Remote-Workshops statt physischer Meetings – Anforderungen, Erfahrungen, Tipps

Veröffentlicht am 01. April 2020

Behandelte Themen

Einführung von Matthias Rauer

Rolle physischer Meetings bei Projekten

Situation zu Beginn der Corona-Krise

Fachliche Vorteile von Remote-Meetings

Herausforderungen von Remote-Meetings und deren Planung

Tools und technisches Setup für Remote-Workshops und Meetings

Organisatorische Fragen und Teilnehmerzahl Tipp

Ausblick auf die Kundenzufriedenheit mit Remote-Meetings

Tipps für bessere interne oder externe Meetings

Persönliche Tipps von Katharina fürs Home Office

Transkription des Podcasts

Mit: Matthias Rauer und Katharina Alt von Seibert Media

Matthias: 

Hallo und Willkommen zu einer neuen Podcast-Folge von Seibert Media, die zugleich den Auftakt einer neuen Staffel bildet, in der wir uns passend zu den Anforderungen des aktuellen Zeitgeschehens mit unterschiedlichen Aspekten der Remote-Zusammenarbeit beschäftigen wollen. Stichwort Social oder beziehungsweise Physical Distance. Der Begriff ist vielleicht ein bisschen angenehmer. Heute soll es darum gehen, wie man in Zeiten der Corona-Krise auch mit Kunden möglichst weiterhin effizient zusammenarbeiten kann. Konkret, welche Tipps und Erfahrungen gibt es für Meetings ohne physischen Kontakt. Als Expertin zum Thema haben wir heute meine Kollegin Katharina Alt mit dabei, die als Mitglied unseres Confluence-Beratungsteams von den aktuellen Entwicklungen besonders betroffen ist. Hallo Kathi!

Katharina:

Hallo Matze.

Matthias:

Ich bin Matthias Rauer und beginnen wir doch einmal mit einem Blick auf deinen normalen Arbeitsalltag. Kathi, welche Rolle spielen denn physische Meetings normalerweise in deinen Projekten?

Katharina:

Also eigentlich versuchen wir alle Kundentermine auch immer vor Ort wahrzunehmen. Das heißt, wir fahren entweder zu den Kunden oder die Kunden kommen uns in Wiesbaden besuchen. Das kann einzelne Workshop-Termine betreffen, aber auch Schulungs-Termine und vor allem auch unsere Intranet-Einführungsprojekte. Da haben wir am Anfang eigentlich immer so fünf bis sechs Präsenztermine, wo wir uns zusammen mit den Kunden eben setzen und über Konzeptionen, die strategische Entwicklung, etc. sprechen. Das machen wir halt immer gemeinsam vor Ort, in dem wir uns physisch sehen, aber das ist vielleicht in der heutigen Zeit nicht mehr ganz so einfach. 

Matthias:

Ja, wie hat sich das denn in den letzten Wochen entwickelt? Die Kunden rufen halt an und sagen ab oder wie ist die Situation?

Katharina:

Genau, also eigentlich sind alle geplanten Vorort-Termine, die wir so in den nächsten Monaten haben, abgesagt worden. Das liegt einfach daran, dass teilweise die Kunden am Anfang Reiseverbote hatten, aber auch teilweise keine Besuche mehr empfangen durften von Externen und jetzt haben wir ja seit einer Woche auch diese Kontaktsperre. Das heißt, jetzt ist es sozusagen auch gar nicht mehr möglich. Jetzt darf man es offiziell gar nicht mehr. Das heißt, die Kunden versuchen die Termine abzusagen. Allerdings haben wir eben eine Alternative. Wir wollen halt versuchen, alle diese Termine auch in der jetzigen Zeit anzubieten aber dann eben nicht, in dem wir uns sehen, sondern das Ganze über Videokonferenzen und ja, versuchen, das so trotzdem stattfinden lassen zu können. 

Matthias:

Ja, das wäre meine nächste Frage gewesen. Das Angebot von Remote-Meetings ist in der aktuellen Situation natürlich schon aus Gründen der physischen Distanz sinnvoll und geboten und die einzige Möglichkeit. Aber dieses Format hat auch schon einige fachliche Vorteile, oder? Also, die Frage vielleicht wäre, warum lohnt es sich, Meetings jetzt remote durchzuführen, statt sie vielleicht ausfallen zu lassen oder auf unbestimmte Zeit zu verschieben?

