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  • Klassische Anforderungen an ein Intranet
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Sie wollen ein Intranet einführen und stehen noch ganz am Anfang? In der Regel ist der erste Schritt, die eigenen Anforderungen zu sammeln, um zu sehen, was die neue Software alles können muss. Häufig ist das aber gar nicht so einfach und Interessenten kommen auf uns zu, weil sie gerne eine Art Vorlage dafür hätten. Die Anwendungsfälle variieren natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Dennoch haben wir hier ein paar Beispiele für klassische Anforderungen aufgeführt, wie sie uns in Projekten immer wieder begegnen.



Ziele und Aufgaben eines modernen Intranets

Ziele der Kommunikation und Zusammenarbeit


Das Intranet ist das Einstiegsportal in den Arbeitstag.


Das Intranet ist der digitale Arbeitsplatz: Alles, was zur täglichen Arbeit benötigt wird, wird auf einer interaktiven Oberfläche zusammengeführt. Die Benutzeroberfläche ist individuell auf den Mitarbeiter zugeschnitten:

  • Tagesaktuelle Informationen
  • Alle Arbeitsvorlagen auf einen Blick
  • Gemeinsames Arbeiten an Aufgaben und Projekten
  • Übersichtliche Dokumentenablage
  • Aktuelle Wissensdatenbank


Das Intranet verbessert die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern, zwischen den einzelnen Bereichen sowie innerhalb der Projekte und über die internen Projekte des Unternehmens
Moderne Kommunikationskanäle ermöglichen eine gezielte Informations- und Wissensverteilung. Die Etablierung redaktionell beherrschbarer Feedbackkanäle fördert einen aktiven Dialog zwischen Management und Mitarbeitern. 

Das Intranet strukturiert, steuert und vereinfacht die Zusammenarbeit in den Bereichen, zwischen den Bereichen und in hausweiten Projekten. 
Die digitale Abbildung von arbeitsplatzorientierten und mitarbeiterindividuellen Geschäftsprozessen optimiert die internen Prozessabläufe. Die gemeinsame aufgaben- oder projektorientierte Ablage von Dokumenten und Informationen vereinfacht die Abstimmung und Zusammenarbeit zwischen den Bereichen und erleichtert die Steuerung von Projekten.


Wirtschaftliche Ziele

Das Intranet steigert die Produktivität und Effektivität unserer Arbeit. 
Das Intranet ist die Kommunikations-, Wissens-, Service- und Informationsplattform des Unternehmens. Die systematische Bündelung aller Systeme und Programme ermöglicht eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Informations- und Kommunikationsqualität im Unternehmen wird gesteigert und die interne Vernetzung gefördert. Web-2.0-Funktionen beziehen den Nutzer aktiv in die Wertschöpfung ein und sichern Interaktivität, Dezentralität und Dynamik. 
Das Intranet reduziert die internen Kosten. 
Das Kostenminimierungspotenzial des Intranets liegt in der Substitution von Inhalten, Funktionen und Prozessen. Das Intranet automatisiert Prozesse und Funktionen: Es bietet die einzige Möglichkeit, auf diese zuzugreifen. Alle Mitarbeiter sind angehalten, die Datenbanken und Systeme im Intranet zu nutzen und zu pflegen sowie die eigene Datenhaltung auf lokalen Laufwerken zu reduzieren. 
Das Intranet sichert unser Wissen. 
Das Intranet „lebt" von tagesaktuellen Informationen, von Ideen und Berichten, die von anderen Bereichen genutzt werden. Um die Gefahr der fehlenden Bereitschaft der Mitarbeiter zum „Knowledge-Sharing" zu minimieren, fördert und teilt das Management eine freie Informationskultur, für die es alle Mitarbeiter zu gewinnen gilt.



Ziele der Mitarbeiterzufriedenheit

Das Intranet fördert die Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung. 
Das Intranet fördert die Mitarbeitermotivation, indem es

  • den Mitarbeitern ein strukturiertes, effizientes Arbeiten ermöglicht,
  • die Transparenz von Prozessen und Entscheidungen erhöht,
  • den Dialog mit dem Management fördert und
  • nutzbringende Mehrwerte bietet.

Nutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang, Aktualität und Qualität des angebotenen Contents geben dem Intranet einen hohen Wert. 
Professionelle interne Kommunikation stärkt nachhaltig das „Wir-Gefühl" und steigert die Identifikation mit den Unternehmens- und Markenwerten. So unterstützt das Intranet die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.


