Fragestellung

Ausgangssituation: Es wurde ein Excel-Dokument in Confluence hochgeladen. Dieses Dokument soll anschließend verändert werden. 

• Wie kann man eine in Confluence verknüpfte Excel-Datei bearbeiten? 
• Gibt es eine Möglichkeit, Änderungen aus Confluence heraus direkt an der Excel-Datei vorzunehmen, ohne das Dokument nochmals hochladen zu müssen?
• Was hat es mit dem Schreibschutz von Excel-Dateien auf sich, wenn man diese aus Confluence heraus öffnet?

Antwort

Office Connector

Mit dem Office Connector ist es möglich, angehängte Office-Dateien (also auch Excel-Dateien) direkt aus Confluence heraus in Microsoft Office zu öffnen und zu bearbeiten. Die durchgeführten Änderungen werden direkt im Wiki gespeichert. Es ist nicht erforderlich, den Anhang auf der Festplatte zwischenzuspeichern und nach dem Speichern wieder in das Wiki hochzuladen.

Es gibt grundsätzlich zwei Methoden, wie Sie Ihre Excel-Dateien bearbeiten können:

Anhänge bearbeiten

Die Excel-Datei wird imi ersten Schritt als Anhang an eine Seite in das Wiki hinzugefügt. Der Anhang erscheint als Link in Confluence. Wird der Link angewählt, besteht die Möglichkeit, das Dokument zu öffnen, es zu bearbeiten oder direkt auf dem Computer zu speichern.

Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bearbeitung: 

1. Wählen Sie im Auswahlmenü die Option 'Anhang' aus.
2. Durchsuchen Sie Ihren Computer nach der Datei, die Sie hinzufügen wollen. Den Linktext können Sie individuell ändern. Klicken Sie anschließend auf 'Einfügen'.
3. Wichtig ist, die Seite jetzt zu speichern!
4. Klicken Sie nun auf das Feld 'Extras' und dort auf 'Anhänge'.
5. Wählen Sie nun 'in Office bearbeiten' aus. Die Datei öffnet sich in Excel und Sie können wie gewohnt editieren. Änderungen werden gespeichert.

Excel Makro

Für die Office-Formate Word, Excel, und Powerpoint gibt es Makros, mit denen die Dateien in einer Vorschau auf der Wiki-Seite angezeigt und über eine Schaltfläche "Edit in Office" wie oben beschrieben bearbeitet werden können. Diese Funktion gehört zu den Grundfunktionalitäten von Confluence.

Besonders interessant: neben der Vorschau erscheint eine Schaltfläche "Edit in Office". Hierüber lässt sich das Excel-Dokument ohne Medienbruch aus dem Wiki heraus direkt in Excel bearbeiten. Änderungen werden als weitere Revision direkt in Confluence gespeichert.

Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung (Tipp: Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern):

• Schritt 1: Wählen Sie die Seite mit der zu bearbeitenden Excel-Datei aus oder erstellen Sie eine neue Seite.
• Schritt 2: Wählen Sie im Auswahlmenü unter 'Einfügen' die Option 'Andere Macros'

• Schritt 3: Sofern der Office Connector installiert ist (was in einer Standardinstallation der Fall ist), geben Sie im Suchfeld 'Excel' ein. Wählen Sie das Makro 'Office Excel' aus.

• Schritt 4: Es öffnet sich ein Menü. Dort können Sie in einem weiteren Auswahlmenü die gewünschte Excel-Datei zur Anzeige auswählen.

Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten, z.B. können Sie auswählen, welches Datenblatt in Confluence angezeigt wird.

• Schritt 5: Nach einem Klick auf 'Speichern' schließt sich das Fenster und eine Vorschau der Tabelle erscheint in Ihrem Confluence-Dokument. Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Edit Document' können Sie die Datei nun - wie oben beschrieben - direkt in Excel öffnen, bearbeiten und speichern.
  

Kopieren von Inhalten

Ein anderer Ansatz besteht darin, auf das Hochladen der Excel-Dateien komplett zu verzichten und die Daten stattdessen aus Excel via "copy & paste" direkt in eine Wiki-Seite zu überführen. Im Editor von Confluence 4.x werden diese Daten als Tabelle erkannt. Die Daten können dann - wie jede andere Wiki-Seite auch - über die Schaltfläche "Bearbeiten" verändert werden. Excel ist hierfür nicht mehr erforderlich. Es gehen jedoch auch alle von Excel zur Verfügung gestellten Funktionalitäten verloren.

Tipp: Mit dem Table Plus Plugin lassen sich einige Funktionen (bspw. das Sortieren von Spalten) auch in Confluence nutzen. Weitere Informationen zu diesem Plugin finden Sie auf der Seite Table-Plus-Makro (Rezept). Ab Confluence 4.3 steht diese Funktion auch nativ ohne zusätzliches Plugin zur Verfügung.

Hinweise