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  • Erreichbarkeit - So bleibt jeder im Unternehmen stets up to date (Teil 2): Mobile und modulare Lösungen
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Wie eine mobile Lösung die Erreichbarkeit verbessern kann

Kunden berichten uns häufig, dass sie die E-Mail frustriert und diese nicht mehr haben wollen. Doch auch wenn die E-Mail im Arbeitsalltag sehr frustrierend sein kann, ist den meisten Leuten etwas nicht klar: Die Anzahl der E-Mails ist eigentlich egal, es geht darum, dass sie die Zeit wieder haben wollen!

Confluence und Jira sind Tools, die dabei helfen können, Zeit, die durch die E-Mail verloren geht, wieder reinzuholen. Allerdings findet die passive Informationsaufnahme auch damit häufig noch über die E-Mail statt. Falls jemand einen Mitarbeiter irgendwo erwähnt, bekommt dieser eine Mail und dadurch wird man über die Markierung benachrichtigt.

Im Grunde gibt es zwei Hauptsituationen, in denen man sich befinden kann, während man eine solche Benachrichtigung erhält. Wenn man am Desktop PC oder am Laptop sitzt ist das kein Problem. Die Mail enthält einen Link, auf diesen man klicken kann, woraufhin man auf die Weboberfläche kommt und die Inhalte ohne Probleme sehen kann.

Unterwegs sieht das allerdings ein wenig anders aus. Hier setzen viele auf ihr Mobiltelefon als Medium und wer hier versucht auf den hinterlegten Link zu klicken, kommt in eine frustrierende Situation: Die Webseite ist nicht responsive, hat lange Ladezeiten, man muss sich einloggen, gegebenenfalls einen VPN aktivieren,... Die mobile Erfahrung mit Confluence oder Jira kann sehr schnell dazu führen, dass sich das negativ auf die Erreichbarkeit auswirkt. Denn häufig ist man bereit dazu, erreichbar zu sein und auf Informationen oder Benachrichtigungen zu reagieren, doch durch die Verwendung des Handys kommt der Gedanke auf, dass man auf diese Erfahrung lieber verzichten würde.

Man hat die Möglichkeit ein Mal am Tag eine Mail mit allen Posts im Microblog zu erhalten. Das ist eine praktische Art und Weise up-to-date darüber zu bleiben, was im Unternehmen bei den Mitarbeitern so passiert. Häufig will man dann auch in irgendeiner Form mit diesen Posts interagieren, sie liken oder sie kommentieren. Doch wenn man dann daran denkt, dass man dafür auf den Link klicken muss und den ganzen frustrierenden Prozess der mobilen Nutzung von Confluence im Browser durchlaufen muss, verschiebt man das dann doch gerne mal auf später.

Mit mobilen Lösungen wie Linchpin Mobile gehören solche Situationen der Vergangenheit an. Denn diese liefert jederzeit die Informationen, die man benötigt; und das optimiert für das mobile Endgerät, das gerade in Verwendung ist. Die App ist schnell, einfach bedienbar und es ist problemlos möglich Beiträge mit einem "Gefällt mir" zu markieren, zu kommentieren, Bilder hochzuladen oder auch einfach den Microblog unterwegs frustfrei lesen zu können. So dient die Mail zwar weiterhin als Trigger, die mobile App sorgt aber für eine deutlich angenehmere Benutzung des Systems.


„Es geht dir nicht um die E-Mails, es geht dir um die Zeit."






Linchpin Mobile: Ein kurzer Überblick

Im nebenstehenden Video erhalten Sie einen groben Überblick über die Linchpin Mobile App, die mobile Lösung für Linchpin. Anhand einer Demo Instanz werden kurz und knapp einige Hauptinhalte präsentiert, darunter Push-Benachrichtigungen, das Log-In und die Newsbeiträge. Sie bekommen auch einen Überblick darüber, wie einfach es ist Beiträge zu liken, kommentieren oder mit Anhängen zu versehen. Der Microblog und die Anbindung an andere Kommunikationsmittel werden ebenfalls gezeigt.


„Eine gute Möglichkeit, um mit einer ganz schnellen Interaktion viel zu erreichen oder ein Thema sogar abzuhaken."






Gibt es die eine Lösung für alle Probleme?

