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Welche Nachrichten veröffentlichen wir in unserem Intranet? Wie nutzen wir es für das Onboarding neuer Mitarbeiter? Beispiele aus unserem Unternehmen zeigen, wie ein Intranet lebendig wird.

Nachrichten aus unserem Intranet veröffentlichen

Hier ist eine Übersicht der Nachrichten in unserem Intranet-Portal von Ende 2019:

Direktlink zum abgebildeten Screenshot: https://seibert.biz/newsausunseremintranet

Diese Übersicht ist weder gekürzt noch sonst wie verändert. Es handelt sich um einen Original-Screenshot.

Die ersten sieben Überschriften und Dachzeilen der jüngsten Nachrichten in diesem Screenshot lauten wie folgt:

  • Happy Remote Christmas (Neulich zufällig in der Teeküche ...)

  • Linchpin-Roadmap: Gute Vorsätze für 2020 (Wollen wir Sponsored Developments?)

  • BWA November 2019 – der Blogbeitrag (Oh du Fröhliche ...)

  • Zeit ist Geld? (Validierung des Konzepts: Arbeitszeit ist gehaltsbestimmend)

  • State of the Month Dezember 2019 – “Produktgeschäft ist wie Klimawandel, nur in gut”

  • Lachender Kobold (Ich richte mir eine Dev-Umgebung ein)

  • Update 12/2019 zur Psychonauten-Teambetreuung


Noch interessanter und erkenntnisreicher ist vermutlich eine Auflistung nach Typ und Zielsetzung der Nachricht, denn diese Typen und Ziele lassen sich prima auf andere Organisationen übertragen.

Es gibt Selbstvorstellungen neuer Kollegen, die im Rahmen ihres Onboarding-Prozesses angehalten sind, initiale Blogposts zu schreiben, damit sie im Unternehmen bekannter werden. Diese Blogartikel sind für viele unserer bestehenden Mitarbeiter der erste qualitative Kontakt mit einem neuen Kollegen. Zwar findet am ersten Tag eine Büroführung statt, bei der ein paar Hände geschüttelt werden. Außerdem bringen Neulinge morgens einen Kuchen mit, und zum Feierabend wird noch eine Limo (oder auch ein Bierchen) getrunken. Aber diese Zusammenkünfte beschränken sich normalerweise auf die Teams, in denen die Mitarbeiter starten. Die Blogposts bieten zusätzliche Informationen über Hobbys und Privatleben, aber natürlich auch über die geschäftlichen Aufgaben, die die Neuen übernehmen werden. Wir geben hier weder Form noch Inhalte vor. Manche Leute erledigen die Aufgabe kurz und bündig, andere werden ziemlich ausführlich mit Fotos und vielen Details.

Vermutlich am meisten gelesen werden unsere BWA-Meldungen und die Prognosen, die wir “Glaskugeln” nennen. Die BWA (für “betriebswirtschaftliche Auswertung”) kommt in der Regel ein paar Tage nach Ablauf eines Monats aus der Buchhaltung. Es handelt sich um die tatsächlichen Geschäftszahlen, die allen Mitarbeitern gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden. Es gibt also keine Vorabversion für die Geschäftsführung oder die Gesellschafter und auch keine unterschiedlichen Versionen für “normale” Mitarbeiter und Management. Die BWA ist die offene und ehrliche Antwort auf die Frage, wie unser Geschäft läuft. Zusätzlich gibt es eine sachliche Interpretation aus der Buchhaltung, um es auch weniger kaufmännisch erfahrenen Kollegen zu ermöglichen, die Zahlen zu interpretieren. Die Glaskugel ist ein ähnliches Instrument; allerdings blicken wir hier nicht zurück, sondern in die Zukunft. Wir nennen sie so, weil viele Elemente darin noch geschätzt oder vorläufig sind. 

Die Glaskugel, die zumeist direkt nach Ablauf des Monats veröffentlicht wird, ist die Antwort unserer Strategen auf die Frage: “Müssen wir uns auf den Untergang vorbereiten oder können wir Investitionen für die Ausweitung des Geschäfts tätigen?” Ein dritter Nachrichtentyp mit Auswertungscharakter ist die “State of the Month”-Meldung meines Kollegen Sebastian. Immer in der Mitte eines Monats sieht er sich unsere Zahlen an und interpretiert sie. Er vergleicht sie mit dem Vorjahr und dem Vormonat und rechnet vor, wie das Ergebnis aussehen könnte, wenn die zweite Monatshälfte genauso läuft wie die erste. Das ist die Prognose mit der größten Vorhersagedauer, die wir regelmäßig und institutionell an alle kommunizieren. 

