Welche Faktoren spielen bei der Akzeptanz von Confluence eine Rolle?

Möchte ein großes Unternehmen ein Intranet einführen, hören wir oft von erfolglosen Anläufen einer Etablierung und dass man sich keinen Fehlstart mehr leisten könne. Der Fehler hier ist häufig, dass zunächst vielversprechende Softwarelösungen getestet werden, diese allerdings nicht weiter individualisiert werden und keine feste Zielsetzung definiert wird. Die Folge ist, dass sich die Testnutzer in dem System nicht wiederfinden können und die Lösung scheitert.

Große Unternehmen, die ein Unternehmenswiki wie Atlassian Confluence einführen wollen, müssen beachten, dass ein Intranet nicht zu Selbstzwecken dient. Man möchte etwas erreichen, das Intranet muss gewisse Jobs erledigen können. Man braucht Anwendungsfälle, die tatsächlich hilfreich für die Arbeitnehmer sind, sodass ihnen die tägliche Arbeit erleichtert wird.

Konkrete Probleme des Arbeitsalltags, wie die Flut an E-Mails oder die Masse an Meetings müssen durch die Wikisoftware gelöst werden, nur dann kann ein solches System in einem Unternehmen Fuß fassen. Der Mensch möchte weiterkommen und sich die Arbeit erleichtern und genau das sollte ein System wie Confluence in Unternehmen ermöglichen. 

Zusammenarbeit im Unternehmen mit Atlassian Confluence

Zusammenarbeit ist einer der wichtigsten Aspekte, wenn es um die Akzeptanz von Intranetsystemen geht. Denn Confluence erlaubt es den Mitarbeitern gemeinsam an Dokumenten, Inhalten, Grafiken und vielem mehr zu arbeiten. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern sorgt auch für eine Verbesserung der Qualität der Inhalte.

Jedoch sind diese Freiheiten auch oftmals mit Überforderung verbunden; zu groß ist oft die Hemmschwelle gerade für Anfänger Dateien einfach selbst zu bearbeiten. Anstatt den Fehler oder die Anmerkung selbstständig zu ergänzen, wird dann häufig die Kommentarfunktion verwendet. Die Frage ist also: Wie kann ich die Lernkurve der digitalen Zusammenarbeit überwinden?

Am wohl wichtigsten ist es Leute zu haben, die die Idee verstehen und auch verteilen - auch wenn das mit einem gewissen Top-Down-Druck verbunden sein kann. Es ist sinnvoll, dass die Leute, die das Konzept aufgenommen und verstanden haben, ihr Wissen und ihre Erfahrung in die Teams bringen und dort weiterverbreiten. Dabei muss verstanden werden, dass es nicht darum geht andere auf ihre Fehler hinzuweisen, sondern gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Schafft man es, dass sich die Mitarbeiter ruhig und ernsthaft mit Confluence auseinandersetzen, kann man sich in der Regel ziemlich sicher sein, dass sich dieser überzeugt davon zeigen wird.

So kann sich ein Skeptiker in ein Multiplikator verwandeln, indem er einen Mitarbeiter nach dem anderen von dem System überzeugt, ganz nach der Philosphie: "You win them one by one". Sobald die kritische Masse überwunden wurde, verbreitet sich die Überzeugung des Systems von selbst.

Wie gehe ich mit der Komplexität des Systems sowie der, des Marktes um?

Die größte Stärke von Confluence kann gleichzeitig auch zu einem echten Problem werden: Bei Confluence handelt es sich um ein sehr flexibles System. In anderen Worten: Möglich ist alles. Wichtig ist daher festzulegen, was man in seinem System überhaupt möchte. Benötige ich alle Buttons und jedes Feature? Oder reicht das, was die Benutzer wirklich nutzen? Das sind Fragen, mit denen man sich bei der Einrichtung des Systems auseinander setzen muss. Oft gilt hier: Weniger ist mehr!

Komplex ist auch der Markt, in dem wir uns befinden. Mittlerweile ist fast jeder Opfer von Informationsfluten in einer immer vielschichtigeren Datenwelt. Confluence hilft diese Daten und das darin enthaltene Wissen zu organisieren. Es kann dabei helfen den Überblick zu behalten, die tägliche Arbeit zu organisieren, Doppelarbeiten zu verhindern und sogar die Vielzahl an E-Mails zu reduzieren. 

Neben der freien Gestaltung gibt es hier auch Personalisierungen, die ebenfalls dazu beitragen, die Komplexität zu vereinfachen. So ermöglicht Linchpin, welches auf Atlassian Confluence basiert, das ortsbasierte Anzeigen von Nachrichten. So ist es problemlos möglich Mitarbeitern aus New York andere Nachrichten anzeigen zu lassen als den Kollegen aus Frankfurt.

