Die Ausgangslage

Die E-Mail Benachrichtigungen für alle Ereignisse kommen nur langsam bei den Benutzern an, manchmal dauert es bis zu mehrere Stunden bis sie beim gewünschten Empfänger ankommen. Es gibt weder Warnungen noch Errors in der E-Mail-Queue, die E-Mails werden zwar ordnungsgemäß versendet, aber langsam.

Notiz: Dies gilt nicht für E-Mail-Queues, die nicht automatisch geleert werden, sehen Sie sich dafür bitte die Dokumentation Mail Queue Never Flushed Automatically an. Zusätzlich dazu, hilft Ihnen die Knowledgebase Troubleshooting JIRA Service Desk möglicherweise dabei die Prozesse in JIRA-Applikationen besser zu verstehen.

Die Diagnose

Dies kann mehrere Ursachen haben, deshalb müssen Sie die folgenden Schritte durchführen um den Grund des Problems ausfindig zu machen:

Prüfung des E-Mail-Queue Dienst Intervalls

Die E-Mail-Queue-Dienste werden standardmäßig minütlich durchgeführt. Manchmal kann dieser Intervall durch Benutzer verstellt worden sein, woraus sich eine direkte Auswirkung auf die Dauer der E-Mail-Übertragung ergibt. Sie können den Intervall überprüfen indem Sie zu Einstellungen > System > Erweiterte Einstellngen > Dienste gehen. Falls ein anderer Wert hinterlegt ist ändern Sie ihn zurück auf 1 Minute und prüfen Sie anschließend ob das Abhilfe geschaffen hat. Fahren Sie mit der weiteren Diagnose fort, wenn der Standardwert (1 Minute) definiert ist.

Error-Message steckt in der E-Mail-Queue fest

Es kommt vor, dass Error-Nachrichten nicht versendet werden können und dadurch die JIRA-Applikation immer wieder versucht diese zu versenden, wodurch die anderen E-Mails natürlich verzögert versendet werden. Dieses Problem kann aber aus dem Log selbst entnommen werden oder durch einen Blick in die E-Mail-Queue identifiziert werden. Navigieren Sie zur E-Mail-Queue und leeren Sie die Warteschlange manuell. Sehen Sie nun nach ob eine der E-Mails die Queue nicht verlässt. Wenn Sie herausfinden welche E-Mail diese Verzögerung verursacht können Sie sich an https://support.atlassian.com für weitere Unterstützung wenden.

Dienste (auch von Drittanbieter-Add-Ons)

Standardmäßig laufen die JIRA-Anwendungsdienste entweder auf 2 oder 4 QuartzWorker Threads - das hängt von der JIRA-Version ab. Es gibt Verzögerungen bei der Ausführung von Threads, durch die die anstehenden Dienste (trotz geplanter Bearbeitung), nicht abgewickelt werden können. Um das zu überprüfen folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu System verwalten > Fehlerbehebung und Support > Protokoll- und Profilerstellung.
2. Suchen Sie nach "Standardlogger" und konfigurieren Sie die Protokollierungsebene für ein weiteres Paket:

Nach jedem Neustart der JIRA-Applikation muss diese Protokollierungsebene wieder aktiviert werden, denn sie deaktiviert sich automatisch bei jedem Neustart.

1. 1. com.atlassian.jira.service.services.mail
   2. com.atlassian.mail.queue (Dieser Teil wird nicht erscheinen, wenn Sie den darunter stehenden Schritt ausführen, aber er wird weiterhin angetriggert).

3. Aktivieren Sie das Postausgang-Protokoll und das Posteingang-Protokoll.
4. Überprüfen Sie ob der hinzugefügte Parameter in der Liste unten auftaucht (Tipp: Benutzen Sie die Suchfunktion Ihres Browsers. Es sollte nach der Aktivierung als DEBUG auftauchen).
5. Lassen Sie die Protokolle für 48 Stunden oder Ihrer gewünschten Dauer laufen - hauptsache sie zeichnen die aktivsten Stunden auf.
6. Filtern Sie aus den generierten Protokollen ($JIRA_HOME/log Directory) folgenden String heraus "Attempting to run mail queue service" (Tipp: Linux-Maschinen können grep verwenden um die Ergebnisse in eine Datei zu packen, bei Windows verwenden Sie die findstr um dasselbe zu tun). Sie werden etwas ähnliches feststellen:

2013-06-24 07:26:40,565 QuartzWorker-1 DEBUG ServiceRunner Mail Queue Service [service.services.mail.MailQueueService] Attempting to run mail queue service
2013-06-24 07:28:40,570 QuartzWorker-1 DEBUG ServiceRunner Mail Queue Service [service.services.mail.MailQueueService] Attempting to run mail queue service
2013-06-24 07:30:41,587 QuartzWorker-0 DEBUG ServiceRunner Mail Queue Service [service.services.mail.MailQueueService] Attempting to run mail queue service
2013-06-24 07:32:40,570 QuartzWorker-0 DEBUG ServiceRunner Mail Queue Service [service.services.mail.MailQueueService] Attempting to run mail queue service
2013-06-24 07:59:45,790 QuartzWorker-0 DEBUG ServiceRunner Mail Queue Service [service.services.mail.MailQueueService] Attempting to run mail queue service 