Diese drei spannenden Berichte werden viel gelesen und rege kommentiert. Die BWA ist sozusagen die Wahrheit, die Glaskugel gibt eine ziemlich genaue Schätzung und “State of the Month” ist eine Art aktuelle Wasserstandsmeldung. 

Diese Nachrichten sorgen dafür, dass wir alle zusammen den Überblick über unser Geschäft behalten, niemand spekulieren muss und keine Gerüchte aufkommen. Das würde ich als den “Killer-Content” unseres Intranets bezeichnen. So nennt UX-Papst Jakob Nielsen diejenigen Inhalte, die für die Nutzer besonders attraktiv sind und die das Intranet aufwerten (siehe “Literaturempfehlungen”).

Weitere häufige Meldungen sind Ankündigungen aus unseren Produkt- und Dienstleistungsteams. Diese Art von Nachrichten dürfte in den meisten Organisationen zum Standardrepertoire gehören: Wir haben ein neues Produkt. Oder wir haben etwas an einem Produkt verbessert. Oder wir bieten etwas Besonderes an. Oder wir verändern die Art und Weise, wie etwas abläuft. Es liegt im natürlichen Interesse der Teams oder Abteilungen, dass möglichst viele Leute im Unternehmen wissen, dass es diese Änderung gibt, damit sie sie in der Kommunikation mit Kunden und Externen aufgreifen können: Entweder helfen sie uns dabei, dieses neue Angebot besser abzusetzen, oder sie unterstützen uns, falls es zu Problemen durch die Änderungen kommt. Denken Sie mal darüber nach, wie solche Nachrichten bei Ihnen kommuniziert werden, wie viele Menschen auf diese Weise erreicht werden und wer solche Nachrichten erstellen darf. In einem Unternehmen wie unserem gibt es jede Woche mehrere Teams, die solche Meldungen loswerden wollen. Wenn hier beispielsweise die Produktmanager anfangen würden, jedes Mal eine Info-Mail an alle Mitarbeiter zu schreiben, wäre ein unüberschaubares und vor allem komplett wirkungsloses Chaos vorprogrammiert! Hier kann eine voll personalisierte Plattform, die auf dem Pull-Prinzip beruht, ihre ganze Stärke ausspielen und auch für Organisationen mit vielen Tausend Mitarbeitern noch eine übersichtliche Nachrichtenlage zu den relevanten Themen anbieten.

Ein klassisches News-Format bilden bei uns auch Rückblicke auf Jahre oder Halbjahre sowie Vorschauen. In den Rückblicken sind häufig Geschäftszahlen und tatsächliche Absatzzahlen nachzulesen. Bei den Vorschauen geht es zumeist um Planungen, die wir heute schon absehen können – zum Beispiel die Beteiligung an einer großen Messe, auf der das Team eine neue Version eines Produkts vorstellen will, oder eine Produkt-Roadmap, die insbesondere für unser Marketing wichtig und wertvoll ist. Zu den Ausblicken gehören außerdem die strategische Ausrichtung und die Taktiken für die künftige Entwicklung unseres Geschäfts mit den entsprechenden Plänen und Veränderungen. Ein Ziel besteht hier darin, dass die nun informierten Mitarbeiter aus anderen Bereichen sich mit ihren Teams besser auf diese Strategien einstellen können, und nicht selten entstehen so noch mal Diskussionen, die wir hier und da aufgreifen, um weitere Anpassungen und Justierungen vorzunehmen. Wie Sie merken, sind unsere News keine Einbahnstraßen: In vielen Berichten über Zahlen und Entwicklungen werden Rechtschreibfehler und Zahlendreher durch die Rückmeldungen der aufmerksamen Leser korrigiert oder Unklarheiten beseitigt.

