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  • Kurze Demovideos ueber Confluence- und Linchpin-Anforderungen
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Segmentierung

Es gibt sowohl unternehmensweite gemeinsame Bereiche, die nicht beschränkt und die offen für jeden Intranet-Nutzer sind, als auch zugangsbeschränkte Bereiche für vertrauliche Informationen (z.B. Projektteam-Räume, auf die nur die Teammitglieder zugreifen können).

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Linchpin verfolgt den Ansatz, dass es Bereiche für die Top-down-Kommunikation (personalisierte Dashboards, zumeist nur Lesezugriff), geschützte Bereiche für Projekte und Teams (Schreibzugriff für berechtigte Personen) und offene Bereiche (offen für alle, unternehmensweite Zusammenarbeit) gibt. Große Unternehmen schätzen die Freiheit, das System graduell gemäß ihrer spezifischen Kultur und Business Cases adaptieren zu können. Dabei gehen Kunden oft allmählich den Weg von ziemlich restriktiv hin zu offen und kollaborativ: vom "Intranet 1.0" kommend, starten sie mit Linchpin ein "Intranet 1.5" und bewegen sich dann allmählich in Richtung "Intranet 2.0".

Bereiche anlegen und Berechtigungen editieren (Download)

Personalisierung

Nutzern werden durch aktive und passive Abonnements zur relevante Inhalte angezeigt (Content-Targeting).

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Linchpin bietet sowohl passive als auch aktive Personalisierung. Die passive Personalisierung ist sehr mächtig und erlaubt es Systemadministratoren, die Personalisierung aller Inhalte auf Basis der Nutzerprofile zu definieren. Das bedeutet, dass zum Beispiel das Dashboard auf beliebige Profilwerte hin zugeschnitten werden kann. Verbreitete Beispiele für die inhaltliche Differenzierung sind die folgenden: An welchem Standort befindet sich ein Nutzer? Welche Sprache spricht er? In welcher Abteilung arbeitet er? Ist er neu im Unternehmen und benötigt Onboarding-Informationen?

Das gesamte System kann im Hinblick auf die folgenden Aspekte voll personalisiert werden: Navigation (http://seibert.biz/navigationmenueditormarketplace), News (http://seibert.biz/enterprisenewsbundlemarketplace), Events (http://seibert.biz/easyevents), Teaser-Boxen, Microblogs (http://seibert.biz/microblogusa), Apps, lokaler Support-Kontakt sowie alle anderen Inhalte im System.

Usability

Das System ist für Nutzer und Redakteure einfach und intuitiv zu bedienen.

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Atlassian verfolgt mit dem Confluence-Produkt ein sogenanntes Low-touch-high-volume-Geschäftsmodell. Das bedeutet, dass die Nutzer die Software schnell kennenlernen und intuitiv mit ihr arbeiten können. Confluence hat sehr gute Nutzer-Adapationsraten und wächst im Unternehmen in der Regel von unten durch die gesamte Organisation. Im Bereich Usability und User Experience ist das Confluence-basierte Linchpin Konkurrenzprodukten wie Sharepoint weit voraus.

http://seibert.biz/intuitive (Download)

Networking

Es gibt eine "Folgen"-Funktion, um sich über Themen, Projektteams und die Aktivitäten von Kollegen automatisch informieren zu lassen.

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Dies ist eine native Confluence-Funktion. Die Software erlaubt es, Nutzern zu folgen, ein Netzwerk aufzubauen und automatisch Updates von den Leuten zu erhalten, denen man folgt (http://seibert.biz/confluencefollowusers). Es ist darüber hinaus möglich, Seiten, Seitenbäume, Blogs und ganze Inhaltsbereiche zu abonnieren. Dabei verfolgt Confluence einen durchdachten Ansatz im Hinblick auf die Benachrichtigungen: Es gibt sowohl In-app-Notifications als auch E-Mail-Benachrichtigungen mit Zusammenfassungen der letzten Änderungen (http://seibert.biz/confluenceemailnotification).

http://seibert.biz/spaces, http://seibert.biz/follow

Suche

Es gibt eine zuverlässige und umfassende Suchfunktion, Profile sowie eine Expertensuche.

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Das System bietet eine von überall aus zugängliche Schnellsuche sowie eine erweiterte Suche mit zahlreichen Filtermöglichkeiten. Linchpin bietet auch eine Mitarbeiter- und Expertensuche inklusive Skill-Management.

http://seibert.biz/confluencepersonensuche & http://seibert.biz/customuserprofiledocumentation

http://seibert.biz/search 

Projekträume

Das Intranet bietet Projekträume, in denen Teammitglieder Informationen teilen können, ohne E-Mails zu nutzen (offene und zugangsbeschränkte Projekträume).

