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Probleme mit nicht erfolgreichen und schwachen Wikis und Kollaborationslösungen

Wenn Sie heute bereits ein Wiki (wie TWiki, Foswiki, DokuWiki, MoinMoin, JSPWiki, MindTouch, Sharepoint Wiki, Pbwiki, SamePage, TracWiki oder TikiWiki) einsetzen, stoßen Sie häufig auf Probleme, die diesen Systemen immanent sind:

  • Unfreiwilliges "One-Administrator-Syndrome"
    Es gibt zwar Aktivität in den Systemen, diese geht aber oft nur von ganz wenigen Personen aus. Wir erleben oft, dass ein oder zwei Mitarbeiter die Inhalte für zig oder sogar hunderte Mitarbeiter pflegen. Dabei ist es gar nicht so, dass sie das wollten. Die anderen Mitarbeiter kommen mit dem System einfach nicht gut genug zurecht oder haben andere Gründe, die sie von der Zusammenarbeit abhalten.
  • Schlechte Usability verhindert Ausbreitung und intensive Nutzung
    In vielen Systemen wird den Betreibern schnell klar, dass System grundsätzlich die Bedürfnisse einiger Mitarbeiter gut erfüllen kann und diese es auch intensiv nutzen, die Komplexität oder schwierige Bedienung hingegen verhindert, dass viele Mitarbeiter das System nutzen. 
  • E-Mail ist immer noch schneller und sehr häufig genutzt.
    In solchen Fällen verfallen die Mitarbeiter, die das System nicht so intensiv oder nur passiv lesend genutzt haben aber oft zurück dazu, E-Mail als Kommunikationsmittel zu benutzen oder tun es weiterhin (wie immer). 
  • Parallelwelten und konkurrierende Systeme
    Es gibt Parallelwelten mit Dokumentation, Informationen und Prozessen. Letztendlich sind das proprietäre Dateien wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen und VISIO- und PowerPoint-Dokumente sowie andere Systemen mit einem ähnlichen Zweck. Das können auch Wikis oder spezielle Prozess-Tools sein. In einem richtigen und gut akzeptierten Wiki, gibt es keine "lebenden" anderen Systeme. Es kommt immer und überall vor, dass mal jemand etwas anderes ausprobiert. Das ist auch okay. Allerdings ziehen starke Systeme letztendlich solche "Experimente" immer wieder in das System zurück. Schwache Systeme werden dadurch geschwächt und erhöhen auf diese Weise die Komplexität weiter.

Haben Sie überhaupt eine erfolgreiche Kollaborationslösung / Wiki?

Grundsätzlich sollten Sie Ihr Bestandssystem ansehen und prüfen, ob Sie wirklich schon ein substanzielles Grundsystem haben. Wenn das nicht der Fall ist oder das System immer noch politisch sehr schwach ist, sollten Sie die hier beschriebene ROI-Berechnung eines Wikis zu Rate ziehen. Hier sind ein paar Heuristiken, die Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, ob Sie überhaupt ein relevantes Bestandssystem haben:

  • Ihr System hat mehr als 200 im System erstellte Dokumente und Informationselemente (nicht Dateianhänge oder Bilder).
  • Ihr System hat mehr als 5.000 Änderungen und Versionen aufzuweisen.
  • Das System wurde von mehr als 25 Personen als schreibender Redakteur genutzt.
  • Das System wurde von mehr als 200 Personen lesend genutzt.
  • Es gibt mehr als 10 Anwendungsfälle im Unternehmen, bei denen das System als Referenz oder Bestandteil des gelebten Prozesses genutzt wird.

Wenn Sie von den oben stehenden Punkten alle oder die meisten mit "Ja" beantworten können, sollten Sie sich ernsthaft Gedanken darüber machen, wie Sie mit dem Bestandssystem umgehen, wenn Sie zum Beispiel auf Confluence wechseln. Wenn die meisten der Punkte nicht oder eher nicht zutreffen, ist es zumindest eine ernstzunehmende Option, die Existenz des Bestandssystems nur nebenläufig zu betrachten.