Natürlich nutzen meine Kollegen das Aufmerksamkeitspotenzial unserer internen Nachrichten auch für Umfragen. Übrigens erlebe ich bei manchen Kunden eine Art Schockstarre, wenn wir vorschlagen, doch mal eine Umfrage unter allen Mitarbeitern durchzuführen. Mir ist schon klar, dass unsere gänzlich ungeregelte Art und Weise, Antworten grundsätzlich ungeprüft zuzulassen, in einem Konzern schnell zu einem “Feedback-Anfragen-Overkill” führen könnte. Allerdings gilt das vermutlich für Nachrichten im Allgemeinen ebenso. Daher gibt es in unseren Intranet-Konzepten Personalisierungsmöglichkeiten, um Nachrichten und Umfragen an die konkret gewünschten Zielgruppen zu versenden, während News, die zur Ausstrahlung für alle vorgesehen sind, in der Regel stärker reguliert werden.

Die erwähnte Schockstarre rührt manchmal auch daher, dass Umfragen nicht selten mitbestimmungspflichtig sind und die Genehmigung des Betriebsrats erfordern. Über die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat haben wir ja bereits gesprochen. Deshalb nur so viel: In den Projekten, in denen Kunden ernsthaft versucht haben, eine Umfrage auf die Beine zu stellen, ist das auch immer gelungen und nie am Betriebsrat gescheitert. Deshalb empfehle ich Ihnen, die Option von Umfragen im Intranet (gerade für spitze und kleine Zielgruppen/Nischen) keinesfalls zu verwerfen. Eine Anfrage beim und die Abstimmung mit dem Betriebsrat kann auf jeden Fall lohnend sein.

Wenn wir interne Veranstaltungen für Mitarbeiter oder externe Events mit Kunden durchführen, sind diese Termine im Eventportal unseres Intranets zu sehen:

Das Eventportal in unserem Intranet (Direktlink zum abgebildeten Screenshot: https://seibert.biz/intraneteventportal)

Trotzdem veröffentlichen die Teams solche Veranstaltungen oft zusätzlich im Microblog und bei wichtigen Terminen auch als News-Artikel. Das sind bewusst redundante Ankündigungen, die die einzelnen Veranstaltungen dann wiederum als Einzelevents beinhalten:

Darstellung einer einzelnen Veranstaltung im Intranet

Immer gut für News-Inhalte sind bei uns Aktivitäten aus dem Prozess der Unternehmensentwicklung, der internen Organisation und der Strategie. Im Rahmen unserer sogenannten Agile Org beschäftigen wir uns regelmäßig mit Nachhaltigkeitsthemen, aber auch mit solchen Fragen, die sich entweder auf alle Mitarbeiter oder auf alle Kunden oder auf unsere zentralen Prozesse auswirken – von Gehaltserhöhungen über die Schichtpläne bei unserer Server-Betreuung bis hin zum Aus- und Umbau unserer Büroräume. Kundenthemen in der Agile Org betreffen zumeist Aspekte, die entweder für Kunden große Vorteile bringen oder die zu Beschwerden führen können. In der Regel kommunizieren unsere dedizierten (temporären) Bearbeitungsteams schließlich, wie wir vorgehen werden, um die Sache wirksam und effizient abzuwickeln. Und dazu entstehen wiederum ziemlich intensive Diskussionen.

Bemühungen wie die um unsere ISO-Zertifizierungen sowie Prozessbeschreibungen und Ablaufstandardisierungen sind ebenfalls News-Gegenstände – auch wenn ich bei diesen Nachrichten hin und wieder den Eindruck habe, dass die Leute erst dann wach werden, wenn sie selbst betroffen sind. Das ändert natürlich nichts an der Notwendigkeit einer frühen Kommunikation. Während jedoch unsere Unternehmenszahlen und Agile-Org-Storys stets rege Diskussionen auslösen, habe ich den Eindruck, dass die Ankündigung einer Zwei-Faktor-Authentisierung für Google zunächst kaum Interesse weckt. Umso heftiger ist der Einschlag, wenn die Umstellung tatsächlich erfolgt! Wenn Sie für Ihre Intranet-News also vor allem Standards und Normen anzubieten haben, sollte Ihnen bewusst sein, dass das wohl noch kein Killer-Content ist.

Außerdem ist bei uns das nicht verpflichtende, aber doch übliche Verfahren zu beobachten, dass Kollegen, die auf Konferenzen oder teuren Weiterbildungsveranstaltungen gewesen sind, in internen News-Artikeln von ihren Erfahrungen und Erkenntnissen berichten.