Katharina:

Ja, also zum einen ist natürlich gut, damit wir Projektplanungen, Roadmaps nicht gefährden. Also wir haben ja viele Kunden gerade bei den Intranet-Einführungsprojekten auch, wo die Projekte eine gewisse Laufzeit und auch eine Deadline haben und wenn wir jetzt sagen, wir verschieben die auf unbestimmte Zeit, keiner weiß, wie lange das Ganze dauert, dann sind natürlich diese ganzen Termine und Meilensteine auch gefährdet. Also das ist, glaube ich, einer der wichtigsten Gründe. Und dann kommt noch dazu, wir haben natürlich jetzt teilweise auch schon sehr sehr viel in diese einzelnen Termine investiert, wir haben Vorbereitungen gemacht, Konzepte gemacht. Ist ja immer so, dann passiert vielleicht mal drei Monate nichts und danach hat man alles wieder vergessen und kann vielleicht wieder von vorne anfangen. Natürlich dokumentieren wir immer fleißig, aber ich glaube, das kennt jeder selber, dass man auch nachher auch aus seiner eigenen Dokumentation nicht mehr unbedingt schlau wird, wenn so ein bisschen Zeit vergeht. Das wäre so ein weiterer Grund, warum wir einfach empfehlen würden, da jetzt am Ball zu bleiben. Und vielleicht kann man sogar auch diese, bei manchen, ruhige Zeit jetzt mal so ein bisschen nutzen und sich genau diesen Themen widmen. Wir haben halt schon gemerkt, dass bei vielen Kunden auch so ein bisschen das Tagesgeschäft gerade, ja, nahezu eingeschlafen ist und sie vielleicht sogar jetzt einmal Zeit haben, sich genau um die Themen, die sonst immer hinten anstehen, zu kümmern. Und deswegen bieten wir einfach an, dass diese Zeit dafür genutzt werden kann. 

Vielleicht, sorry ganz kurz, mir fällt sogar noch etwas anderes ein. Ich kann mir auch sehr gut vorstellen, dass vielleicht sogar jetzt in dieser Remote-Arbeitszeit gemerkt wird, eben wie wichtig die Tools, die wir bei unseren Kunden ja auch einführen, sein können. Also gerade so eine Intranet-Lösung wie Linchpin, ist ja genau dafür da, die Mitarbeiter an unterschiedlichsten Standorten also zu erreichen und Nachrichten zu verteilen. Das heißt, gerade in der jetzigen Situation sind glaube ich sehr viele Unternehmens-Kommunikationsabteilungen damit beschäftigt, möglichst alle zu informieren und gerade dafür kann natürlich auch eine Plattform, wie jetzt beispielsweise Linchpin, total helfen. Und deswegen ist es vielleicht sogar relativ wichtig, aktuell am Ball zu bleiben, und das Ganze nicht auf Eis zu legen. 

Matthias:

Ihr habt jetzt bestimmt in den letzten Tagen und ein, zwei Wochen den ein oder anderen Remote-Termin schon durchgeführt. Was sind denn so als Zwischenfazit die größten Herausforderungen, die ihr bei der Planung solcher Termine hattet? Und wie seid ihr diesen Herausforderungen begegnet?

Katharina:

Also eigentlich ist es hauptsächlich die Organisation und aber auch die Disziplin, die alle Teilnehmer da so ein bisschen an den Tag legen müssen bei diesen Meetings. Also organisatorisch, zum einen Planung, das heißt, wie teilen wir das auf, weil, es ist natürlich deutlich anstrengender einen ganzen Tag in so einem Remote-Meeting mit Kopfhörern auf, vor einer Kamera zu sitzen, als das so in einer bisschen lockereren Atmosphäre vor Ort zu machen und sich wirklich physisch zu sehen. Das heißt, man muss den Tag ein bisschen anders strukturieren. Man macht vielleicht nicht acht Stunden an einem Stück, sondern man teilt den Termin auf in zwei, drei Slots, vielleicht einen Vormittag, einen Nachmittag, vielleicht auch an zwei Tagen. Da muss man aber ein bisschen gemeinsam schauen, wie das passt. Wie kriegt man die Leute gut zusammen, was ist für jeden in der Zeit gerade sinnvoll. Es gibt eben gerade auch Leute, die im Home-Office sind, ihre Kinder betreuen müssen, auch darauf muss man vielleicht auch Rücksicht nehmen. Da können wir uns aber immer abstimmen. Das sind wir sehr sehr flexibel. 