Meetingorganisation, Videotelefonate, Instant Messenger, E-Mails, Kalender, Aufgabenmanagement und Wiki - das alles in einem Tool? Viele wünschen sich diese "Lösung für alles". Doch gibt es das überhaupt?

//SEIBERT/MEDIA beispielsweise bietet ein Sammelsurium an Tools an. So gibt es beispielsweise Linchpin für das Atlassian Tool Confluence, Jira für das Aufgabenmanagement, die GSuite für den Kalender, die E-Mail, Textbearbeitungen, Präsentationen und Tabellen und draw.io für Diagramme und Visualisierungen. Diese vielen verschiedenen Tools interagieren alle miteinander, doch wieso gibt es keine Lösung für alle Anwendungsfälle?

Zunächst einmal ist es wichtig sich Gedanken darüber zu machen, wie die Prozesse im Unternehmen überhaupt aussehen. Wie kommunizieren wir im Unternehmen? Schicke ich eine E-Mail? Gehe ich lieber persönlich vorbei? Wie ist unsere Kultur? Je nach dem, wie das Unternehmen diese Prozesse handhabt, ergeben sich unterschiedliche Anwendungsfälle. Dadurch, dass //SEIBERT/MEDIA eine sehr modulare Produktlandschaft bietet, kann sich jeder heraussuchen, was für ihn passt. So muss man nicht die Komplettlösung kaufen, wenn man daraus im Grunde nur ein Tool umsetzen möchte.

Im Beispiel Linchpin: Es handelt sich um ein Intranet-Paket. Doch vielleicht braucht ein Unternehmen nur den Microblog? Oder eine andere App aus dem Paket? Man kann einfach wählen, welchen Teil man benötigt und kann so auch beispielsweise Mitarbeiter sehr gut an ein neues System gewöhnen. Dabei kann beobachtet werden, wie das System angenommen wird und natürlich auch welche Auswirkungen das auf die Erreichbarkeit hat, egal ob positiv oder negativ.

Die "Lösung für alles" ist schlichtweg eine Utopie. Es gibt nicht die Lösung für alle Anwendungsfälle. Wenn Sie Schuhe kaufen, dann machen Sie das vermutlich bei einem anderen Hersteller als dem, bei dem Sie Ihre Hemden kaufen. Ein wieder anderer für Hosen, und so weiter. Und das aus gutem Grund: Weil jeder etwas anderes am besten kann. Was nützt einem ein kompletter Einteiler, wenn es im Sommer heiß wird und man keine kurze Hose tragen kann? So ist es auch im Fall eines Systems. Wenn ich nur einen Anwendungsfall abdecken möchte, brauche ich nicht die komplette Lösung zu kaufen. Hier ist es von Vorteil aus einer modularen Produktlandschaft die Auswahl zu haben.


„Dadurch, dass wir eine modulare Produktlandschaft haben, kann sich jeder das raussuchen, was für sein Unternehmen gerade passend ist."








Das Fazit


Als Fazit lässt sich vor allem festhalten, dass es keinen Sinn macht, den Mitarbeitern vorzuschreiben, wann sie erreichbar sein dürfen und wann nicht. Das hat negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Allerdings ist es wichtig dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter erreichbar sein können. Es ist also vor allem die Toolfrage, die man sich stellen muss. Hier ist ebenfalls wichtig zu definieren, welcher Kanal für welche Art von Kommunikation verwendet wird.

Der aber wohl wichtigste Faktor beim Thema Erreichbarkeit ist, dass das Unternehmen offen kommuniziert, was die Anforderungen an die Erreichbarkeit sind. Welche Tools können benutzt werden, welche müssen benutzt werden? Wie kann ich meine Mitarbeiter unterstützen? Wann wird eine Erreichbarkeit erwartet?

Hier ist es vor allem ratsam Feedback der Mitarbeiter einzuholen, um zu erfahren was gut läuft und weiterverfolgt werden sollte und was schlecht läuft und verändert werden muss. Außerdem muss sich ein Unternehmen zurückhalten können, wenn es um die Anforderung der Erreichbarkeit geht: Bin ich ein Mitarbeiter, der oft Präsentationen für Partner im Ausland hält, ist es klar, dass ich auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten erreichbar sein muss. Sind die Arbeitszeiten aber klar geregelt, müssen Unternehmen die private Zeit auch respektieren und sich lernen zurückzunehmen.














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