Aufgaben eines modernen Intranets

Einleitung

Im Umfeld von Intranetprojekten tauchen unweigerlich Begriffe wie „Social Intranet", „Collaboration-Plattform" oder „Intranet 2.0" auf. All diese Begriffe haben eines gemeinsam: Sie beschreiben eine moderne Form des Intranets, das heute nicht mehr nur der reinen Informationsvermittlung dient, sondern vielmehr Austausch und Interaktion, digitale Formen der Zusammenarbeit, interne Wissensvermittlung und Prozessoptimierung fördert. 
Im modernen Intranet werden Inhalte nicht mehr nur von einer zentralen Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Usern auch aktiv erstellt und mitgestaltet. Der User Generated Content wird von den Abteilungen direkt veröffentlicht und kann von Kollegen ergänzt oder geändert werden. 
Eine personalisierbare Startseite ermöglicht zielgenaue individuelle Informationen und damit eine verringerte Informationsbelastung der Nutzer. 
Die Vorteile im Überblick:

  • Das Management kommuniziert mit Mitarbeitern und umgekehrt.
  • Die Unternehmenskultur kann geprägt und gelebt werden.
  • Prozesse werden optimiert.
  • Die Arbeitseffizienz wird gesteigert.
  • Aktuelle und relevante Informationen sind schnell auffindbar.
  • Individualisierte Arbeitsmaterialien führen zu bester Nutzerfreundlichkeit.
  • Der Team-Austausch wird intensiviert.


Sicherung der effektiven Informationsverteilung

Informationsverteilung ist die klassische Aufgabe von Intranets. Relevante Informationen aus dem Unternehmen und seinem Markt sollen möglichst aktuell erstellt, verteilt und konsumiert werden. Ein Intranet 2.0 kann und will in diesem Bereich zu einer völlig neuen Qualität in der Informationsverteilung kommen:


 

Zentral verteilte Informationen machen nur den Bruchteil der Informationsflüsse und -bedürfnisse eines Unternehmens aus. 
Durch eine dezentrale Redaktion von Inhalten können mehr, aktuellere und für den einzelnen Mitarbeiter relevantere (z. B. bereichsspezifische) Inhalte veröffentlicht werden. Die Etablierung von redaktionell beherrschbaren Feedbackkanälen fördert den Dialog zwischen Mitarbeitern und Management. Einfache rollen- und interessenbasierte Filter-, Such- und Benachrichtigungsmechanismen ermöglichen den Nutzern des Intranets, einfach auf die individuell relevanten Informationen und Nachrichten zuzugreifen und eine Informationsüberlastung zu vermeiden. 
Dezentrale Redakteure müssen gefördert, aber zentral betreut werden. Im Zielzustand sind alle Mitarbeiter dezentrale Redakteure. Übergreifende Redakteure stellen die Aktualität und Korrektheit zentraler unternehmenskritischer Inhalte sicher, sind aber auch Anlaufstelle für dezentrale Redakteure. Wichtig ist eine funktionierende Balance zwischen nutzergenerierten Inhalten und zentral erstellten und kontrollierten Inhalten.


Förderung der Kommunikation und des Wissensaustauschs

Einer der großen Vorteile eines „Social Intranets" ist, dass es Kommunikation und Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen ermöglicht, während früher eher abteilungsintern Feedback gegeben und diskutiert wurde. 
Um ein Social Intranet erfolgreich zu machen, ist es wichtig, eine konkrete Vision und ein Ziel für das Unternehmen zu formulieren. Ein Social Intranet kann nur richtig funktionieren, wenn die Mitarbeiter frei und unverkrampft miteinander diskutieren und auf Beiträge reagieren können. 
„Kollaborative Wissensarbeit" hat sich mittlerweile zu einem der wichtigsten Tätigkeitstypen für jede Organisation entwickelt. Damit Wissen im Unternehmen gebündelt und gezielt wiedergefunden werden kann, können Tool-Tipps eingesetzt werden. Auf diese Weise werden Lexikon- und Glossaranwendungen dynamisch ergänzt. Beim Lesen der Intranetinhalte werden Fachbegriffe interaktiv erläutert. 
Denkbar ist auch die Gestaltung des Intranets als dynamisches Wiki nach dem Vorbild von Wikipedia. In einem Wiki können alle Teilnehmer (fast) alle Inhalte verändern. Jede Veränderung wird dokumentiert und kann problemlos rückgängig gemacht werden. Durch steigende Nutzung steigen auch der Nutzwert und die Qualität der Inhalte. Es wird eine hohe Aktualität gewährleistet.


Optimierung der internen Prozesse

Ein gut konzipiertes Intranet unterstützt die Prozesse, in die die einzelnen Mitarbeiter involviert sind. Hierbei hilft ein möglichst flexibles Framework. Im Vorfeld sollte in eine saubere Prozess- und Bedarfsanalyse investiert werden. Benutzerindividuell entsteht dann eine webbasierte Arbeitsumgebung, die den Mitarbeitern echte Unterstützung bietet. Selbst in komplexen und dezentral organisierten Prozessabläufen. 
Um einen sinnvollen Aufbau der Inhalte zu erhalten, empfiehlt es sich, in Mitarbeiterprozessen zu denken und diese als Standardszenarien abzubilden, z. B. „Ich bin ein neuer Mitarbeiter" oder „Ich möchte eine Dienstreise organisieren". 
Wichtig ist, diese Prozesse zu digitalisieren und zu substituieren. Nichts hemmt die Akzeptanz eines Intranets mehr als die Schaffung einer Online-Parallelwelt. Ist der Entschluss gefallen, nicht nur alle benötigten Formulare online abzustellen, sondern auch Prozesse digital abzubilden (wie Urlaubsantrag, Adressenänderung, Krankmeldung etc.), macht es keinen Sinn, diese Services auch weiterhin offline anzubieten (also zum Beispiel durch Vordrucke und Formulare). Hier sollte die strenge Devise sein: Das Intranet ersetzt Prozesse und Funktionen. Kann der Urlaubsantrag online abgegeben werden, dann sollte dies die ausschließliche Möglichkeit darstellen.


