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Tipps & Tricks

Der Erfolg eines Firmenwikis steht und fällt mit der Beteiligung der Mitarbeiter. Es ist dann erfolgreich und entfaltet dann seinen hohen Return on Investment, wenn viele Mitarbeiter es intensiv nutzen. In den wenigsten Unternehmen läuft eine Wiki-Einführung aber von allein und kommen die Mitarbeiter von sich aus sofort nach einem großflächiger Rollout in Scharen ins System. Daher sind interne Marketing-Maßnahmen oft nötig und sinnvoll. Auf dieser Portalseite bieten wir Ihnen Tipps und Best Practices, um das Firmenwiki gezielt und zielgruppengerecht unternehmensweit bekannt zu machen.

Ziele von Wiki-Marketing-Maßnahmen

  • Das Wiki in die bestehende Systemlandschaft integrieren
  • Usability optimieren
  • Informieren und schulen
  • Interesse wecken und begeistern

Individuelles Wiki-Design

Die individuelle Design-Anpassung eines Firmenwikis ist ein zentraler Erfolgsfaktor und maßgeblich für die Etablierung des Systems und seine effiziente Nutzung. Ein spezifisches Design verfolgt drei Hauptziele:

Die Mitarbeiterakzeptanz erhöhen

Individuelle Design-Anpassungen stoßen in aller Regel auf mehr Akzeptanz seitens der Mitarbeiter. Ein Wiki im Corporate Design des Unternehmens ist visuell von Anfang an eine vertraute Umgebung und wirkt weniger fremd. Erst wenn die Mitarbeiter dem System "vertrauen", werden sie aktiv mit dem Tool arbeiten.

Verbesserte Usability und individuelle Bedienelemente

Bei der Entwicklung eines individuellen Wiki-Designs ist es möglich, auf individuelle Anforderungen einzugehen und die Usability-Schwächen, die Confluence “out of the box” hat, auszumerzen. So können individuelle Bedien- und Navigationselemente eingerichtet werden, die Einsteigern den Umgang mit dem Wiki erleichtern und zu mehr Effizienz führen, Buttons lassen sich intuitiver positionieren, Teaser-Boxen können für eine bessere Orientierung und Content-Design-Optimierungen für eine optimale Lesbarkeit sorgen.

Zeitersparnis beim Export

Immer wieder muss Wiki-Content auch offline verfügbar gemacht werden. Durch Optimierungen der Export-Funktionen ist das Erstellen hochwertiger PDF-Exporte in wenigen Sekunden möglich, exportierte Dokumente liegen direkt im gewohnte Layout und Schriftbild vor.

Weitere Ressourcen

Einführungskampagne

Information und Schulung

Es bedarf häufig viel Energie und Einfallsreichtum, um das Wiki intern zu promoten. Nur wenn es bekannt und präsent ist, wird es auch genutzt. Dies sind einige geeignete Maßnahmen:

  • Blogartikel, Artikel in Mitarbeiterzeitschriften, interne News etc.: In thematischen Häppchen über das System und sein Konzept sowie Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen, Nutzen, Vorteile und Hintergründe informieren
  • Anwender-Workshops: Persönliche Einführung in die Arbeit mit dem Wiki und paxisnahes Training
  • Screencasts: Videos zu Grund- und Spezialfunktionen des Wikis und einzelnen Arbeitsschritten
  • Zentrale Hilfe: Bereich im Wiki mit Anleitungen, Hilfestellungen und Tipps und Tricks

Interne Werbemaßnahmen

Ein zentraler Aspekt einer Einführungskampagne: Ein Wiki ist etwas Neues und Sympathisches, es lohnt sich, sich für dieses Werkzeug und das mit ihm verbundene Konzept zu interessieren. Das Wiki kann für jeden Mitarbeiter hilfreich und nützlich sein.

Aufmerksamkeitsstarke Marketing-Maßnahmen helfen, passgenau auf die Anwendungsfälle des Firmenwikis hinzuweisen. Umsetzungsmöglichkeiten beginnen bei Streuartikeln wie einfachen Kugelschreibern oder Notizblöcken, die, mit der richtigen Botschaft versehen, an die Nutzung des Wikis erinnern. Mehr Raum für individuelle Botschaften bieten beispielsweise Plakate oder Pappaufsteller, die dort, wo sich viele Mitarbeiter aufhalten (z.B. in der Kantine oder im Eingangsbereich) wahrgenommen werden.

  • Interessante Wiki-Dokumente per E-Mail kommunizieren: Nutzen bieten und User dadurch ins Wiki locken
  • Plakate auf den Fluren: Neugierde wecken, die Kernbotschaft kommunizieren, konkrete Ankündigungen vermitteln
  • Virale Aktion: Mit ungewöhnlichen internen Marketing-Aktionen, die sich herumsprechen, überraschen und neugierig machen
  • Give-Aways für Mitarbeiter: Nützliche gebrandete Geschenke, die häufig in Gebrauch sind oder zur Streuung des Themas beitragen und so den Mitarbeitern das Thema “Wiki” immer wieder vor Augen bringen (z.B. Stifte, Post-its, Blöcke, Tassen)

Feedback einholen

Jeder Mitarbeiter hat andere Wünsche und Vorstellungen. Und die Mitarbeiter sind es, die täglich mit dem Wiki arbeiten sollen. Sie einzubeziehen, ist ein nicht zu vernachlässigender Bestandteil der Einführung und Optimierung eines Wikis. Möglichkeiten sind:

  • Collaboration Day: Mitarbeiter einbeziehen, um die Wiki-Nutzung weiterzuentwickeln und die Voraussetzungen für von den Mitarbeitern gewünschte Anwendungsfälle zu schaffen
  • Umfrage zur Wiki-Nutzung: Feedback zur Akzeptanz und Vorschläge für Optimierungen erhalten

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