Live Session: Scroll Office - Native Word-Dokumente aus Confluence heraus erstellen

Aufnahme der Live-Session vom 4.11.2010

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Features und Funktionsweise

• Bestehende Word-Templates hochladen oder vordefinierte Vorlagen nutzen, die Scroll Office mitbringt
• Vorlagen werden auf globaler Ebene oder auf Space- oder Seitenebene definiert
• Scroll Office erlaubt es, Metadaten zu definieren (Footer, Header, Autorenname, etc.)
• Vor dem Export einfach gewünschte Vorlage auswählen, um ein natives Word-Dokument aus den Wiki-Inhalten zu erstellen
• Export sowohl für einzelne Seiten als auch für Seiten inklusive aller oder mit bestimmten Tags versehenen Tochterseiten

Live-Demonstration

• Import von Word-Vorlagen
• Arbeit mit Metadaten
• Vorlagenauswahl
• Exportfunktionen (Einzelseiten, Seiten inkl. Tochterseiten)

Anwendungsbeispiele von Scroll Office

Ein Design-konformer Export von Wiki-Dokumenten sorgt dafür, dass es immer weniger Gründe gibt, Informationen in Microsoft Office zu erstellen. Vielmehr sollte man Informationen im Wiki erstellen und dann ggf. für die Formatierung in Word exportieren. Dafür gibt es zahlreiche Anwendungsfälle:

• Dokumentation von Software als PDF-Dokument ausliefern
• Angebote für Kunden erstellen
• Schulungsunterlagen passgenau zusammen stellen und aufbereiten
• Fachkonzepte und Anforderungsdokumente im Wiki erstellen und dann als PDF an Lieferanten / Kunden verschicken
• Berichte und Ergebnisprotokolle (z.B. bei Audits, Prüfungen, Analysen, Beratungsaufträgen, ...)
• Einfache Offline-Verfügbarkeit von Wiki-Inhalten für Manager (z.B. im Flieger, in der Bahn, unterwegs)

Einschränkungen und Schwächen

• Würde man sich nicht wünschen, dass man nach dem Export gar nichts mehr formatieren muss? Das geht aber (noch) nicht.
• Man muss einen möglichen Export in Word vorab "im Hinterkopf" behalten und daran denken. Im Wiki haben wir zum Beispiel schnell lange Überschriften. Im Word-Dokumenten-Layout sind die aber nicht vorgesehen. Man muss also darauf achten, im Wiki auch keine Vorlagen zu integrieren.
• Zwei Medien sind zwei Medien. Die Idee von "Single-Source-Publishing" rückt zwar durch Scroll-Office näher. Trotzdem gibt es immer wieder Elemente, die nicht gleichzeitig in Word und in Scroll-Office funktioneren können und werden. Dazu gehören zahlreiche Makros (Aufgabenlisten, Bildergalerien, Videos, eingebettete Multimedia-Elemente, ...) die im Wiki oft genutzt werden. Texte müssen also auf jeden Fall für den Zweck (Ausgabe als Export, Ausgabe als Website im Intranet, Ausgabe im öffentlichen Internet) zumindest optimiert werden.
• Scroll Office ist derzeit nur in englisch verfügbar. Das ist kein großes Problem, bereitet einigen Nutzern aber im Detail vielleicht Probleme. Wir wussten auf Anhieb beispielsweise nicht, was "Filter leading and trailing linebreaks." bedeutet.
• Microsoft Office 2007 only. Für die Einrichtung habe ich persönlich etwas Hilfe benötigt. Auf meinem Mac ist kein Office installiert. Auf meinem Windows-Rechner läuft nur Office 2003. Scroll Office läuft aber bei der Erstellung der Vorlagen nur mit Office 2007. Zumindest eine Lizenz und Installation davon sollte also im Unternehmen verfügbar sein.
• Es könnte sein, dass Confluence, diese Exportfunktionen selbst irgendwann einbaut. Derzeit sind die vorhandenen Tools Scroll Office allerdings deutlich unterlegen. Daher ist die Investition in eine Lizenzgebühr unseres Erachtens durchaus gerechtfertigt.

Stärken und Chancen / Bewertung

• Wir glauben, dass Scroll Office ein "must have" ist, so lange Confluence selbst keine ordentlichen grundlegenden Exportfunktionen anbietet.
• Die zahlreichen Anwendungsfälle sind in fast allen Unternehmen existent sorgen dafür das Scroll Office auch in vielen Unternehmen sinnvoll ist.
• Dadurch, dass die Lizenzierung nicht an die Confluence-User-Lizenzen gekoppelt ist, empfehlen wir einen kleinen Einstieg all unseren Kunden: 149 US-Dollar für einen besseren Export sind weise investiert.
• Scroll Office sorgt systematisch dafür, dass neuer Inhalt eher im Wiki (also zentral, dokumentiert, transparent, auffindbar) als verschlossen in einem proprietären Word-Dokument erstellt wird. Das ist langfristig und strategisch fast der wertvollste aller Effekte aus der Confluence-Erweiterung.

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