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Zusammenarbeit im Unternehmen mit Atlassian Confluence

Zusammenarbeit ist einer der wichtigsten Aspekte, wenn es um die Akzeptanz von Intranetsystemen geht. Denn Confluence erlaubt es den Mitarbeitern gemeinsam an Dokumenten, Inhalten, Grafiken und vielem mehr zu arbeiten. Das steigert nicht nur die Produktivität sondern sorgt auch für eine Verbesserung der Qualität der Inhalte.

Jedoch sind diese Freiheiten auch oftmals mit Überforderung verbunden; zu groß ist oft die Hemmschwelle gerade für Anfänger Dateien einfach selbst zu bearbeiten. Anstatt den Fehler oder die Anmerkung selbstständig zu ergänzen, wird dann häufig die Kommentarfunktion verwendet. Die Frage ist also: Wie kann ich die Lernkurve der digitalen Zusammenarbeit überwinden?

Am wohl wichtigsten ist es Leute zu haben, die die Idee verstehen und auch verteilen - auch wenn das mit einem gewissen Top-Down-Druck verbunden ist. Es ist sinnvoll, dass die Leute, die das Konzept aufgenommen und verstanden haben, ihr Wissen und ihre Erfahrung in die Teams bringen und dort weiterverbreiten. Dabei muss verstanden werden, dass es nicht darum geht andere auf ihre Fehler hinzuweisen, sondern gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Schafft man es, dass sich die Mitarbeiter ruhig und ernsthaft mit Confluence auseinandersetzen, ist es ziemlich sicher, dass sich dieser überzeugt davon zeigen wird.

So kann sich ein Skeptiker in ein Multiplikator verwenden, in dem er einen Mitarbeiter nach dem anderen von dem System überzeugt; you win them one by one. Sobald die kritische Masse überwunden wurde, verbreitet sich die Überzeugung des Systems von selbst.

Wie gehe ich mit der Komplexität des Systems sowie der, des Marktes um?

Die größte Stärke von Confluence kann gleichzeitig auch zu einem echten Problem werden: Bei Confluence handelt es sich um ein sehr flexibles System. In anderen Worten: Möglich ist alles. 

Wichtig ist daher festzulegen, was man in seinem System überhaupt möchte. Benötige ich alle Buttons und jedes Feature? Oder reicht das, was die Benutzer wirklich nutzen? Das sind Fragen, mit denen man sich bei der Einrichtung des Systems auseinander setzen muss. Oft gilt hier: Weniger ist mehr!

Komplex ist auch der Markt, in dem wir uns befinden. Mittlerweile ist fast jeder Opfer von Informationsfluten in einer immer vielschichtigeren Datenwelt. Confluence hilft diese Daten und das darin enthaltene Wissen zu organisieren.Es kann dabei helfen den Überblick zu behalten, die tägliche Arbeit zu organisieren, Doppelarbeiten zu verhindern und sogar die Vielzahl an E-Mails zu reduzieren. 

Neben der freien Gestaltung gibt es hier auch Personalisierungen, die ebenfalls dazu beitragen, die Komplexität zu vereinfachen. So ermöglicht Linchpin, welches auf Atlassian Confluence basiert, das ortsbasierte Anzeigen von Nachrichten. So ist es problemlos möglich Mitarbeitern aus New York andere Nachrichten anzeigen zu lassen als den Kollegen aus Frankfurt.

Wir alle spüren den 'Information Overflow', es ist daher umso wichtiger, dass für Klarheit gesorgt wird und sich die Frage gestellt wird: Was sind relevante Nachrichten, die auch wirklich gelesen werden?

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