Eine weitere Herausforderung ist aber, dass technische Setup tatsächlich. Also wir müssen halt schauen, dass wir eine gemeinsame technische Basis finden und das wir eben gucken, dass das Ganze eben auch bei allen läuft. Das ist ganz wichtig, dass eben vorher besprochen, wie das technische Setup aussehen soll, was für eine Lösung nutzen wir, also was nutzen wir als Videokonferenz-Tool. Wir versuchen so ein paar Regeln zu definieren. Zum Beispiel, jeder sollte eine Webcam nutzen, einfach, damit man sich sieht und auch das Gefühl hat, sich auch zu treffen, also auch, wenn es im virtuellen Raum ist, man sieht den anderen. Die non-verbale Kommunikation sollte halt nicht unterschätzt werden in solchen Meetings. Und was wir da einfach empfehlen würden, ist, dass man kurz vorher so ein kleines Technik-Setup macht, das heißt, vielleicht einen Tag oder zwei Tage vorher einmal prüft, kommen alle in so ein Meeting rein, funktioniert das bei allen, hat jeder eine Kamera, hat jeder ein Mikro, einen Headset, kriegt das ans Laufen. Dass das nicht halt noch einmal die Zeit von dem tatsächlichen eigentlich Termin klaut. Das wäre so unsere Empfehlung und das ist auch meistens auch das, was so gerade die größte Herausforderung ist. 

Matthias:

Lass uns doch bei dem Thema des technischen Setups noch einmal bleiben. Welche Tools nutzt ihr denn für solche Remote-Workshops? Muss der Kunde da irgendwelche Software, irgendwelche Browser Plugins installieren oder sogar lizenzieren, damit so ein Termin durchgeführt werden kann? Oder richtet ihr euch darauf ein, dass ihr die Tools nutzt, die schon bei Kunden im Einsatz sind? Wie funktioniert dass denn aus technischer Sicht?

Katharina:

Also wir nutzen tatsächlich am liebsten das Google Hangouts Meet. Das eine sehr leichtgängige einfache Lösung. Da können wir einfach einen Termin aufsetzen, einen Link mit dem Kunden teilen, die können sich einfach in die Sessions einwählen. Es ist auch relativ leicht zu bedienen, auch wenn man es noch nicht vorher benutzt hat. Das wäre sozusagen unser Angebot. Wir hätten sogar auch noch ein paar weitere Lösungen. Wir haben auch schon Erfahrung mit GoToMeeting oder auch mit Zoom gemacht. Also das wären noch so Alternativen, die wir anbieten könnten. Wir lassen uns aber auch absolut darauf ein, wenn der Kunde sagt, er hat irgendeine etablierte Lösung, da kennen sich die Kollegen und Mitarbeiter mit aus, dann können wir auch gerne das nutzen. Wir sind es Gott sei Dank ganz gut gewohnt, auch solche Remote-Meetings abzuhalten. Das haben wir jetzt auch schon vor Corona gemacht, sozusagen, das heißt, wir sind es auch gewohnt, uns mit verschiedensten Videokonferenz-Techniken auseinanderzusetzen und haben auch eigentlich schon die meisten ausprobiert. Das heißt, wir sind auch absolut dazu bereit, uns da auf eine Lösung des Kunden einzulassen. Genau.

Matthias:

Aber wenn jemand an einem Meeting bei Hangouts Chat oder so teilnimmt, braucht der kein Browser Plugin und keine Software lokal zu installieren und solche Dinge?

Katharina:

Nein, Genau. Also bei dem Hangouts Meet ist es so, wir schicken den Link. Das kann über jeden modernen Browser genutzt werden. Wir empfehlen tatsächlich einen Google Chrome. Damit funktioniert es am besten. Es hat aber bisher auch in einem Firefox, zum Beispiel keine Probleme gemacht. Das ist ja in der Regel so ein Standard-Browser, der bei jedem im Einsatz ist. 

