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  • Zentrales Wissensmanagement mit Atlassian Confluence (Teil 2): Vorbild Wikipedia, Microblog und Profile
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Wikipedia als Vorbild

Denkt man im Jahr 2018 über das Thema Wissensmanagement nach, muss einem ohne Zweifel Wikipedia in den Sinn kommen. Es sollte das Ziel sein, genau so etwas zu erreichen: Wikipedia hat es in kürzester Zeit geschafft Lexika "platt zu machen" und sich zu der Wissensplattform zu entwickeln, die die Menschheit heute nutzt. Das gilt für banale Themen wie Informationen über das Tierreich genauso wie für komplexe chemische Formeln als Grundlage für wissenschaftliche Arbeiten.

Ein Wiki bietet ein schnelle Dokumenterstellung und -bearbeitung. Und genau davon lebt ein Wissensmanagement. Man kann Dokumente schnell öffnen, schnelle Anpassungen vornehmen und wieder verlassen. Trotzdem hat man stets das Gefühl, dass diese Seite noch einem selbst gehört und man diese nicht abgibt.



„Wikipedia ist die Wissensplattform, die die Menschheit heute nutzt."






Echtes Wissensmanagement

In Unternehmen beobachtet man häufig, dass Mitarbeiter die Kommentarfunktion verwenden, um Änderungsvorschläge zu machen. Fragt man sie dann nach dem Grund antworten diese "Ich wusste nicht, dass ich das darf."

In Wikisystemen wie Atlassian Confluence bekommt man sehr schnell das Gefühl, dass man Änderungen an anderen Dokumenten machen darf. Diverse Funktionen, wie die Möglichkeit alte Versionen einfach wiederherzustellen, schaffen die nötige Bereitschaft dazu. Denn wenn ich eine Änderung mache, die dem Autor nicht passt, dann kann er diese jederzeit über die Änderungshistorie wieder rückgängig machen.

Die Möglichkeit zusammen an Dokumenten an einem Ort zu arbeiten und meine Ergebnisse jederzeit mit anderen Leuten zu teilen, die dann wiederum auch ihre Ergebnisse oder Informationen eintragen, das ist Wissensmanagement. Niemand kann das Dokument kaputt machen, ohne dass der Autor oder andere etwas davon mitbekommen. Und wenn andere ihr Wissen ergänzen und Änderungen vorschlagen, dann kann man sehr schnell Dinge erfahren, die man vorher vielleicht noch gar nicht kannte.

Wenn solche Inhalte von anderen hinzugefügt werden, über die sich der Autor eventuell noch gar nicht im Klaren war, dann entsteht ein wertschöpfender Prozess bei Ihrem Wissensmanagement.


„Ich habe trotzdem das Gefühl die Kontrolle zu behalten."






Der Microblog

Es kommt vor, dass sich Mitarbeiter über die unterschiedlichsten Themen austauschen wollen. Der Microblog bietet einen Kanal innerhalb von Atlassian Confluence, der vergleichbar mit dem Aufbau von Facebook, Yammer, Twitter und Co. ist - nur eben im geschäftlichen Kontext.

Man kann hier die unterschiedlichsten Diskussionen starten, Projektarbeiten transparent teilen und die Ergebnisse direkt kommentieren oder auch "liken". Wenn ein Kollege neu dazu kommt, kann er direkt alles lesen und alles nachvollziehen.

Vielen Mitarbeitern kommt es hin und wieder vor, als wären sie die einzigen, die etwas leisten würden. Sie haben das Gefühl allein mit der ganzen Arbeit zu sein. Atlassian Confluence sorgt dafür, dass dieses Gefühl nicht mehr aufkommt: Durch die Transparenz und die genaue Einsicht in die Dinge, die die anderen erledigen, verschwindet dieses Gefühl und zeigt den Mitarbeitern, was der einzelne wirklich alles leistet.

Hierbei geht es keineswegs um Leistungsüberwachung, sondern viel mehr um ein voneinander Lernen und untereinander Austauschen. Es ist nicht der Kern von Wissensmanagement im klassischen Sinne, sondern eher als Zusatz "Social Search" zu betrachten.


„Sie haben auf einmal das Gefühl, dass die anderen die ganzen Sachen voran bringen!"






Profile und Suche in Confluence

Profile in Confluence bieten im Grunde eine Erweiterung des Profils. Es ist problemlos möglich über eine Sidebar an der rechten Seite nach Kontakten zu suchen. Hier werden dann alle entsprechenden Kontakte mit den relevanten Profilinformationen angezeigt.

Aber nicht nur klassische Suchen nach Name oder Vorname sind machbar. Dem Mitarbeiter ist es zudem möglich nach Schlagworten wie "Confluence" zu suchen, um sich alle Kollegen anzeigen zu lassen, die sich eben auf dem Gebiet Confluence besonders gut auskennen.

Über die Filterfunktion sind verschiedene Komponenten kombinierbar. So können auch die Standorte oder Sprachen zusätzliche Suchkriterien sein, um den richtigen Mitarbeiter zu finden.


„Diese Art von Expertensuche gehört zu einem modernen Wissensmanagement dazu."








Fazit


Alles in allem lässt sich sagen, dass ein gutes Tool für Wissensmanagement Ihnen direkt am Anfang einen Nutzen bringt. Es geht darum Sie in Ihrem Tagesgeschäft zu unterstützen, Ihnen die Arbeit leichter, transparenter und effizienter zu machen. 

Das spart nicht nur eine Menge Zeit und damit auch Geld, sondern sorgt vor allem auch für eine sichtbare Qualitätsverbesserung, die sie mit der Software erreichen können.

Wichtig ist aber auch, dass dieses Tool schnell das tut, was es soll. Tut es das nicht und sorgt für langsame Prozesse, ist es nicht gut und erfüllt nicht seinen Zweck.













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