Lassen Sie mich Ihnen in diesem Zusammenhang noch ein paar Gedanken an die Hand geben, die für Ihr Intranet-Projekt inspirierend oder als Hintergrundinfos hilfreich sein könnten:

Wir haben keinen Redaktionsplan für interne News und auch keine zentrale Steuerung. Es gibt keine vorgeschalteten Freigabeprozesse und keine Vorschriften, wer was zu welchem Thema wann veröffentlichen darf. Gewiss, manche Beiträge haben eine größere Bedeutung als andere, und es kommt durchaus vor, dass wichtige Nachrichten für meinen Geschmack zu schnell davongeschwemmt werden, weil neue Beiträge chronologisch oben landen.

Wir nutzen News-Artikel, seit wir etwa 80 Mitarbeiter sind. Mit zunehmender Unternehmensgröße und Akzeptanz des internen Bloggings steigt natürlich auch die Menge der veröffentlichten Nachrichten, sodass Neues schnell wieder aus dem Blickfeld rückt. Es ist ein bisschen wie bei den Nachrichten auf Online-Portalen oder in klassischen Zeitungen: Kaum jemand sieht sich die alten Sachen von gestern und vorgestern an.

Aktuell bieten wir in unserer Linchpin-Intranet-Lösung noch die Funktion, Nachrichten für einen bestimmten Zeitraum oben zu fixieren. Diese sehr zweifelhafte Alternative habe ich vorhin schon ausgiebig beklagt.

Eine bessere und nachhaltigere Reaktion auf ein hohes Nachrichtenaufkommen wären die Etablierung und Nutzung unterschiedlicher News-Kanäle und eine Personalisierung nach Zielgruppen. So könnten Sie zum Beispiel die Selbstvorstellungen neuer Mitarbeiter in einem eigenen Kanal bündeln, damit diese auf der Intranet-Startseite weniger Platz einnehmen und weniger prominent sind.

Aktuell haben wir keine Qualitätskontrolle und die Nachrichten haben manchmal gar keine Dachzeile. Das ist zwar nicht schlimm, sorgt jedoch dafür, dass die Darstellung nicht immer einheitlich ist. Viele Intranet-Teams gehen mit einer ordentlichen Portion Eitelkeit an ihre Projekte heran, ohne dass ich dieses Streben abwerten möchte. Diese Eitelkeit ist bei uns teils nicht besonders stark ausgeprägt. Für uns zählen die Aktualität und die Qualität der eigentlichen Inhalte mehr. Wir denken allerdings darüber nach, die Operationalisierung etwas stärker zu kontrollieren und zumindest nachträglich zu optimieren, wenn sich die Autoren selbst keine Zeit dafür nehmen. Das ist einfach, schnell und pragmatisch und sorgt auf konstruktive Art und Weise dafür, dass die Autoren lernen, was gute Qualitätsstandards sind und was ihnen noch fehlt, um sie zu erreichen.

In Projekten hören wir aus den Intranet-Teams immer wieder, dass dafür keine Ressourcen zur Verfügung stehen. Das ist okay und bei uns ja aktuell genauso. Während viele Kunden sich nun dazu entschließen, minimale Qualitätsstandards festzulegen, und damit in Kauf nehmen, dass Nachrichten in der Produktion stecken bleiben, weil den Autoren die Anforderungen nicht bewusst sind oder weil sie keine Zeit oder Lust haben, sie einzuhalten, gehen wir einen anderen und (wie ich finde) pragmatischeren Weg: Wir erlauben unseren Kollegen einfach, Nachrichten auch weniger formal zu veröffentlichen, und leben damit, dass ein paar Beiträge keine Dachzeilen, keine Teaser-Texte und keine optimierten Vorschaubilder haben. Es gibt hier kein Richtig und kein Falsch. Und es ist immer eine Frage der Prioritäten. Für unser Intranet-Team ist es wichtig, dass wir viele und aktuelle Nachrichten anbieten, die die Plattform für die Mitarbeiter zu einer begehrten Quelle für relevante Informationen macht. Wir haben übrigens Kollegen, die in unserem Intranet-Microblog bereits darum gebeten haben, bestimmte Meinungsumfragen-Posts in eine eigene Kategorie zu verlegen, damit sie diese deaktivieren können. Die Personalisierung wird also auch bei 180 Leuten schon aktiv eingefordert und gelebt.



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Über den Autor

Martin Seibert war 17, als er das Softwareunternehmen Seibert Media gründete. 24 Jahre später hat es knapp 200 Mitarbeiter und macht 35 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Seine Begeisterung für Technologie teilt er seit vielen Jahren in YouTube-Videos – und jetzt auch in seinem neuen Buch über Social Intranets.


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