7. Vergleichen Sie die Zeit, die für die Ausführung erforderlich ist. Am obigen Beispiel werden Sie bemerken, dass der Dienst 2 Minuten benötigt und manchmal auf über 30 Minuten schießt. Wenn die Ausführung bei Ihnen konstant 1 Minute dauert, dann bedeutet das, dass der Fehler von anderen Faktoren verursacht wird, wie z.B. diese:

Netzwerk und E-Mail-Server

1. Prüfen Sie ob Sie Ihren Mailserver mit einem Ping erreichen können und ob die Latenzzeit bei der Zustellung hoch ist.
2. Wenn die Latenzzeit hoch ist beeinflusst das die Verzögerungszeit für JavaMail, das von JIRA-Applikationen für die Zustellung in zeitlichen Abständen genutzt wird.
3. Es könnte ebenso sein, dass der Mailserver die SMTP überladed und deshalb Anfragen nicht zeitig abgeschlossen werden können.
4. Konsultieren Sie die Netzwerk- und Server-Administratoren, wenn Sie ein solches Problem feststellen können.

Umgekehrter DNS

Jedes Mal, wenn versucht wird eine E-Mail zu versenden, wird ein umgekehrter DNS Lookup für den JIRA-Server Hostnamen durchgeführt. Wenn die DNS nicht erreichbar ist, muss die JIRA-Applikation auf einen Timeout warten, was durchaus lange Zeit in Anspruch nehmen kann (20-40 Sekunden).

Abonnements zu großen Verteilern oder langsame JQL

Es können Abonnements an große Benutzergruppen versendet worden sein oder langsame Abfragen bei abonnierten Filtern sein.

Die Lösung

Abhängig davon welches Problem die Verzögerung der E-Mail Dienste auslöste, haben Sie einen entsprechenden Lösungsweg zur Auswahl:

Bei Verzögerungen in den E-Mail-Warteschlangen

Verkürzen Sie die Verzögerungszeit in den Einstellungen der E-Mail-Warteschlange nach Belieben.

Nachrichten bleiben in der E-Mail-Warteschlange stecken

• Überprüfen Sie ob die feststeckende E-Mail Informationen über die Ursache enthält (E-Mails stecken immer bei einem bestimmten Empfänger, Vorgang oder Eventtyp fest)
• Stellen Sie die gesammelten Informationen darüber https://support.atlassian.com zur Verfügung, damit weitere Analysen zur Ursache vorgenommen werden können (Bitte stellen Sie ein vollständiges Support-Zip zur Verfügung (Administration > System > Atlassian-Supporttools > Support-ZIP) um eine bessere Diagnose zu ermöglichen)

Dienste und Dienste von Drittanbieter-Add-Ons

• Überprüfen Sie die laufenden Dienste, wenn es mehr als 5 Dienste sind, die dieselbe Verzögerungszeit wie die E-Mail-Warteschlange haben (standardmäßig 1 Minute), könnte das die Verzögerung der Diensteausführung verursachen, weil gewartet werden muss bis die anderen Dienste abgeschlossen sind. Setzen Sie die richtigen Verzögerungen für die Dienste, damit sie zu verschiedenen Zeitpunken ausgeführt werden können, z.B.: Der Mail Handler Dienst alle 5 Minuten und so weiter und so fort.
• Stimmen Sie die Verzögerungen anderer Dienste so ab, dass klar wird welcher Dienst das Problem auslöst (größere Verzögerungen ermöglicht eine klarere Sichtbarkeit in den Protokollen) und überprüfen Sie hierbei auch ob die E-Mail-Queue planmäßig ausgeführt wird. Machen Sie die notwendigen Anpassungen erst wenn Sie herausgefunden haben was die Ursache der Verzögerung ist.
• Geben Sie dem Vertreiber des Drittanbieter-Add-Ons ein entsprechendes Feedback wenn ein Dienst dieses Add-Ons längere Zeit bis zur Ausführung und Beendigung benötigt.

Netzwerk und E-Mail-Server

• Konsultieren Sie den Netzwerk- oder E-Mail-Server-Administrator um diese Störung zu beheben.

Umgekehre DNS

• Überprüfen Sie ob die Host-Datei korrekt ist.
• Überprüfen Sie ob der Hostname und der Server korrekt sind.
• Pingen Sie den Hostnamen:
  ping <HOSTNAME>
• Führen Sie einen nslookup auf der zurückgegebenen IP aus:
  nslookup <IP_ADDRESS_FROM_PING>
• (Nur für Linux): Führen Sie einen DIG lookup aus:
  dig -x IP <IP_ADDRESS_FROM_PING>
  

Filter-Abonnements zu großen Verteilergruppen oder bei langsamen JQL

Dieses Problem kann durch den folgenden Bug verursacht werden:

JRA-61543 - Outgoing Mail Stopped Working due to Large Group Filter Subscription Verified

Mit der unten stehenden Abfrage wird eine Liste mit Filtern, deren JQL-Querys, den Gruppen, die die Filter abonnieren und der Benutzeranzahl der Gruppe erhalten:

SELECT sr.filtername, sr.reqcontent, fs.groupname, count(1) as group_members_count
FROM filtersubscription fs
JOIN searchrequest sr on sr.id = fs.filter_i_d
JOIN cwd_membership cm on cm.parent_name = fs.groupname
WHERE membership_type = 'GROUP_USER'
GROUP BY sr.filtername, sr.reqcontent, fs.groupname
ORDER BY 4 DESC;