Remote-Events statt Präsenzveranstaltungen – Organisation, Technik, Beteiligung

Veröffentlicht am 06. Mai 2020

Behandelte Themen

Einführung von Matthias Rauer

AEC - vom physischen Event zum digitalen Event innerhalb von fünf Tagen

Wichtigste Schritte bei der Organisation des Remote-Events

Spontane Zusammensetzung des Organisations-Teams

Auf was für einer Plattform und mit welchen Lösungen fand das Event statt?

Veränderung der Agendapunkte

Die Rolle eines Moderators

Reaktionen des Teams und der Teilnehmer

Ausblick auf kommende Events

Transkription des Podcasts

Mit: Joachim Seibert und Matthias Rauer von Seibert Media

Matthias:

Hallo und Willkommen zu einem neuen Podcast von Seibert Media. Auch in dieser Folge geht es passend zum aktuellen Zeitgeschehen noch einmal um einen Aspekt der Remote-Zusammenarbeit, genauer gesagt, um digitale Events. Ja, wir stecken nach wie vor mitten in der Corona-Krise. Kontaktbeschränkungen und Home Office bestimmen unser Leben und auch wenn einige Beschränkungen inzwischen langsam wieder etwas gelockert werden, ist an physische Veranstaltungen, beispielsweise mit Kunden, im Moment nicht zu denken. Größere Events sind bis mindestens Ende August verboten und wer für diese Zeit eine Veranstaltung geplant hatte, steht vor der Frage, ausfallen lassen, auf unbestimmte Zeit verschieben oder gibt es vielleicht doch alternative Möglichkeiten?

Wir wollen heute einmal auf ein Event zurückblicken, das als klassische Präsenz-Veranstaltung vorgesehen war und dann quasi in einer Hauruck-Aktion als rein digitales Format konzipiert und schließlich auch durchgeführt wurde. Unseren letzten Atlassian Enterprise Club Day, kurz AEC, von dem wir traditionell zwei Ausgaben im Jahr durchführen. Einer der besonders tief und federführend in die Organisation dieses Remote-AEC eingebunden war, ist mein geschätzter Kollege Joachim Seibert. Mit ihm wollen wir das Ganze noch mal ein bisschen Revue passieren lassen. Schön, dass du dir Zeit nimmst. Hallo Jo!

Joachim:

Hallo Matze.

Matthias:

Ich bin Matthias Rauer, ja und das Ganze liegt schon ein paar Wochen zurück, aber das nimmt dem Thema eigentlich nichts von seiner aktuellen Relevanz. Jo, erzähl doch zum Einstieg mal ein bisschen was zu den Hintergründen. Wie war das vom physischen Event zum digitalen Event innerhalb von fünf Tagen. Anfangs waren ein paar Kollegen doch ziemlich skeptisch, oder?

Joachim:

Na ja gut, wir wissen ja jetzt schon ein bisschen mehr und haben uns auch an Lockdown gewöhnt. Das zu der Zeit, als unser Event kurz vor der Tür stand, war ja das alles noch nicht ganz so sicher, was jetzt passieren wird. Und tatsächlich hatten wir auch noch keinen Lockdown, aber es war schon die Zeit, wo eigentlich mehr oder weniger alle Veranstaltungen, die irgendwie eine Zusammenkunft von Leuten bedeuteten, abgesagt wurden. Und dann standen wir eben genau vor der Frage. Ja, was machen wir denn nun. Absagen, ja, verschieben, aber auf wann denn, wie geht das weiter, wir wissen alles nicht. Und eigentlich war das dann auch irgendwie so mein Impuls auch zu sagen, es wird alles abgesagt, wir können nicht das gesamte Leben quasi von heute auf morgen canceln, sondern es muss irgendwie weitergehen, was können wir tun.

