Viele Unternehmen spielen im Intranet-Projekt kein Businesstheater und sind an realen und nachhaltigen Veränderungen interessiert. Wenn man die interne Arbeitszeit berücksichtigt, die in einem Intranet-Projekt anfällt, dann sind solche Vorhaben immer teuer. Da ist es sinnvoll, sich Gedanken über Maßnahmen zu machen, die das Projekt unterstützen.

Wir sind oft schon froh, wenn Intranet-Teams Personas definieren, ab und an über diese prototypischen Endnutzer sprechen oder in konzeptuellen Argumentationen auf sie zurückgreifen. Sehr gute Teams haben Fokusgruppen zusammengestellt, die tatsächlich auch die Software testen dürfen.

Das alles ist auf ein konkretes Ziel ausgerichtet: Das Intranet muss tatsächlich im Tagesgeschäft Anwendung finden. Ist die Lösung nicht gut genug, um unter Bedingungen wie Stress, Hektik und Hast zu bestehen, muss man sich die Frage stellen, ob das Intranet nicht zum Rohrkrepierer wird. Denn wann brauchen Sie Hilfe am dringendsten? Natürlich dann, wenn es hoch hergeht. Ein gutes Intranet wirkt hier zweifach: 

1. Prävention: Es verbessert die allgemeine Zusammenarbeit, die Organisation, die Auffindbarkeit und die Dokumentation, sodass es zu weniger Stresssituationen kommt. – Ja, ich sehe die skeptischen Falten auf Ihrer Stirn! Aber die Aufzählung ist ja auch eingeleitet mit “ein gutes Intranet wirkt”. Über die Unterscheidung zwischen guter und mieser Software sollten wir unbedingt noch sprechen. Zunächst müssen Sie mir einen kleinen Vertrauensvorschuss geben und mir einfach erst mal glauben. Das hat auch was Befreiendes.

2. Effektivere Prozesse: Zwar ist die Nutzung von Wikis, zentralen Aufgabensystemen und anderen Kollaborationswerkzeugen mit Disziplin verbunden und der Einstieg geht vielen Anwendern nicht leicht von der Hand. Die langfristigen Vorteile sind jedoch unumstößlich und geradezu frappierend groß. Regelmäßig fragen wir uns hier, wie Unternehmen da draußen überhaupt so arbeiten können, wie sie es tun. Und wenn Sie sich das nicht auch ab und zu im Hinblick auf Ihre eigenen Teams fragen würden, würden Sie wahrscheinlich jetzt nicht hier mit mir zusammensitzen. Um es direkt zu sagen: Selbst im größten Stress nehme ich mich noch zusammen für die Disziplin, eine Wiki-Seite zu erstellen, statt eine schnelle Mail zu verschicken.

Sie fragen, wie Sie jetzt am besten vorgehen und ob ich da nicht eine Liste mit wichtigen Schritten hätte? Ich versuche es. Weil Sie es sind. Aber Checklisten mit Schritten bieten oft das Potenzial für große Missverständnisse. Bitte verstehen Sie diese Punkte als (unvollständige) Ideensammlung und nicht als “Rezept für ein garantiert erfolgreiches Intranet”. Projekte sind komplex und individuell. Trotzdem lohnt es sich in vielen Fällen, Zeit und Aufwand für die folgenden Maßnahmen zu investieren: 

Eine Informationsarchitektur etablieren

Es ist wichtig, sich im Projekt darüber Gedanken zu machen, welche Informationen wem wie zugänglich sein sollten, um die Bedienung des Intranets möglichst einfach zu gestalten. Dabei kann jede Information nur einen tatsächlichen Ort in der Architektur haben. Für die Entwicklung von Informationsarchitekturen gibt es etliche hilfreiche Techniken wie Card-Sorting-Workshops und auch zahlreiche Experten am Markt. 

Personalisierte Navigation erstellen

Der nächste Schritt ist die Schaffung einer Menüstruktur, die vor allem neuen Nutzern dabei hilft, sich initial zu orientieren. In diesem Zusammenhang bieten moderne Intranet-Systeme personalisierte Menüs an, die die Anforderungen der Mitarbeiter in den Vordergrund stellen. So könnte Ihre Navigation (in Abhängigkeit der Abteilungszugehörigkeit eines Mitarbeiters) Marketing-, Vertriebs-, Software-Entwicklungs- oder Buchhaltungsinformationen beinhalten. Für Mitarbeiter in Frankfurt sind andere Inhalte relevant als für Mitarbeiter in New York oder Sydney. Neue Mitarbeiter benötigen eher Onboarding-Informationen und erste Orientierungshilfen. Das alles kann eine gute, personalisierbare Navigation abbilden.

Profil-Informationen definieren

Businessplattformen wie Xing und LinkedIn eröffnen umfangreiche Optionen zur Gestaltung Ihres Profils. Dort können Sie Ihren Lebenslauf, Ihre Qualifikationen und Erfahrungen, Ihre Zertifizierungen und gegebenenfalls auch Ihre Hobbys angeben. Ein modernes Intranet bietet ebenfalls reichhaltige Profilmerkmale an, die es ermöglichen, intern ähnliche Anwendungsfälle abzubilden wie bei LinkedIn oder Xing. Als Projektteam sollten Sie eine vernünftige Definition der Felder, Kompetenzen und Auswahlmöglichkeiten ausarbeiten, damit die spätere Expertensuche sinnvoll im Unternehmenskontext genutzt werden kann. In unseren Workshops legen wir unseren Kunden zig Profilmerkmale vor, die andere Organisationen in ihren Mitarbeiterprofilen zum Ausfüllen vorhalten. Das erleichtert diese Aufgabe etwas. Am besten fragen Sie mich die Tage noch mal, dann schicke ich Ihnen diese Liste mit Profilmerkmalen gerne zu. Öffentlich ist sie bisher noch nicht.

