Kaum hast du mit deinem Team begonnen, eine Software zusammen zu nutzen, quellen auch schon rechts und links die ersten unnötigen Überbleibsel wieder raus. Das sind zum Beispiel doppelte Dokumente oder veraltete und dadurch vielleicht sogar potenziell schädliche Informationen. Man fragt sich schnell, ob diese Redundanz und Obsoleszenz am Ende nicht mehr schaden als nützen. Schließlich soll durch die Nutzung dieser Programme die Komplexität nicht noch weiter erhöht, sondern die Zusammenarbeit einfacher gestaltet werden. Hinzu kommt die Ambiguität solcher Systeme. Es ist ja nie wirklich trennscharf geklärt, was jetzt genau wo hingehört. Was soll im Chat, was per E-Mail, was in Linchpin und was in Jira oder Agile Hive landen? Kann keiner genau sagen. Nervt.

Matthias hatte mich in einer Antwort auf einen Newsletter mal darum gebeten, zu erklären, wie man solche digitalen Systeme aufräumt. Ihm ging es insbesondere um Atlassian Confluence.

Die einfachste Lösung gegen zumüllende Software? Gar nichts tun. Aushalten.

Das, was die meisten Kunden machen, ist: gar nichts. Die Systeme werden einfach immer voller und voller. Und wenn die Software gut ist, dann sorgt sie dafür, dass die Anwender davon wenig bis überhaupt nichts merken. In Gmail ist es schlicht egal, ob man alte E-Mails archiviert, löscht oder in Ordner (Labels) sortiert, weil es bei uns keine Datenmengenbegrenzungen gibt. In Google Drive habe ich schon ein paarmal versucht, händisch aufzuräumen. Es ist absolut hoffnungslos. Viel zu viele Dateien. Das kennt ihr bestimmt auch von euren Shared Drives. Die einfachste Antwort auf die Aufräum-Frage lautet daher aus meiner Sicht: aushalten. 

Redundanz vermeiden, Altes archivieren, Strukturen schaffen, sortieren

Wer trotzdem etwas “Handfestes” will, der kann sich in Confluence schon beim Anlegen von Seiten mit unserem Duplicate Content Defender auf doppelte Titel hinweisen lassen. Der Blueprint Creator sorgt für systematischere Anlage neuer Inhalte. Oder mit der Better Content Archiving App (Marketplace) einfach die ganzen alten Sachen wie mit dem Eisenbesen rauskehren (nach vorherigem Hinweis für die Autoren und mit schlauen Filtern wie “keine Aufrufe” und “keine Bearbeitungen” natürlich). Man kann auch einfach nur den Seitenbaum umsortieren, damit die Eltern-Kind-Beziehung der Seiten stimmt und ein sinnvoller Seitenbaum entsteht (Demo-Video). Wegschaffen kann man in Jira auch mit Archivierungsfunktionen (auch Teil der Data Center - Funktionen) oder Automationen.

Googles Lösung: perfekte Suche und Filter

An der Stelle gefällt mir Google aber am besten. Denn da schaufele ich einfach immer sorglos meine ganzen Daten rein. Inzwischen sind es schon 695 GB: Etwa 74 GB entfallen auf E-Mails, 328 GB auf Dateien und 294 GB auf Fotos und Videos (Screenshot mit Datenverbrauch). Und all diesen Kram (nein, nicht Müll!) habe ich dank der G Suite immer auch im Smartphone dabei und kann in Windeseile mit ein paar Filtern und der Suche die relevanten Bilder, Dokumente oder E-Mails rausfischen. Das kann wirklich nur die Cloud – mein Notebook hat gar keine Speicherkapazität für 700 GB Daten. Aber Vorsicht. Große Datenmengen belasten die Umwelt.

