Das Personenverzeichnis von Confluence beinhaltet die Daten der für den Login in Confluence berechtigten Benutzer. Bild, Name, E-Mail-Adresse und ggf. weitere Kontaktinformationen werden für jeden registrierten Benutzer angezeigt. Im Confluence-Standard wird das Personenverzeichnis auf dem Global Dashboard, also der Startseite von Confluence, verlinkt. Zudem lassen sich sowohl das Personenverzeichnis als auch die Profilseiten der einzelnen User ganz einfach über die Suche finden. So stellt Confluence sicher, dass die grundlegenden Informationen aller User bekannt sind und sich die Benutzer schnell und einfach finden und kontaktieren können. 

Personenbezogene Daten verstecken 

Soll Confluence jedoch mandantenfähig genutzt, eine Instanz also von unterschiedlichen Organisationen verwendet werden, kann das Personenverzeichnis einen signifikanten Nachteil darstellen. Ein häufig genannter Anwendungsfall ist die Nutzung von Confluence als Extranet, in dem für jeden Kunden ein eigener Space eingerichtet wird, auf den die Mitarbeiter dieses Kunden Zugriff haben. Meist will der Betreiber in diesem Fall nicht, dass jeder Kunde über das Personenverzeichnis sehen kann, für welche Unternehmen und Personen das Unternehmen sonst noch so aktiv ist. 

Was können die Betreiber von Confluence also tun, um das Personenverzeichnis auszublenden und die Profilseiten zu verstecken? 

Privatisieren von E-Mail-Adressen

Wer damit leben kann, dass alle Benutzer des Systems über eine Liste aller anderen Benutzer des Systems verfügen und nur Probleme damit hat, dass die Kontaktdaten aller Benutzer einsehbar sind, der kann einfach und unkompliziert die E-Mail-Adressen der Benutzer ausblenden. Confluence bietet diese Möglichkeit durch eine entsprechende Konfiguration in der Admin-Konsole. Dort kann die Sichtbarkeit der E-Mail Adressen unter dem Menüpunkt "Benutzer und Sicherheit" im Untermenü "Sicherheit"  gesetzt werden. Der Funktionsmenüpunkt lautet "Sicherheit der Benutzer-E-Mail".  

Im Dropdown-Menü können Sie wählen zwischen "öffentlich", "maskiert" und "nur für Administratoren sichtbar". Im Standard sind die Mailadressen öffentlich einsehbar. Werden die Mailadressen maskiert, werden sie immer noch komplett dargestellt, jedoch nicht mit einem @Zeichen, so dass bspw. keine Indizierung durch Spam-Bots möglich ist. Die einzige Möglichkeit, die Sichtbarkeit der Mailadressen für andere Benutzer einzuschränken, besteht darin, die Zugänglichkeit auf Administratoren zu beschränken. Die Mailadressen werden anderen Usern dann nicht mehr angezeigt. 

Benutzerinformationen gezielt schützen: Space Privacy - Extranet for Confluence

Wem das nicht reicht, dem empfehlen wir die Nutzung des Space Privacy - Extranet for Confluence Plugins von //SEIBERT/MEDIA. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, u.a. die folgenden Funktionen in Confluence so einzuschränken, dass nur Nutzer, die innerhalb eines sogenannten Extranet-Bereichs zusammen arbeiten, füreinander sichtbar sind:

• Benutzerverzeichnis
• Suche nach Personen
• @-Mentions
• Teilen-Funktion 
• diverse Confluence Makros

Unser Angebot: Konfiguration, Lizenzbeschaffung, Support 

Gerne helfen wir Ihnen bei der Lizenzbeschaffung für Space Privacy - Extranet for Confluence sowie bei der Konfiguration der Einstellungen und dem Test der gewünschten Funktionalität. Space Privacy - Extranet for Confluence ist ein mächtiges Plugin, das Confluence um wichtige Features in einem Extranet-Use Case erweitert. Man muss jedoch genau verstehen, wie das Plugin funktioniert und welche Einstellungen wo vorgenommen werden müssen, damit man die gewünschten Effekte erzielt. Dabei unterstützen wir Sie gerne, nutzen Sie einfach das untenstehende Formular zur Anfrage und wir melden uns bei Ihnen.