Matthias: 

Kommen wir von technischen doch einmal auf die organisatorischen Fragen zu sprechen. Eine Remote-Situation ist ja doch eine andere, als eine physische Situation, in der man in einem Raum ist. Ich kann mir vorstellen, Workshop klappt, kann ganz gut klappen, wenn da, keine Ahnung, 12 oder 15 Menschen in einem Raum sind, in einer Remote-Situation ist es vielleicht ein bisschen schwieriger. Gibt es denn aus eurer Sicht, sagen wir mal in Anführungsstrichen “Obergrenzen”, wie viele Teilnehmer sinnvoll ist, mit wie vielen Leuten man in einem Remote Meeting noch produktiv und effektiv zusammenarbeiten kann?

Katharina:

Das ist tatsächlich eine schwierige Frage. Zum einen bin ich sogar der Meinung, dass auch bei Vorort-Workshops mehr Köche den Brei verderben können, tatsächlich. Also auch da ist es ab einer gewissen Teilnehmerzahl das schwierig, dass noch jeder zu Wort kommt und so weiter. Und das macht es natürlich in so einer Videokonferenz nicht einfacher, weil man, auch wenn man jetzt mit der Kamera jeden irgendwie sehen kann, man sieht alle in einem kleinen Fenster, man kann nicht ganz genau sehen, was denkt derjenige gerade. Also gerade diese nonverbalen Konversation ist eben wichtig. Also, ich muss auch an der Mimik erkennen können, findet er das jetzt vielleicht gerade blöd, was ich sage, und so weiter. Ich möchte da ungern jetzt so eine maximale Grenze nennen, weil ich glaube, das kann auch sehr sehr gut mit vielen Personen funktionieren. Kommt immer ein bisschen auf das Thema an, auf die Disziplin der Teilnehmer. Meine grundsächliche Empfehlung wäre vielleicht so sechs bis acht Personen, ist glaube ich eine ganz gute Gruppe. Die kann man noch ganz gut überblicken. Da rede ich jetzt tatsächlich von einem Workshop hauptsächlich. Also, wo wir uns austauschen, wo wir zusammen Konzepte erarbeiten. Da glaube ich, ist das eine ganz gute Richtlinie. 

Wir haben ja auch Schulungen bei uns im Angebot. Da müssen wir jetzt tatsächlich noch ein bisschen Erfahrung auch mit sammeln, wie das funktioniert. Da würde ich allerdings sagen, ist eine Teilnehmerzahl von vier bis sechs Personen ganz gut, weil es da ja nochmal ein bisschen mehr darum geht, auf die einzelnen Personen einzugehen, Fragen anzugucken, vielleicht müssen auch die Schulungsteilnehmer einmal einen Bildschirm teilen, um ein Problem zu erläutern, was sie gerade haben. Deswegen könnte ich mir vorstellen, dass wir da sogar noch eine etwas, ja, kleiner Teilnehmerzahl haben, die Sinn macht. Einfach, damit auch jeder aus der Schulung auch wirklich was mitnimmt und profitiert. Wir haben uns tatsächlich auch schon Gedanken dazu gemacht, wie man das möglichst sinnvoll gestalten kann. Und würden auch versuchen in solchen, vor allen Schulungen immer zu schauen, dass wir noch eine zweite Person aus unserem Consulting-Team dabei haben, die so ein bisschen die Moderation übernimmt, darauf achtet, dass jeder, der irgendwie was sagen will, auch dran kommt. Das vielleicht auch eine Redezeit irgendwann einmal ein Ende hat. Das klingt immer so wie, ich möchte dich jetzt unterbrechen, aber nein, es geht einfach darum, dass einfach jeder einmal zu Wort kommen kann. Vielleicht kann die Person auch parallel schon mal Notizen machen, so dass das eben nicht nur an einer Person hängt. Das wäre jetzt so eine Maßnahme, die wir noch treffen wollen würden. Genau, so eine Art Moderatorenrolle.

