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Chats sind inzwischen fast so allgegenwärtig wie die E-Mail. Und manchmal auch genauso nervig. Wie geht man damit um, damit der Nutzen überwiegt?

Sie wissen jetzt, was ich tue, um weniger an Meetings teilzunehmen, und wie ich mithilfe digitaler Werkzeuge wie unserem Linchpin-Intranet und Jira trotzdem auf dem Laufenden bleibe. Doch was ist mit Gruppenchats? Sind die nicht auch sinnvoll, um sich abzusprechen und um immer zu wissen, was in der Firma so passiert? 

Gruppenchats sind mittlerweile eine Art Totschlag-Technologie geworden, die für viele Unternehmen ähnliche Formen wie die E-Mail angenommen hat. Chats – allen voran der Marktführer Slack – sind schneller, unkomplizierter und in ganz vielen Anwendungsbereichen auch praktischer als E-Mails. Wir können räumliche Entfernungen und sogar Zeitzonen einfach und sinnvoll überwinden. In Kombination mit Videotelefonie entsteht auch ohne örtliche Nähe eine Situation, in der wir wirksam als Team zusammenarbeiten können, selbst wenn wir über den ganzen Erdball verteilt sind.

Slack ist eine tolle Software, aber in meinen Augen viel zu teuer und für diesen hohen Preis nicht gut genug. Wer Office 365 von Microsoft oder die G Suite von Google nutzt, kann problemlos mit den dort integrierten Gruppenchat-Anwendungen Microsoft Teams bzw. Google Chat arbeiten. Ich räume jedoch ein, dass ich das bei Microsoft Teams nur aus zweiter Hand weiß. Bei meinen eigenen Tests mit dem Mac ist der ganze Rechner abgestürzt.

Entscheidend ist nicht, welche Gruppenchat-Software Sie nutzen, sondern dass Sie wissen, wofür sie geeignet ist und welche Anwendungsfälle darin gut aufgehoben sind (und welche nicht). In unserem Unternehmen nutzen wir übrigens eine Kombination aus Google Chat als offizieller Lösung und Telegram für mobile Anwendungsfälle (beispielsweise wenn Teams auf einer Messe oder unterwegs sind). Und für die Kommunikation mit Externen wie Partnern und Kunden, die schon Slack nutzen, haben wir ebenfalls Slack-Accounts. Sie sehen schon: Allein in unserer überschaubar großen Organisation müssen Mitarbeiter teilweise mit drei unterschiedlichen Gruppenchat-Lösungen arbeiten. Das erscheint verrückt, oder? Aber ich glaube, dass dieser Zustand bald zur Normalität werden wird. Über die technische Diversität und die Vielzahl an unterschiedlichen Werkzeugen werden wir nachher noch ausführlicher sprechen.

Fangen wir aber an dieser Stelle mal mit den guten und praktischen Aspekten von Chats im Unternehmen an.

Schnelle Abstimmungen

Es ist unglaublich, wie viele Dinge man über Chat abstimmen kann! Sie kennen das vermutlich längst selbst: Die meisten Menschen sind in WhatsApp-Gruppen. Ich bin allerdings ein Verfechter der Alternative Telegram und werde nicht müde, sie intern und öffentlich anzupreisen. Ich notiere Ihnen mal einen Link zu einem Vergleich, den ich aufgesetzt habe: https://seibert.biz/whytelegram

“Ich bin etwas spät dran”, “Wir kommen heute leider nicht”, “Könnten wir auch einen Salat statt des Gratins mitbringen?”, “Kannst du meine Schicht übernehmen?”, “Hast du mit dem Kunden Meyer schon telefoniert?”, “Können wir das Projekt Alpha noch retten oder sollen wir es lieber gleich abschreiben?”, “Ich bin heute krank ...” – Die Liste an sinnvollen Chatnachrichten, die nicht selten in weiteren Konversationen münden und Dinge wirklich voranbringen, ist endlos. Das gilt sowohl für private als auch für geschäftliche Anwendungsfälle – nur mit dem Nachteil, dass heute immer noch ganz viele Arbeitnehmer im beruflichen Umfeld auf Schatten-IT zurückgreifen (müssen), um geschäftliche Kommunikation zu betreiben. Als Schatten-IT bezeichnen wir Software, die nicht vom Unternehmen kontrolliert wird und die dennoch in der geschäftlichen Koordination zum Einsatz kommt. WhatsApp ist mit Abstand das prominenteste Beispiel. Natürlich ist es verboten und nicht datenschutzkonform, im Krankenhaus per WhatsApp über Patienten und Schichtpläne zu kommunizieren. Aber es ist eben so praktisch, dass es trotzdem überall gemacht wird. Bei Ihnen natürlich nicht, ist klar.


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Virtuelle Zusammenarbeit in Unternehmen: Social Intranets als digitale Heimat 

Nie zuvor wurde die Unternehmenswelt so sehr von Cloud-Software und Spezialanbietern überrannt wie jetzt. Es gibt so viel Software, dass es immer schwieriger wird, den Überblick zu behalten. Umso wichtiger ist es für die Zukunft von Unternehmen, einen Ort der digitalen Zusammenkunft zu haben. Einen verlässlichen Heimathafen, sinnvoll vernetzt mit den zahlreichen anderen Systemen. Eine Möglichkeit, sich einfach und schnell zu orientieren, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.
Dieses Buch verrät Ihnen aus langjähriger Erfahrung heraus, wie das heute schon geht und welchen vermeintlichen Trends Sie lieber nicht folgen sollten.

Über den Autor

Martin Seibert war 17, als er das Softwareunternehmen Seibert Media gründete. 24 Jahre später hat es knapp 200 Mitarbeiter und macht 35 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Seine Begeisterung für Technologie teilt er seit vielen Jahren in YouTube-Videos – und jetzt auch in seinem neuen Buch über Social Intranets.


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