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In diesem Artikel finden Sie drei Kurse mit Übungsaufgaben, die Ihnen bei Ihrem Einstieg in Confluence helfen und Sie schrittweise zu den komplizierten Anwendungsmöglichkeiten heranführen.


Vorwort

Confluence ist ein umfangreiches Tool und wir möchten, dass Sie das Beste für sich herausholen. Genauso wie die meisten Programme, die wir täglich nutzen, verfügt Confluence über jede Menge Funktionen. Diese sind hilfreich und sinnvoll, aber es bedarf einiger Lernstunden, wie beim Erlernen eines neuen Musikinstruments, um sie produktiv nutzen zu können. Zuerst müssen Sie also die Basics verinnerlichen, bevor Sie richtig loslegen. Und dies erreichen Sie indem Sie die nachfolgenden Aufgaben dieser Seite bearbeiten und sich die dazugehörigen Erklärungen durchlesen.


Der erste Kurs wird Ihnen alles rund um das Organisieren Ihrer Arbeit in Confluence beibringen. Denn in Confluence wird alles in Bereichen organisiert. Der zweite Kurs erklärt Ihnen die Erstellung von Inhalten mit Confluence-Seiten. Das Erstellen und Bereitstellen von Seiten ist eine der Grundfunktionen von Confluence. Wenn Sie Dokumente teamintern oder abteilungsübergreifend teilen möchten, ist Confluence das richtige Tool dafür. Im dritten Kurs werden die Kommentarfunktionen und -Arten, sowie das Teamwork in Confluence behandelt. Sie werden die Kommentar-, Teilen- und Beobachtungsfunktionen kennenlernen und unter anderem herausfinden wie Sie einen effektiven Feedbackloop erstellen.


Wenn Sie neu in Confluence sind dann können Sie sich sicherlich noch sehr gut daran erinnern wie zeitraubend die Kommunikation mit E-Mails, das Switchen zwischen den verschiedenen Anwendungen und die vielen, persönliche Besprechungen sein können. Und genau das ist der Punkt, an dem Confluence ansetzt und hilft. Mit Confluence organisieren, kreieren und diskutieren Sie Ihre Aufgaben an ein und derselben Stelle und wechseln somit auch weniger zwischen verschiedenen Anwendungen um die benötigten Informationen zu erhalten. Zusätzlich sind alle erstellten Confluence-Seiten online abgespeichert. Das bedeutet, dass all Ihre Arbeiten, die dazugehörigen Unterlagen und die Diskussionen darüber zentral abgelegt sind und für alle Teammitglieder - plattformübergreifend - zur Verfügung stehen. Sie müssen sich nie wieder Gedanken darüber machen wo Sie etwas abspeichern sollen, denn es ist ab jetzt alles in Confluence. Die Qualität Ihrer Produkte, Projekte und Seiten wird dadurch steigen.


Unser Ziel ist es, dass Sie Confluence täglich nutzen um Ihre Arbeit zu organisieren, neue Inhalte für Ihre Teams zu erstellen und wichtige Abstimmungen durchzuführen. Wir hoffen, dass Confluence 101 das Fundament für Ihr zukünftiges Wissen über Confluence bildet und Ihnen die Nutzung von Confluence zu einem Vergnügen machen wird.


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Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen unserer Confluence Anwenderschulungen.

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Kein Problem! Wir bieten auch professionelle Confluence-Admin-Workshops an.








Kursauswahl




Kurs 1: Arbeiten mit Bereichen

Hier legen Sie alles ab, was Sie benötigen

Wahrscheinlich liegen die Informationen, die Sie für Ihr tägliches Geschäft benötigen, im Moment an verschiedenen Stellen und sind womöglich in verschiedenen Dateiformaten abgespeichert. Word-Dokumente, Evernote-Notizen, E-Mails, PDF-Dateien und sogar Post-It-Notizen sind auf den Laufwerken und PCs verteilt. Und das schlimme daran ist, dass diese Unordnung bei Ihren Kollegen genauso oder sogar noch übler vorhanden ist. Wenn Dokumente Gefühle hätten, würden Sie sich sehr einsam fühlen. Aber in Confluence können Sie alle Dokumente und Unterlagen zentral an einen Ort wieder zusammenführen!