Matthias: 

Und auf diese Weise versucht ihr dann, in solche Veranstaltungen, die ja auch vom Austausch und wie du sagst, von der Kommunikation miteinander leben, einen Flow reinzubringen und Interaktion zwischen den Teilnehmern und dir als Trainerin zum Beispiel, zu ermöglichen. 

Katharina: 

Genau, genau. Das wär der eine Schritt. Wir hatten jetzt auch letzte Woche Donnerstag unseren Atlassian Enterprise Club, der eigentlich hätte vor Ort stattfinden sollen bei uns, was jetzt leider nicht funktioniert hat. Den haben wir spontan in eine Remote-Konferenz umgewandelt. Und tatsächlich haben wir da auch gemerkt, dass genau diese Moderatorenrolle ganz wichtig ist. Also wir hatten nachmittags einen Open Space, wo jeder frei in so einen Hangouts-Raum kommen konnte, an der Konferenz teilnehmen konnte. Das waren teilweise auch wirklich viele Personen, also auch deutlich mehr als die Teilnehmerzahl, die ich jetzt eben genannt habe. Und mit so ein paar vordefinierten Regeln und einem Moderator, der eben auf Wortmeldungen reagiert hat, Leute drangenommen hat, bisschen auf diese Sprechzeit geachtet hat und einfach so ein bisschen geguckt hat, dass vielleicht auch jeder still geschaltet, also stumm geschaltet ist, der gerade nicht redet, damit man keine Störgeräusche im Hintergrund hat, hat das tatsächlich sehr sehr gut funktioniert. Auch mit teilweise Gruppen von bis zu 30 Personen. Und genau, und genau diese Erkenntnisse würden wir auch eben mit in die Schulungen und Remote-Termine nehmen.

Matthias:

Was sagen denn eigentlich Kunden, mit denen ihr bisher schon solche Termine durchgeführt habt dazu? Sind die damit zufrieden? Hat das alles soweit funktioniert? Oder gibt es da doch größere Berührungsängste?

Katharina:

Also normalerweise, wenn die technischen Hürden überwunden sind und das ist manchmal noch so eine kleine Baustelle, gibt es da eigentlich nur positives Feedback, tatsächlich. Es macht es ja auch für alle einfacher, man muss nicht reisen, es ist ein bisschen weniger Aufwand. Es kann viel spontaner stattfinden. Also das ist auch generell auch etwas. Also wir können natürlich durch diese Remote-Termine jetzt viel spontaner Kundentermine anbieten. Wir hatten halt vorher eine Vorlaufzeit für einen Vorort-Termin von teilweise sechs bis acht Wochen. Das geht natürlich jetzt viel viel schneller, weil wir eben keine Reisezeit haben und das Ganze einfach viel spontaner organisieren können. Un das eigentlich immer eher etwas, was als Vorteil gesehen wird, tatsächlich. 

Matthias:

Lass uns mal von dieser besonderen Kundensituation mal wegkommen. Hast du vielleicht ein paar Tipps, die Teams weiterhelfen könnten, um ihre internen oder externen Meetings grundsätzlich besser auf digitale Art und Weise abzuhalten?

Katharina:

Ja, also ich glaube zum ersten braucht man einfach mal wirklich eine gute Lösung, die für alle funktioniert, wo alle gut mit arbeiten können. Das ist so, dass man sich vielleicht auch auf etwas einigt. Wir haben das oft auch bei Kunden, dass einfach viele Tools im Einsatz sind. Das wäre so der erste Punkt. Und was ich absolut empfehlen würde, sind so Remote-Regeln, die man definiert, an die sich alle halten. Da haben wir zum Beispiel so etwas festgelegt, wie die Kamera sollte angeschaltet sein. Das ist kein Muss, aber es ist halt eine Empfehlung, einfach, dass man sich gegenseitig sieht und dieses Gefühl halt wirklich hat, miteinander zu sprechen. Dann sollte man einen Headset benutzen, um möglichst wenig Störgeräusche im Hintergrund zu haben. Wenn man nicht spricht, sollte man sich stumm schalten. Das sind so Punkte, die sehr sehr wichtig sind für solche Remote-Termine. Und auch eben diese Disziplin zu haben, mal kurz zu warten, wenn jemand aufhört hat zu sprechen, nicht direkt draufloszureden, drangenommen zu werden, sich vielleicht vorher auch per Chat, also man hat ja in den ganzen Videokonferenz-Tools auch kleine Chat-Funktionen, kurz zu melden und zu sagen, hey, ich möchte dazu auch etwas sagen. Das macht es dann teilweise etwas weniger dynamisch vom Gefühl her, es macht es aber tatsächlich effizient. Also ich habe seitdem das Gefühl, dass auch bei uns interne Meetings deutlich effizienter abgehalten werden, weil eben nicht so viel Nebenkommunikation stattfindet. Man überlegt halt mehr, was sagt man jetzt, statt einfach draufloszureden. Und das kann halt tatsächlich auch Vorteile haben. 