Und jetzt sind wir ja hier bei uns gerade auch in der Kollegenschaft, ja sagen wir mal, digital Natives darf ich ja nicht sagen, weil ich bin ja aufgewachsen, ohne Geräte, aber wir kennen uns ja sehr gut aus und nutzen die Tools ja sehr intensiv und deswegen habe ich dann gesagt, also wenn nicht wir das hinkriegen, wer dann? Ein bisschen hochnäsig vielleicht. Und haben gesagt, okay, lass uns probieren, da irgendwas auf die Beine zu stellen. Und es gab da ein paar Leute, die gesagt haben, klar, auf jeden Fall, also hier unsere Video-Crew zum Beispiel, rund um Peter Körner, die gesagt haben, wir sind darauf vorbereitet. Wir haben mit YouTube Streaming auch schon viel Erfahrung gesammelt, los geht’s. Und dann gab es andere, die gesagt haben, ich weiß nicht, wie wird das mit so vielen Kunden und klappt das mit der Technik und so weiter. Aber tatsächlich haben wir dann relativ schnell diese Bedenken hinter uns gelassen und haben eigentlich eine eingeschworene Truppe gebildet, die gesagt hat, komm, wir packen das. Und das war glaube ich auch die Erfolgsgeschichte daran, ja. 

Matthias:

Ja, kannst du darauf ein bisschen näher eingehen, wie war denn das Vorgehen? Wie waren die wichtigsten Schritte bei der Organisation dieses Events. Das waren ja wirklich auch nur drei, vier Tage Zeit. 

Joachim:

Genau, das war ich glaube am Freitag hatten wir mehr oder weniger das Kick-Off und am Donnerstag drauf war dann das Event. Also wenn du so willst, waren das vier Werktage, ja. Und die haben wir dann auch mehr oder weniger komplett auch investiert. Ja, wir haben wir uns organisiert? Ich würde sagen, das ist so ein bisschen die Frage, die einem immer ja gestellt wird, nach den Tools und agiles Arbeiten und welche Tools braucht man da. Ich glaube, wir haben da auch gemerkt, dass wir waren eigentlich ein agiles Team, aber nicht wegen irgendwelchen Tools, sondern weil wir alle auch an dieses Ziel geglaubt haben und losgerannt sind. Und jeder die Dinge gemacht hat, die sinnvoll waren und die er gesehen hat auch, ja. Und das heißt, wir haben gar nicht viel gemacht eigentlich. Wir haben uns an den ersten Tagen, doch oder ich glaube, durchgängig dann eigentlich zweimal am Tag gesynct, also ein kleines Daily oder eben Halbtages-Meeting, wo wir eine Viertelstunde darüber gesprochen haben, was sind so die Punkte, die anstehen, wer übernimmt denn was. Also so ein bisschen Aufgabenverteilung und das war es eigentlich. Wir haben keine großen, wir haben ein paar Jira-Tickets angelegt, aber am Ende waren die auf wundersamer Weise irgendwie erledigt, aber wir haben auf keinen Task Force geguckt. Ja, und das fand ich auch nochmal so sehr bemerkenswert. Es kommt eigentlich gar nicht darauf an, wie wir uns konkret organisieren, sondern dass wir alle an dieses Ziel glauben und alle an den Erfolg oder am Erfolg einen Beitrag leisten wollen, zum Erfolg, so. Und das war in diesem Fall halt sehr deutlich zu spüren. 

Matthias:

Und es schimmert ja schon durch, dieses Projektteam oder Event-Team war ja wohl relativ interdisziplinär besetzt. Du sagst, da gab es die Video-Crew, gab sicherlich Leute, die sich um halt die Technik gekümmert haben, aber auch Leute wie du oder Martin, die mit dem organisatorischen eher beschäftigt waren. Und das Team hat sich so spontan zusammengefunden und hat sich selbst die Aufgaben zugeteilt, oder wie lief das?