Das Kernkonzept von Confluence

  • Was ist Confluence? Confluence ist eine webbasierte Anwendung, die Teams bei der Verwaltung, Organisierung und Kommunikation Ihres Wissens unterstützt.

  • Wo werden meine Dokumente und Unterlagen abgespeichert? Alles wird in den entsprechenden Bereichen abgespeichert.

  • Woraus bestehen diese Bereiche? Die Bereiche bestehen aus untergeordneten Seiten. Diese Seiten enthalten zum Beispiel die Dokumente, die Sie und Ihr Team für Ihre täglichen Aufgaben benötigen.



Confluence ist eine neue Art der Zusammenarbeit.


Mehr über Bereiche

Sie sollten sich in Ihren Bereichen auskennen. Denn hier liegt alles, an dem Ihr Team arbeitet:Besprechungsnotizen, Agenden, Projektpläne, Zeitsträhle, technische Dokumentationen und vieles mehr. Es ist das Portal für Ihr Team.

Kleinere Teams sollten einen separaten Bereich für sich selbst haben und einen weiteren, unabhängigen Bereich für die größeren Projekte besitzen.

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Wenn Confluence team- und abteilungsübergreifend genutzt werden soll, empfehlen wir einen Bereich pro Team und Abteilung sowie einen Bereich für jedes große gemeinsame Projekt zu erstellen.
Stellen Sie sich die Bereiche als Container vor, die die wichtigen Informationen eines Teams, einer Gruppe und eines Projektes beinhalten.

Wenn Sie Confluence zum ersten Mal nutzen, sollten Sie zunächst herauszufinden welche Bereiche bereits existieren. Dafür klicken Sie einfach auf den Button "Bereiche" in der Topnavigation.

Übungsaufgaben
Übungsaufgabe 1: Einen persönlichen Bereich erstellen

Sie finden diese Funktion im Dropdown-Menü des Benutzerprofil-Buttons (oben rechts). Darin befindet sich die Funktion "Persönlichen Bereich hinzufügen", wählen Sie diese aus.

In Ihrem persönlichen Bereich können Sie Ihre persönlichen Unterlagen und Informationen abspeichern. Zum Beispiel Entwurfsideen, Projektunterlagen, Kontaktinformationen oder Ihren Lebenslauf. Sie bestimmen über die Zugriffsrechte und können somit Seiten anlegen, die nur für Sie selbst sichtbar sind.


Musterbeispiel: Persönlicher Bereich

Was enthält ein persönlicher Bereich?

Die Startseite

Je nach Zugriffsrecht ist sie die erste Seite, die Ihre Besucher sehen, wenn sie Ihren persönlichen Bereich besuchen. Schreiben Sie hier Informationen über sich und Ihre Funktion hinein.

Seiten, die vorerst nicht für andere sichtbar sein sollen

Die "gesperrten" Seiten können Sie nach Fertigstellung anschließend in Team- oder Projektbereiche verschieben, zum Beispiel: Entwürfe, Projektpläne oder Mockups.

Seiten für Ihr tägliches Geschäft

Zum Beispiel Seiten mit Quartalszielen oder Ihre eigenen Besprechungsnotizen aus Terminen.


Übungsaufgabe 2: Einen Teambereich erstellen

Im Dropdown-Menü des Buttons "Bereiche" können Sie durch Klicken auf "Bereich erstellen" zur Auswahl der Bereichstypen gelangen und dann einen Teambereich erstellen.

Erstellen Sie einen Bereich für Ihr Team. Achten Sie dabei auf die Benutzerfreundlichkeit und den Nutzen des Bereiches.


Musterbeispiel: Team- bzw. Projektbereiche

Was gehört in Team- bzw. Projektbereiche?

Startseiten

Nutzen Sie diese Seite um Ihr Team samt ihrer Funktion im Unternehmen vorzustellen und schmücken Sie die Seite zum Beispiel mit den zuletzt bearbeiteten Seiten.

Bereichsverknüpfungen

Nutzen Sie die Bereichsverknüpfungen in der Seitenleiste links um wichtige bzw. zusammenhängende Seiten zu verlinken, auf die Ihr Team regelmäßig zugreifen wird, zum Beispiel Ihre Roadmap oder Jira-Agile Boards.