Wir alle spüren den 'Information Overflow', es ist daher umso wichtiger, dass für Klarheit gesorgt wird und sich die Frage gestellt wird: Was sind relevante Inhalte, die auch wirklich gelesen werden? Nur wenn man sich über die Antwort auf diese Frage im Klaren ist, kann eine Intraneteinführung reibungslos gelingen und von Mitarbeitern akzeptiert werden, ohne, dass die Komplexität dem im Wege steht.

Welche geschäftlichen Anwendungsfälle bietet mir ein Intranet?

Kernanforderungen an ein Wikisystem sind natürlich die geschäftlichen Anwendungsfälle. Doch was bietet eigentlich ein Wiki, das den Arbeitsalltag vereinfacht? Im Grunde sind es zwei Kernfunktionen, die ein Intranet erfüllen sollte: Die als FAZ und die als BILD Zeitung. Was das bedeutet?

Unter FAZ zählen alle seriösen Nachrichten, die beispielsweise der Geschäftsführer an die Mitarbeiter bringen möchte: Welche Strategie verfolgt das Unternehmen? Wie erfolgreich ist das Unternehmen? Welche unternehmensrelevanten Neuigkeiten gibt es zu verkünden?

Unter BILD hingegen lassen sich kurze Momentaufnahmen verstehen: Was passiert in Projekten? Welche Fortschritte gibt es? Auch die Ankündigung für das alljährliche Firmenevent lässt sich hier einordnen. 

Wichtig jedoch ist hier immer die Kultur des jeweiligen Unternehmens zu berücksichtigen. Je nach Handhabung, können die verbreiteten News und Inhalte auch persönlicher sein. Diese stetige Überschneidung mit den privaten Anforderungen zeigt immer wieder eindrucksvoll, dass mit einem Intranet ein kultureller Zusammenhalt der Menschen entstehen kann. Somit kann, sofern gewollt, mit Atlassian Confluence ein ganzer Kulturwandel in einem Unternehmen angetriggert werden.

Welche privaten Anwendungsfälle bietet mir ein Intranet?

Nicht selten befinden sich unter den zentralen Anforderungen an Atlassian Confluence neben den diversen geschäftlichen Anwendungsfällen auch solche, die eher dem privaten Bereich zuzuordnen sind. 

So sind die automatisierte Terminerstellung für Massagen durch einfaches Eintragen in einer Liste oder aber auch die digitale und zentrale Anzeige des Essensplans sowie die damit gegebenenfalls verbundene Anmeldung oftmals tatsächlich Kernanfornderungen an das System.

Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt ist das Vorhandensein von Profilen. Oft erleben wir es bei uns selbst: Je größer das Unternehmen, desto schwieriger ist es, alle Kollegen persönlich zu kennen und über jeden genau Bescheid zu wissen. Hier können die Profile helfen, die einem schnell Auskunft darüber geben können, welche Rolle und welche Kompetenzen ein bestimmter Mitarbeiter im Unternehmen hat. Das ist gerade in Verbindung mit mobilen Lösungen sehr wertvoll, möchte man Unterwegs beispielsweise schnell eine Nummer oder eine Adresse herausfinden; ein Blick auf das Profil genügt. Selbstverständlich nur, wenn diese Informationen freiwillig geteilt worden sind.

Anwendungsfälle, die eher weniger geschäftlich, sondern eben mehr privat interessant sein dürften, gehören nunmal zu den Dingen, die für die Arbeitnehmer einen wertvollen Nutzen haben und sind damit verständlicherweise Teil der zentralen Anforderungen an ein Unternehmenswiki.

Atlassian Confluence als Wissensmanagementsystem

Um Atlassian Confluence als Wissensmanagementsystem verwenden zu können, braucht es im Unternehmen die Bereitschaft der Wissensträger dazu, ihr Wissen mit anderen zu teilen. Denn es gibt oftmals Mitarbeiter, die alles zu wissen scheinen, zu denen dann der persönliche Kontakt gesucht wird. Hier muss allerdings dann auch die Bereitschaft entstehen, das Wissen nicht nur auf persönlichem, sondern auch auf digitalem Wege an alle Mitarbeiter weiterzugeben, sodass jeder zu jedem Zeitpunkt darauf zugreifen kann.

Viele Menschen sind der Meinung, dass diese Wissensträger ihr Wissen nicht gerne teilen, da sie sich davor fürchten, sie könnten dann nicht mehr so wichtig sein. Jedoch könnte man auch sagen, dass sie zum Wissensträger geworden sind, eben weil sie sowieso schon so viel ihres Wissens teilen. Sollte dann doch jemand dabei sein, der sein Wissen für sich behalten will: Die Aufmerksamkeit, die er dann unternehmensweit erregt, kann noch viel höher sein, als nur in persönlichen Gesprächen.

Natürlich ist es wichtig sich mit dem System auseinanderzusetzen und eine gewisse Erfahrung zu sammeln. Oftmals starten Confluence Projekte in IT Abteilungen, in denen gemeinsam gearbeitet wird. Diese erkennen schnell die Vorteile von Confluence und von dort aus verbreitet sich das System dann auf das ganze Unternehmen.