Performance, Integration und Skalierbarkeit moderner Intranets

Veröffentlicht am 13. März 2020

Behandelte Themen

Einführung von Alisa Tietz

System-Performance eines Intranets

Mögliche Performance-Probleme

Indikatoren zur Performance

Schwellwerte

Was ist Atlassian Data Center?

Go Live bei der Intranet-Einführung

Last-Tests

Outsourcing (Betriebspakete), Monitoring der Systeme

Zusammefassung: Performance, Outsourcing und Data Center

Transkription des Podcasts

Mit: Alisa Tietz und Rico Ullmann von Seibert Media

Alisa:

Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen Podcast von Seibert Media. Wir möchten uns in dieser Folge damit beschäftigen, warum es so wichtig ist, sich mit der System-Performance Ihres Intranets auseinanderzusetzen. Vor welchen Herausforderungen Unternehmen bei diesem Thema stehen und welche Lösungen es gibt, um die Performance des Systems zu verbessern. Außerdem möchten wir uns fragen, was ist eigentlich Atlassian Data Center. Mein Name ist Alisa Tietz und ich habe heute meinen Kollegen Rico Ullmann hier bei mir. Hallo Rico!

Rico:

Hallo Alisa!

Alisa:

Rico, warum ist es denn jetzt so wichtig, sich mit der System-Performance des Intranets auseinanderzusetzen?

Rico:

Das ist eine gute Frage, das fragen mich Kunden auch immer wieder. Und am Ende kann man sagen, ich gehe irgendwo auf Google und ich suche etwas und dann ich möchte, dass sofort die Ergebnisse da sind und die Erwartung haben meine Nutzer auch an ein Intranet. Man will schnell Inhalte aufrufen und sobald das nur ein paar Sekunden zu lange dauert, dann sind sie frustriert und dann macht das Intranet keinen Spaß mehr. Und eigentlich wollen wir doch ein Ergebnis schaffen, wo die Leute Spaß an ihrem Intranet haben. 

Alisa:

Ja, das ist wahrscheinlich auch ein Thema, was mit Akzeptanz zusammenhängt. Wir haben in vorherigen Folgen hier schon darüber gesprochen, wie schaffen wir das, dass meine Nutzer sich auch im Intranet bewegen. Dass sie sich da morgens anmelden, Spaß dabei haben, damit zu arbeiten und da kann man sich ja vorstellen, wenn das System direkt langsam ist, vergeht der Spaß.

Rico:

Ganz genau das. Da muss einfach alles schon funktionieren. Da müssen die Bilder schnell geladen sein. Da muss ich auf eine News gehen und die muss sofort aufpoppen, damit ich die schnell konsumieren kann. Ansonsten bewege ich mich ganz schnell morgens wieder weg. Schließlich habe ich ja auch noch einen Job, noch eine Rolle im Unternehmen, die ich auch noch erfüllen muss. 

Alisa:

Und was würdest du sagen, wenn wir jetzt so an unsere Kundenprojekte denken und überlegen, was sind denn Fehler, die Kunden häufig machen, die dann dafür sorgen, dass das System langsam wird, dass es zu Performance-Problemen kommt.

Rico:

Die Kunden machen meistens gar keine Fehler, sondern die Kunden unterschätzen eventuell, wie erfolgreich ihr Intranet am Ende ist. Also da kommen am Ende so schnell Anwendungsfälle herein, ohne dass die IT vielleicht davon weiß und das System darauf vorbereiten kann. Was ich am Ende tun muss, ich muss mich damit befassen, wie viele Nutzer habe ich in bestimmten Zeiträumen auf meinen Systemen. Ist das in einer Zeitzone. Kommen alle Leute morgens um 8:30 Uhr ins Büro oder verteilt sich das auf drei Stunden. Und dann muss mein System eben auch wachsen, mit den Nutzern, mit den Anwendungsfällen. Und dazu gehört einfach, dass eine IT und die Intranet-Betreuer miteinander reden. 

Alisa:

Okay, und du sagst jetzt schon, wenn das System wächst, aber woher weiß ich denn, was der richtige Zeitpunkt ist, sich jetzt damit auseinanderzusetzen. Welche Indikatoren gibt es?

Rico:

Es gibt Metriken, die ich aus der Anwendung mir erheben kann, wenn ich jetzt ein System-Administrator bin und die sollte ich von Anfang an einrichten. Und am Ende bekomme ich Grafiken, die mir zeigen, wie ist das Wachstum über die letzten sechs Monate, wie viele Zugriffszahlen hatte ich, wie viele Dateien werden auf dem System abgelegt und muss ich vielleicht einfach nur meinen Speicherplatz erweitern. Oder muss ich mir vielleicht auch überlegen, wie das System in meinem Netzwerk angebunden ist, damit auch alle Nutzer einen schnellen Zugriff haben. 

