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  • Zehn Aspekte eines erfolgreichen Intranets
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 1.

Suchen Sie sich Supporter und Multiplikatoren
 

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Auf sich allein gestellt, kann ein Mitarbeiter ein Intranet-Projekt intern selten durchsetzen. Für ein so einschneidendes Vorhaben brauchen Sie ein Team aus Unterstützern. In Organisationen, in denen es an Kollaboration mangelt, finden sich in der Regel weitere Personen, die eine richtige, wirksame digitale Zusammenarbeit vermissen. In Unternehmen, in denen ein bestehendes Intranet schlecht läuft, gibt es normalerweise weitere Mitarbeiter, die das interne System voranbringen und modernisieren wollen. Ein wichtiger Schritt besteht darin, diese Kollegen als Supporter für das Projekt zu gewinnen und den Einfluss in der Organisation zu steigern.
(Der Intranet-Prophet: Idealismus, Aktivismus, Furchtlosigkeit, Willensstärke)

 2.

Fragen Sie Ihre Anwender und Fachabteilungen nach Anforderungen und Arbeitsprozessen

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In vielen Unternehmen gibt es zwar Intranets, aber sie werden nicht genutzt, weil sie nicht das bieten, was die Anwender brauchen und wollen. Klassische und elektronische Umfragen vor und während der Umsetzung des Intranet-Systems helfen, die Bedürfnisse der Anwender besser zu erkennen.
(Warum Unternehmen Intranet-Nutzern nicht geben, was sie brauchen und wollen)

 3.

Passen Sie die Oberfläche nach Corporate-Design-Richtlinien und unter Usability-Aspekten an

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Ein Social Intranet soll ein wertvolles Werkzeug sein. Dazu muss es auch optisch bestens integriert sein: Ein System, das visuell fremd wirkt, nehmen die Mitarbeiter schwer an. Ein Intranet sollte deshalb im Corporate Design des Unternehmens umgesetzt werden: Es ist dann kein visueller Fremdko?rper in der Systemlandschaft, sondern wird an Anfang an als vertraut wahrgenommen. Zusätzlich sollte bei dieser Anpassung die Nutzerfreundlichkeit erhöht werden, indem die Komplexität der Out-of-the-Oberfläche gegebenenfalls verringert wird.
(Warum Intranets und Wikis ein individuelles Design brauchen)
(Design-Beispiele erfolgreicher Linchpin-Implementierungen)

 4.

Personalisieren Sie die Inhalte und Funktionen
 

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Ein Intranet soll zu mehr Effektivität und Effizienz im Tagesgeschäft beitragen. Dieses Ziel kann erfahrungsgemäß am besten erreicht werden, wenn Mitarbeiter genau die Inhalte, Werkzeuge und Features zur Verfügung haben, die sie tatsächlich benötigen. Daher ist eine Personalisierung und Individualisierung des Intranet-Nutzererlebnisses ein wichtiger Erfolgsfaktor, beispielsweise basierend auf den Profilmerkmalen der User (Standort, Sprache, Abteilung, Position etc.). 

(Funktionale Kundenanforderungen an Intranets)
(Personalisierte Nutzererlebnisse im Intranet)

5. 

Gehen sie im Projekt iterativ vor
(kein großer Paukenschlag, um alles zu lösen)

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Ein Intranet-Projekt ist ein komplexes Projekt, und je höher die Komplexität ist, desto schwieriger ist es, alle Anforderungen im Vorfeld exakt zu definieren. Ein iteratives Vorgehen ermöglicht es dagegen, auf sich ändernde Anforderungen kurzfristig zu reagieren und keine Plattform zu entwickeln, die am Ende Funktionen bietet, die die Nutzer nicht brauchen, oder der wichtige Features fehlen.

(Confluence-Projekte als iterativer Prozess)
(Welche Vorteile bietet mir als Kunde ein Scrum-Projekt?)

 6.

Binden Sie die User während der Implementierung schon früh als Tester ein und verarbeiten Sie das Feedback

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Nutzerfeedback ist für eine erfolgreiche Software essenziell. Lassen Sie Anwender schon früh im Prozess mit Prototypen und frühen Iterationen arbeiten und gewinnen Sie so belastbare Rückmeldungen aus User-Perspektive dahingehend, was funktioniert und was nicht. Die Berücksichtigung dieses Feedbacks im iterativen Prozess hilft, ein besseres Intranet zu entwickeln. 

(Ein Pilotprojekt als Pflichtprogramm)
(Der Weg zu großartigen Nutzererlebnissen: Das Team schaut den Usern zu)

 7.

Planen Sie Ressourcen zum Aufbau und zur Pflege von Inhalten für das Intranet ein

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 Erfolgreiche Intranets haben einen hohen Return on Investment, aber sie binden auch interne Ressourcen. Gerade nach einem Rollout kann es sinnvoll sein, wenn ein Team sich zunächst intensiv der Content-Entwicklung widmet und dem System inhaltlich Leben einhaucht. Darüber hinaus ist es (je nach Unternehmen) hilfreich, ein Redaktionsteam zu gründen und verantwortliche “Owner” für Inhaltsbereiche vorzusehen, die qualitative Mindeststandards für Inhalte sicherstellen.
(Interne Kosten einer Confluence-Intranet-Einführung)
(Der Intranet-Gärtner: Aufgaben und Anforderungen)

 8.

Binden Sie die Geschäftsführung eng mit ein und lassen Sie das Management aktiv mit dem System arbeiten

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Ein modernes Intranet geht häufig auch mit einem Kulturwandel im Unternehmen einher hin zu mehr Mitarbeiterorientierung, Selbstorganisation und Eigenverantwortung. Einen solchen Wandel muss die Unternehmensführung unterstützen - das Stichwort lautet "Strong backing from the top". Ohne Unterstützung von oben, ohne Strategie und ohne die notwendigen Ressourcen ist eine neue Intranet-Einführung sehr problematisch. Der Punkt "Führungskräfte überzeugen" gehört zu den ersten und essenziellen strategischen Schritten in einem Intranet-Projekt.  
(Enterprise-2.0-Studie: Erfolgsfaktor "Strong Backing from the Top")
(Der Umgang mit Zweiflern und Blockierern)

 9.

Schulen Sie Projektteam und die Nutzer
 

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Ein modernes Intranet sollte intuitiv bedienbar und nutzerfreundlich sein. Dennoch handelt es sich um ein neues, bislang unbekanntes System mit oftmals ungewohnten Konzepten. Bieten Sie den Anwendern Schulungen und Schulungsunterlagen wie Broschüren, interne Blog-Artikel und Videoanleitungen an, damit die Adaption nicht von fehlendem How-to-Wissen gebremst wird.
(Einführungskampagnen: Informieren und schulen)

Erfolgreiche Intranets

 10.

Planen Sie den Roll-out mit internen Marketing-Maßnahmen, die den Kulturwandel und die Mitarbeiteraktivierung unterstützen

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Eine gezielte Marketing-Kampagne für ein neues Intranet-System ist ein bewährtes Mittel, um die Mitarbeiter zur Nutzung zu aktivieren. Poster, Aufkleber, Aufsteller, Notizblöcke und ähnliche Werbemittel mit der richtigen Botschaft schaffen Aufmerksamkeit für das Intranet und seine Möglichkeiten und helfen, passgenau auf die Anwendungsfälle hinzuweisen.
(Gimmicks und Marketing für Einführungs-Kampagnen)

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