Seitenvorlagen

Confluence sammelt automatisch alle Seiten, die Sie aus Vorlagen erstellt haben, in der Seitenleiste. Jede Besprechungsnotiz, Dateiliste oder Entscheidungsseite wird dort unterhalb eines Überbegriffes abgelegt.

Übungsaufgabe 3: Seitenbeschränkungen ansehen

Übungsaufgabe 3: Bereichsbeschränkungen ansehen

Sie können von jeder Stelle Ihres Bereiches aus auf die Bereichseinstellungen zugreifen. Klicken Sie in den Bereichseinstellungen auf den Punkt "Beschränkungen".

Beschränkungen sind sehr wichtig in Confluence. Mit ihnen definieren Sie wer auf was zugreifen darf. Wenn Sie einen Bereich für Ihr Team erstellt haben, dann stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied die benötigten Rechte zur Ansicht, Bearbeitung und Inhaltserstellung in seinem Bereich hat.

Sie können von jeder Stelle Ihres Bereiches aus auf die Bereichseinstellungen zugreifen. Klicken Sie in den Bereichseinstellungen auf den Punkt "Beschränkungen".

Beschränkungen sind sehr wichtig in Confluence. Mit ihnen definieren Sie wer auf was zugreifen darf. Wenn Sie einen Bereich für Ihr Team erstellt haben, dann stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied die benötigten Rechte zur Ansicht, Bearbeitung und Inhaltserstellung in seinem Bereich hat.


Musterbeispiel: Wie sollte ich Beschränkungen in meinem Team-Bereich definieren?

Geben Sie jedem Ihrer Mitarbeiter bzw. jedem Confluence-Nutzer die Möglichkeit, Seiten eines Bereiches zu lesen und neue Seiten zu erstellen, aber nicht das Recht Seiten zu löschen.
Beschränken Sie die Lese- und Schreibrechte Ihre Teammitglieder nicht, damit sie die Möglichkeit haben Seiten zu erstellen und zu löschen.

Nun sollten Sie die Basics verstanden haben und bereit sein für die Organisierung Ihrer Arbeit in Confluence.


Kurs 2: Erstellen und Gestaltung neuer Seiten

Confluence-Seiten

In Confluence erstellen Sie Seiten mit den verschiedensten Inhalten. Sehen Sie die Confluence-Seiten als neumodische Dokumente. Wenn Word-Dokumente Wählscheiben-Telefone wären, dann wären Confluence-Seiten Smartphones. Auch Wählscheiben-Telefone können nach wie vor telefonieren, aber Smartphones können dafür um einiges mehr. Wenn Bereiche in Confluence die Container für die Organisierung Ihrer Arbeit sind, dann sind Seiten die einzelnen Gegenstände, mit denen Sie die Container füllen. Probieren Sie eine Vorlage aus, platzieren Sie darin ein Bild und benutzen Sie ein, zwei Makros. Spielend können Sie am besten herausfinden was Confluence alles kann.

Confluence-Seiten können mit Texten, Tabellen, usw. befüllt und formatiert werden - genauso, wie Sie es in Ihren bisherigen Dokumenten tun konnten. Aber an dieser Stelle hören die Gemeinsamkeiten zu anderen Dokumenten auch schon auf. Confluence-Seiten sind nicht wie ein Word-Dokument auf Ihrer Festplatte gespeichert. Obendrein können Word-Dokumente zu einem Bestandteil Ihrer Confluence-Seite werden, ebenso wie Projektpläne, Produktanforderungen, Dokumentationen, Besprechungsnotizen, Bilder, Videos - einfach alles. Sie können Tabellenblätter und PDFs anhängen und sogar automatisch generierte Reports erstellen.

Das Beste ist, dass alle erstellten Inhalte online und für die Personen verfügbar sind, die Zugriff auf Ihre Confluence-Seiten haben. Sie müssen also nicht mehr Dokumente im Programm X erstellen und sie mit dem Programm Y für den gewünschten Personenkreis veröffentlichen. Sie müssen nie wieder Ihre auf der Festplatte isolierten Dokumente via E-Mail versenden (Das ist doch sowas von 1990!). In Confluence-Seiten erstellen, sammeln und greifen Sie auf all Ihre Inhalte zu und das an ein und derselben Stelle.