Konkrete Aufgaben für Dein Team

Die folgenden Sachen schlagen wir Euch vor:

• Confluence-Archivierung: Installiert die der Better Content Archiving App (Marketplace) und richtet sie so ein, dass alte Inhalte aussortiert werden. Wir bei Seibert Media haben es so eingestellt, dass nach 12 Monaten Inaktivität die Autoren angeschrieben werden und nach 15 Monaten die Inhalte dann in einen Archiv-Space verschoben werden, wenn keine Änderungen stattgefunden haben. Eine einfache Änderung des Autors reicht, um die Seite vor der Archivierung zu schützen. Auf Editieren und dann auch speichern drücken. Hauptsache das Datum ändert sich.
• Wechselt zu Confluence Data Center oder Jira Data Center. Das sorgt dafür, dass Eure Atlassian Systeme mit viel viel mehr Daten und auch mit mehr Last umgehen können. Das ist besonders dann hilfreich, wenn die Geschwindigkeit der Systeme zu wünschen übrig lässt und Eure Teams befürchten, dass das System einfach unter der Last der Daten ächzt. Durch den Einwurf von Münzen könnt Ihr dieses Problem loswerden. Das ist sinnvoll, wenn es soweit ist. Hier sind mehr Infos über Data Center und wann ein Umstieg sinnvoll ist.

• Inhalte systematischer erstellen
  Mit dem Blueprint Creator kann man Vorlagen in Confluence definieren, die dann für neue Seiten zum Einsatz kommen. Das hat zahlreiche Vorteile: Einheitliche Seitentitel: Durch den Einsatz von Präfixen werden Seiten in der Sidebar chronologisch sortiert. In der Ergebnissuche können Inhalte besser voneinander abgegrenzt werden. Automatische und dynamische Verschlagwortung: Durch den Einsatz von Platzhaltern, können Inhalte verschlagwortet werden. Das hat positive Auswirkungen auf das Ranking der Seite in der Suche, hilft aber auch bei der Archivierung (Zeige mir alle Seiten mit dem Stichwort "Xyz" an und archiviere sie). Bereichsblaupausen mit vordefinierten Seitenstrukturen: Damit sind Bereiche nicht nur schneller aufgesetzt und es kann direkt losgelegt werden, sondern es wird auch eine gewisse Struktur vermittelt. Zum einen wissen User direkt, welche Inhalte gepflegt werden müssen und zum anderen gibt es Übersichtsseiten.

• Disziplin
  Viele Lösungen sind spezifisch für die jeweilige Software, können aber unter dem Überbegriff Disziplin zusammen gefasst werden. In Confluence zum Beispiel sollten man neue Seiten sinnvoll in den bestehenden Hierarchiebaum einsortieren, damit die Eltern-Kind-Beziehung in direkt von Anfang an stimmt und das Entdecken leichter wird. Zudem sollte man schauen, ob es schon bestehende Seiten und Inhalte gibt, die man ergänzen oder zumindest verlinken kann. Das ist technisch nicht schwer und kriegen auch Anfänger hin. Leider nehmen sich nur die wenigsten Zeit dafür. Ich persönlich glaube, dass man lieber etwas digital hat als direkt gut sortiert. Aber da gehen die Meinungen auseinander. In Jira gibt es auch Ordnung durch Disziplin, in dem einfach alle Felder gefüllt werden, statt nur das, was als Pflichtfeld definiert wurde. Beschreibungen müssen wirklich auch gut beschreiben und Titel aussagekräftig sein. Teilweise werden auch in Jira Vorgänge in den falschen Projekten angelegt. Aber das ist dann schon unterhalb von "wenig Disziplin". In Google Drive gibt es Ordner und Team Drives. Den richtigen vorab zu wählen, ist wie in Confluence hilfreich. Aber gemacht wird es selten. Also arbeite doch mal an Deiner eigenen Disziplin. Die anderen werden es hoffentlich nach und nach ebenso tun.

Kurzlink zu dieser Seite: https://seibert.biz/digitalesystemesauberhalten