damit ein Archivierungsprofil erstellt werden kann, müssen zunächst neue Schemata (Berechtigungs-, Benachrichtigungs-, Workflowschema etc.) für die Archivierung erstellt werden. Welche Schemata benötigt werden und wie sie konfiguriert werden müssen, hängt davon ab, auf welche Art und Weise Projekte archiviert werden sollen.

Details zum erstellen eines Profils für die Archivierung finden Sie unter dem Punkt: Profile Verwalten. Wählen Sie nun das gewünschte Profil für die durchzuführende Archivierung. 

Anschließend können einzelne Projekte über die Schaltfläche "Archivieren" archiviert werden. Alternativ steht eine Bulk-Archivierungsfunktion zur Verfügung. Dazu werden alle zu archivierenden Projekte der Tabelle in der Spalte "Bulk-Archivierung" ausgewählt. Über den Button "Bulk-Archivierung" über der Tabelle werden die ausgewählten Projekte archiviert.

Archivierte Projekte

Nicht-archivierte Projekte und archivierte Projekte werden in unterschiedliche Tabs aufgeteilt.

Alle nicht-archivierten Projekte werden auf dem Tab "Projekte" aufgelistet.

Sobald ein Archivierungsprofil mit einer Projektkategorie existiert, wird ein neuer Tab mit den Projekten angezeigt, die diese Kategorie haben. Beispiel: Es existiert ein Archivierungsprofil "Archive Project", welches beim Archivieren die Projektkategorie "Archived Projects" setzt. Nun wird ein neuer Tab mit dieser Projektkategorie "Archived Projects" angezeigt.

Wird das Archivierungsprofil Archive Project gelöscht (und kein neues mit der Projekt Kategorie "Archived Projects" erstellt), wird der Tab nicht mehr angezeigt.

Profile verwalten

Es können mehrere Profile mit unterschiedlichen Archivierungskonfigurationen erstellt werden. Ausgewählte Profile können gelöscht werden, sowie Profildetails angezeigt werden.

Der Profilname ist verpflichtend. Alle anderen Einstellungen sind optional. Es werden nur die Optionen im Projekt verändert, wenn diese auch im Profil konfiguriert sind. Wenn beispielsweise kein Workflowschema im Profil gesetzt ist, dann wird dieses beim Archivieren eines Projekts auch nicht geändert.

Konfiguration der Archivierung

Die Art und Weise, wie Projekte archiviert werden, kann frei Konfiguriert werden. Es hängt davon ab, welche Schemata (Berechtigungs-, Benachrichtigungs-, Workflowschema etc.) für die Archivierung verwendet werden und wie diese konfiguriert werden. Sie können ganz nach den eigenen Bedürfnissen konfiguriert werden. Hier werden einige Best-Practise Konfigurationen beschrieben, die sich bewährt haben.

Projekte archivieren

Jira Benutzer können Archivierte Projekte nicht mehr einsehen oder bearbeiten. Es werden keine Benachrichtigungsmails von diesem Projekt verschickt. Alle Vorgänge bleiben in ihrem Status.

Für die Archivierung werden 2 Schemata erstellt:

Berechtigungsschema:

• Das Berechtigungsschema sollte zunächst so konfiguriert werden, dass keine Berechtigungen gesetzt sind (Leeres Schema).
• Jira Administratoren sollten die Berechtigung "Projekte Administrieren" und ggf. "Projekte durchsuchen" erhalten, damit die Projekte noch administriert  bzw. eingesehen werden können. Natürlich kann hier auch eine andere Gruppe gesetzt werden.

Benachrichtigungsschema:

• Als Benachrichtigungsschema wird ein neues leeres Schema erstellt, welches keine Benachrichtigungen konfiguriert hat. 

Projekte einfrieren

Jira Benutzer können eingefrorene Projekte zwar einsehen, aber nicht bearbeiten, kommentieren oder den Status wechseln. Es werden keine Benachrichtigungsmails von diesem Projekt verschickt. Alle Vorgänge bleiben in ihrem Status.

Für die Archivierung werden 2 Schemata erstellt:

Berechtigungsschema:

• Das Berechtigungsschema sollte zunächst so konfiguriert werden, dass keine Berechtigungen gesetzt sind (Leeres Schema).
• Jira Administratoren sollten die Berechtigung "Projekte Administrieren" und ggf. "Projekte durchsuchen" erhalten, damit die Projekte noch administriert  bzw. eingesehen werden können. Natürlich kann hier auch eine andere Gruppe gesetzt werden.
• Jira Benutzer erhalten die Berechtigung "Projekte durchsuchen"

Benachrichtigungsschema:

• Als Benachrichtigungsschema wird ein neues leeres Schema erstellt, welches keine Benachrichtigungen konfiguriert hat. Hier kann auch ggf. ein bestehendes (Archivierungs-) Schema verwendet werden.

Archivieren mit Aufräumen

Beim Archivieren mit Aufräumen, werden alle Schemata eines Projekts durch Archivierungsschemata ersetzt. Ziel hierbei ist es, für ein Projekt individuell erstellte Schemata, abzulösen. Dadurch ist es leicht ersichtlich, welche Schemata nicht mehr verwendet werden und somit können diese ggf. gelöscht werden.

Die Konfiguration von Berechtigungs- und Benachrichtigungsschema kann aus dem Kapitel "Projekte archivieren" oder "Projekte einfrieren" übernommen werden.

Workflowschema: Hier empfiehlt es sich ein neues Workflowschema und Workflow mit einem Status bspw. "Fertig" anzulegen. Wenn dieser Workflow nur einen Status enthält, können die Status aller Vorgänge in diesem Projekt zu diesem einzigen Status automatisch migriert werden.
Alle Vorgänge haben dann den Status "Fertig".

Falls es erforderlich ist, können weitere Schemata für Vorgangstypenschemata, Bildschirmmaskenschemata, Feldkonfigurationsschemata, Sicherheitsschemata für Vorgänge zum Archivieren erstellt werden. Ob dies notwendig ist, hängt von den eigenen Anforderungen an die Archivierung von Projekten ab.

Massenkonfiguration von Projekten

Der Project Archiver kann nicht nur zum Archivieren von Projekten verwendet werden. Er kann ganz einfach auch für die Massenkonfiguration von Projekten verwendet werden. Beispielsweise kann die Projektkategorie oder ein beliebiges Schemata von vielen Projekten zugleich geändert werden.

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