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Die Wünsche und Ziele, die dieser Anforderung zugrunde liegen, sind verständlich und zentral für ein Intranet. Die Anforderung ist jedoch aus den folgenden Gründen problematisch formuliert:

1. So etwas wie einen "Projektraum" gibt es nicht
Die Anforderungen von Teams an ihre Zusammenarbeit unterscheiden sich gewaltig. Es ist nicht zielführend zu versuchen, sie alle zu einem einheitlichen Ansatz zu konsolidieren und dies dann Projektraum zu nennen. Das ist so naiv, wie den Leuten zu sagen, dass alle Projekte auf dieselbe Art umgesetzt werden können. Unserer Erfahrung mit unseren Kunden und ihren Teams nach unterliegt fast jedes Projekt unterschiedlichen Anforderungen. Einige müssen mit hoher Komplexität umgehen. In diesen Fällen muss der Projektansatz sich auf die Handelnden und ihre unikalen Fähigkeiten, mit Komplexität umzugehen, fokussieren. Sie müssen schnelle Kommunikation und schlanke Dokumentations-Werkzeuge adaptieren. In einem eher standardisierten Projekt wie dem Ausrollen einer Software in 20 Ländern gibt es dagegen vielleicht mehr Guidelines, stärker ausgeprägte Reporting-Elemente und den Bedarf, Feedback einzusammeln. Umfassende Dokumentationen, Umfragen und Microblogs können in diesem Projektumfeld gute Werkzeuge sein.
Das bedeutet: Es gibt nicht den einen Projektraum, der alle Projekte abbilden kann, sondern nur ein hervorragendes Tool-Set mit einfach zu nutzenden Funktionen und Leute, die wissen, wie sie welche Features in beliebigen Projekten und Situationen am effektivsten nutzen können.

2. Gänzlich ohne E-Mail ist nicht das richtige Ziel
Es stimmt, dass E-Mails problematisch sind. Zusammenarbeit per E-Mail ist ineffektiv und ineffizient. Aber leider (oder zum Glück, je nach Standpunkt) ist die E-Mail Teil der Lösung. Zu versuchen, die E-Mail komplett abzuschaffen, ist nicht das Ziel. Es gibt einen guten Grund dafür, warum auch in der heutigen Kommunikation auf die E-Mail zurückgegriffen wird. E-Mails sind allgegenwärtig, schnell und einfach. Und E-Mail bilden eine gute Ergänzung zu einem Intranet. Der richtige Ansatz bezüglich der E-Mail besteht darin, die zeitraubenden Elemente zu vermeiden und die informativen Elemente beizubehalten, beispielsweise Benachrichtigungen, die eine direkte Reaktion erfordern und die es auch in der App geben wird.

http://seibert.biz/rooms

Nutzergenerierte Inhalte

Es gibt Diskussionsforen und Microblogging via Newsfeed.

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Linchpin bietet Microblogs (http://seibert.biz/microblogusa), die helfen, schnell und spontan nutzergenerierte Inhalte zu generieren. Wir glauben, dass das alte Konzept der Diskussionsforen kein empfehlenswerter Weg mehr ist, wenn es um die Planung eines Intranets geht. Elemente aus Diskussionsforen werden von Wiki-Seiten, Microblogs, Blogs und Echtzeitkommunikation via Hipchat absorbiert.

http://seibert.biz/discussions, http://seibert.biz/discussions2 

Likes, Mentions, Kommentare

Das Intranet bietet Social-Media-Elemente, um Interaktion und Nutzerbeteiligung zu fördern.

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Das ist eher ein philosophischer Kommentar als ein Feature-Wunsch. Das Linchpin-Intranet fokussiert sich auf Inhalte und Wissen. (Als Vereinfachung kann man sich auf Wikipedia im Internet beziehen.) Der Wunsch nach sozialen Elementen bezieht sich auf Dienste wie Facebook, Twitter, WhatsApp etc. Die Äquivalente in Linchpin sind Microblogs für eine Kommunikation in Verlaufsdarstellung und Hipchat für Instant-Messaging und Gruppenchats wie in WhatsApp.

http://seibert.biz/interaction 
http://seibert.biz/microblogusa 
http://seibert.biz/gruppenchatsimintranet 

Dokumenten-Management

Das Intranet unterstützt elektronisches Dokumenten-Management (inklusive Versionierung und Benachrichtigungen über Modifikationen).

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Confluence bietet Versionierung von Dokumenten und automatische Benachrichtigungen über Modifikationen. Dies sind Standard-Features.

http://seibert.biz/doc, http://seibert.biz/doc2, http://seibert.biz/doc3  

Org-Charts

Es gibt Org-Charts: aktuell und interaktiv. 

