1. Kontrolle und Transparenz

Wiki-Seiten schaffen eine gemeinschaftliche Eigentümerschaft durch Kontrolle und Transparenz. 

Die Dokumente, die in Word und Google Docs entstehen, leben in der Regel nicht besonders lange. Man sagt auch, dass die “Persistenz” gering ist. Aber das ist nur das eine Problem. Viel kritischer ist die Tatsache, dass diese Dokumente theoretisch zwar Zusammenarbeitsmöglichkeiten bieten – doch in der Praxis bleiben sie ungenutzt. In einem durchschnittlichen Unternehmen sind an den allermeisten Dokumenten höchstens eine Handvoll Leute beteiligt; meist gibt es sogar nur einen einzigen Bearbeiter.

Wiki-Seiten funktionieren anders. “Wiki” oder “wikiwiki” ist Hawaiianisch und steht für “schnell”. Mit einem Wiki können viele Leute schnelle Änderungen durchführen. Das ist beim Erstellen eines Dokuments oft noch gar nicht so wichtig, aber wenn es schließlich eine erste Version einer Wiki-Seite gibt, die anderen Leuten zugänglich ist, zahlen sich die Vorteile eines Wikis aus.

Wie schon gesagt, nutze ich in der Entstehungsphase einer neuen Idee oft Google Docs. Danach kopiere ich die erste Version des Dokuments immer ins Wiki. Wenn auf einer Wiki-Seite ein anderer Nutzer eine Änderung vornimmt, erhalte ich eine Nachricht nativ im System und per E-Mail. 

Für diese Benachrichtigungs-Mails empfehle ich übrigens, sie in einen separaten Ordner leiten zu lassen, damit sie in stressigen Zeiten nicht den Blick auf Dringendes versperren. Denn das können bei einem aktiv genutzten System ziemlich viele Benachrichtigungen werden.

Es ändert also jemand etwas an meinem Wiki-Dokument. Das kann bei manchen Anwendern, die mit dem Wiki-Konzept noch nicht so vertraut sind, anfangs durchaus zu Irritationen führen: “Was erlaubt der sich? Pfuscht der etwa in meinem Dokument herum? Mir war gar nicht klar, dass er das überhaupt darf. Kann ich das unterbinden?” 

Es spielt eigentlich keine Rolle, ob Sie das jetzt amüsant oder berechtigt finden. Wichtig ist, dass viele Mitarbeiter genau diese Gedanken haben. Darüber müssen Sie sich im Klaren sein. Denn es ist eine Sache, dass Sie selbst verstanden haben, dass ein Wiki für Texte sinnvoll ist. Eine komplett andere Sache ist es, ob Ihre Mitarbeiter und Kollegen das ebenso sehen. Wikis und ihre Nutzung müssen kollektiv erlernt werden. Wenn Sie keine Zeit oder Lust haben, das aktiv zu fördern, werden Sie kein aktives Wiki ernten können. Und dann verschwinden alle Dokumente früher oder später in der Versenkung.

Aber bleiben wir beim konkreten Nutzungsszenario: Jemand hat eine Änderung vorgenommen und ich bin darüber informiert worden. Ob ich nun zunächst skeptisch bin oder nicht – jedenfalls schaue ich mir das mal an. Und siehe da: Die Änderung ist sinnvoll. Da hat eine Kollegin einen zusätzlichen Aspekt beleuchtet, den ich als nicht so wichtig angesehen hatte, der aber wirklich gut ins Thema passt. Und nebenbei hat sie gleich noch ein paar Flüchtigkeitsfehler korrigiert. Ist das ein unwahrscheinliches Szenario? Nein, keineswegs. 

Aber könnte es nicht auch vorkommen, dass jemand mein Dokument unterm Strich schlechter macht, als es vorher war? Das wäre doch richtig ärgerlich! Ja, theoretisch ist das schon möglich. Nur in der Realität habe ich das noch nie erlebt. Das liegt insbesondere daran, dass man sich einloggen muss, um Änderungen vorzunehmen. An jeder Änderung steht also mein Name. Wenn ich Quatsch mache, wird dieser Quatsch dokumentiert, und jeder kann das sehen. Der positive Effekt besteht darin, dass es in Unternehmens-Wikis keinen “Vandalismus” gibt. Die negative Folge ist, dass sich kaum jemand traut, überhaupt etwas zu schreiben.

