Der Kunde
Die Springer Fachmedien GmbH (vormals: Springer Business Media GmbH) ist eine Verlagsgruppe mit Sitz in München. Unter diesem Dach vereint die Springer Science+Business Media die deutschsprachigen Fachverlagstöchter Springer Fachmedien München GmbH, Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH und Springer Medizin. (Wikipedia)
Aufgabe
Anforderungsmanagement und Aufgabenverwaltung um die internen Anfragen zu verwalten, sowie die Einplanung dieser in den aktuellen Projektplan.
Die Anforderung an das System war, dass die Entwicklung möglichst einfach und intuitiv in dem selben Tool arbeiten kann, in dem geplant wird und die Anwender Ihre Anfragen eintippen können - u.A. um Redundanzen und unnötige Pflege zu vermeiden.
Ausserdem sollte die Entwicklung technisch Agil arbeiten können, heißt auf Boards in denen Sie Ihre Entwicklungszyklen (Sprints) planen und Umsetzen können, ohne sich durch mehrere Ansichten klicken zu müssen.
Des Weiteren sollten die Anwender über eine simple Oberfläche Requests erstellen können, gerade wenn Sie keinen Jira Zugriff haben, um auch die Nutzer abzuholen, die keine Affinität zu solchen Anwendungen haben.
Die Lösung
Die Lösung besteht aus einem Zusammenspiel der Aufgabenverwaltung Jira und den Erweiterungen Jira Service Desk und Portfolio für Jira.
Es kann jede Art von Aufgabe gepflegt werden, da diese abhängig von Projektkontext und Aufgabentyp gesteuert werden, heißt jede Aufgabenart kann potentiell einen eigenen Prozess verfolgen, über eigene Felder etc. verfügen. Des Weiteren hat die Entwicklung über die Boards die Möglichkeit Ihre Aufgaben im Tool zu planen, was das dezentrale Arbeiten signifikant vereinfacht.
Die Anforderungen, können über sehr einfache Formulare in einem separaten Portal von Internen und auch Kunden eingestellt und beobachtet werden. Eingestellte Anforderungen werden dann von einem Team reviewed und gegebenenfalls in die Entwicklung / Bearbeitung weitergereicht. Ein großer Vorteil ist hier, dass alle bearbeiteten Anfragen in Confluence dokumentiert werden und man beim Erstellen einer Anfrage bereits auf gelöste, ähnliche Vorgänge hingewiesen wird und sich so die eigene Anfrage oft schon erledigt. (Jira SD mit Confluence als Knowledge Base).
Auf der einen Seite haben die Teams die Möglichkeit, die Umsetzungszyklen in Ihren Boards selbst zu organisieren, auf der anderen Seite sieht das Management durch die Portfolio Komponente, in globalen oder bereichsspezifischen Plänen, wie weit die Planung mit der Realität übereinstimmt, wo eventuell Bottlenecks auftreten, sowohl was die Ressource angeht, als auch spezielle Phasen des Projekts, den Themenbereich und gegebenenfalls Skills.
Alle im System hinterlegten Daten sind auswertbar und können auch exportiert werden. Ausserdem können sehr einfach Zeiten geprüft und durch Zeitziele gemessen werden. (Klassische und flexible SLAs)
Einfaches erwähnen, informieren der Kollegen, die Zusammenarbeit auf einem Board und die Anknüpfung an Confluence als Intranet oder Dokumentationsplattform erleichtern das Miteinander und fördern die Produktivität.
Zeit-, event- und filterbasierende Automatismen, die z.B. Aktionen im Prozess oder Benachrichtigungen anstoßen können, wie eine Wiedervorlage oder zeitkritische Warnungen.
Persönliche Dashboards/Cockpits, Team-orientierte Boards oder klassische Support-Queues: Alles ist möglich und kann dem Nutzer zur Verfügung gestellt werden, um der persönlichen Präferenz der Bearbeitung gerecht zu werden.
Technologie:
Atlassian Jira, (Confluence)