Alisa:

Wenn wir uns jetzt diese Indikatoren noch einmal ein bisschen genauer ansehen würden. Kennst du da, gibt es irgendwelche Schwellwerte, die man nennen kann? Ab einer bestimmten Zahl, dass man sich dann Gedanken machen muss, das prüfen muss, genauer prüfen muss. 

Rico:

Es gibt keine direkten Schwellwerte. Man kann sagen, bei Confluence sollte man sich so ab 3000, 3500 Usern doch sehr intensiv damit auseinandersetzen. Das ist auch ein Thema, wo Atlassian eine Lösung mit Data Center im Angebot hat, die eben es auch erlaubt, für größere Nutzerzahlen zu skalieren. Aber auch darunter muss ich eben genau so etwas beachten, wie, wann kommen meine Mitarbeiter ins Büro. Wir hatten einmal einen Kunden, der hatte 1300 Mitarbeiter und ich gehe ja nicht davon aus, dass alle 1300 Mitarbeiter innerhalb von 10 Minuten im Intranet irgendetwas tun. Das wäre natürlich klasse, wenn es so wäre. Aber ich rechne ja als System-Administrator gar nicht damit, dass die alle gleichzeitig auf das System zugreifen. Und dann war das System morgens irgendwie langsam und wir haben uns das angesehen und haben uns diese Werte angeguckt und dann habe ich irgendwann gefragt, liebe Ansprechpartnerin beim Kunden, das war die Intranet-Betreuerin, wann kommen denn eigentlich die Mitarbeiter ins Haus? Und dann sagt sie, ja, die kommen alle zwischen 08:45 und 09:00 Uhr, weil um 09:00 Uhr beginnt ja bei uns die Beratungszeit. Und dann rufen die Leute an und ist die Arbeitszeit, die beginnt. Also kamen die alle morgens ins Haus, haben alle morgens den Rechner hochgefahren, das Intranet ist aufgegangen. Und das war ein ganz anderes Lastverhalten, als das zum Beispiel bei uns der Fall ist. Bei uns kommen die Mitarbeiter über zwei, drei, vier Stunden ins Büro. 

Alisa:

Jetzt sprichst du das gerade schon so ein bisschen an, was du beachten musst, im Prinzip, wenn man sich jetzt überlegt, wann der richtige Zeitpunkt ist, sich mit Intranet Performance auseinanderzusetzen, dann kann das im Prinzip, kann das schon vor der Einführung des Intranets sein, oder? Im Prinzip sollte man sich da vorher überlegen, wie sieht es bei uns im Unternehmen aus, gibt es irgendwie Besonderheiten, die ich beachten muss und nicht erst mit der Einführung dieses Systems. 

Rico:

Genau das. Ich gehe eigentlich im Projekt schon hin und überlege mit der IT, was habe ich mit meinem System vor. Löse ich vielleicht ein vorhandenes Intranet ab, wo schon sehr viele Anwendungsfälle drin waren und wie läuft eigentlich mein Go Live ab. Wo sitzen meine User und eine Frage, die ich da den Kunden auf immer stelle, ist, wenn der Go Live ist, ist dann Montag morgens, kommen dann alle ins Büro, machen ihre Browser auf und sind dann auf einmal im Intranet und gucken sich das alle gleichzeitig an? Oder kommen da erst einmal bestimmte Teams rein, bestimmte Lokationen? Das ist eine ganz wichtige Indikation. Habe ich da an Tag eins 200 User oder 500 oder 2000 oder vielleicht auch 30.000, aus einer ganzen Unternehmenskette weltweit.

Alisa:

Du hast jetzt schon gesagt, dass wenn es irgendwie so 3 bis 4000 Mitarbeiter sind, die sich gleichzeitig auf dem System befinden, die da auch arbeiten, die da produktiv Seiten bearbeiten, was auch immer, da ist das Wort Atlassian Data Center gefallen. Kannst du vielleicht auch nochmal dazu was sagen. Was ist denn eigentlich Atlassian Data Center? Und wann wird das interessant?