Die gute Änderung, die ich gesehen habe, gibt mir (und in der gleichen Situation auch anderen Anwendern) ein ziemlich cooles Gefühl. Dieses Gefühl kann kaum eine andere Software so gut herstellen wie ein Wiki: “Ach komm! Die hat echt eine Änderung durchgeführt, die meinen Text verbessert hat. Hätte ich nicht gedacht.” Wenn man das einmal erlebt hat, kann man es noch als Ausnahme abtun. Aber nachdem es fünf- oder zehnmal passiert ist, weiß auch der Letzte: Zusammen erreichen wir bessere Texte. Das schafft nur ein Wiki.

Es ist nicht nur so, dass ein Wiki das Gefühl der gemeinsam geschaffenen Ergebnisse stärkt. Die Benachrichtigungen über Änderungen per E-Mail sind einfach und schnell zu konsumieren. Und diese Änderungen geben mir als Nutzer das Gefühl der Kontrolle. Ich habe das im Griff. Ich habe das Dokument geschrieben. Ich behalte es soweit unter Kontrolle. Und zwar ganz einfach und ohne viel Arbeit. Und gerade deshalb ist es nach einer gewissen Zeit auch kein Problem, wenn andere an meinem Dokument mitarbeiten.

2. Mehr Zusammenarbeit

Wiki-Seiten aktivieren Zusammenarbeit durch kleine und schnelle Änderungen. Normalerweise ist die Übergabe und die Zusammenarbeit an Dokumenten ein ziemlich aufwendiges Unterfangen. Wenn Sie noch mit Dateien arbeiten, wissen Sie, wie lästig es ist, wenn Leute Änderungen an unterschiedlichen Dateien vornehmen und Sie dann später versuchen, diese zu einer einzigen, aktuellen Version zusammenzufassen. Das ist einfach schrecklich, und niemand sollte sich mit so etwas herumplagen müssen!

Da sind Google Docs und MS Word im Rahmen von Office 365 wirklich eine Entlastung. Aber in der Realität entstehen in den weiterhin komplett isolierten Dokumenten trotzdem keine Horte der Zusammenarbeit. Dokumente werden erstellt, manchmal auch von mehreren Personen. Aber nach der Erstellung und ein paar Iterationen ist es dann auch vorbei.

In einem Wiki hingegen läuft es anders. Änderungen sind einfach und schnell durchgeführt. Jeder, der eine Änderung anbringt, wird in der Standardeinstellung einem Abonnement hinzugefügt und über künftige Änderungen per Mail benachrichtigt. Über diese Änderungsbenachrichtigungen werden oft weitere Aktivitäten hervorgerufen.

Ich erstelle die erste Version eines Dokuments. Dann arbeitet eine Kollegin eine Ergänzung ein, die mir wiederum klarmacht, welche Aspekte in dem Dokument noch genauer beleuchtet werden könnten. Zu diesen Aspekten habe ich als Ersteller dann oft auch noch weitere Informationen, die wieder andere Mitarbeiter dazu anregen, etwas beizutragen.

Mir ist schon klar, dass ich mich wiederhole. Aber in einem Wiki entstehen solche sich gegenseitig befruchtenden Ketten auf einfache und natürliche Weise. In den vermeintlich modernen Zusammenarbeitsumgebungen von Google und Microsoft ist das theoretisch denkbar, aber es passiert in der Praxis nicht.

3. Gute Auffindbarkeit

Wiki-Seiten sind gut auffindbar. Der Zusammenarbeitseffekt hängt auch damit zusammen, dass Dokumente und selbst kleine Änderungen in einem Wiki leicht auffindbar sind. Das Wiki lädt förmlich zum Stöbern ein. Haben Sie sich schon mal bei Wikipedia festgelesen? Mir passiert das öfter, wenn ich mich über ein Thema informiere und dann von einem Artikel in den nächsten springe. Die thematische Verknüpfung von Beiträgen regt dazu an, sich weiter zu informieren. In MS Word und Google Docs schaltet man so gut wie nie Links zu anderen Dokumenten. Alle Dokumente liegen wie isolierte Container nebeneinander und werden hauptsächlich durch Verzeichnisse und Bereiche zusammengehalten.