Joachim:

Mehr oder weniger ja, genau. Wie gesagt, wir haben ja diese Sync-Calls gehabt, und in denen haben wir kurz besprochen, was liegt an und dann war es ganz natürlich, zum Beispiel die Kathi, die ja unsere Confluence-Consultant und Expertin ist, die hat dann gesagt, ja klar, wir wollen da im Extranet, wir brauchen da einen Space, wir brauchen irgendwelche Seiten, ich leg die alle an. So, und klar, wenn irgendwelche Fragen zu Videos und so kamen, dann hat natürlich der Peter gesagt, okay, ich mach das. Also es war schon so ein bisschen Experten-getrieben, sage ich mal, aber wenn jetzt die Kathi gesagt hätte, ne, ich habe heut ein Kundengespräch, ich kann nicht, dann hat es auch jemand anders, dann habe ich mal irgendwelche Seiten angelegt, oder so etwas, ja. Also wir haben uns eigentlich da super ergänzt. 

Matthias:

Sag doch mal zwei Sätze. Du hast jetzt schon Extranet gesagt, du hast von einer Video-Crew gesprochen, wie ist denn dieses Event dann letztlich tatsächlich digital abgelaufen? Auf was für Plattformen hat das denn stattgefunden? Mit welchen Lösungen?

Joachim:

Ja, also zum einem, vielleicht als erstes genannt, gab es einen YouTube Stream. Den nenne ich deswegen als ersten, weil wir den auch schon länger haben und weil wir die AECs, die bisher vor Ort bei uns stattgefunden haben, auch immer über YouTube gestreamt haben. Das heißt, man konnte die Vorträge auch schon immer zu Hause angucken, wenn man nicht da war. Was wir jetzt ein bisschen anders gemacht haben, ist, das der ganze Tag über moderiert abgelaufen ist. Ja, das mein Bruder Martin und der Kollege Adil saßen zum Beispiel mit dem Peter, da durfte man noch zu Dritt zusammensitzen zu der Zeit, an einem Ort. Und dann haben die beiden so ein bisschen die Moderation gemacht und auch die, sagen wir mal auch die Übergänge moderiert zwischen den Vorträgen und so konnte ich als Teilnehmer, wenn ich wollte, einfach den ganzen Tag den YouTube Stream laufen lassen und gucken, ja. Das war die eine Plattform oder Technologie, die wir verwendet haben. 

Da wir aber auch noch einen interaktiven Teil hatten, dazu kommen wir wahrscheinlich gleich noch, haben wir ja gesagt, okay, nur gucken langt nicht, wir möchten, dass die Teilnehmer auch irgendwie partizipieren können tatsächlich und haben dann einmal für die organisatorischen Absprachen, welche Themen liegen an, was wird denn, wie ist die Agenda, und so weiter, haben wir unser Extranet benutzt. Das ist ein Confluence-Wiki, das es auch schon länger gibt, wo Kunden von uns Zugriff bekommen. Also meistens für irgendwelche Projektthemen, Projekt Absprachen, Austausch technischer Details oder so etwas. Das haben wir dann in diesem Fall als Event-Space missbraucht und dort die Agenda hinterlegt und so weiter und die ganzen Links, die die Teilnehmer brauchten. Dann für die Partizipation selbst ist eben Google Meet zur Anwendung gekommen, wo wir dann ja, Videokonferenzen aufgesetzt haben, wo die Teilnehmer dann sich getroffen haben und miteinander diskutiert haben. Und, was habe ich denn jetzt noch vergessen, Matze?

Matthias:

Ich glaube, das war eigentlich das Wichtigste…

Joachim:

Ja, das ist eigentlich der Kern. 

Matthias: 

Ja, ich glaube, es gab noch einen Telegram-Chat, in dem man sich noch ein bisschen austauschen konnte…

Joachim:

Genau, ja, das war so ein bisschen Backup. So nach dem Motto, wenn du das alles nicht hinkriegst, dann gibt es auch noch einen Telegram-Chat und da kannst du dann auch noch nach technischer Hilfe fragen, und so weiter. Ja, das gab es auch noch.

Matthias:

Also das klingt jetzt aber nicht so, als hätte sich sozusagen am geplanten Ablauf, an der geplanten Agenda viel verändert. Es gab einen YouTube Stream mit Vorträgen, es gab diesen interaktiven Teil, also es war offenbar möglich, all die Agendapunkte auch digital abzubilden. 