Unterstützung der operativen Arbeit

Ein modernes Intranet, der digitale Arbeitsplatz oder „Social Collaboration"-Plattformen sind immer nur ein Mittel zum Zweck. Der eigentliche Zweck digitaler Technologien ist die Unterstützung der Geschäftspotenziale, um in einer zunehmend dynamischeren, komplexeren und unberechenbareren Zukunft erfolgreich sein zu können. 
In dieses Ziel fallen alle Aktivitäten, mit denen das Intranet die operative Tätigkeit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter unterstützt und verbessert. Zentraler neuer Punkt ist hier die Zusammenarbeit in „Räumen", die im Gegensatz zu E-Mails und Laufwerken einen zentralen Ort für eine Gruppe, Abteilung oder ein Projekt schaffen. Dazu kommen Web-2.0-Erfindungen wie Wikis oder Blogs, die nun auch in diesen Räumen zur Verfügung stehen. 
Die operative Arbeit im Unternehmen wird effizient unterstützt durch schnelles Finden von Informationen und Wissen, Ansprechpartnern und Experten. Ein schneller und direkter Zugriff auf arbeitsrelevante Dokumente und die einfache Zusammenarbeit in übergreifenden Teams sparen wertvolle Arbeitszeit ein. Die Einstiegsseite des modernen Intranets lässt sich von jedem Nutzer personalisieren – so erhält er jeden Tag direkt alle Neuigkeiten und Informationen zu den Themen, die für seine Arbeit am wichtigsten sind. Indem es zentralen Zugang zu allen Anwendungen und Informationsquellen des Unternehmens bietet, ist das Intranet das Einstiegsportal in den Arbeitstag.



Funktionen und Inhalte

Überblick

Die Hauptfunktionen des neuen Intranets lassen sich in folgende Themen untergliedern:

  • Kernintranet
  • Social Intranet
  • Collaboration
  • Portal
  • Suche



Kernintranet

Adaption des Corporate Designs

Empfehlung der Arbeitsgruppe: 
Das neue Intranet muss nach den CD-Vorgaben des Unternehmens gestaltet werden.


Externer Zugriff

Erläuterung: 
Mitarbeiter können über eine solche Funktion auch außerhalb des Firmennetzwerkes auf das Intranet zugreifen, indem Sie die Adresse über einen Webbrowser aufrufen und sich per Zugangsdaten identifizieren. 
Nutzen: 
Unabhängig davon, wo sich Mitarbeiter gerade befinden – z. B. auf einer Veranstaltung, im Kundentermin oder zuhause –, sie haben jederzeit einen einfachen Zugriff auf das Intranet und damit auf alle Nachrichten und Neuigkeiten im Unternehmen.


Inhaltsfreigabeprozesse

Erläuterung: 
Über eine Inhaltsfreigabe-Funktion des Content-Management-Systems können Freigabeprozesse für erstellte Inhalte gesteuert werden. 
Nutzen: 
Die Erstellung relevanter Inhalte für andere Mitarbeiter und Bereiche kann dezentralisiert werden, in dem jedem Mitarbeiter über ein Rechte- und Rollenkonzept entsprechende Berechtigungen zum Erstellen von Content eingeräumt werden. Über einen Inhaltsfreigabeprozess kann der Content per Vier- oder sogar Sechs-Augen-Prinzip freigeben werden. So lässt sich einfach steuern, welche Inhalte im Intranet veröffentlicht werden. Voraussetzung hierfür ist ein Rechte- und Rollenkonzept und die Definition von Inhaltsverantwortlichen für jeden Bereich des Unternehmens.


Unternehmensweites Telefonverzeichnis

Erläuterung: 
Über das Intranet kann den Mitarbeitern der Zugriff auf ein unternehmensweites Personen- und Telefonverzeichnis ermöglicht werden. 
Nutzen: 
In Kombination mit Social-Search ist es möglich, gezielt Ansprechpartner nach Zuständigkeiten und Aufgabengebieten zu finden, indem entsprechende Schlagworte (unabhängig von Personennamen) eingegeben werden.