In Wikis gibt es neben den semantischen Links im Inhalt, die sich einfach schalten lassen und tatsächlich auch geschaltet werden, noch weitere Möglichkeiten, die Auffindbarkeit signifikant zu verbessern. Dazu gehören die oben schon erwähnten Benachrichtigungen, die allerdings eher eine Erinnerungsfunktion haben. Aber ganz besonders möchte ich die Aktivitätslisten erwähnen, die manche Wiki-Systeme zusätzlich einmal täglich per Mail-Benachrichtigung versenden. Diese Listen antworten auf die Frage: “Was tut sich gerade in diesem Intranet?”

Das ist wirklich spannend. In einem großen System ist eine ungefilterte Liste nach der Etablierung bestenfalls am Sonntag nützlich. Aber zu Beginn der Etablierung eines Wikis und mit entsprechenden Filtern sind solche Listen richtig praktisch: Zeige mir alles, was es im Marketing gerade Neues gibt und was verändert wurde!

Ein Kunde hat mir neulich erzählt, dass er das Überfliegen der neuesten Aktivitätslisten sogar in sein tägliches Morgenritual aufgenommen hat, um auch mal Blicke über den Tellerrand zu werfen und interessante Themen zu entdecken, mit denen er bei seiner eigentlichen Arbeit vielleicht nicht ohne Weiteres in Berührung kommt.

Wir sollten nachher noch über Nachrichten sprechen, die für ein Intranet sehr wichtig sind. Aber hier geht es eher um digitale Spuren, die die Nutzer hinterlassen. In Gesprächen mit Betriebsräten werden diese Listen oft als “Überwachungslisten” missverstanden. Dafür sind sie nicht gut (oder meiner Meinung nach sogar gar nicht) geeignet. Aber um zu entdecken, was wirklich gerade passiert und an welchen Dokumenten und Konzepten gearbeitet wird, ist das einmalig effektiv und wirklich spannend. Wenn Sie selbst in einer verwaltenden, organisierenden oder kommunizierenden Rolle im Unternehmen (zum Beispiel als Manager) unterwegs sind, gehört es zu Ihren zentralen Aufgaben zu wissen, was im Unternehmen passiert. In solchen Aktivitätslisten erfahren Sie es. Das ist unschätzbar wertvoll.

4. Leichte Verknüpfbarkeit

Wiki-Seiten können in einem Netz miteinander verknüpft werden. Die Rolle semantischer Netze habe ich gerade schon kurz erwähnt und möchte das gerne etwas vertiefen. Es gibt da draußen inzwischen ein paar Microsoft-Gläubige. Das war früher nicht so, denn als Microsoft noch nicht in der Cloud war, war die Software einfach viel einschränkender und meines Erachtens auch einfach schlechter als moderne Alternativen. Das neue Office 365 haut mich persönlich auch nicht gerade vom Hocker, aber insgesamt ist das ein ordentliches Stück Software, deren wirtschaftlicher Erfolg nicht wegdiskutiert werden kann.

In Gesprächen wenden diese Microsoft-Nutzer ein: “Ja, aber man kann doch bei Word und Excel und PowerPoint auch Links schalten. Und dann entsteht ebenfalls ein semantisches Netz.” Und ja, das ist in der Theorie richtig. In der Realität passiert es dennoch nicht. Und auch die vorhin beschriebenen weiteren Funktionen, die die Zusammenarbeit und das Setzen von Links begünstigen, fehlen.

