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Erklärung des Konzepts

Das Konzept beschreibt, wie Inhalte aktuell gehalten werden können. Für eine regelmäßige Prüfung aller Inhalte gibt es das Plugin Archiving Plugin for Confluence, welches automatisch nach voreingestellten Regeln jeden Bereich (Confluence Space) individuell auf Aktualität (zeitliche Prüfung) überprüfen kann. Eine inhaltliche Prüfung und somit semantische Untersuchung ist nicht möglich.

Rahmeninformationen zum Plugin

Einstellungsmöglichkeiten

Basisinformationen

  • Die Einstellungen können pro Bereich (Confluence Space) individuell eingestellt werden.
  • Für jeden Bereich wird ein zweiter Bereich für die Archivierung angelegt. Das bedeutet: nicht mehr aktuelle Seiten werden nicht gelöscht, sondern in einen archivierten Bereich verschoben.
  • Archivierte Bereiche sind im Standard von der Suche ausgenommen. Man kann jedoch speziell nach archivierten Bereichen bzw. Inhalten suchen. Es lässt sich aber auch einstellen, dass archivierte Bereiche nur von Confluence Administratoren aufrufbar sind.
  • Archivierungen von Seiten lassen sich über Konfigurationsparameter automatisch oder auch manuell per Hand umsetzen.
  • Wird der Status manuell gesetzt, kann man vom Bearbeiter fordern, einen Grund für die Archivierung anzugeben.
  • Sie können differenzieren zwischen Seiten, die nicht mehr aktuell sind und Seiten, die archiviert werden sollen. Es ist durchaus denkbar, Seiten als veraltet zu markieren, ohne sie gleich zu archivieren. Wird zugleich eine zuständige Person benachrichtigt, kann diese für eine Überprüfung und ggf. Aktualisierung der Inhalte sorgen.  
  • In der Administration gibt es eine Übersicht über alle Bereiche und die darin abgelaufenen und aktuellen Seiten.
  • Bei Bedarf können einzelne Bereiche von der Archivierung ausgenommen werden. Das betrifft z. B. besonders wichtige Bereiche mit relativ statischen Inhalten, deren Inhalte langfristig relevant sind, und deren Inhalte immer sichtbar bleiben sollen.
  • Es können einzelne Seiten oder ganze Seitenhierarchien archiviert werden.

Lifecycle Möglichkeiten

  • Es gibt drei "Trigger" (Seite angesehen, Seite bearbeitet und der Archivierungsprozess selbst), die für jeden Bereich aktiviert werden können.
  • Für die Trigger kann man den Zeitpunkt, wann dieser eintreten soll, individuell einstellen.
  • Jeder Trigger kann eine Aktion hervorrufen.

Trigger - Page view tracking (Tracking angesehener Seiten)

Bei Aktivierung kann man einstellen, ab wie vielen Tagen ohne Seitenbesucher die Seite als "not-viewed" markiert wird. Sollte dieser Fall eintreten, können folgende Aktionen durchgeführt werden:

  • Benachrichtigung des Seitenerstellers
  • Benachrichtigung des letzten Seitenbearbeiters
  • Benachrichtigung der Bereichsadministratoren
  • Benachrichtigung des Bereichserstellers
  • Benachrichtigung von speziell hinterlegten Personen (Supervisor)

Trigger - Page expiration tracking (Tracking abgelaufener Seiten)

Bei Aktivierung kann man einstellen, ab wie vielen Tagen ohne Bearbeitung der Seite diese als "expired" markiert wird. Zudem kann man manuell ein individuelles Label auf der Seite setzen, was diesen Status ebenfalls herbeiführt. Sollte einer dieser Fälle eintreten, können folgende Aktionen durchgeführt werden:

  • Benachrichtigung des Seitenerstellers
  • Benachrichtigung des letzten Seitenbearbeiters
  • Benachrichtigung der Bereichsadministratoren
  • Benachrichtigung des Bereichserstellers
  • Benachrichtigung von speziell hinterlegten Personen (Supervisor)