Joachim:

Genau, also das war eigentlich unser Anspruch, dass wir ja gesagt haben, wir wollen irgendwie versuchen, das Erlebnis für die Teilnehmer so zu gestalten, als wären sie vor Ort gewesen. Oder so ähnlich. Und deswegen haben wir die Agenda mehr oder weniger so gelassen, wie sie vorher war, ja. Wie gesagt, zwischen den Vorträgen gab es dann irgendwelche Moderations-Übergänge. Vor Ort hätte man sich einfach zum Netzwerken in die Kaffeepause verabschiedet, ja, das war ein bisschen anders. Aber auch der Open Space, den wir ja auch immer, oder manche nennen das auch Barcamp, was wir auch eigentlich immer machen, haben wir eigentlich mehr oder weniger digital abgebildet, wie er auch vor Ort gelaufen wäre. Ja, so und das ja, hat eigentlich auch gut geklappt, würde ich sagen. 

Matthias:

Aus unserer Sicht. Aber wie sieht es denn aus Sicht der Teilnehmer aus? Haben die das gut angenommen? Ein Event, von zu Hause. Ja gut, damals zu der Zeit war noch nicht jeder im Home Office, aber manche Leute saßen halt im Büro, manch einer doch daheim am Schreibtisch. Was sagen denn die Leute? Haben die das angenommen?

Joachim:

Ja also, ich kann dir nur die Reaktionen sagen, die damals kamen. Vielleicht hast du auch noch neue oder im Nachtrag noch was gehört, das weiß ich nicht, das habe ich nicht mehr gehört. Damals war, also wie gesagt, das war ja gerade neu. Wir gewöhnten uns gerade an Lockdown und Social Distancing und so weiter. Und da waren die Teilnehmer-Stimmen ausschließlich positiv, ja, also nach dem Motto, ja es ist schön mal wieder unter Leuten zu sein und super, dass ihr das auf die Beine gestellt habt. Und tolles Erlebnis und so. Es war wirklich ein super Feedback. Ich weiß jetzt nicht, wie es im Nachgang war, jetzt nach ein paar Wochen Corona, würde ich sagen, ist es ja fast schon Normalität. Das es irgendwie online Konferenzen oder Formate gibt. Insofern waren wir natürlich da, war das so ein bisschen geprimed, durch alles neu und toll, dass ihr das so auf die Beine stellt. 

Klar merkt man so ein bisschen, fällt das schwer, das auch gerade selbst dann auch zu partizipieren in so digitalen Diskussionen, sage ich mal, ja. Also wir hatten ja, was so ein bisschen der Unterschied zu einem normalen Open Space ist, wir haben in jedem Open Space Raum einen Moderator von uns gehabt, um so ein bisschen zu helfen, die digitale Diskussion in Gang zu kriegen und ja, was ich so gehört habe und selbst, ich war auch einer der Moderatoren, erlebt habe, war schon, na ja, man musste die Leute so ein bisschen kitzeln. Viele machen dann auch die Kamera aus und dann weiß man nicht, hängen sie gerade die Wäsche auf oder kochen was zu Mittag, oder sind sie eigentlich aktiv dabei, also gedanklich an der Diskussion. Und wenn man dann eine Frage stellt, wie viel der 15 Teilnehmer, die gerade in meiner Diskussion sind, sind eigentlich gedanklich dabei und dann auch noch bereit, dazu etwas zu sagen. So und das ist so ein bisschen das, was wir auch so ein bisschen, glaube ich, also kann ich auch nur von mir selbst reden, so ein bisschen merken in diese Home Office Zeit, na ja, die Ablenkungsgefahr ist relativ groß. Ich kann mich mit sehr vielen Dingen beschäftigen und es gibt ja durchaus auch viele Meetings, wo man zwischendurch denkt, so, ja jetzt kann ich mal kurz die Wäsche aufhängen, ist kein Problem und just in diesem Moment kommt dann natürlich die Frage an mich. Und das waren so die ersten Effekte, die wir da auch gesehen haben ja. Also insofern war unser Learning schon, ein Moderator ist schon ganz gut. Vielleicht sollte man darüber diskutieren, Kamera an, ist das vielleicht irgendwie sinnvoll. Manche haben da natürlich Probleme mit Bandbreiten und so weiter, aber wenn man sich sieht, dann sieht man auch, dass der andere gerade die Wäsche aufhängt. Das ist ja, das sind die Herausforderungen gewesen. 

