Was ist Office-Integration und warum ist sie so vorteilhaft?

Viele Unternehmen nutzen die Office-Schnittstelle in Confluence gerne und Intensiv. Es handelt sich um eine Möglichkeit, direkt aus dem Wiki heraus Office-Dokumente zu öffnen und wieder ohne Umweg ins Wiki zu speichern. Das Wiki versioniert die Dateien und indiziert Sie für eine sofortige Auffindbarkeit in der Suchmaschine.

Darüber hinaus können Dokumente direkt im Wiki in einer Vorschau angezeigt werden (Inline-Anzeige). Das erspart das Herunterladen und häufig viel Zeit auf der Suche nach dem richtigen Dokument.



Probleme und Ursachen

Bei der Office-Integration in Confluence handelt es sich um eine Schnittstelle zwischen Ihrem lokalen Rechner und dem Confluence-Webdienst. Hierbei sind tausende unterschiedlicher Kombinationen möglich, die die Fehleranfälligkeit und die Suche häufig erschweren:

  • Es werden unterschiedliche Betriebssysteme zum Einsatz gebracht: Windows, Linux und Macs sind gängig.
  • Immer mehr mobile Anzeigegeräte werden für die Nutzung von Wikis genutzt: iPhones, iPads, Android Handys und Tablets, Blackberry, Windows Mobile Phones, ...
  • Allein für diese 8 unterschiedlichen Betriebssysteme (OS) gibt es bis zu 20 unterschiedliche Versionen und Ausprägungen. Innerhalb der Versionen gibt es Patches und Minor Releases.
  • Jeder Nutzer muss einen Browser verwenden, um die Office-Schnittstelle anzusteuern. Hier sind üblich: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera
  • Auch diese Browser haben wieder zahlreiche unterschiedliche Versionen, von denen einige sogar gar nicht unterstützt werden (z.B. Opera).
  • Auf dem lokalen Rechner muss eine Office-Applikation installiert sein. Üblich sind hier Microsoft Office, Open Office, Libre Office, ...
  • Jedes dieser Office-Produkte hat wiederum zahlreiche Versionen. Lediglich einige Versionen werden für die Office-Schnittstelle unterstützt. Zum Beispiel wird Microsoft Office 2010 erst ab Confluence 4.0 offiziell unterstützt. Libre Office wird gar nicht unterstützt.
  • Firewalls, Proxies, Gateways und VPNs sind ebenfalls eine häufige Ursache, da diese u.U. den Netzwerkpakete manipulieren.

Die Komplexität des Themas ist aufgrund der hohen Kombinatorik immens.

Wie muss ich Fehler melden?

Wenn Sie einen Fehler mit der Office-Schnittstelle entdecken, brauchen wir für eine weitere Analyse auf jeden Fall folgende Angaben:
Ihr Betriebssystem mit Version (am besten als Screenshot), Ihr Office-Produkt mit Versionsnummer, Ihren Browser mit Versionsnummer (am besten als Screenshot), Ihre Confluence-Version, einen Screenshot und eine Beschreibung der Fehlermeldung und dem Weg dorthin.

Was kann generell getan werden?

Um die Office-Schnittstelle stabil auf Ihrem Rechner nutzen zu können, sollten Sie immer eine kompatible Versionskonstellation von Betriebssystem, Microsoft Office, Webbrowser und Confluence verwenden ('Software-Stack'). Häufig lässt sich diese Problematik vermeiden, indem Sie diesen Software-Stack gleichmäßig auf einem aktuellen Stand halten.

Häufig Ursachen für Fehler sind:

  • Sie verwenden, wie eingehend beschrieben, einen inkompatiblen Software Stack. Kompatible Konstellationen können Sie dieser Seite von Atlassian entnehmen.
  • Sie betreiben Confluence über eine unverschlüsselte Verbindung. Ab Office 2010 ist eine SSL-verschlüsselte Verbindung (HTTPS) zu Confluence erforderlich. Können Sie keine SSL-Verschlüsselung verwenden, müssen Sie auf allen Computern den Knowledge Base Artikel von Microsoft befolgen. Bitte beachten Sie die Sicherheitshinweise von Microsoft. Ein Deployment via Software Management System wie Empirum kann u.U. fehlschlagen, prüfen Sie deshalb händisch den KB-Artikel von Microsoft.
  • Ihr Browser (meist Internet-Explorer) vertraut dem Confluence-Server nicht und lässt ihn daher die Office-Schnittstelle nicht ansteuern. Achten Sie darauf, dass ihr Confluence im Internet Explorer in der Liste der 'vertrauenswürdigen Webseiten' (Intranet) hinterlegt ist.
  • Sie verwenden eine veraltete Version des Office Connector Plugins in Confluence. Prüfen Sie mit dem Plugin Manager, ob eine neuere Version zur Verfügung steht.
  • Sie betreiben Confluence hinter einem Proxy, der die Verbindung manipuliert. Versuchen Sie zwecks Diagnose eine direkte Verbindung zu Confluence.
  • Eventuell ist in Office ein veraltetes Login (Benutzername/Passwort) hinterlegt. Beim Öffnen der Dokumente werden Sie - zumindest erstmalig - nach einem Benutzernamen und Passwort gefragt, welchen Sie mit einem Haken bei 'Anmeldedaten speichern' speichern können. Wenn Sie nun Ihr Passwort in Confluence (oder ggf. Ihr Windows Passwort, wenn Sie eine Active Directory oder LDAP Anbindung verwenden) ändern, versucht Microsoft Office, eine Verbindung mit Confluence mit den gespeicherten, nicht mehr gültigen Daten herzustellen. Dies schlägt dann fehl. Löschen Sie die gespeicherten Logindaten aus Office.