Newsletter

Erläuterung: 
Aus den Inhalten des Intranets soll regelmäßig ein Newsletter erstellt und an die Mitarbeiter versendet werden. 
Nutzen: 
Ein effizientes Nachrichtenmanagement informiert Mitarbeiter über Neuigkeiten in ihren „abonnierten" oder „verfolgten" Themenbereichen. Nachrichten können über ein solches Tool mit einem Mausklick, z. B. auf der personalisierten Startseite im Intranet oder Extranet, per SMS oder E-Mail veröffentlicht werden. Zusätzlich kann das Erscheinungsbild der Nachrichten für jedes Ausgabemedium über verschiedene Templates angepasst werden.


Mehrsprachigkeit

Erläuterung: 
Das Intranet kann für unterschiedliche Länder und verschiedensten Sprachen zur Verfügung gestellt werden. 
Nutzen:  
Eine Sprachverknüpfung ist sinnvoll, wenn das Unternehmen mit Dokumenten in verschiedenen Sprachversionen arbeitet oder Standorte außerhalb Deutschlands hat. So kann jeder Mitarbeiter von seinem Standort aus das Intranet in seiner gewünschten Sprache bedienen.


Möglichkeit der Medienverwaltung

Erläuterung: 
Über das Content-Management-System können unterschiedlichste Medien verwaltet werden. 
Nutzen: 
Komplexe Zusammenhänge lassen sich oft durch Videos einfacher erklären, authentischer als durch Text. Bildarchive (auch mit Bildern von internen sowie Kunden-Veranstaltungen) sind schnell eingerichtet und sorgen zumindest stoßweise für rege Nutzung.  


Zeitgesteuertes Veröffentlichen

Erläuterung: 
Viele Content-Management-Systeme ermöglichen ein zeitgesteuertes Veröffentlichen und Entfernen von Artikeln und Nachrichten. 
Nutzen: 
Artikel und Nachrichten können vorbereitet werden, wenn es zeitlich „passt" und durch eine Zeitsteuerung automatisch veröffentlicht oder entfernt werden, z. B. bei Stellenanzeigen. Diese Funktion ist ressourcenschonend und effizient einsetzbar.



Social Intranet

Social Bookmarking

Erläuterung: 
Social Bookmarks sind Internet-Lesezeichen, die von mehreren Nutzern gemeinsam auf einem Server im Internet oder im Intranet abgelegt werden, so dass sie gemeinsam darauf zugreifen können, um die Lesezeichen untereinander auszutauschen. Über eine Social-Bookmarking-Funktion im Intranet können die Mitarbeiter Links zu wichtigen und interessanten Inhalten innerhalb des Intranets teilen. 
Nutzen: 
Eingebettet in die Suche (Social-Search-Funktion), lassen sich beliebige Inhalts-typen (Dateien, Datensätze, E-Mails etc.) mit Lesezeichen versehen. Diese Social-Search- und Social-Bookmarking-Funktionalität optimiert die Suche automatisch durch die Interaktion mit den Nutzern.


Social Tagging

Erläuterung: 
Eine Social-Tagging-Funktion im Intranet ermöglicht das Verschlagworten von Inhalten durch die Nutzer. Eine dadurch entstehende Kategorisierung der Beiträge durch die Mitarbeiter kann in Form einer Tag Cloud direkt auf der Startseite abgebildet werden. 
Nutzen: 
Tag Clouds sind sehr effektiv darin, die wichtigsten Tags (Top-Tags) hervorzuheben und schnell erfassbar zu machen. Dieser Vorteil wird jedoch dadurch „erkauft", dass alle anderen Tags visuell zwischen den „Top-Tags" verschwinden.


Wikis

Erläuterung: 
Wikis erleichtern es, gemeinschaftlich Wissen zu dokumentieren und zu strukturieren. 
Nutzen: 
Wikis im Intranet sind ein geeignetes Mittel, um rasch und unkompliziert Informationen zusammenzutragen, die über einen längeren Zeitraum Bestand haben und damit eine – für alle beteiligten Mitarbeiter jederzeit zugängliche – Wissensdatenbank sind. Jeder Mitarbeiter kann sein Wissen zum Nutzen aller beisteuern. Das Wiki unterstützt die interne Kommunikation, und gerade im Projektmanagement ist es jedem Beteiligten möglich, sich schnell über Entwicklungen zu informieren. Die Dokumente im Wiki sind dank der Mitarbeit aller stets auf dem neuesten Stand; der mühsame Abgleich per E-Mail entfällt. 
Wikis sind flexibler als starre Seiten, deren Inhalte technisch aufwändig aktualisiert werden müssen. Bei der Arbeit im Wiki müssen Mitarbeiter sich außerdem weder zeitlich noch räumlich abstimmen und arbeiten unabhängig voneinander an denselben Inhalten. Änderungen sind sofort online. Dank des WYSIWYG-Editors sind Wikis leicht zu bedienen. Jeder Mitarbeiter kann problemlos Einträge editieren oder erstellen, ohne selbst über HTML-Kenntnisse verfügen zu müssen. Im Vergleich zu anderen Verwaltungssystemen sind Wikis hinsichtlich ihrer Systemanforderungen anspruchslos. Sie setzen kein bestimmtes Betriebssystem voraus und beanspruchen keine hohen Rechnerressourcen. Sie sind von jedem internetfähigen PC aus zu erreichen und über jeden gängigen Browser editierbar.  


