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  • Zentrales Wissensmanagement mit Atlassian Confluence (Teil 1): Ursachen, Anwendungsfälle und E-Mails
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Was bedeutet Wissensmanagement für mein Tagesgeschäft?

Wissensmanagement beinhaltet viele Aspekte, die für die tägliche Arbeit wichtig sein können. Im Kern lässt sich sagen, dass Wissensmanagement im Büroalltag das zentrale Ablegen von Informationen jeglicher Art bedeutet.

Viele Organisationen kämpfen mit dem gleichen Problem: Mitarbeiter erlernen Fähigkeiten, erhalten Informationen und ihr Wissen steigt. Dieses Wissen weiß jeder auf seine eigene Art und Weise zu organisieren. Wo einer sich gerne Dinge in Form von Dokumenten aufschreibt, macht ein anderer lieber klassische Notizen. Und ein Dritter betreibt gar keine Dokumentation, weil er oder sie über ein tolles Gedächtnis verfügt. Jeder kümmert sich also selbst um die Organisation seines Wissens und es erfolgt kein Ablegen von Dokumenten an einem zentralen Ort. Somit ist das Wissen vieler auf potenziell genauso viele Orte verteilt: E-Mails, Notizzettel, Dokumente.

Dabei sollte das Ziel eines guten Wissensmanagements sein Dokumente gezielt dort abzulegen, wo sie für alle zugänglich sind. Ein zentraler Ort, an dem sämtliches Wissen zusammengetragen und für jedermann einsehbar und verwendbar gemacht wird. Im Wissensmanagement geht es darum Wissen transparent zu machen und zentral zu bündeln.

Für viele bedeutet das zunächst ein mal eins: Viel Arbeit. Doch es gibt vor allem ein entscheidendes Argument dafür. Es spart Zeit. Ein zentrales Ablegen von Informationen jeglicher Art erleichtert Suchen, kann Doppelarbeiten verhindern und sorgt dafür, dass Fehler, die schon ein mal gemacht wurden, nicht wiederholt werden. Weil eben alles Wissen an einem zentralen Ort gespeichert und für jedermann zugänglich ist, können Fortschritt und Verlauf stets geprüft werden. Ein weiterer Vorteil zeigt sich schon beim Onboarding: Welche Dateien gibt es schon? Wie wurde bisher an gewissen Themen gearbeitet? Genau solche Fragen kann sich ein Mitarbeiter durch ein strukturiertes Wissensmanagement in kurzer Zeit selbst beantworten.



„Es gibt keine zentrale Plattform - und wenn es sie gibt, wird sie nicht ausreichend genutzt."






Woher kommt der Ruf nach Wissensmanagement?

Wenn Unternehmen ihr Wissensmanagement ausbauen oder überhaupt erst eines etablieren wollen, hat das meist ganz bestimmte Ursachen.

Einer der häufigsten Gründe für den Ruf nach Wissensmanagement ist die Reaktion auf einen Fehler, der aufgetreten ist. Es ist oft irgendein "Schlamassel", der im Unternehmen an irgendeiner Stelle entsteht, der im Unternehmen den Wunsch nach einem funktionierenden Wissensmanagement hervorruft.

Oftmals liegt es auch an einer bereits existierenden, aber schlecht umgesetzten Lösung für die Organisation von Informationen. Meist sind es komplizierte Laufwerkstrukturen, die sich nur schwer durchsuchen lassen, sehr technisch sind oder einfach allgemein eine schlechte Usability bieten.

Da in Unternehmen häufig die GSuite von Google oder Office 365 von Microsoft eingesetzt wird, existiert keine Form eines "Entdecken-Prozesses". Dateien sind nicht zentral abgelegt und nicht für alle verfügbar und müssen erst mit Hilfe von anderen Diensten geteilt werden, oftmals muss hier die E-Mail verwendet werden. Es kommt Frust auf und der Ruf nach Wissensmanagement wird größer.



„Der Ruf nach Wissensmanagement ist meistens eine Reaktion auf ein Schlamassel."







Anwendungsfälle

Zu den häufigsten Anwendungsfällen eines organisierten Wissensmanagements gehören Probleme mit Netzlaufwerken. Immer wieder kommt es zu Beschwerden über schlechte Usability oder unvollständige Dokumentation. Hier kann ein System wie Atlassian Confluence helfen für Ordnung zu schaffen und zusätzlich eine simple und leicht zu verstehende Benutzeroberfläche bieten.

Der wohl größte und wichtigste Anwendungsfall ist das E-Mail Chaos: Hunderte Mails, in denen dutzende Personen im CC stehen, Dateianhänge, die verschiedene Versionen von Dokumenten enthalten, späte Antworten und Abwesenheiten. Die E-Mail hat große Nachteile was das Wissensmanagement angeht, weshalb hier oft der Ruf nach Wissensmanagement sehr laut wird und ein System her muss, das Abhilfe schafft.

Ein weiterer Anwendungsfall der sich zunehmend beobachten lässt hängt auch mit der E-Mail zusammen, allerdings geht es hier um die interne Kommunikation. Mit Hilfe eines Microblogs kann beispielsweise die interne Kommunikation via E-Mail quasi abgeschafft werden und für deutlich weniger Chaos im Posteingang sorgen.