Matthias: 

Und das sind sicherlich auch so Sachen, die wir gelernt haben. Das eine Diskussion in so einem digitalen Format ein bisschen schwieriger zustande kommt, als in einem klassischen Open Space, wo ja in diesem kleinen Diskussionsrunden kein direkter Moderator steht oder so.

Joachim:

Genau, das würde ich sagen, das ist so ein bisschen das Learning. Da kann man jetzt darüber natürlich nachdenken, was würden wir dann das nächste Mal anders machen. Oder würden wir es anders machen. Das hängt sehr stark davon ab, wie die Teilnehmer auch sind. Also ich zum Beispiel selbst hatte, war als Moderator in einer Session, wo ein Teilnehmer so einen kleinen Impuls-Vortrag mitgebracht hat, ja, der hatte ein paar Folien vorbereitet und ein bisschen was erzählt. Und das kam sehr gut an und danach war auch eine rege Diskussion, die da zustande kam. Ich weiß jetzt nicht, ich würde nicht sagen, dass das jetzt irgendwie das Muster wäre und wir sagen es gibt nur noch Impulsvorträge oder so. Vielleicht kann man sich auch noch überlegen, wie man moderativ da irgendwie das unterstützen kann. Da würde ich noch drüber nachdenken, ja. Wie gesagt, es hängt auch dann ein bisschen damit zusammen, wenn du Glück hast und es sind viele aktive Leute dabei, dann wird auch schon auch rege diskutiert, ja. 

Matthias: 

Es gibt jetzt wahrscheinlich jede Menge Unternehmen, die sich halt mit der Frage rumschlagen, so was machen wir mit unserer Kundenveranstaltung, keine Ahnung, mit 100 oder 200 oder 500 Leuten oder mit unserem Kongress. Hast du vielleicht ein paar grundsätzliche Tipps, die du Unternehmen anbieten könntest, die jetzt ein digitales statt ein physisches Event auf die Beine stellen wollen? 

Joachim: 

Grundsätzlich, ja gut, ich meine klar, man sollte sich, also damals fand ich, war das mehr oder weniger für mich, alternativlos da zu sagen, wir machen das. Weil, es war gerade neu und wir waren die ersten. Mittlerweile, muss man sich ja wie gesagt, schon Gedanken darüber machen, wie viele digitale Events gibt es denn, will ich noch ein neues schaffen und welchen Mehrwert biete ich. Und wir selbst haben ja die Tools4AgileTeams, die irgendwie eigentlich so im Herbst/Winter dieses Jahr am 3. und 4. Dezember glaube ich, Anfang Dezember auf jeden Fall, glaube ich, stattfindet. Und wir auch jetzt schon drüber nachdenken, wird die eigentlich physisch stattfinden, ja oder nein. Wir haben dieses Jahr 300 bis 500 Teilnehmer geplant. Also das wäre ja dann schon wahrscheinlich eine Großveranstaltung, ich weiß es nicht, wie sich die Regeln dazu noch ändern werden und wir sind dann tatsächlich am überlegen und sagen, na ja, also bisher war der Mehrwert schon der Austausch vor Ort, ja, die Atmosphäre. Kriegen wir das Remote so hin? Oder wir es dann wie irgendeine andere Konferenz, wie austauschbar ist es dann. 