Forum im Intranet

Erläuterung: 
Ein Internetforum ist ein virtueller Platz zum Austausch, zur Diskussion und zur Archivierung von Themen. Durch den offenen Dialog und Austausch zwischen den Mitarbeitern kann existierendes Wissen vermittelt werden und neues Wissen entstehen. 
Die Kommunikation in Diskussionsforen ist asynchron, das heißt ein Beitrag wird nicht unmittelbar und sofort, sondern zeitversetzt beantwortet. Damit die Nutzer sich besser orientieren können, sind viele Foren in thematische Bereiche unterteilt. Für die Orientierung ist es von Vorteil, wenn die Anzahl der Bereiche übersichtlich ist und diese überschneidungsfrei bleiben. Üblicherweise besitzt eine Forums-Website ein bestimmtes Oberthema und ist so unterteilt, dass es für verschiedene Unterthemen je ein eigenes Verzeichnis gibt, ein Unterforum. Man kann Diskussionsbeiträge (engl. Postings) schreiben, die andere lesen und beantworten können. Alle zusammenhängend aufeinander antwortenden Beiträge werden als Thread (Faden) oder Topic (Thema) bezeichnet. Indem man einen neuen Thread beginnt, fängt man eine neue Diskussion an. 
Technischer Standard eines Forums ist, dass das Eintippen und die Suche nach einer bereits vorhandenen Frage in einem Schritt erfolgen. Beim Eintippen einer Frage bietet das Forum eine dynamische Liste mit ähnlichen Suchbegriffen an, so dass der Nutzer direkt zu einer bereits gestellten Frage navigieren kann – im Optimalfall liefert die Vorschau dann schon ein Signal mit, ob bereits eine entsprechende Antwort existiert. 
Nutzen: 
Im Forum können die Nutzer Fragen stellen, sich austauschen, diskutieren und gegenseitig helfen. Es leistet eine Zentralfunktion für die Nutzer und wird daher als die „Brot-und-Butter"-Funktion von Communities bezeichnet: Hier bekommen Nutzer Antworten auf ihre Fragen und Hilfe bei ihren Problemen.


Blogs und Microblogs

Erläuterung: 
Blogs werden in Unternehmen typischerweise in Form von Wissens-, Ideen-, Service-, Kampagnen-, Produkt- und/oder Kundenblogs eingesetzt und stellen ein weiteres Kommunikationsmedium und einen Informationsspeicher dar. 
Der bekannteste Microbloggingdienst ist Twitter – ähnliche Programme gibt es auch zum Einbinden in das Intranet. Microblogs ermöglichen einen schnellen Austausch über 140 Zeichen. 
Nutzen: 
Folgende Formen von Blogs können sinnvoll im Intranet eingesetzt werden:

  • Ein durch die Geschäftsführung geführter Blog sorgt zum einen dafür, dass Mitarbeiter jederzeit über Neuigkeiten der Geschäftsführung und geschäftliche Entwicklungen auf dem Laufenden sind. Aber auch der direkte Dialog zwischen Mitarbeiter und Management wird durch eine Kommentarfunktion ermöglicht. Beides Dinge, die sich in der herkömmlichen Unternehmenskommunikation oft deutlich schwieriger gestalten. Soll ein Managementblog nur der Information der Mitarbeiter dienen, können Kommentarfunktionen auch ausgeschaltet werden.
  • Knowledge-Blogs dienen als Erfahrungsspeicher des Unternehmens. Mitarbeiter führen persönliche Journale. Sie können so untereinander auf das Wissen anderer Mitarbeiter zugreifen, es kommentieren und mit dem Autor des Blogs kommunizieren.
  • Meeting-Blogs protokollieren den Inhalt von Besprechungen und können wahlweise geschlossen oder offen via Passwort geführt und organisiert werden.
  • Projekt-Blogs werden speziell zur Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder Partnern geschaffen, um die Arbeit an einem Projekt zu begleiten und zu dokumentieren.


Microblogging innerhalb des Unternehmens kann sich lohnen für:

  • Kurz-Austausch von Tagesgeschäftsinformationen: „Gerade hat Herr X von Firma Y angerufen und will Beratung zum Thema Z. Wer kann ihn beraten? Können wir hierzu auch einen Workshop anbieten?"
  • Verteilung geschäftlich relevanter Web-Links
  • Austausch von Ideen: „Wie wär's, wenn wir diese Funktion in unsere Software einbauen? Wäre das nicht ein Mehrwert?"
  • Ersatz der berühmten „An-alle-Mails": Geburtstagseinladungen etc., für das Gesamthaus oder auch gruppen- oder bereichsweise gesteuert.
  • Qualitätssicherung durch das „Viele-Augen-Prinzip": „Leute, die Funktion AB ist im Beta-Stadium. Neben den systematischen Software-Tests wäre es toll, wenn ihr als „normale Nutzer" euch das ansehen könntet!"
  • Schneller Austausch von Expertentipps: „Ich habe in Word, Excel, Powerpoint gerade folgendes Problem. Feedback willkommen!"