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Linchpin bietet mehrere Wege, um visuelle Übersichten auf organisatorische Hierarchien abzubilden.

  1. Es gibt einen automatisierten Prozess, der Informationen aus allen Nutzerprofilen zieht und einen Ausschnitt des Org-Charts mit allen Vorgesetzten und hierarchisch Untergeordneten eines Nutzers in dessen Profil anzeigt.

  2. Wir haben auch eine Möglichkeit entwickelt, Org-Charts dynamisch zu explorieren. Ein Nutzer sieht auf diese Weise immer nur ein definiertes Level an Hierarchien - in Abhängigkeit zu seiner aktuellen Position im Unternehmen. Er kann jedoch einfach tiefer in die gesamte Organisation einsteigen und umgekehrt. http://seibert.biz/orgchartsdemovideo

  3. Linchpin umfasst eine ausgereifte und führende Diagramming-Lösung namens draw.io. Mit ihr können Anwender Org-Charts manuell erstellen, sie in Intranet-Seiten einbinden und sie auf weiterführende Informationen verlinken.

 

Benachrichtigungen

Es gibt Benachrichtigungen innerhalb des Intranets und per E-Mail, sodass die Nutzer wissen, was passiert.

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Confluence und Linchpin gehen mit Benachrichtigungen effektiv um. Die Art und Weise, Mitarbeiter zu Konversationen hinzuzuziehen, ist elegant. Wann immer ein Nutzer mit einer Seite interagiert ("Gefällt mir", Kommentar, Bearbeitung usw.), aktiviert die Software die Beobachten-Funktion für diese Seite und den Nutzer. Über künftige Änderungen erhält er dann zusammengefasste Benachrichtigungen in definierbaren Intervallen per In-App-Notification oder per E-Mail. Auf diese Weise erwachsen natürliche Konversationen, wobei es jedem Anwender freisteht, die Benachrichtigungen für die betreffende Seite jederzeit abzustellen.

Wer keine solche Fülle an Nachrichten für sein Intranet möchte, kann das System entsprechend konfigurieren und das Auto-watch-Feature unkompliziert deaktivieren. Es ist sogar möglich, Confluence ohne E-Mail-Server zu betreiben.

Tatsächlich lernen die meisten Kunden, dass Confluence einen produktiven Weg verfolgt, Benachrichtigungen zu versenden, die ihre interne Zusammenarbeit fördern. An diesem Beispiel wird auch verständlich, warum die E-Mail einerseits problematisch, andererseits aber auch Teil der Lösung ist.

http://seibert.biz/intranetnotifications 
http://seibert.biz/benachrichtigungenimintranet

Tagging

Die Fähigkeit, Schlagwörter (Tags) hinzuzufügen, unterstützt die Folksonomy und versetzt die Nutzer in die Lage, multi-strukturierte Inhalte zu erstellen.

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Tagging ist ein natives Confluence-Feature. Add labels (Download)

Vorlagen

Das Intranet bietet geteilte Vorlagen, um einen konsistenten Look & Feel zu gewährleisten.

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Berechtigungen & Zugang

Das Festlegen von Berechtigungen für Dokumente ist einfach.

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Bereichs-Beschränkungen

Für Bereiche gibt es ein differenziertes Berechtigungs- und Kontroll-Management.

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Umfragen

Umfragen können integriert werden.

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Versionierung

Modifizierte Dokumente werden versioniert.

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Datei-Vorschauen

Previews von Dokumenten und Dateien werden unterstützt.

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App Center

Es gibt eine persönliche Toolbox (App Store).

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Aufgepeppte Profile

Das Intranet bietet Profile mit Kontaktdetails, Notfallinformationen, Fähigkeiten, Foto etc.

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Kalender

Das Intranet unterstützt unternehmensweite Kalender mit Exportfunktion.

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Personalisierte News & Navigation

Es gibt eine personalisierte Startseite mit relevanten Informationen für jeden Nutzer.

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Rich-Text-Editor

Das Editorsystem ist einfach zu nutzen.

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Archivierung

Das Intranet unterstützt ein Content-Lifecycle-Management.

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Hipchat-Demos

FeatureDemo
Durch Räume scrollenDemo (Download)
Benachrichtigungen des ClientsDemo (Download)
Verfügbarkeit von RaummitgliedernDemo (Download)
Verfügbarkeit von Eins-zu-eins-ChatternDemo (Download)
Einladung via ErwähnungDemo (Download)
Einen neuen Raum erstellenDemo (Download)
Ein Bild via Copy & Paste teilenDemo (Download)

Demovideos

 

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