In Gesprächen mit Kunden kommt zutage, dass die zentrale Ablage wiederauffindbarer Informationen durch alle Mitarbeiter bereits einen Wert für sich darstellt, den man eigentlich gar nicht weiter erklären oder begründen muss. Und doch gibt es zahlreiche Anwendungsfälle und aus einer solchen Plattform entstehende Effekte, die vielen Leuten nicht direkt klar sind. 

Gewiss ist es hilfreich, wenn Sie einen Ort haben, an dem Sie immer suchen und nachsehen können, um den letzten Wissensstand abzurufen. Die Möglichkeit, auf eine zentrale Stelle zum Nachschlagen zugreifen zu können, gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Sicherheit, die weit über die eigentliche Information hinausgeht. Beispielsweise können Sie nun sicher sein, dass es eine bestimmte Information tatsächlich noch nicht gibt. Dann müssen Sie nicht mit der Ungewissheit leben, vielleicht gerade eine redundante Arbeit durchzuführen, die ein anderes Team womöglich längst intensiver durchdacht hat. 

Beleuchten wir das noch etwas näher. Je größer Ihre Organisation ist, desto wertvoller sind Dinge, die die Infrastruktur im Unternehmenskern verbessern. Die Kommunikationswege etwa werden in einem großen Unternehmen ja von viel mehr Menschen genutzt als in einer kleinen Firma. In einer großen Organisation ist es jedoch noch viel schwieriger herauszufinden, ob nicht vielleicht schon ein Kollegenteam genau an diesem Infrastrukturprojekt, an dem Sie arbeiten wollen, etwas gemacht hat.

Die meisten Unternehmen versuchen, dieses Problem durch etwas zu lösen, das sie “klare Zuständigkeiten” nennen. Für das Marketing ist die Bereichsleiterin Meyer zuständig. Für den Vertrieb übernimmt Müller die Verantwortung. Und das Beschwerdemanagement macht Schneider. Wenn Sie nun einen Kernprozess der Kundenkommunikation vom ersten Kontakt bis zur Nachsorge nach dem Kauf und der Umsetzung planen, dann müssen Sie Müller, Meyer und Schneider und vermutlich auch noch Menschen aus der Produktion für Ihr Projekt gewinnen und begeistern. Das ist gerade in einem großen Konzern ziemlich schwierig, weil die Bereichsverantwortlichen sehr beschäftigt sind und nur sehr selten alle gleichzeitig Zeit haben. Ein Intranet-Projekt ist von einer ähnlichen Komplexität geprägt. Sie können es nicht mal eben zwischen Tür und Angel umsetzen, denn richtig eingeführt betrifft es alle Menschen im Unternehmen.

Wenn Sie nun ein modernes Intranet hätten, um Ihren Kundenprozess zu konzipieren und voranzubringen, gäbe es viele Vorteile. Im Rahmen der Referenz könnten Sie sich zuallererst darüber informieren, welche begleitenden, damit zusammenhängenden oder ganz ähnlichen Projekte es in der Vergangenheit schon gab und wer daran gearbeitet hat. Diese Menschen sprechen Sie dann an und befragen sie nach ihren Erfahrungen und dem jeweiligen Stand der Projekte. Meist ergeben sich aus diesen Kontakten wertvolle Erkenntnisse über politische Blockaden, bestehende und vielleicht etablierte Konkurrenzsysteme, Ansprüche und Interessenlagen sowie viele weitere Aspekte, die Sie im Großunternehmen sonst eher selten auf dem Silbertablett präsentiert bekommen.

Organigramme und Diagramme erstellen und teilen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Diese Aussage ist abgedroschen und trotzdem wahr. Und was man im geschäftlichen Umfeld oft feststellt: Die Texte sind furchtbar langweilig. 

Ein Konzept mag für Sie persönlich, für Ihr Projekt und für Ihre Organisation enorm wichtig sein. Umso frustrierender ist es, wenn Sie feststellen, dass Ihre Geschäftsführerin oder Ihr Vorstand sich gar nicht die Mühe machen, Ihre Idee zu durchdenken. Die geben sich nicht mal den Anschein, verstehen zu wollen, was Sie möchten! Man übersieht Sie einfach – und das vielleicht nicht nur in der Geschäftsführung, sondern noch in vielen anderen Bereichen des Unternehmens. Die Situation ist so frustrierend wie alltäglich. Es ist egal, ob es um die gesetzlich verpflichtende Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen oder um die wissenschaftlich belegte Prozessverbesserung geht, die mehr Profitabilität verspricht: Sobald es komplex wird, fällt es uns schwer, anderen unsere Ideen verständlich zu machen.