Mitarbeiterprofile

Erläuterung: 
Profile wie aus anderen sozialen Netzwerken bekannt, sollen für jeden einzelnen Mitarbeiter, sowie für die Geschäftsleitung zur Verfügung stehen. Die klassischen Informationen wie Foto, Gruppe/Abteilung/ Bereich und Kontaktinformationen dürfen hierbei nicht fehlen. Zudem bieten sich folgende Möglichkeiten an:

  • Foto: Vorteil vor allem für neue Mitarbeiter
  • Kontaktinformationen: Telefon, Mobil und E-Mail-Adresse, Büronummer etc.
  • Statusanzeige (anwesend/abwesend/Dienstreise)
  • Aktuelles Projekt: Das aktuelle Projekt sowie eine Übersicht über bisherige Projekte, an welchen der Mitarbeiter gearbeitet hat. Dies hilft, Informationssilos im Unternehmen aufzulösen.
  • Kenntnisse, Skills: Die Kenntnisse sollten strukturiert erfasst werden.
  • Organisationsstruktur der Gruppe, Abteilung, Bereich
  • Social Stream: Auch sollten aktuelle Updates des Mitarbeiters angezeigt werden, wenn er beispielsweise Artikel im Intranet kommentiert oder neue Dokumente hinzugefügt hat.


Wird es jedem Mitarbeiter ermöglicht, sich, sein Wissen und seine Vernetzung darzustellen, erhält das Unternehmenswissen eine interessante neue Komponente. Denn selbst wenn das Know-how nicht direkt vorhanden ist, kann man über die Profile der Mitarbeiter erkennen, wer sich in Ausbildung, Studium und vorherigen Jobs mit ähnlichen Themen beschäftigt hat. Dies ist auf jeden Fall eine Investition wert. 
Damit die Profile verständlich und lesbar sind, sollte man eine Art Fact-Sheet erarbeiten und die „Dos and Don'ts", die „Musts" und die „Nice to haves" erarbeiten und den Mitarbeitern ermöglichen, diese Daten selbst zu pflegen. 
Die juristischen und datenschutzrechtlichen Bedingungen müssen dabei geklärt und beschrieben sein. Natürlich kann man Mitarbeiter nicht dazu zwingen, persönliche Informationen preiszugeben. Oft ist das Eigeninteresse der Mitarbeiter aber so groß, dass sich diese Frage in der Praxis nicht stellt. 
Nutzen: 
Der betriebliche Nutzen von Mitarbeiterprofilen entsteht erst bei gleichzeitigem Einsatz von Personensuche und Telefonbuchfunktion, ansonsten verkommt es eher zu einem Abklatsch von Facebook.


Inhalte bewerten

Erläuterung: 
Es soll ein Bewertungssystem geben, beispielsweise über Sternchen, welches interessanten Beiträgen die Möglichkeit gibt, hervorgehoben zu werden. 
Nutzen: 
Damit versprechen wir uns eine größere, bessere und schnellere Verbreitung der Inhalte und vor allem ein schnelleres Finden von interessanten Beiträgen, sofern diese bei der Suchfunktion berücksichtigt und bei den Suchergebnissen angezeigt werden.


Activity Feed

Erläuterung: 
Ein Aktivitätenstrom soll den Mitarbeitern einen aktuellen Überblick über Ihre individuell abonnierten News und Inhalte geben. 
Nutzen: 
Ein Activity-Feed informiert Mitarbeiter über Neuigkeiten in ihren „abonnierten" oder „verfolgten" Themenbereichen.


Single-Sign-on

Erläuterung: 
Das Single-Sign-On erlaubt Mitarbeitern den Zugang zu Anwendungen und Services in einem Netzwerk mittels einer einzigen Benutzerkennung und Authentifizierung. Diese erfolgt in der Regel bereits beim Einloggen in das Intranet. Anschließend können Mitarbeiter auf alle für sie freigegebenen Ressourcen zugreifen ohne sich jedes Mal authentifizieren zu müssen. 
Nutzen: 
Der User muss sich nicht unzählige Passwörter (je System eins) merken und in regelmäßigen Abständen aktualisieren.