Die allermeisten Probleme lassen sich durch eine kompatible Versionskonstellation von Betriebssystem, Office, Webbrowser und Confluence verwenden ('Software-Stack'). Beachten Sie dazu diese Seite von Atlassian.


Weitere Informationen zum Office-Connector


Weiterführende Informationen

Die unten stehenden Informationen sind alle in englisch, häufig aber noch viel umfangreicher, detaillierter und teils auch aktueller als unsere Informationen hier. Schauen Sie mal rein.





Aber ich will Ihre Hilfe! Was kann //SEIBERT/MEDIA tun?

Wir können tatsächlich die allermeisten Probleme mit dem Office-Connector lokalisieren und Behebungen aufzeigen. Das ist für viele Unternehmen hilfreich. Fast nie können wir die Durchführung der Fehlerbehebung übernehmen. Daher kann es sein, dass wir wissen, woran's liegt, Sie aber aufgrund anderer IT-Anforderungen z.B. keinen geeigneten Browser erhalten können. Das können wir gern gemeinsam klären.


Wir verstehen, dass all diese Informationen eher für technisch versierte Mitarbeiter Ihres Unternehmens hilfreich sind. Natürlich können Sie uns beauftragen, Ihnen bei der Suche und der Lösung Ihrer Fehler die Koordination zu übernehmen.

Bei solchen Client-abhängigen Konfigurationen können wir als externer Dienstleister häufig aber nur von außen "reinschauen" und dann zum Beispiel Ihren IT-Mitarbeitern helfen, die Probleme zu lösen. Mitunter müssen verschiedene Dinge ausprobiert werden, um das Problem zu isolieren und zu beseitigen. Mitunter entstehen nicht unerhebliche Zeitaufwände für unsere Beratungsleistungen in diesem Zusammenhang, bei denen vorab keine Erfolgsgarantie gegeben werden kann.

Gerne stehen wir aber zur Verfügung und helfen Ihnen. Füllen Sie einfach das Formular auf der rechten Seite aus und wir melden uns umgehend bei Ihnen. Oder chatten Sie live mit uns (siehe links "Live-Support").



Office-Connector









Link zu dieser Seite:
http://seibert.biz/confluenceofficeconnector





 

Dieser Inhalt wurde zuletzt am 20.02.2020 aktualisiert.

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4 Kommentare

  1. Andreas v. Rienen sagt:

    Einer unserer Kunden berichtet, dass ein Problem beim Arbeiten mit Office-Dateien unter Windows Vista behoben werden konnte: Die Installation des Hotfixes 942392 von Microsoft brachte hier Abhilfe. (Im Detail: Dateien wurden auf verschiedenen Clients unter Windows Vista lediglich im "read only"-Modus angezeigt. Ein Klick auf "In Office bearbeiten" funktionierte ohne den Hotfix nicht.)

  2. Andreas v. Rienen sagt:

    Von Atlassian gibt es ebenfalls ein Dokument, dass eventuell hilfreiche Lösungsvorschläge beinhaltet: Troubleshooting Read-Only problems in the Office Connector.

  3. Andreas v. Rienen sagt:

    Und auch dieser Knowledge-Base-Artikel von Microsoft kann hilfreich sein: Sie können Office-Dateitypen nicht direkt von einem Server aus öffnen, der nur die Standardauthentifizierung über eine Nicht-SSL-Verbindung unterstützt.

  4. Andreas v. Rienen sagt:

    Und weil das Thema wohl sehr komplex zu sein scheint, hier noch eine relevante Seite vom Hersteller: Office Connector Limitations and Known Issues

    Aus einem Kundenprojekt und basierend auf der oben genannten Seite hier noch einige Notizen zum Thememkomplex "Probleme bei der Anzeige von Office-Dateien":

    Eine kurze Recherche zu möglichen Problemen mit dem Office Connector liefert eine Vielzahl von möglichen Ursachen. Zum Beispiel:

    Tatsächlich ist es ein Missverständnis, dass in Confluence eingebettete Office-Dokumente "pixel-perfekt" angezeigt werden. Vielmehr dient die Vorschaufunktion mit Hilfe des "viewfile"-makros (also bspw. "viewppt") dazu, einen groben Überblick über den Inhalt einer Datei zu erhalten, ohne diese Öffnen zu müssen.

    Ein Wiki spielt hauptsächlich bei reinen Wiki-Seiten seine volle Stärke aus. Bei der Integration von Office-Dokumenten gibt es alleine aus technischen Gründen Einschränkungen. Hierzu gehört sicherlich auch die Vorschau der eingebetteten Office-Dateien.

    Losgelöst von diesen allgemeinen Ausführungen, hier noch ein paar konkrete Tipps zur weiteren Eingrenzung des Problems und möglichen Lösungsansätzen:

    Handelt es sich um ein Darstellungsproblem, dass auf jedem Rechner auftritt oder nur bestimmte Clients betrifft? In letzterem Fall wäre es noch eine Möglichkeit, die auf dem Client-Rechner installierte Version des Adobe Flash Player zu prüfen. Eventuell hilft ein Update der Software hier weiter, da die Anzeige der Office-Dokumente (hier also der ppt-Datei) mit der Flash-Technologie angezeigt wird.