Kennen Sie Ihre Seiten - Wenn Sie an etwas arbeiten, das auch für Ihr Team interessant ist - Projektpläne, Product Requirements, Blog-Posts, interne Kommunikation, usw. - dann erstellen Sie daraus eine Confluence-Seite. Confluence-Seiten sind sehr flexibel und können verschiedenste Inhalte abbilden. Zahlreiche Vorlagen sind bereits standardmäßig vorinstalliert um Ihnen eine Hilfestellung zu geben, zum Beispiel Besprechungsnotizen. Ihre Bereiche sollten Seiten beinhalten, die Ihre Prozesse abbilden, Ihre Pläne beschreiben, Ihre Dateien angehängt haben und Ihre Fortschritte dokumentieren. Je mehr Sie über die Möglichkeiten in Confluence-Seiten lernen (Einbindung von Tabellen, Graphen und Videos, um nur einige zu nennen), desto hilfreicher und schöner werden Ihre Seiten.



Übungsaufgabe: Seite erstellen

Klicken Sie auf den "Erstellen"-Button (oben in der Mitte), wählen Sie den Bereich für die neue Seite aus und wählen Sie die Vorlage "Besprechungsnotizen" aus.
In neueren Confluence-Versionen gelangen Sie durch einen Klick auf den Button mit den 3 Punkten, rechts neben dem "Erstellen" Button zu dem folgenden Auswahlfenster mit den Seitenvorlagen.

Ihre Selbstsicherheit bei der Erstellung von Confluence-Seiten ist essentiell für den Erfolg mit Confluence. Momentan haben Sie wahrscheinlich noch keine Inhalte, die Sie erstellen können, deshalb können Sie zunächst einmal die Besprechungsnotizen-Vorlage ausprobieren. Erstellen Sie im Voraus eine Seite aus der Besprechungsnotizen-Vorlage für kommende Meetings, um den Umgang damit zu üben.

Musterbeispiel: Wie erstelle ich Seiten?

Beachten Sie bei der Erstellung einer neuen Seite mit dem "Erstellen"-Button in der oberen Navigationsleiste, dass Sie auch den richtigen Bereich bzw. Ablageort der Seite ausgewählt haben.
Wenn Sie neu in Confluence sind, sollten Sie zunächst mit den vorkonfigurierten Seitenvorlagen beginnen.



Seitenbeschränkungen

Kennen Sie Ihre Beschränkungen - denken Sie bei der Organisierung Ihrer Arbeit in den Bereichen und der Erstellung von Seiten in Ihren Bereichen auch immer an die richtige Vergabe der Zugriffsberechtigungen Ihrer Inhalte. In Confluence können Sie steuern wer auf Ihre Inhalte zugreifen kann. Das ist wichtig, weil es immer Dokumente gibt, die Sie nicht für alle sichtbar bzw. bearbeitbar machen möchten. Mit den Beschränkungen grenzen Sie den Personenkreis, der Ihre Seiten sehen kann, ein. Sie können die Lese- bzw. Bearbeitungsrechte jederzeit auf Ihre Teammitglieder und Ihr Unternehmen ausweiten oder sie nur auf sich selbst beschränken. Beschränkungen können in jeder Seite mithilfe des Schloss-Symbols erstellt werden.

Seiten erben die definierten Beschränkungen ihrer Bereiche oder Überseiten. Die Bereichsadministratoren können diese Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definieren. Erfahren Sie alles über die Beschränkungen in Seiten und Bereichen.



Was Sie in eine Seite einbinden können

Prinzipiell können Sie alles einbinden.  Es hängt nur von Ihrer Vorstellungskraft und dem gewünschten Seitentyp ab. Seiten können befüllt werden mit:

Makros
Makros machen Ihre Seiten funktionaler. Lernen Sie die Makros kennen (auch wenn wir voreingenommen sind, aber wir finden die Makros einfach spitze!). Die Confluence-Makros sind den Excel-Makros oder Google-Widgets ähnlich. Sie ermöglichen die Einbindung von dynamischen Inhalten und erweitern den Funktionsumfang sowie die Formatierungsmöglichkeiten in Confluence-Seiten. Confluence besitzt eine Schiffsladung (technischer Fachbegriff) an Makros, die die verschiedensten Dinge tun. Sie können aber auch eigene Makros erstellen, erfahren Sie hier wie das geht.