Collaboration

Arbeitsbereiche für Gruppen und Teams

Erläuterung: 
Mithilfe von Arbeitsbereichen lässt sich die Zusammenarbeit in Teams im Rahmen von Projekten effektiver gestalten. Alle projektrelevanten Informationen und Dokumente können in einen Arbeitsbereich zentral bereitgestellt und bearbeitet sowie um Arbeitsergebnisse ergänzt werden.  
Nutzen: 
Wegfall des heute existierenden Projektlaufwerks und der damit verbunden Einrichtung der Zugriffe durch den Bereich Organisation.


Organisation von Projektteams

Erläuterung: 
Mitarbeiter können in Arbeitsbereichen interne Teams zusammenstellen und die Konstellation der Teams bei Bedarf jederzeit bearbeiten. 
Nutzen: 
Dies erleichtert das Arbeiten in Projektstrukturen.


Teamkalender

Erläuterung: 
Teamkalender eignen sich hervorragend zur Verwaltung und Planung von Gruppenereignissen. Dadurch kann die Koordination von (abteilungsübergreifenden) Teambesprechungen beschleunigt werden – so werden beispielsweise dem Terminkoordinator eine Reihe von geeigneten Zeiten bzw. Terminen vorgeschlagen. Alle Teilnehmer können zusätzlich via E-Mail, IM und/oder SMS über zeitnahe Ereignisse erinnert werden. 
Nutzen: 
Der Nutzen liegt vor allem bei der Planung von Projekten mit externen Beteiligten.


Interaktiv Formulare generieren

Erläuterung: 
Individuelle Web-Formulare können für die unterschiedlichsten Anforderungen ganz einfach zusammengestellt werden. Hierbei sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, sodass Mitarbeiter diese selbst gestalten können. Für Formulare gibt es unterschiedlichste Anwendungsszenarien wie bspw. Spesenabrechnung, Dienstreise- und Urlaubsanträge etc. 
Nutzen: 
Formulare können damit leicht und schnell erstellt sowie aktualisiert werden.


Instant Massaging

Erläuterung: 
Das Intranet bietet eine Chat-Funktion, die den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, in einem geschlossen virtuellen Raum sich zu unterhalten. 
Nutzen: 
In reinen Unterhaltungen sieht die Arbeitsgruppe keinen betrieblichen Nutzen.


Kollaboratives Schreiben

Erläuterung: 
Durch die Bereitstellung von Collaborative-Writing-Tools können Mitarbeiter in Echtzeit gleichzeitig und gemeinschaftlich (z. B. in Teams) Texte sowie Dokumente (z. B. Listen, Präsentationen, Konzepte, Berichte etc.) erstellen und bearbeiten – unabhängig von deren Standort. 
Nutzen: 
Erleichtert die Projektarbeit. Zeitersparnis durch gemeinsames Arbeiten an einem Dokument. Reduktion von Dokumentenversionen und späterem Zusammenführen dieser.



Portal

Dokumentenvorschau und Desktop-Sharing

Erläuterung: 
Dokumente (Word, Excel, PowerPoint, PDF etc.) können bereits im Webbrowser betrachtet und müssen nicht erst lokal heruntergeladen werden. Sobald ein Mitarbeiter beispielsweise ein Dokument mit anderen teilt, erscheint dieses im Aktivitätsstrom und kann bereits ohne Download direkt angesehen werden. 
Nutzen: 
Beschleunigt den Mitteilungs-Prozess und führt zu einer Zeitersparnis beim Mitarbeiter, da das Öffnen weiterer Programme und Anwendungen entfällt.


Dashboards

Erläuterung: 
Mitarbeiter können durch den Einsatz von Dashboards Daten aus verschiedenen Datenquellen verdichten und in Form von Diagrammen und Tabellen visualisieren. Dashboards bringen Informationen auf den Punkt und geben Mitarbeitern einen aktuellen Überblick zu wichtigen Kennzahlen und Key-Performance-Indikatoren. 
Nutzen: 
Der Mitarbeiter hat direkten Zugang zu Kennzahlen und KPIs. Allerdings sehen wir hierfür keine Notwendigkeit, da mit BW ein zumindest wirtschaftliches Kennzahlensystem zur Verfügung steht. Weitere Kennzahlen werden zurzeit nicht erhoben und der Aufwand mit anschließender Einbindung ins Intranet wird als zu groß betrachtet im Verhältnis zum Nutzen.  


Unterstützung von Prozessen und Workflows

Erläuterung: 
Intranets eignen sich, um unternehmensindividuelle Geschäfts- und Kommunikationsprozesse zu optimieren und folglich zu beschleunigen. Dabei können die unternehmensindividuellen Prozesse im Intranet abgebildet und (teil-)automatisiert werden. 
Nutzen: 
Durch die Einbindung von teilautomatisierten Prozessen kommt es zu Zeitersparnissen.


Personalisierung

Erläuterung: 
Mitarbeiter können die im Intranet angebotenen Dienste und Informationen einfach an ihre persönlichen Wünsche und Bedürfnisse anpassen. Hierzu stehen bereits vordefinierte Layouts bereit. Alternativ können Mitarbeiter eigene Layouts kreieren. 
Nutzen: 
Der Mitarbeiter personalisiert sich „sein" eigenes Intranet (siehe auch Widgets und Porlets). Damit werden die Akzeptanz und die zentrale Nutzungsfunktion des Intranets gesteigert.