Genau hier helfen Visualisierungen. Mit visueller Kommunikation fällt das Lernen und das Verstehen leichter. In einem Ablaufdiagramm können Sie komplexe Sachverhalte verständlich darstellen. Klar, es ist mitunter lästig und ziemlich aufwendig, ein gutes Diagramm oder eine Infografik zu erstellen. Wenn Ihre Idee leicht nachvollziehbar ist und als Selbstläufer überzeugt, brauchen Sie kein Diagramm. Aber wer hat schon ständig solche Ideen?

Es liegt in der Natur der gut bezahlten Tätigkeiten von heute, dass Komplexität und Widersprüche auf dem Weg unserer Lösungen liegen. Es gibt andere Menschen, Gruppen, Abteilungen oder sogar ganze Gesellschaften, die genau das, was wir erreichen möchten oder sollen, nicht wollen. Da reichen der Vorschlag und die Idee allein nicht aus. Selbst wenn die Idee leicht verständlich ist, gibt es oft Widerspruch durch ebenso motivierte wie engagierte Antagonisten.

Ich will Ihnen hier nicht erzählen, dass ohne Diagramme kein Erfolg denkbar wäre. Aber wenn Sie zum Beispiel an Ihren Vertriebsprozess denken, fällt Ihnen vielleicht ein, dass es tatsächlich kein Diagramm gibt, an das sich alle halten. Ist das ein Vorteil? Vermutlich nicht. Kodifizierte Abläufe ermöglichen eine Harmonisierung und Standardisierung. Sie ermöglichen Diskussionen über Verschwendung und Einsparungspotenziale. Die Visualisierung eines Prozesses schafft ein gemeinsames Verständnis und manchmal erstmalig eine konstruktive Möglichkeit, sich auszutauschen.

Als Unternehmer ist es nicht in Ihrem Interesse, dass Berater und Verkäufer ihre Tätigkeiten zu einer Geheimwissenschaft erheben. Sie wollen, dass die Leute sich darüber austauschen, was funktioniert und was nicht. 

Je mehr Dokumentation und Austausch es gibt, desto besser können Arbeitsprozesse skalieren und dem Unternehmen dienen. Dabei helfen Prozessvisualisierungen.

Über die vielfältigen Möglichkeiten von Visualisierung sowohl in technischen Bereichen als auch im allgemeinen Geschäftsleben könnten wir wahrscheinlich einen weiteren Abend diskutieren. Hier stelle ich ein paar Diagrammtypen vor, die in draw.io, einem unserer Produkte für die Atlassian-Tools, unterstützt werden: 

• Geschäftsprozessmodellierung nach BPMN

• UML-Diagramme für Software-Konzepte

• Ablaufdiagramme

• Strukturdiagramme (zum Beispiel für Organigramme)

• Mindmaps

• Netzwerktopografien

• Wireframes und Mockups für Software-Oberflächen und Konzeptionen im Webumfeld

• Smartphone-Shapes für die Planung von Mobile Apps

• Mengendiagramme 

• Gantt-Charts, 

• Rack-Diagramme für die Nutzungsplanung von Server-Schränken 

• Sequenzdiagramme 

Hier, ich zeige Ihnen mal ein paar dieser Optionen als Beispiele:

Ein Beispiel für Geschäftsprozessmodellierung

Ein UML-Diagramm aus der Software-Entwicklung

Ein Ablaufdiagramm im Unternehmen

Ein Baumdiagramm eines Unternehmens / Organigramm

Eine Mindmap zu einem geschäftlichen Thema

Die Topografie eines Netzwerks

Ein Drahtgittermodell für eine Website

Ein Mock-up für eine Smartphone-Darstellung

Ein Mengendiagramm visualisiert Schnittmengen

Ein Gantt-Diagramm zeigt zeitliche Abläufe auf

Visualisierung von Serverschränken und der Nutzung von Hardware darin

Ein Sequenzdiagramm für die Software-Planung