Aber nehmen wir mal an, dass es in Ihrem Unternehmen anders ist und Sie tatsächlich regelmäßig alle verwandten und relevanten Dokumente und Inhalte miteinander verlinken. Dann entsteht ein Netz, dass das Entdecken von Inhalten (“discovery of content”) deutlich einfacher macht. Auf einmal finden wir auf Übersichtsseiten bzw. in Dokumenten eine Orientierung. Wir können Gewissheit darüber bekommen, welche Infos für Mitarbeiter zur Verfügung stehen, und einen sinnvollen Ort finden, um selbst etwas von unserem Wissen beizutragen.

Die Bildung solcher semantischer Netze reduziert redundante Arbeiten und begünstigt Situationen, in denen an bestehenden Inhalten weitergearbeitet wird, statt immer wieder das Rad neu zu erfinden.

Das lässt sich aus unserer Sicht ganz gut am Fall des Onboardings verdeutlichen. Vor einigen Monaten haben wir zwei Vollzeitkräfte in den USA eingestellt. Der gesamte Einstellungsprozess war neu für uns und das Onboarding natürlich auch. Bei der Rekrutierung, aber noch viel mehr bei der späteren Einarbeitung habe ich massiv von unserem Wiki profitiert. Nahezu alle meine Ideen zu Dingen, was man “mal aufschreiben müsste”, habe ich bei der Recherche tatsächlich in unserem Wiki schon gefunden. Und mit einem Mal hatte sich meine Arbeit darauf reduziert, nur noch die deutschen Inhalte zu englischen machen zu lassen.

Ein weiterer Vorteil war, dass ich an einer Stelle andocken konnte, an der unser Personalteam bereits zahlreiche Iterationen und Verbesserungen integriert hatte. Mein Ergebnis wurde also auch besser. Nur durch eine gut aufbereitete Übersichtsseite und durch die Verlinkung der Seiten untereinander war es mir möglich, Themen und Vorlagen zu entdecken, an die ich gar nicht gedacht hatte, die aber für die Einarbeitung der amerikanischen Mitarbeiter wirklich hilfreich waren. Das alles hat die spätere Einarbeitung vermutlich erheblich effektiver werden lassen und den Aufwand für die Vorbereitungsarbeiten dramatisch gesenkt. Wenn man sowas in der eigenen Geschäftssituation erlebt, zweifelt man nicht mehr an den Vorteilen eines Wikis.

Natürlich können Sie auch ohne semantisches Netz in E-Mails, Netzlaufwerken und Dateiablage-Servern suchen. Aber warum das nervig ist, brauche ich Ihnen wohl nicht zu erklären, denn Sie haben es vermutlich schon öfter erlebt: Sie finden die immer gleichen Inhalte in unterschiedlichen Versionen und müssen erst einmal mühselig zusammentragen, was Sie davon wirklich gebrauchen können. Ganz viele Sachen finden Sie wiederum gar nicht, obwohl Sie wissen, dass es sie gibt. Und wenn Sie nicht wissen, wie Sie suchen sollen, oder wenn die Leute einfach schlechte Dokumententitel vergeben haben, finden Sie einfach so gut wie nichts.

Mich nervt immer am meisten, wenn ich etwas suche, von dem ich weiß, dass es irgendwo ist. Die gesamte Suchzeit ist lästig und fühlt sich wie verschwendete Zeit an. In einem semantischen Netz entdecke ich dagegen oft so viele so gute Sachen, dass ich die Präsentation von vor sechs Monaten entweder in aktueller oder in besserer Form finde oder aufgrund der vielen anderen Ideen und Möglichkeiten gar nicht mehr suchen muss.

5. Universelle Abrufbarkeit

Wiki-Seiten sind Webseiten und können multimedial aufbereitet und von überall leicht abgerufen werden. Manchmal bin ich richtig sauer auf Google. In der G Suite haben die einfach Microsoft Office (heute 365) kopiert und zugegebenermaßen besser umgesetzt. Das ist taktisch ziemlich klug, denn die Nutzer kennen nun mal Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint. Und das kriegen sie in der G Suite auch.

Aber eigentlich ist diese Technologie, diese Methode schon längst überholt. Das World Wide Web hat doch bereits vor fast 30 Jahren begonnen, diesen Dokumentensilos etwas entgegenzusetzen. Es gibt Facebook, Wikipedia, YouTube, Amazon, die Google-Suche, Chats und Messenger, Streaming – und jeden Tag kommen neue Anlaufpunkte in Sachen Medienkonsum und Aufmerksamkeit hinzu.