Trigger - Page archiving (Seiten-Archivierung)

Bei Aktivierung kann man per UND / ODER Verknüpfung von den beiden Status "expired" und "not-viewed" einstellen, dass die Seite mit dem Status "archived" versehen wird. Also beispielsweise die Seite muss x-Tage nicht besucht UND y-Tage nicht bearbeitet worden sein. Zudem kann man manuell ein individuelles Label auf der Seite setzen, was diesen Status ebenfalls herbeiführt. Sollte einer dieser Fälle eintreten, können folgende Aktionen durchgeführt werden:

  • Benachrichtigung des Seitenerstellers
  • Benachrichtigung des letzten Seitenbearbeiters
  • Benachrichtigung der Bereichsadministratoren
  • Benachrichtigung des Bereichserstellers
  • Benachrichtigung von speziell hinterlegten Personen (Supervisor)

Archivierungsprozess

Die Archivierung kann durch drei verschiedene Strategien durchgeführt werden:

  1. Copy and Trash: Diese replizierende Strategie kopiert die Seiten in den archivierten Bereich und löscht sie in dem ursprünglichen Bereich. 
  2. Move: Diese replizierende Strategie zieht die Seiten in den archivierten Bereich um. (Dieses ist die Standard-Strategie.)
  3. Trash: Diese Strategie löscht die Seiten ganz einfach. (Diese Strategie erstellt keinen archivierten Bereich.)

Zudem ist es möglich, die Archivierung automatisch anhand der Konfiguration vorzunehmen oder diese manuell anzustoßen.

 

Ergebnisse aus diesem Workshopteil

Space

Global

Space X

Archiving

(tick) , (error)

 

Scheduled

(tick) , (error)

 
 

Page View Tracking

Not viewed for

Anzahl Tage

 
Notify author

(tick) , (error)

 
Notify last modifier

(tick) , (error)

 
Notify space administrators

(tick) , (error)

 
Notify space creator

(tick) , (error)

 
Notify supervisor

Name

 
 

Page Expiration Tracking

Not updated forAnzahl Tage 

or labeled with

Label(s) 
Notify author(tick) , (error) 
Notify last modifier(tick) , (error) 
Notify space administrators(tick) , (error) 
Notify space creator(tick) , (error) 
Notify supervisorName 
 
Page Archiving
Not viewed forAnzahl Tage 
and / orand / or 
not updated forAnzahl Tage 
or labeled withLabel(s) 
Notify author(tick) , (error) 
Notify last modifier(tick) , (error) 
Notify space administrators(tick) , (error) 
Notify space creator(tick) , (error) 
Notify supervisorName 
 
Archiving strategycopy & trash / move / trash 
Archiver userautomatic / Name 
Hide archive space(tick) , (error) 
Archiving reason required(tick) , (error) 

Weitere Funktionalitäten des Plugins: Monitoring (Beobachten)

Browsing und dem Seiten-Status folgen

Wenn alle Konfigurationen vorhanden sind, gibt es bestimmte Optionen, den Status von individuellen Seiten oder Seitenbäumen in einem Bereich zu überprüfen.

Ansehen der "Content Quality Statistics"

Das ist die umfassendste Ansicht, die Sie von allen Inhalten in Ihrer Confluence-Instanz bekommen können.
Sie gibt Ihnen Einblicke auf den Status von Inhalten auf dem Bereichs-Level, Bereichs-Gruppen-Level und auch global.

 

Den Status von Seiten in einem Bereich ansehen

Der Browser des Bereichs-Status gibt Ihnen einen Überblick für einen individuellen Bereich. Sie erhalten Informationen, wie das Datum des letzten Updates, Datum der letzten Ansicht, jeweils gefolgt vom User Namen. 

 

Ansehen des Seiten-Status

Die Anzeige des Seiten-Status befindet sich oben auf jeder Seite und gibt Ihnen schnelle Information über den aktuellen Status der Seite. Durch Erweitern des Anzeigers sehen Sie mehr Einzelheiten, wer die Seite angesehen oder geändert hat und wann. 

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