SSO etablieren

Um ihre Profile auszufüllen, müssen sich Ihre Mitarbeiter natürlich einloggen können. Dafür bietet sich wie gesagt die Single-Sign-on-Lösung an. Dann kann der Login eines anderen Dienstes als Authentifizierungsmechanismus genutzt werden: Wer dort angemeldet ist, kann ohne weitere Hürden auch auf das Intranet zugreifen. Gängig sind Logins von Microsoft oder Google. Aber auch eine LDAP-Synchronisierung im Hintergrund ist möglich. Die wenigsten unserer Kunden nutzen für das Intranet ein komplett neues Legitimationsverfahren. (Tatsächlich ist das sogar ein Sicherheitsrisiko.) Die Etablierung einer SSO-Lösung ist daher ein sinnvoller Meilenstein in einem Intranet-Projekt.

Personalstammdaten mit Fremdsystemen abgleichen

Neben den Login-Daten finden sich in Drittsystemen wie dem LDAP, dem Active Directory oder auch der ERP-Plattform weitere Informationen über die Mitarbeiter. Es ist gerade für den Start hilfreich, wenn diese bestehenden Infos mit ins Intranet übernommen werden können, damit die Experten- und die Profilsuche von Beginn an reibungslos funktionieren. Moderne Intranet-Lösungen haben Importer für solche Fremdsysteme und bieten auch die Möglichkeit, Daten wieder zurückzuspielen. (Letzteres lassen allerdings nur wenige IT-Verantwortliche zu. Es ist zwar klar, dass die von den Mitarbeitern selbst gepflegten Daten höherwertig und aktueller sind. Teils sind die Informationen in SAP aber mit Validierungs- oder Fremdprüfungen versehen, die durch einen Import nicht umgangen werden sollen.) Für Ihr Intranet-Team ist es vorerst nur wichtig, so viele Daten wie möglich zu bekommen. Wenn Sie die Aufgabe ernst nehmen, kann sich das zu einer ziemlich aufwendigen Sache ausweiten: Einer unserer Kunden mit über 55.000 Mitarbeitern in rund 35 Ländern nutzt elf unterschiedliche Personalinformationssysteme, aus denen Daten importiert werden. Die Mindestdaten, die Sie aus diesen Quellen ziehen sollten, sind Vor- und Nachnamen, gegebenenfalls Mail-Adressen und Telefonnummern sowie Zugehörigkeiten zu bestimmten Standorten und Geschäftseinheiten. Eigentlich erleben wir keine Systeme, die die für ein Intranet relevanten Profildaten gut gepflegt und nutzbar vorhalten. Das wären Fotos, Kompetenzen und umfangreiche Kontaktinformationen inklusive Mobiltelefon. Falls Sie in Ihrem Intranet-Projekt nach dem großen Klotz suchen, beschäftigen Sie sich mit dem Zusammentragen der Profilinformationen. Da sind viel Arbeit und Abstimmung fällig.

Echte Nachrichten und Inhalte für die Startseite generieren

Bevor Sie mit Ihrem Intranet-System live gehen, müssen Sie vorzeigbare Inhalte vorbereiten. Wenn Sie zwar vier prominente Plätze für News vorgesehen haben, aber keine oder nicht alle davon mit richtigen Nachrichten bestückt sind, sieht jeder Nutzer schon nach wenigen Sekunden, dass Ihre Intranet-Startseite noch nicht bereit ist für eine produktive Nutzung. Eine einfache, wirksame und sinnvolle Strategie besteht darin, sich mit unterschiedlichen Nutzern einzuloggen und echte Inhalte in das System zu übernehmen. Gegebenenfalls können Sie Content auch aus anderen Bestandssystemen oder von der Website abgreifen. Hier sollten Sie beachten, dass sich die Darstellung in einem personalisierten System in Abhängigkeit von Profilmerkmalen wie Standort, Abteilung oder Sprache umfangreich verändern kann. Sie müssen also für alle gängigen Varianten ein paar Test-News einpflegen. Ich bin immer wieder überrascht, dass sich viele Teams erst sehr spät im Projekt an diese Aufgabe machen. Die exemplarischen (oder sogar schon echten) Inhalte wirken in der Regel ziemlich gut. Wenn Sie im Projekt vorankommen wollen, ist das ein wichtiger und hilfreicher Schritt.

Statt der hier erwähnten Zwischenziele können Sie auch ein paar Dutzend einzelne Meilensteine definieren. Wir haben in unserer öffentlichen Infothek eine recht umfangreiche Liste mit Aktivitäten in einem Konzern-Intranet gesammelt, die weitgehend agnostisch in Bezug auf die genutzte Technologie sind. Augenblick, ich schicke Ihnen den Kurzlink in Telegram. Zack: http://seibert.biz/intranetanforderungen.