Rico:

Atlassian Data Center ist eine Möglichkeit, nicht nur ein Confluence System zu betreiben, das dann auch ausfallen kann, so wie mein Notebook auch ausfallen kann und dann kann ich halt nicht mehr arbeiten. Sondern, mehrere, zwei oder drei oder vielleicht auch acht parallel laufende Confluence Instanzen zu haben, die aber alle den gleichen Inhalt ausliefern, sodass sich eben meine 3000 User nicht am Ende einen Server mit eigenen Ressourcen teilen, sondern sich auf acht Server aufteilen, und damit eine Lastverteilung stattfindet, aber eben auch, wenn eines dieses System ausfällt, dann sind ja noch sieben andere da, in diesem Fall, dass wir jetzt acht Knoten hätten. Und damit schaffe ich es natürlich auch, dass einfach mehr Nutzer gleichzeitig auf das System gehen können, denn so sehr ich auch virtualisierte Rechnersysteme heute einfach erweitern kann, um neue CBOs oder auch mehr Arbeitsspeicher. Das hat gewisse Grenzen, irgendwann stößt man an die Grenzen, wo so ein einzelnes Confluence System noch effektiv arbeiten kann und Inhalte schnell ausliefern kann.

Alisa:

Okay und das heißt also, wenn wir jetzt Zuhörer haben, die zum Beispiel ein Confluence System betreiben mit 10.000 Usern, das bedeutet aber nicht automatisch, dass für die Atlassian Data Center unglaublich interessant sein muss. Sondern das kann auch schon viel früher anfangen, bei 500 Usern. 

Rico:

Genau, die 10.000 User können ja über die ganze Welt verteilt sein und sind vielleicht Nutzer, die eher mal Dokumentation ablegen, die vielleicht selten auf das System zugreifen. Auf der anderen Seite kann ich auch 3000 Nutzer in Deutschland haben, für die es wirklich schon das wichtigste Arbeitsmittel fast schon ist, weil eben dort sowohl die Doku ist, als eben auch die Inhalte, als auch der Speiseplan, der natürlich immer die beliebteste Seite im Intranet ist, und den alle um 11:30 aufrufen. So kann das sehr unterschiedlich sich auswirken. Für manche Kunden ist es die 3000 User Grenze, andere fahren mit 10.000 Usern und Server auch noch gut. 

Alisa:

Okay, also wir haben jetzt, wenn wir uns jetzt mal vorstellen, wir sind kurz davor, ein neues Intranet einzuführen, wir bereiten uns auf den Go Live vor, wir haben verschiedene Aspekte, mit denen wir uns schon auseinandergesetzt haben, und wir haben vielleicht auch schon einmal geschaut, Atlassian Data Center ist es was für uns, ist es nichts für uns. Falls wir dann überhaupt ein Intranet auf Atlassian Basis einführen möchten, falls nicht, das ist natürlich kein Punkt, den wir hier berücksichtigen müssen, aber generell, Rico, was müssen wir denn vor so einem Einführungsprojekt oder in der Einführungsphase sonst noch beachten? Zum Thema Performance.

Rico:

Ein wichtiger Punkt, den man noch beachten kann, ich habe jetzt also meine Anforderungen von meinen fachlichen Usern schon einmal besprochen und weiß, was sie vorhaben. Ich weiß, welche Anwendungsfälle aus anderen Systemen dorthin migriert werden, ich kann mir also angucken, welche Last gibt es auf den anderen Systemen, wie viele User sind da drauf, und kann mir Gedanken machen, wie eskaliere ich mein neues Intranet. Und dann möchte ich wahrscheinlich hingehen und auch prüfen, ob das, was ich da eingestellt habe, auch das richtige ist. Und dafür kann ich dann Last-Tests verwenden. Last-Tests sind eine Möglichkeit zu simulieren, eine hohe Nutzerzahl zu simulieren und echte Aktion im System nachzustellen. Und dann kann ich ausprobieren, was passiert, wenn jetzt hier 50 User gleichzeitig auf dem System sind, oder 500. Last-Tests richtig zu schreiben ist sehr komplex und braucht mit Sicherheit die Unterstützung von Experten und das dürfte der Partner sein, mit dem ich auch die Intranet-Einführung mache. 

Alisa:

Okay und so Last-Tests, wenn wir jetzt uns vorstellen, das Intranet das wächst, man hat irgendwie mit einer kleineren Anzahl an Usern begonnen und nach und nach kommen irgendwie mehr Abteilungen hinzu und das Intranet wächst, es gibt mehr User. Würde man diese Last-Tests dann sozusagen fortsetzen, und im Betrieb immer mal prüfen, wie sieht es denn aus. Ist hier Handlungsbedarf nötig oder nicht. 