Responsive Design

Erläuterung: 
Inhalte und Dienste des Intranets lassen sich für mobile Endgeräte (z. B. Smartphones und Tablet PCs) optimieren. So können Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf Unterlagen und Informationen zurückgreifen. 
Nutzen: 
Mitarbeiter im Außendienst und Mitarbeiter auf Dienstreise können mit mobilen Endgeräten schneller auf relevante Inhalte des Unternehmens zugreifen, da die Darstellung entsprechend für diese Technik angepasst wird. Lange Lade- und Seitenaufbauzeiten werden so vermieden. Damit werden die Akzeptanz und die Nutzungshäufigkeit erhöht.


Rechte- und Benutzerverwaltung

Erläuterung: 
Über die Rechte- und Benutzerverwaltung können Mitarbeiter je nach Funktion individuelle Zugriffsrechte auf Inhalte, Dokumente und Anwendungen im Intranet erhalten. Zugriffsrechte stellen somit sicher, dass Mitarbeiter nur auf die für sie vorgesehenen Informationen zugreifen dürfen. 
Nutzen: 
Ein modernes Intranet bietet über neue Funktionen eine Vielzahl von Nutzungsmöglichkeiten. Um ein ausuferndes „Surfen" zu verhindern, kann über Rechte die konkrete Nutzung eingeschränkt werden. Des Weiteren lassen sich so nur für bestimmte Zielgruppen Funktionen oder Zugangsbereiche definieren, z. B. ein Blog für Führungskräfte, ein Wiki für Projektmitarbeiter, ein Raum für Bankenbetreuer etc. Es macht nicht immer Sinn, alle Informationen allen zur Verfügung zu stellen. 
Des Weiteren ist ein Rechte- und Benutzerkonzept im Rahmen der Inhaltsfreigabe notwendig, damit nicht jeder Mitarbeiter ungeprüft Inhalte veröffentlicht.



Suche

Volltextsuche

Erläuterung: 
Die Volltextsuche ermöglicht das Auffinden von Informationen im Intranet, welche zur Lösung eines Problems erforderlich sind. In der Suche sind alle Inhalte sowie gängige Dokumenttypen (z. B. Word, PDF, Excel, PowerPoint Präsentationen etc.) vollständig mit eingeschlossen. 
Nutzen: 
Suchfunktionen sind das zentrale Nutzungselement im Internet und müssen im Intranet genauso funktionieren. Das Einbinden von Dokumenten bei der Suche macht Sinn, wenn entsprechende Dokumente im Intranet eingebunden werden, was von der Arbeitsgruppe grundsätzlich befürwortet wird (siehe auch Dokumentenvorschau). 


Personensuche

Erläuterung: 
Die Personen-Suche ermöglicht mitarbeiterbezogene Suchanfragen. So können Mitarbeiter im Unternehmen mit speziellen Fachkenntnissen und Kompetenzen schneller identifiziert werden. 
Nutzen: 
Neuen Mitarbeitern wird so die „Eingewöhnung" und selbständige Einarbeitung erleichtert, weil sie nicht umständlich nach Zuständigkeiten suchen und fragen müssen. Auch Mitarbeiter mit längerer Dienstzugehörigkeit werden dies nutzen, wenn sie gezielt nach Kompetenzen suchen müssen, z. B. bei der Zusammenstellung von Projektteams, bei Abgrenzungsfragen von Produktzuständigkeiten etc.  


Autovervollständigung

Erläuterung: 
Die automatische Vervollständigung schlägt dem Nutzer bereits bei der Eingabe seines Suchterms einige Suchbegriffe vor, die auf möglichen Suchtreffern basieren. Der Nutzer kann anschließend aus den Vorschlägen eine Auswahl treffen, wodurch der Schreibaufwand deutlich reduziert wird. 
Nutzen: 
Die Trefferqualität nimmt bei der Intranet-Suche zu, wenn Worte in das Suchfeld eingegeben werden, die zu 100%igen Treffern führen. Eine Autovervollständigung ist somit ein hilfreiches Instrument, um schnell die gesuchten Inhalten zu finden.


Highlighting

Erläuterung: 
Im Suchergebnis werden die verwendeten Suchbegriffe farblich hervorgehoben. Dies erleichtert beim Überfliegen bzw. „scannen" des Suchergebnisses die Einschätzung über die mögliche Relevanz einzelner Treffer. 
Nutzen: 
Nicht immer ist ersichtlich, ob ein Suchergebnis auch wirklich eine Relevanz hat. Durch das Hervorheben ist schnell zu erkennen, an welcher Stelle der Suchbegriff auftaucht und in welchem Sinnzusammenhang er dort steht. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit und einer Zeitersparnis.