Rich Content
Klicken Sie während des Bearbeitungsmodus auf das Plus-Symbol in der Toolbar um Inhalte wie Dateien, Bilder, Makros und sogar Jira-Issues einzufügen. Dies funktioniert auch per Drag & Drop und Links können natürlich auch direkt in eine Seite eingefügt werden.

Bildern
Einfach via Drag & Drop einfügen.

Videos
Fügen Sie eine YouTube- oder Vimeo-URL ein und lassen Sie Confluence den Rest für Sie erledigen (Weitere Formate können ebenfalls eingefügt werden).

Dateien
Legen Sie Office-Dateien per Drag & Drop auf einer Conluence-Seite ab um sie einzubetten.

Links
Platzieren Sie Links zu anderen Web- oder Confluence-Seiten.

Trackern zur Zielerfüllung

Jira-Issues
Fügen Sie die URL eines Jira-Issues ein und die Zusammenfassung, der Key und der Status werden vollautomatisch auf der Seite angezeigt. Und da das eingebettete Issue bei jedem Seitenrefresh neu gerendert wird, sehen Sie immer den aktuellen Status.


Welche Seitentypen können Sie erstellen?

Beginnen wir mit ein paar Praxisbeispielen. Confluence kommt mit mehreren vordefinierten Seitenvorlagen:

Besprechungsnotizen
Die Besprechungsnotizen-Vorlage vereinfacht die Erstellung einer Agenda für kommende Meetings, das Protokollieren während eines Meetings und dient der Dokumentationsfunktion, wenn Teilnehmer die herausgearbeiteten Informationen und Aufgaben eines Meetings zu einem späteren Zeitpunkt erneut nachlesen möchten. Sie können Folgeaktivitäten in einer Aufgabenliste definieren und sie mit einem "@" den entsprechenden Teamkollegen zuweisen, die die Aufgabe ausführen sollen.

Anleitungs-Artikel
Dieses Template ist perfekt um Lösungswege für Aufgaben oder Arbeitsabläufe zu dokumentieren. Fügen Sie außerdem noch Tutorial-Videos und Bilder hinzu damit die Dokumentation ansprechender wirkt.

Projektplanung
Es gibt zwar keine offizielle Projektplanungsvorlage, aber es ist einfach eine Projektplanungsseite in Confluence aufzubauen. Beliebte Inhalte sind die Projektbeschreibung, Tabellen mit den wesentlichen Details, die Meilensteine und Risiken eines Projekts. Wenn Sie zusätzlich Jira nutzen, können Sie einzelne Jira-Epics oder eine Liste mit dazugehörigen Jira-Issues in die Seite inkludieren.


Was Sie noch über Seiten wissen müssen

Die folgenden vier wichtigen Punkte sollten Sie im Hinterkopf behalten:

  1. Confluence-Seiten sind online.
    Dies unterscheidet sie hauptsächlich von anderen Textbearbeitungs-Apps, in welchen Sie die Inhalte offline erstellen und sichern. Das bedeutet gleichzeitg, dass Sie die Seiten (wenn gewünscht) für Ihre Teammitglieder zur Verfügung stellen können.
  2. Definieren Sie die Seitenbeschränkungen.
    Nur Sie alleine entscheiden wer Zugriff auf Ihre erstellten Seiten hat, sprich wer lesen und/oder schreiben darf, und können diese Einstellungen jederzeit aktualisieren.
  3. Verschachteln Sie Ihre Seiten.
    Das Organisieren Ihrer Arbeiten ist eine der Hauptfunktionen von Confluence. Jede Seite befindet sich in einem Bereich, aber Sie können in jedem Bereich weitere Seiten hierarchisch unterhalb von Überseiten verschachteln. Sie können von jeder Seite aus auf den blauen "Erstellen"-Button klicken, der sich im Header befindet, und somit eine Unterseite der aktuellen Seite erstellen. Zum Beispiel könnten Sie eine Seite namens "Marketing Roadmaps" mit Unterseiten wie "Q3 Marketing Roadmap" und "Q4 Marketing Roadmap" haben.
  4. Bauen Sie neue Seiten aus Vorlagen auf.
    Wenn Sie Seiten nicht "von null an" aufbauen möchten, können Sie eine der vielen, in Confluence integrierten Templates nutzen, die Ihnen eine gute Vorlage bieten.

