Vorgänge sind die elementare Entitäten in Jira. Die Vorgänge können je nach Team oder Projekt die verschiedensten Dinge repräsentieren. Ihr Entwicklungsteam könnte mit Vorgängen zum Beispiel Featurestories, Programmieraufgaben oder Bugs eines Produktes abbilden.

In diesem Schritt werden Sie selbst einen Vorgang erstellen. Wir werden Ihnen zeigen wie Sie einen Vorgang durch seinen Workflow verschieben und dabei Ihre Teamkollegen mit einbinden.

1. Schritt: Erstellen Sie einen Vorgang

Beginnen wir mit der Erstellung Ihres ersten Vorgangs.

Klicken Sie im Jira-Header auf den Button "Erstellen", um den "Vorgang erstellen"-Dialog zu öffnen.
Füllen Sie die Felder mit den folgenden Beispieldaten aus. Nur die Felder mit einem * sind Pflichtfelder.
- - Projekt: Jira Junior
  - Vorgangstyp: Story
  - Zusammenfassung: Als Kind möchte ich spaßvoll Vorgänge erstellen.
  - Beschreibung: Machen Sie alles mit Freude!
  - Lassen Sie alle anderen Felder leer bzw. lassen Sie die Standardwerte stehen.
Klicken Sie auf "Erstellen" um den neuen Vorgang zu erstellen.
Es wird für einige Sekunden eine Bestätigungsnachricht angezeigt. Der Vorgangsschlüssel Ihres neuen Vorgangs lautet: JJ-1.

Erstellen Sie einen weiteren Vorgang mit dem Vorgangstyp "Bug" und folgender Zusammenfassung: "Das Jira Junior Logo ist nicht pink genug." Definieren Sie die restlichen Felder wie Sie möchten.

2. Schritt: Bearbeiten Sie einen Vorgang

In diesem Schritt zeigen wir Ihnen wie Sie einen bereits existierenden Vorgang mithilfe der Schnellsuche finden und ihn mit der Inlinebearbeitung editieren. Das ist nützlich wenn Sie zum Beispiel weitere Informationen, Dateien oder Screenshots zu einem Vorgang hinzufügen möchten. Die Inlinebearbeitung ist die schnellste Art einen Vorgang zu editieren. Beachten Sie jedoch, dass die unausgefüllten Felder im Ansichtsmodus eines Vorgangs ausgeblendet werden. Die leeren Felder lassen sich deshalb nur über den "Vorgang bearbeiten"-Dialog editieren (Bearbeiten-Button im Ansichtsmodus eines Vorgangs).

Tippen Sie im Suchfenster oben "JJ-1" ein und starten Sie die Suche mit der Eingabetaste. Ihr erster Vorgang erscheint als Suchergebnis. Die Schnellsuche ist nur eine von vielen Suchmethoden in Jira, alle weiteren werden wir im nächsten Abschnitt behandeln.
Fahren Sie mit der Maus über das Feld "Priorität" bis ein Stift-Icon mit dem Label "Klicken Sie zum Bearbeiten" erscheint und klicken Sie darauf.
Klicken Sie auf das Feld "Highest" um die Priorität auf den Höchstwert zu setzen. Nun erscheinen ein Haken- und ein Kreuz-Icon.
Speichern Sie Ihre Änderung ab, indem Sie auf den Haken oder an eine beliebige Stelle in Jira klicken.

3. Schritt: Stellen Sie einen Vorgang fertig

Jeder Vorgang folgt einem Arbeitsablauf. In Jira werden die Vorgänge mithilfe von Arbeitsabläufen (auch Workflows genannt) von einem definierten Anfangspunkt bis zum Endpunkt geführt. Ein Workflow setzt sich aus den Vorgangsstatus (z.B. offen) und den dazwischenliegenden Transitionen (z.B. Bearbeitung beginnen) zusammen. Der folgende Arbeitsablauf ist der, der standardmäßig in Jira verwendet wird:

Um einen Vorgang fertig zu stellen, müssen Sie auf die "Fortschritt starten"-Transition klicken und den Vorgang damit aus dem Status "Offen" in "In Arbeit" verschieben. Abschließend müssen Sie mit der "Vorgang lösen"-Transition den Vorgang aus dem Status "In Arbeit" in "Erledigt" verschieben.

Sie sollten den Vorgang "JJ-1" sehen, falls nicht öffnen Sie ihn mithilfe der Schnellsuche. Wie Sie sehen, sind alle Funktionen bezüglich des Arbeitsablaufes an einer Stelle gruppiert:

Klicken Sie auf "Fortschritt starten". Der Status Ihres Vorgangs ändert sich zu "In Arbeit".
Klicken Sie jetzt auf "Vorgang lösen". Das Dialogfenster "Vorgang lösen" erscheint.
Lassen Sie die Felder unberührt und klicken Sie auf den Button "Lösen", der sich unten rechts befindet. Der Status Ihres Vorgangs ändert sich zu "Erledigt".

Wie Sie bemerkt haben erfordert das Lösen eines Vorgangs die Eingabe von weiteren Informationen, während dies beim Starten der Bearbeitung nicht notwendig ist. Manche Vorgangstransitionen haben standardmäßig ein dazugehöriges, sich öffnendes Dialogfenster (zur Eingabe dieser Informationen). Sie können bei der Neuanlage von Arbeitsabläufen definieren, dass die Benutzer bei jedem Transitionswechsel die dazugehörigen Informationen in einem solchen Dialogfenster eingeben müssen.

4. Schritt: Weisen Sie einen Vorgang einem anderen Benutzer zu

Wenn Sie Jira zusammen mit Ihrem Team benutzen, werden Sie sicherlich nicht jeden Vorgang selbst bearbeiten bzw. lösen. Bringen Sie also einen weiteren Benutzer ins Spiel, indem Sie ihm einen Vorgang zuweisen.

Suchen und öffnen Sie dafür den Vorgang "JJ-2", indem Sie "JJ-2" in das Fenster der Schnellsuche eingeben und die Entertaste drücken.
Klicken Sie dann im Vorgang auf "Zuweisen". Alternativ können Sie das mit den Kurzbefehl ". zuweisen" tun.
Geben Sie "alana" im Bearbeiter-Feld ein und wählen Sie sie in der sich öffnenden Dropdownliste aus.

Tippen Sie ("copy & pasten" Sie es nicht einfach) den folgenden Text in das Kommentarfeld ein und klicken Sie abschließend auf "Zuweisen".

Hi @william, Jira Junior macht jetzt *richtig spaß* (siehe JJ-1). Alana wird das Logo korrigieren.

Sie werden folgendes bei der Eingabe dieses Kommentars bemerken:

Bei der Eingabe des @-Symbols werden Sie dazu aufgefordert einen Benutzer auszuwählen, in diesem Beispiel ist es William. Nachdem Sie gespeichert haben wird William per E-Mail mit einem Link zu diesem Vorgang benachrichtigt. Dieses Feature nennt sich Mentioning bzw. Markieren oder auch Erwähnen.

Und beim Klick auf Zuweisen:

Der Vorgang ist nun zu Alana zugewiesen und mit einem Kommentar versehen.
Im Kommentarfeld wurde automatisch ein Link zum Vorgang JJ-1 erstellt.

Die Wörter "richtig spaß" sind im Vorgangskommentar fett markiert. Wenn Sie die Beschreibung eines Vorganges bearbeiten und auf das Icon klicken, sehen Sie die weiteren Textformate.