ROI-Berechnung bei einem Bestandssystem (Beispiel mit 100 Mitarbeitern)

Annahmen:

  • Ein Mitarbeiter verdient 45 TEUR Gehalt pro Jahr. 
  • Das sind bei 80% Produktivität und 25% Abwesenheit durch Urlaub und Krankheit 100% kalkulatorischer Nebenkosten-Aufschlag das Unternehmens etwa (45000 Euro / 200 Arbeitstage / 8 Stunden * 0,8 Produktivität * 0,75 Anwesenheit * 2 Nebenkosten-Aufschlag=) 33,75 Euro oder gerundet 35 Euro pro Stunde.


BeschreibungAnnahme über ErsparnisKalkulationGesamtersparnis
Redundanzen vermeideneinmal pro Woche 0,5 Stunden pro Mitarbeiter ==>100 Mitarbeiter * 0,5 Stunden * 35 Euro * 52 Wochen pro Jahr= 91 TEUR im Jahr
Produktiver werden durch weniger suchenpro Mitarbeiter 15 Minuten (0,25 Stunden) pro Woche ==>100 Mitarbeiter * 0,25 Stunden *35 Euro *52 Wochen pro Jahr= 45,5 TEUR im Jahr
Mehr Zufriedenheit durch bessere Information1 Krankheitstag in 2 Jahren weniger ==>100 Mitarbeiter * 8 Stunden * 35 Euro geteilt durch 2 Jahre = 14 TEUR im Jahr
Bessere Meetings - etwas weniger, etwas kürzer, Agenda und Protokolle immer zugänglichpro Mitarbeiter 15 Minuten (0,25 Stunden) pro Woche ==>100 Mitarbeiter * 0,25 Stunden * 35 Euro * 52 Wochen pro Jahr= 45,5 TEUR im Jahr
Etwas weniger E-Mailspro Mitarbeiter 15 Minuten (0,25 Stunden) pro Woche ==>100 Mitarbeiter *0,25 Stunden * 35 Euro * 52 Wochen im Jahr= 45,5 TEUR im Jahr)
Dokumentation von Unternehmenswissen verhindert Verlust von Vermögenswerten bei Mitarbeiterverlust (Wechsel, Ruhestand, Tod)Ein Jahresgehalt in 10 Jahren ==> 4,5 TEUR * 10 Jahre / 10= 4,5 TEUR im Jahr
==> Kalkulatorische Summe (bei Wechsel von Open-Source-System)

= 246 TEUR TOTAL im Jahr

Kosten einsparen (Confluence spart zwischen 8 und 30 TEUR an Software-Lizenzkosten zu z.B. SharePoint. Gilt nicht beim Wechsel von Open Source-Systemen)




Sicherheit verhindert Datengaus ==> nicht quantifizierbar, aber auch unschätzbar wichtig




Transparenz verhindert Korruption ==> nicht quantifizierbar, aber auch unschätzbar wichtig (Das hat nichts mit Vertrauen zu tun.)





Schwächen in der Berechnung bzw. Anpassungsbedarfe

  • Wem das zu hoch erscheint, der kann Pauschale Abzüge in Abhängigkeit vom Erfolg für bestehende Lösungen (z.B. bestehendes Wiki, andere Kollaborationslösung) durchführen.
  • Die Anzahl der aktiven Anwender kann bei einer Zielgruppe von 100 Personen durchaus nur 80 oder 70 oder noch weniger Personen umfassen.
  • Die Einsparungen von Arbeitszeit sind grob geschätzt und können nicht belegt werden. Hier können andere Werte angenommen werden. Das hängt auch immer von den individuellen Möglichkeiten zur Suche und zum Informationsaustausch ab.

Haben Sie andere Punkte, die Berücksichtigung finden sollten? Sprechen Sie mit uns darüber.


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