Mit einer leeren Seite zu beginnen kann etwas entmutigend sein, aus diesem Grund kreierten wir Vorlagen für einen Großteil der Inhalte, die Benutzer in Confluence erstellen. Testen Sie eine unserer Vorlagen wie z.B. "Besprechungsnotizen", "Produktanforderungen", "Dateiliste" oder "Jira-Bericht". Die Vorlagen werden Ihnen dabei helfen den Dreh herauszukriegen, wie Seiten funktionieren, bis Sie sogar Ihre eigenen Vorlagen erstellen.



Gibt es Tipps & Tricks für die Seitenerstellung?

Wir dachten Sie fragen nie! Tipps & Tricks sind immer erfreulich - besonders beim Erstellen von Confluence-Seiten. Es gibt jede Menge Tricks, aber beginnen wir zunächst mit den Makros.

Tipps & Tricks zu den Makros

Eine der großartigen Dinge an Confluence ist, dass die Seiten so reichhaltig und dynamisch sein können. Makros sind die geheime Zutat für kreativ gestaltete Seiten. Um eines der folgenden Makros in Ihre Seite einzufügen, klicken Sie auf das "+"-Symbol in der Toolbar, wählen Sie "Andere Makros" aus, suchen Sie nach dem Namen und wählen Sie das Makro aus (eleganter Shortcut: Tippen Sie "{" in den "Body" ein und eine Liste mit Makro-Vorschlägen erscheint, nun können Sie ebenfalls den Namen des Makros eingeben).

Einige der beliebtesten Makros sind:

Status
Wenn Sie Seiten erstellen, die den Status von Meilensteinen, Projekten oder Arbeitsschritten abbilden, dann können Sie das Status-Makro mit einbauen. Es bietet eine farblich und textlich editierbare Statusleiste. So kann jeder, der die Seite liest, schnell den Status einer Aufgabe ablesen.

Inhaltsverzeichnisse
Das Inhaltsverzeichnis-Makro ermöglicht Ihren Lesern den Sprung zu allen Überpunkten innerhalb einer langen Seite. Das Makro zieht sich automatisch alle Überschriften einer Seite und erstellt daraus ein Inhaltsverzeichnis mit Links zu allen Überschriften (Das ist ziemlich cool!).


Info
Das Info-Makro stellt Informationen in Form von einer Box dar. Binden Sie Info-Makros an den Seitenanfang ein um auf weitere relevante Seiten zu verweisen oder um eine Kurzzusammenfassung des Seiteninhalts zu geben.

Erweitern
Das Erweitern-Makro eignet sich super für weitere Details ohne die Seite zu lang bzw. unübersichtlich werden zu lassen. Das Erweitern-Makro erstellt eine Erweiter- bzw. Zusammenklappbare Sektion, die zusätzliche Informationen enthält.



Nützliche Shortcuts

Weil jeder Shortcuts liebt, sind hier nun einige wertvolle Shortcuts, die in Confluence jede Menge Zeit und Klicks sparen.

Das aktuelle oder ein beliebiges Datum eingefügen
Schreiben Sie hierzu einfach nur 2 Schrägstriche "//". Es öffnet sich anschließend ein Kalender, in dem Sie das passende Datum auswählen können.
 

Eine Person markieren
Fügen Sie ein @-Zeichen ein und tippen Sie anschließend den Namen der gewünschten Person ein (@Max Mustermann). Diese Person wird dann auf der Seite markiert.

Ein Makro einfügen
Über das Schreiben einer geschweiften Klammer und der Eingabe des Makro-Namens "{" → "{Beispielmakro", können Sie jedes beliebige Makro zu einer Seite hinzufügen.
Ein beliebiges Makro wird durch die Eingabe des Namens eingefügt.