Diese Dinge haben mit Dokumenten nichts, aber auch gar nichts mehr zu tun. Warum benutzen wir sie dann intern immer noch? Weil es einfach ist. Weil wir uns daran gewöhnt haben. Weil wir uns nicht vorstellen können, wie es anders gehen sollte: “Mein Unternehmen soll zu einer Website werden? Kann ich mir nicht vorstellen!”

Gleichzeitig kennen wir alle die Situationen, in denen wir abends auf dem Sofa sitzen und eigentlich nur ganz entspannt konsumieren wollen. Wir surfen zu Spiegel Online, gucken auf die Website der FAZ, schauen, was unsere Freunde auf Facebook und anderen sozialen Plattformen posten. Warum machen wir das nicht mit Unternehmensinhalten?

Auch die Nachrichten aus aller Welt sind irgendwann mal ausgelesen und wiederholen sich. Und manchmal nervt es mich auch, dass viele dieser Themen gar keine Relevanz in meinem Leben haben. Ja, irgendwie beeinflusst mich die Wahl des amerikanischen Präsidenten auch. Und wenn der Regenwald abbrennt, fühlt sich das gar nicht gut an. Diese Art von Nachrichten werden ja auch weiterhin von vielen gelesen. 

Aber glauben Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter abends auf dem Sofa keine Lust hätten zu lesen, wann die Kaffeemaschine, die schon seit vier Tagen kaputt ist, endlich repariert wird. Oder warum der Vorstand den Kauf des Unternehmens XY doch abgeblasen hat. Diese Dinge lesen die Mitarbeiter zuerst im Bus, beim Warten an der Supermarktkasse oder abends daheim. Ihre Leute haben keine Lust auf Ihr Unternehmen, wenn sie abends auf der Couch liegen? Da irren Sie sich! 

Natürlich will ein Beschäftigter der Müllabfuhr um 21 Uhr keine Weiterbildung betreiben. Es geht um Medienkonsum. Es geht darum, dass ich mich wie von einer Nachrichtenseite berieseln lasse und mich informiere. Mal gebe ich vielleicht noch einen Like oder einen kurzen Kommentar ab. In den Kommentaren werden (zumindest bei uns) auch Scherze und lockere Sprüche gemacht. Das ist gar nicht immer sachlich und produktiv, aber nett und unterhaltsam.

Das funktioniert natürlich nur, weil die Inhalte sich einfach und schnell konsumieren lassen. Sie bestehen nicht nur aus Texten, sondern sie haben viele Diagramme, Bilder, Videos. Sie sind interaktiv. Ich kann mich selbst mitteilen und am Team und am ganzen Unternehmen “teilhaben”. Und das ist toll.

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch. Das soll kein Aufruf sein, die Arbeitszeitgesetze über Bord zu werfen. So etwas ist aus meiner Sicht ganz klar Arbeitszeit und ein Mitarbeiter sollte diesen Aufwand selbstverständlich ganz normal in die Zeiterfassung einbuchen. 

Wenn Sie der Meinung wären, dass Ihr Unternehmen in die Information der eigenen Mitarbeiter keine Zeit und damit kein Geld investieren sollte, würden Sie jetzt sicherlich nicht mit mir zusammensitzen. Sich jetzt davon abschrecken zu lassen, dass der Betriebsrat die Hände über dem Kopf zusammenschlagen könnte, wenn die Menschen auch noch abends auf dem Sofa Unternehmensnachrichten lesen sollen, ist auch keine Lösung. Genau damit müssen Sie sich als Intranet-Verantwortlicher nämlich konstruktiv auseinandersetzen. Das Thema Arbeitnehmervertretung sollten wir auf jeden Fall noch besprechen!

Hier ist nur wichtig: Wikis und wikibasierte Intranets machen Website-ähnliche Nutzererlebnisse möglich. Das ist sehr wertvoll, weil es multimedial ist und sich sehr leicht konsumieren lässt.