„Man weiß in der Regel gar nicht wie man auf so eine CC-Mail reagieren soll."







Wie ersetze ich die E-Mail?

Um professionelles Wissensmanagement in einem Unternehmen zu betreiben, muss sich früher oder später auch Gedanken darüber gemacht werden, wie man die E-Mail in bestimmten Bereichen ersetzt. Hier lauern meist große Hürden, die es erst zu überwinden gilt.

Am Anfang ist die E-Mail immer leicht. Man versendet eine Nachricht mit einer Information. Je mehr Leute allerdings darauf antworten, je mehr Dateien verschickt, Links geteilt und Dokumente verändert werden, desto unübersichtlicher wird das Ganze. Die anfangs noch simple und leicht zu verstehende E-Mail hat sich innerhalb kürzester Zeit zu einem großen Chaos entwickelt. Doch wie gestaltet sich jetzt der Weg zur Akzeptanz eines neuen Systems wie Atlassian Confluence?

Man muss sich im Grunde bewusst werden, welche Vorteile ein System für richtiges Wissensmanagement hat. Dies lässt sich vor allem am Beispiel des //SEIBERT/MEDIA-Extranets aufzeigen. Das Extranet ist eine Plattform für jegliche Formen von Kundenkommunikation. Informationen, Zwischenstände und Feedback werden über dieses System abgewickelt, transparent und für alle verfügbar. Ist jetzt ein Mitarbeiter beispielsweise krank, kann stets ein anderer auf alle relevanten Informationen und Status zugreifen. Zudem gibt es einen eigenen Microblog, über den diverse Ankündigungen oder sonstige dringende Anliegen abgewickelt werden können.

Wo bei der E-Mail teilweise tagelang auf Antworten gewartet wird, weil eine einzelne Person verhindert ist, kann hier jederzeit reagiert und von diversen Personen geantwortet werden, da die Informationen zentral und transparent gesammelt werden. Auch dutzende Anhänge mit verschiedenen Dateiversionen gehören mit Hilfe des Confluence-Systems der Vergangenheit an: Ein Mal angelegt, kann eine Seite stets geupdatet und beispielsweise im Microblog geteilt werden. So hat jeder die aktuelle Version eines Dokuments und ich bleibe immer auf dem Laufenden; auch wenn ein Mitarbeiter mal einen Tag nicht im Büro ist.


„Die E-Mail ist am Anfang einfach. Und später wird sie ganz ganz kompliziert."






E-Mails in Confluence?

Wer Atlassian Confluence als Tool zur Etablierung von Wissensmanagement in seinem Unternehmen einführt, darf nicht erwarten, dass damit E-Mails abgeschafft werden. Vielmehr geht es darum den E-Mails einen neuen Charakter zu verleihen.

Im Mittelpunkt steht nicht mehr die Informationsverbreitung, sondern E-Mails sind eher als Benachrichtigungen zu betrachten. Hinweise auf das, was auf Seiten passiert ist, um dann sofort sehen zu können, was sich geändert hat. Dazu gibt es eine kurze Vorschau in der Mail und der Nutzer weiß direkt auf einen Blick was an diesem Dokument verändert wurde und dass daran gearbeitet wird.

Auf diese Form von E-Mails erwartet niemand eine Antwort. Es ist nicht notwendig darauf zu reagieren. Somit ist es auch beispielsweise problemlos möglich sich Mail-Filter einzurichten, die dann dafür sorgen, dass Confluence-Benachrichtigungen gebündelt werden, um einen Posteingang aufzuräumen.


„Es gibt nicht keine E-Mails mehr - E-Mails bekommen einen anderen Charakter."






Wie entscheiden sich Kunden für ein Wiki?

Menschen für ein neues System zu begeistern ist oft einfach. Dieses dann aber tatsächlich zum Einsatz zu bringen ist leider häufig mit diversen Hürden verbunden. Generell lässt sich sagen, dass eine Wiki-Einführung nicht von heute auf morgen passiert. Sie braucht Zeit und in dieser Zeit muss für die nötige Akzeptanz im Unternehmen gesorgt werden.

Eine gute Möglichkeit für mehr Akzeptanz im Unternehmen zu sorgen sind interne Vorreiter. Diese benutzen das System zunächst im kleineren Kreis und leben den Mitarbeitern alle positiven Seiten einer Wikisoftware vor. Einfache Dokumentation, schnelles Teilen, unkompliziertes Zusammenarbeiten. Schnell werden Sie merken, dass auch andere gerne in den Genuss dieser Möglichkeiten kommen wollen.

Sie müssen also als Vorreiter dienen und den Mitarbeitern durch die aktive Nutzung die Vorzüge gegenüber Office 365 oder der GSuite in Bezug auf Wissensmanagement zeigen. So erreichen Sie einen Mitarbeiter nach dem anderen, die dann jeweils auch wieder als Multiplikatoren dienen können. Diese Akzeptanz einer Wikisoftware wie Atlassian Confluence kann hier zusätzlich einen kulturellen Wandel mit sich ziehen, der sich in einem Unternehmen etabliert.


„Man kann nicht von heute auf morgen sagen, dass wir jetzt alle in einem Wiki arbeiten - es ist ein Prozess."










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