Einen Link mithilfe von Vorschlägen einfügen
Über das Schreiben einer eckigen Klammer "[" , können Sie mithilfe von Vorschlägen einen Link einfügen.

Aufzählungspunkte erstellen
Schreiben Sie hierzu einfach nur ein " * " und ein Leerzeichen vor die Zeile, in der der Aufzählungspunkt erscheinen soll.

Kurs 3: Arbeiten mit Ihrem Team besprechen

Bringen Sie alle im wahrsten Sinne des Wortes auf eine Seite

Der Plan steht, die Dokumente sind erstellt, was nun? Feedback, Feedback und nochmals Feedback.

Ein Projekt ins Leben zu rufen und die dazugehörigen Dokumente zu erstellen sind nur die ersten Schritte. Es wird Zeit Ihr Team mit ins Boot zu holen. Confluence macht die Diskussion möglich - mit Ihrem Team, Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem gesamten Unternehmen - und zwar an derselben Stelle, an der Sie eine Aufgabe organisiert und erstellt haben.

Die wahre Stärke und Schönheit von Confluence ist die Zusammenarbeit. Denn bei der Zusammenarbeit ist nichts wichtiger als eine gute Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und die Möglichkeit die besprochenen Inhalte schriftlich festzuhalten. Die Besprechung von Aufgaben mit Ihrem Team verbessert Ihre Projekte, Seiten und Endprodukte.




Wie Sie Aufgaben abstimmen?

Confluence bietet Ihnen verschiedene Funktionen, die Ihnen dabei helfen werden die richtige Art des Feedbacks für ein spezifisches Projekt oder eine spezifische Seite zu erhalten.

Kommentare

In Confluence finden die Diskussionen über die Kommentare statt. Confluence-Kommentare gehen Hand in Hand mit Ihren Seiten, deshalb ist es das Feedback immer an der exakten Stelle, zu der es gehört und nicht in anderen Systemen isoliert. Sie (der Besitzer der Seite) und alle Personen, mit denen Sie diese Seite teilen (oder die Personen, die die Seite lesen können), sehen den Gesamtkontext der Diskussionen, die in den Kommentaren stattfinden.

Es gibt drei Arten von Kommentaren: Seitenkommentare, Inline-Kommentare und Datei-Kommentare.

Seitenkommentare

...befinden sich am Seitenende und eignen sich besonders gut für ein zusammenfassendes Feedback. Dadurch, dass mehrere Kommentare abgegeben werden, kommt ein roter Faden in eine Diskussion hinein.

Inline-Kommentare

...erscheinen mitten im Seiteninhalt und eignen sich daher gut für ein spezifisches Feedback zu einem bestimmten Bestandteil der Seite. Um einen Inline-Kommentar abzugeben muss einfach nur der entsprechende Textabschnitt markiert werden. Danach bietet Confluence zwei Auswahlmöglichkeiten an: "Add inline comment" oder "Create Jira issue". Nachdem der Inline-Kommentar erstellt wurde, wird die Textstelle hervorgehoben. Wenn der Seitenbesitzer das Feedback gelesen und in das Dokument eingearbeitet hat, kann er den Inline-Kommentar als gelöst markieren (dadurch wird die Hervorhebung der Textstelle entfernt).

Benutzen Sie @Markierungen in Ihren Kommentaren, um Teammitglieder auf Ihr Feedback aufmerksam zu machen. Zudem sendet Confluence zusätzlich eine E-Mail an den Seitenbesitzer und an alle "Beobachter" der Seite mit dem Kommentar (Mehr zu den Beobachtern finden Sie weiter unten).


Datei-Kommentare

...sind Kommentare, die direkt auf Ihren eingebetteten Dateien platziert werden. Wenn Sie die Seite einer eingebetteten Datei ansehen, können Sie einfach den Pin (neben den Zoom-Buttons zu finden) auf die entsprechende Textstelle ziehen und platzieren - das war's. Es können auf diese Weise mehrere Datei-Kommentare auf einer Seite oder auf verschiedenen Seiten abgegeben werden. Sie müssen nicht mehr zwischen einer Datei und einer E-Mail mit Anmerkungen wechseln, denn die Kommentare sind direkt auf der Datei.

