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Workshop-Informationen

Kurzbeschreibung

Der Kickoff-Workshop stellt die offizielle Übergabe des Projekts aus dem Vertrieb in die Umsetzung dar. Er ist der formelle Start in das Projekt und sollte zeitnah an die Beauftragung erfolgen. Inhaltlich dient er der Abstimmung aller wichtigen Rahmendaten und Parameter für die Realisierung des Gesamtprojekts. 

Zielgruppe

Am Kickoff-Workshop sollten von Kundenseite aus der Projektleiter sowie das Projektteam teilnehmen, das für die Einführung des neuen Systems verantwortlich ist. Gerne können auch Stakeholder hinzukommen, um zu Beginn Einfluss auf Timelines und wichtige Meilensteine nehmen zu können.

Inhalte

Agenda

  • Vorstellung Workshop-Leiter
  • Vorstellungsrunde der Teilnehmer
  • Abgleich der Zieldefinition und der Erwartungen

Strategische Themen

Strategische Positionierung des Systems

  • Klare Kommunikation an die Nutzer, was das neue System ist und wozu es gedacht ist - Was wäre die Definition der strategischen Positionierung bei Ihnen?
  • Gibt es im Unternehmen eine Historie zum Thema Intranet, die uns bekannt sein sollte?
  • Gab es bereits andere Versuche, ein Intranet einzuführen, die nicht erfolgreich verlaufen sind?

Ressourcen-Planung

  • Definition der Pilot-Gruppe für die Ausarbeitung des Konzeptes
  • Grobe zeitliche Planung für die nächsten Meilensteine
  • Teamabstimmung zu Anwendungsfällen
  • Teamkapazitäten für die Ausarbeitung und die Unterstützung bei der Konzeptumsetzung sowie dem Testen

Image-Definition (Werbekampagne) - Erwartungshaltung steuern

  • Erwartungshaltung schaffen
  • Werbeaktionen
  • Auswirkung auf Akzeptanz
  • Namensgebung

Vorbereitung der Administratoren und Redakteure auf die Nutzung

  • Anwenderschulungen
  • Vorbereitung der Nutzer auf die Nutzung
  • Schulungen der Power-User 
  • Multiplikatorenschulungen (Train-the-Trainer)

Strategische Compliance

  • Wer sind die zentralen Ansprechpartner für das Intranet?
  • Wer ist für das Intranet langfristig verantwortlich und kümmert sich nicht nur um die Einführung, sondern auch um den langfristigen Betrieb und die Weiterentwicklung?
  • Welchem Fachbereich bzw. welcher Abteilung "gehört" das Intranet, auch im Hinblick auf Budgets und künftige Ausgaben?
  • Welche langfristigen "Feedback Loops" soll es geben?
  • Wie stellen wir nach dem Go-Live sicher, dass die User mit dem System zufrieden sind, gerne damit arbeiten und es in ihren Arbeitsalltag integrieren (bspw. Zufriedenheitsumfrage, Schulungen von insbes. neuen Mitarbeitern, Anleitung eines internen Trainers für Schulungen)?
  • Wer kümmert sich um die Bearbeitung dieses Themas und steht den Mitarbeitern als verantwortlicher Kontakt zur Verfügung?

Support

  • Wer übernimmt den Support sowohl in technischer als auch in fachlicher Hinsicht? Das ist insbes. beim Rollout wichtig, aber auch nach dem Go-Live, wenn User mit Fragen und Support-Fällen kommen, die bearbeitet werden sollen.

Politische Themen

Aktive Unterstützung

  • Gibt es besondere Unterstützer, z.B. aus der Management-Ebene, welche uns bei der Vermarktung des Systems unterstützen können? Können wir die Sichtbarkeit dieser Personen positiv für das System einsetzen?

Betriebsrat

  • Welche Rolle nimmt der Betriebsrat in Ihrem Unternehmen bei der Einführung von neuen Systemen ein?
  • Es ist zu empfehlen den Betriebsrat bereits so früh wie möglich über das Projekt zu informieren und zu involvieren? Gibt es hierzu einen Prozess den Sie anstoßen müssen bzw. gibt es bereits Mitglieder im Lenkungsausschuss, die den Betriebsrat in Ihrer Rolle vertreten?

Datenschutz

  • Was ist beim Umgang mit personenbezogenen Daten zu berücksichtigen?
  • Gibt es einen Betriebsrat oder eine andere Form der Mitarbeitervertretung, die involviert werden muss und mit der ggf. sogar eine Betriebsvereinbarung erstellt werden muss?

Nutzerdaten-Analyse und -Verwaltung

  • Welche Standardfunktionen von Confluence könnten kritisch sein und müssen ggf. deaktiviert werden (bspw. Folgen von Usern, Anzeige des Activity Streams eines Users, etc.)?
  • Gibt es die Anforderung für die Aufnahme von Nutzungsstatistiken?

Technische Komponente

Infrastruktur

  • Gibt es bereits Ressourcen zum Aufbau der Infrastruktur?
  • Welches Betriebssystem ist präferiert und welche Besonderheiten sind zu beachten?
  • Werden die Server virtuell oder physikalisch aufgesetzt?
  • Wie sollte die Server-Dimensionierung aussehen?
  • Gibt es ein externes Benutzerverzeichnis mit aktuellen Informationen der Mitarbeiter?
  • Soll ein Single-Sign-on eingerichtet werden? Welche Protokolle wären bei Ihnen denkbar?
  • Soll die Installation von //SEIBER/MEDIA übernommen werden? Falls nicht, wäre es erforderlich das //SEIBER/MEDIA eine Prüfung der Installation nach Abschluss vornimmt.

Aufbau der Umgebung und Empfehlungen

  • Installation Testumgebung
  • Installation Produktiv-Umgebung

Konfiguration der Umgebungen

  • Installation der LINCHPIN Ressourcen
  • Bereitstellung von Lizenzschlüsseln

Technische Compliance


Vorgehen & initiale Planung

Datenmigration

  • Gibt es Bestandsinhalte, die in das neue System migriert werden müssen? 
  • Handelt es sich dabei um Confluence-Inhalte oder um Inhalte aus Drittsystemen?
  • Wer ist für die Migration dieser Daten verantwortlich?

Zeitliche Planung (in Relation zu den Kapazitäten)

  • Aufbau einer Matrix/Zeitlinie mit gestaffelten Vorgehensweisen auf Basis der gelisteten Bestandteile
  • Verfügbarkeit der Infrastrukturen
  • Prüfung, Testing und Einrichtung technische Grundlage (LDAP, SSO, XML-Import, etc.)
  • Bei Bedarf Schulungsplanung für die einzelnen Zielgruppen
  • Designvorgehen und grobe Verfügbarkeit
  • Rahmen für den Aufbau und die Umsetzung der Konzeption und Konfiguration
  • Testzeitraum
  • Puffer zu Reaktionsmöglichkeiten bei größeren Änderungen (systemisch oder inhaltlich bedingt)
  • Go-Live Stand-by der Kapazitäten //SEIBERT/MEDIA
  • Abschlussrunde und Feedback (Idealerweise 4-6 Wochen nach Go-Live des Systems)

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