Rico:

Ich glaube, das muss man situativ entscheiden. Häufig ist es ja so, dass ein Intranet organisch wächst. Da kommen nach und nach die User dazu, da wird mehr Inhalt generiert. Neue News kommen rein, neue Teams schließen sich an und stellen Inhalte einfach online und damit nimmt die Nutzerbasis und die Zugriffszahlen nicht rapide zu. Und da schaffe ich es ganz gut auch durch mein angesprochenes Monitoring, auch durch die Grafen, die ich habe, auch dieses Team-Ressourcen, der Nutzung des Systems anzugleichen. Da muss ich nicht unbedingt Last-Tests nehmen, die eben auch sehr aufwendig sind. Ich würde dann wieder Last-Tests einsetzen, wenn ich einen sehr starken Zuwachs habe. Also wenn ich jetzt plane, eine Unternehmenstochter mit einzufügen ins Intranet, und ich habe schon 3000 Leute auf meinem Intranet und da kommen nochmal 1000 dazu. Dann ist das schon eine große Steigerung, und wenn die dann gesagt bekommen, wir haben eurer Intranet jetzt migriert in unser Intranet, kommt zu uns, wir wollen euch willkommen heißen, dann gehen die auch alle aufs Intranet drauf. Das ist genauso wie mein Go Live, den ich mal vorher mit meinen 1000 Usern gemacht habe, bevor mein Intranet langsam gewachsen ist. Und da kann man dann schon überlegen, mache ich noch mal Last-Tests, um sicherzustellen, dass auch diese neue große Nutzergruppe ein gutes Erlebnis hat. 

Alisa:

Okay, und wenn ich jetzt als Unternehmen sage, dieses ganze Thema Performance und Sicherstellen, dass die Systeme erreichbar sind, das kann ich oder möchte ich einfach nicht alleine betreuen. Was gibt es da für Möglichkeiten, sozusagen da ein bisschen Arbeit abzugeben?

Rico:

Wir bei Seibert Media haben da unsere Betriebspakete, wo wir den Betrieb vom Kunden komplett übernehmen und auch sagen, wir sorgen dafür, dass das ganze Performant läuft. Und da betreuen wir sowohl in der Einführungsphase von dem Intranet und stellen genau die Fragen, die wir heute auch hier behandeln, unseren Kunden. Was habt ihr vor, wo sitzen eure User, was müssen wir tun, damit es ein guter Start ist. Aber unterstützen dann eben auch über die Lebenszeit des Intranets, das immer wieder anzupassen und nach oben zu skalieren. Und selbst wenn es mal ein Problem gibt und das kann dann immer passieren bei einer komplexen Software Lösung, dann haben wir einfach Experten, die sich dediziert darum kümmern, die Performance von den Systemen zu analysieren, und Lösungen zu erarbeiten. Die machen das regelmäßig, sitzen mindestens einmal die Woche zusammen, überlegen sich, wie gehen wir genau mit unserer Lösung um und wie können wir die auf alle Situationen, in die unsere Kunden kommen, optimieren?

Alisa:

Okay, also spannendes und vor allem wichtiges Thema, denn ich glaube alles, was wir hier in diesen letzten fünf, sechs Folgen der Staffel besprochen haben, was sich mit Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Akzeptanz, beschäftigt hat, das kann nur gewährleistet werden, wenn das System irgendwie eine einigermaßen Performance hat, wenn das System schnell ist, wenn die Nutzer darin gerne arbeiten, und Rico vielleicht können wir es einfach nochmal kurz zusammenfassen, was zu beachten ist, Thema Performance. Was Unternehmen, woran sie denken müssen, wenn ein neues Intranet eingeführt wird. 

Rico:

Ich würde sagen, im Grunde dasselbe, wie bei jedem anderen System. Man muss nicht bei Null anfangen. Man hat schon die Tools da, man hat die Experten da. Man weiß, was man als Unternehmen leisten kann. Man weiß die eigenen System-Administratoren machen, die machen schon Monitoring von anderen Systemen. Die haben schon Systeme hingestellt, die auf das komplette Unternehmen skalieren. Zumindest haben die mal einen Mail-Server betrieben. Auch wenn wir heute in die Cloud gehen, haben die das früher gemacht. Und wenn ich sage, ich fahre eher eine Strategie, wo ich solche Leistungen outsource, was ja auch ein legitimer Ansatz ist, dann kann man auch zu uns kommen und wir kümmern uns darum. 

Alisa:

Ja, super, also wenn, wie gesagt, wenn Sie sich für das Thema interessieren, wenn Sie da mehr wissen möchten, oder sich für den Betrieb ihres Systems über uns interessieren, melden Sie sich gerne bei uns. Genau, ansonsten danke ich dir, Rico, dass du heute dabei warst, Ihnen fürs Zuhören und bis zur nächsten Folge. 

Rico:

Bis zur nächsten Folge!

Alisa:

Tschüß.