Ich glaube, da gibt es nicht so ein Erfolgsrezept. Ich glaube schon, es hängt dann natürlich auch ab von den Teilnehmern, also beziehungsweise den Speakern, die du hast, ja, da sind ja interessante Vorträge dabei, das zum einen. Und dann natürlich die Frage, wie kann ich Interaktionen stattfinden lassen. Kann ich es abwechslungsreich gestalten. Ich glaube, das war auch so ein bisschen auch so ein Erfolgskriterium für unseren AEC, dass eben nicht der ganze Tag Vorträge mit YouTube Stream waren und die Leute irgendwann nach drei Stunden gesagt haben, ich hab halt genug geglotzt quasi, ja. Sondern, dass sich das abgewechselt hat mit Interaktionen und Teilnahmen. Ich glaube, das wäre eine Sache, wenn wir die Tools4AgileTeams digital abbilden sollten, müssten, wahrscheinlich, dann sollten wir darüber nachdenken. Wie können wir einen abwechslungsreichen Tag gestalten. Ja, das wäre so die Hauptfrage, die ich mir stellen würde. 

Matthias:

Jo, zum Abschluss die Frage, wie siehst du das denn jetzt? Jetzt, wo du das mal mitorganisiert und miterlebt hast. Sind solche Remote-Events grundsätzlich, also auch in normalen Zeiten, denn die Corona-Krise wird ja hoffentlich irgendwann mal vorübergehen, eine gute sinnvolle Alternative zu physischen Events, oder sagst du eher, oh, nie wieder, wenn es nicht unbedingt nötig ist?

Joachim:

Ja, das ist so eine Sache. Also die Frage ist für mich gar nicht so einfach zu beantworten. Also, zum einen, tatsächlich ein Feedback im AEC war auch, dass das einer gesagt hat, ich fand es super, dass ihr das habt stattfinden lassen, ich bin körperlich so gehandicapt, dass ich nicht reisen kann, an den vergangenen AECs konnte ich deshalb nicht teilnehmen, diesmal schon, das finde ich super. Ja, und das natürlich schon so, das es auch gerade unter ökologischen Aspekten wir ja vielleicht nach Corona Reisen überdenken sollten. Ja, ist es wert, dass ich für sowas wie den AEC, ja, wo ich drei Vorträge und ein bisschen Austausch mit Gleichgesinnten habe, meinetwegen durch ganz Deutschland reise. Oder manche kamen ja sogar aus Österreich oder aus der Schweiz oder so etwas, ja. Ist es das wert? Also diese Frage die finde ich schon, dass wir uns die stellen müssen in Zukunft. 

Und ja, meine große Frage für mich selbst ist, kriegen wir das hin, eine Hybrid-Veranstaltung zu veranstalten, so, aber das sich die Remote-Teilnehmer sich aber nicht wie Teilnehmer zweiter Klasse fühlen. Das ist so ein bisschen die Herausforderung, ja. Ich habe da auch noch kein Konzept, natürlich, dann sind dann da fünf Leute vor Ort und fünf sind Remote dazu geschaltet. Die vor Ort diskutieren die können sich gegenseitig angucken, da können auch fünf gleichzeitig reden, ohne dass es irgendwie Probleme mit Verstehen gibt und so weiter. Insofern wird das wahrscheinlich nicht so ganz einfach zu lösen sein, ja. Also, ich denke darüber nach, ich glaube natürlich ist also, wir sind Menschen und keine Maschinen. Der persönliche Austausch, das ist etwas anderes, deswegen würde ich das weiterhin bevorzugen auch, aber ich denke, wir sollten schon darüber nachdenken, wie wir hybride Veranstaltungen bauen können, so dass auch Remote-Teilnehmer möglich sind, die sich nicht eben fühlen, ja, nur Beobachter oder eben, wie gesagt, Zweiter Klasse Teilnehmer. 

Matthias:

Ja, jede Medaille hat zwei Seiten. Gut, damit wollen wir das Thema an dieser Stelle abschließen. Jo, danke dir für die Einblicke. 

Joachim:

Sehr gerne, Matze.

Matthias:

Und euch, danke fürs Zuhören. Ich verweise auf die kommende Folge unseres Podcasts, in der wir dann mal schauen wollen, wie ein agiles Software-Team seine Arbeit und vor allem seine Scrum-Prozesse in einer Remote-Konstellation möglichst effektiv und effizient organisieren kann. Ich hoffe, ihr seid dann wieder dabei, bis dahin, bleibt gesund! Tschüss!

Joachim:

Tschüss und bis bald!