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  • Team Calendars for Confluence - Integration in Microsoft Outlook
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In vielen Unternehmen wird Microsoft Outlook als Mail-Client verwendet und der dazugehörige Kalender für die Verwaltung von Terminen. Der Outlook-Kalender ist also gewissermaßen das "führende System" und alle relevanten Termine sollen dort angezeigt werden. Atlassian bietet deshalb die Möglichkeit, mit Team Calendars erstellte Kalender in Outlook anzuzeigen. 


Outlook-Integration leider noch rudimentär

Die Integration eines Team Calendars in Microsoft Outlook ist leider mit vielen Einschränkungen verbunden. Die wichtigste dürfte die stark eingeschränkte Kompatibilität mit den vielen Outlook-Versionen sein, die am Markt existieren. Atlassian hat die Integrationsfähigkeit auf eine einzige Outlook-Version beschränkt: 

Aktuell ist eine Anzeige von Team Calendars ausschließlich in Outlook 2010 möglich.

Diese Version wird von Atlassian mehr oder weniger offiziell unterstützt. Es gibt zahlreiche Erfolgsgeschichten, in denen die Integration in andere Outlook-Versionen gelungen ist, insofern können sich Nutzer anderer Versionen durchaus Hoffnung machen. Allerdings bietet Atlassian dafür keine Garantie und auch keinen Support an, so dass dies keine nachhaltige Lösung in einem wichtigen Geschäftsprozess sein sollte. 

Eine zweite Einschränkung besteht in der Art und Weise der Integration. Eigentlich handelt es sich nämlich nur um ein "Abonnement" eines externen Kalenders, der in Outlook angezeigt wird. Ein externer Datensatz wird ausgelesen und in Outlook importiert, so dass die Daten in Outlook zur Verfügung stehen. Es handelt sich jedoch nicht um eine vollwertige Integration mit einer Kommunikation in zwei Richtungen. Atlassian bringt das folgendermaßen auf den Punkt: 

Subscriptions are read-only (you cannot modify events from Outlook)

Outlook selbst kann also nicht für die Verwaltung der Termine verwendet werden, die Datenverwaltung muss stets in Team Calendars erfolgen. Zudem kann es zu einer zeitlichen Verzögerung bei der Anzeige kommen. Wenn Termine in Team Calendars verändert wurden, kann es eine Weile dauern, bis diese Änderungen auch in Outlook angezeigt werden. 

Weitere Einschränkungen bei der Outlook-Integration

Es gibt eine Reihe weiterer Einschränkungen, die Atlassian-User als störend empfinden und die Atlassian nach und nach adressieren wird. Dazu zählt bspw. die fehlende Möglichkeit zur Integration von Jira-Events. Wenn ein Team Calendar also Jira-Events anzeigt, können diese nicht korrekt in Outlook dargestellt werden. Eine weitere Schwäche ist der "Alles-oder-Nichts-Ansatz", der lediglich das Abonnieren eines ganzen Kalenders erlaubt, nicht jedoch das Abonnement einzelner Termine. 

Atlassian hat eine ganze Reihe an öffentlich einsehbaren Issues zur Outlook-Integration von Team Calendars dokumentiert. Interessierte können sich hier weiter informieren und einzelnen Themen folgen: Offene Issues mit dem Schlagwort "Outlook" im Jira-Backlog von Confluence Team Calendars

Anleitung: Einen Team Calendar in Outlook abonnieren

In der Dokumentation zu Team Calendars findet sich eine genaue Anleitung, wie die Integration eines Team Calendars in Outlook funktioniert. Hier ist der Link zu der entsprechenden Seite in der Atlassian-Doku: Subscribing to Team Calendars from Microsoft Outlook 

Eine kurze deutsche Zusammenfassung stellen wir im Folgenden zur Verfügung, so dass Sie bei Bedarf direkt von hier aus loslegen können, ohne die Doku wälzen zu müssen. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung: 

  • Öffnen Sie den Team Calendar, den Sie abonnieren möchten, und klicken Sie "Subscribe". 
  • Kopieren Sie die Adresse des Team Calendars; über diese ist der Kalender grundsätzlich auch von anderen Anwendungen abrufbar. 
  • Öffnen Sie in Outlook und klicken Sie dort die Option "Open Calendar" und dann "From Internet" an. 
  • Fügen Sie die zuvor kopierte Adresse Ihres Team Calendars als Location ein. 
  • Ggf. müssen Sie im Anschluss noch kurz Ihre Zugangsdaten für Confluence eingeben, um den Zugriff durch Outlook zu autorisieren. 

Weitere Informationen und Unterstützung 

Wenn Sie weitere Fragen zur Outlook-Integration haben oder Support bei der Einrichtung benötigen, melden Sie sich bei uns. Unsere Atlassian-Consultants haben langjährige Erfahrung bei der Konfiguration von Atlassian-Software und helfen Ihnen gerne bei allen Fragen rund um Confluence und Team Calendars weiter. Füllen Sie einfach das untenstehende Kontaktfomular aus und wir melden uns bei Ihnen.


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