Matthias:

Kathi, lass uns zum Abschluss mal kurz auf die persönliche Ebene kommen. Du bist ja jetzt auch in einer Situation, die für dich sicherlich ungewohnt ist und die für Millionen anderer Menschen ungewohnt ist. Du sitzt im Home Office. Wir sind hier Remote miteinander verbunden, über einen Google Hangouts und du arbeitest wie unsere anderen 185 Kollegen von zu Hause aus. Wie kommst du denn damit klar? Hast du bestimmte Routinen oder bestimmte Verhaltensweisen dir jetzt schnell angeeignet, um mit der Situation möglichst produktiv und effizient umzugehen? Erzähle doch mal ein bisschen!

Katharina:

Ja, das musste ich auch tatsächlich. Denn ich bin nämlich so gar kein Home Office Mensch, weil ich immer das Gefühl habe, da mache ich alles oder lenkt mich im Prinzip alles ab, was zu Hause so anfällt. Aber jetzt muss man halt und da war es für mich besonders wichtig, meinem Tag trotzdem so eine Struktur zu geben. Das heißt, ich stehe zu meiner ganz normalen gewohnten Uhrzeit auf, ich verleite mich nicht dazu, jetzt irgendwie länger zu schlafen oder so. Das man einfach schon mal wirklich ja, diesen strukturierten Start in den Tag hat. Hat sogar den Vorteil, dass man in der Regel etwas früher am Schreibtisch sitzt, was auch ganz schön ist. Und bei mir ist es so, mir fällt zu Hause ganz schnell die Decke auf den Kopf. Deswegen habe ich mir so ein bisschen zur Gewohnheit gemacht, vor allen Dingen gerade, wo das Wetter ganz schön ist, mittags eine Runde spazieren zu gehen in meiner Mittagspause. Die ist jetzt bei mir etwas länger. Dabei höre ich einen Podcast zum Beispiel, um mich ein bisschen auch mal abzulenken, bisschen mal was anderes zu hören. Ich gehe natürlich alleine raus, das kann aber auch manchmal ganz schön sein, muss ich sagen. Ist eigentlich auch mal eine ganz nette Erfahrung und ich habe mir jetzt zum Beispiel extra eine neue Yogamatte bestellt, damit ich wirklich jeden Tag auch so eine kurze Yoga-Session auch einfach machen kann, um nicht ganz vom Sport wegzukommen und einfach ein bisschen am Ball zu bleiben, weil ich glaube, es gibt nichts Schlimmeres, also jetzt in so einen Trott zu verfallen, und die ganze Woche das Gefühl zu haben, es eigentlich Wochenende. Ich glaube, dann kommt man nicht in einen guten Arbeitsrhythmus. Es hat mir persönlich sehr geholfen, ja. 

Matthias:

Danke Kathi, für die Einblicke. Ich würde sagen, wir können das Thema an dieser Stelle erst einmal abschließen. Ich danke dir, dass du die Zeit genommen hast. 

Katharina:

Danke auch!

Matthias: 

Euch, vielen Dank fürs Zuhören. Ich verweise auf die kommende Folge unseres Podcasts, die irgendwann im Verlauf der nächsten Woche erscheinen wird. Da werden wir an dieses Thema anknüpfen und ein paar Learnings und Erfahrungen und Tipps dahingehend teilen, wie es eigentlich ist, wenn ein ganzes Unternehmen mit immerhin fast 200 Leuten quasi über Nacht zur Remote-Firma wird. Ich hoffe, wir hören uns dann wieder. Bis dann, bleibt gesund. Tschüss!

Katharina:

Tschüss!