Hintergrund
Hier eine Übersicht von Ideen und Überlegungen, die Sie bei der Entscheidungsfindung zur Erstellung eines neuen Bereichs unterstützen soll. Es werden mögliche Kriterien diskutiert, die Anlass für einen neuen Bereich sein könnten.
Überblick:
Zu diesem Thema wurde auch hier in unserem Antwortenportal diskutiert: Wie kleinteilig sollten Bereiche in Atlassian Confluence aufgeteilt werden?
Beschreibung
Empfehlung
Prinzipiell empfehlen wir, mit wenigen Bereichen zu starten. Für eine übermäßig große Anzahl von Bereichen - mit allen administrativen Arbeiten - gibt es zumindest in der Pilot- oder Frühphase eines Wikiprojekts selten zwingende Gründe.
Sollten Sie jedoch feststellen, dass immer mehr Seiten oder "Seitenfamilien" in einem Wikibereich regelmäßig "rechtebeschränkt" werden müssen, sollten Sie die Auslagerung dieser Seiten in einen eigenständigen Bereich in Erwägung ziehen.
Mögliche Kriterien
Es gibt eine Vielzahl von Überlegungen, die zur Entscheidung führen können, einen neuen Bereich einzurichten.
Fixe Kriterien
Strukturelle Unternehmenskriterien
- Organisationseinheiten
- Abteilungen
- Teams
- Gruppen
- Kunden
- Produkte
Variable Kriterien
Ereignis- oder vorgangsgebunde Kriterien
- Projekte
- Analysen
- Prozesse
- Workflows
Beispiele
Organisationseinheiten
- zum Beispiel: Abteilungen
- grundsätzlcih zeitlich unbegrenzt bestehend
- meist bereits bestehende Zugehörigkeit
Projekte
- einmalige, zielgerichtete Entitäten
- per Definition zeitlich begrenzt
- meist abteilungs- und standortübergreifend
Prozesse
- regelmäßig wiederkehrende
- "best practice" von Arbeitsschritten
- grundsätzlich generischer Natur und abteilungs- sowie standortsübergreifend
Vorteile
Welche Vorteile bringt es, Inhalte in Form eines separaten Bereichs zu strukturieren?
Geringer Verwaltungsaufwand
- Rechteeinstellung auf "oberster" Ebene möglich
- kein administrativer Aufwand auf Seiten der Anwender im Tagesgeschäft nötig
- saubere Trennung der Inhalte
Nutzerfreundlichkeit
- "einfachere" Suchmöglichkeit (Eingrenzung nach Bereichen)
- Sicherheit für die Anwender: keine Sorge bezüglich Zugriff von "Fremden"
Nachteile
- Die Internet-Adresse ändert sich, wenn man Seiten von einem Bereich in den anderen verschiebt. Das kann lästig sein.
- Der Hierarchiebaum ist an einer Stelle mit allen Seiten leichter zu pflegen, als separat für jeden Bereich.
- Mit jedem Bereich entsteht ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand zur Administration. Das ist insbesondere der IT-Abteilung ein Dorn im Auge, weil viele Fachanwender sich irgendwann um Bereiche nicht mehr kümmern und diese dann "vergammeln". Ein sinnvolles organisatorisches Konzept zur Pflege ist empfehlenswert.
- Gerade in größeren Unternehmung entsteht schnell der Eindruck von "Unübersichtlichkeit", wenn viele Bereiche angelegt werden. Man kann es sich in Workshops mit uns förmlich "niemals vorstellen", dass zig, hunderte oder sogar tausende Bereiche erstellt werden könnten.
- Potenzielle Verunsicherung bei den Anwendern: Wo soll ich eigentlich Inhalte einstellen?
Tipps und Tricks
Haben Sie weitere Kriterien identifiziert? Welche Gründe gab es bei Ihrem Wikiprojekt, neue Bereiche einzurichten? Wir freuen uns über jeden Hinweis oder Kommentar, den Sie auf dieser Seite einstellen ...