Binden Sie Dateien in Confluence-Seiten ein, anstatt sie auf Servern oder Cloud-Systemen zu speichern. Somit liegen die Dateien immer bei den dazugehörigen Aufgaben oder Confluence-Seiten. Fügen Sie zum Beispiel eine Präsentation zu einer Besprechungsnotiz hinzu, damit die Teilnehmer des Meetings sie griffbereit haben. Oder binden Sie Mockups und Wireframes in Ihre Produktanforderungsseiten ein um allen Involvierten den richtigen Kontext zu geben. Mit den Datei-Kommentaren können Sie sich an Diskussionen beteiligen, die direkt in der Datei selbst stattfinden.



Optimales Vorgehen für Diskussionen über Aufgaben, Seiten usw.

Teilen-Button

Der Teilen-Button dient dazu Ihre Seite schnell mit einem einzelnen Teammitglied, Ihrem gesamten Team oder einer größeren Gruppe zu teilen. Adressieren Sie sie an eine individuelle Confluence-Benutzergruppe, einen Benutzer oder sogar an eine E-Mail Adresse. Die Teilen-Funktion ist ein einfacher Weg nach Feedback oder einer Freigabe zu fragen ohne Confluence zu verlassen. Schreiben Sie in das Nachrichtenfeld worum es geht oder welche Art des Feedbacks Sie gerne möchten. Beim Teilen einer Seite wird eine Benachrichtigung in der Confluence-Workbox ausgelöst (das ist das Dateiablage-Symbol oben rechts, neben Ihrem Profilbild) und es wird zusätzlich eine E-Mail an jeden Empfänger gesendet.

Beobachten-Button

Eine Seite zu "beobachten" bedeutet, dass Sie bei jeglicher Änderung an dieser Seite, inklusive der Kommentare, eine Benachrichtung erhalten. Dies ist eine der besten Möglichkeiten über die Geschehenisse einer Seite auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können auch einen gesamten Bereich beobachten um über die Arbeit eines Teams oder über ein Projekt mit vielen Seiten up-to-date zu bleiben.


Gefällt mir

Sie haben nicht die Zeit einen Kommentar zu schreiben, aber möchten trotzdem zeigen, dass Sie die Freigabe für eine Seite erteilen? Nutzen Sie Likes als einfachen Weg Ihre Zustimmung auszudrücken. Eine weitere coole Funktion von Confluence-Likes ist, dass die Seite im Beliebt-Reiter des Confluence-Dashboards angezeigt wird, wenn sie viele Likes erhält.



Erfahren Sie wie es gemacht wird

Sehen wir uns einen typischen Confluence Review-Zyklus an:

Erstellen Sie eine Seite

Alles beginnt mit einer Seite. Erstellen Sie eine Seite um ein Projekt oder einen Meilenstein, das Ihr Team vorgeschlagen hat, zu planen.



Teilen Sie sie mit Ihrem Team

Teilen Sie die Seite mithilfe des Teilen-Buttons mit Ihrem Team, sobald die Seite bereit für ein Feedback ist.



Fügen Sie Kommentare hinzu

Jeder, mit dem Sie eine Seite geteilt haben, wird eine Benachrichtigung in seiner Confluence-Workbox sowie eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten. Damit können sie unverzüglich zur betroffenen Seite springen und ihre Kommentare abgeben.


Bearbeiten Sie Seiten und lösen Sie Kommentare

Arbeiten Sie die Ergebnisse aus dem Feedback in Ihre Seiten ein. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf "lösen" im entsprechenden Inline-Kommentar. Die Hervorhebung verschwindet und Ihre Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, mit der Information, dass Ihre Kommentare gelöst wurden.


Speichern Sie Seiten und benachrichtigen Sie damit die Beobachter über die Änderungen

Immer wenn Sie Seiten bearbeiten und darin enthaltene Kommentare bearbeiten und lösen, erhält jeder, mit dem Sie die Seite geteilt haben, eine Benachrichtigung. Ebenso erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn eine andere Person Änderungen an der Seite vornimmt. Damit ist sichergestellt, dass jeder über Änderungen informiert bleibt und die Arbeit transparent bleibt.

Entfernen Sie den Haken aus der "Beobachter benachrichtigen"-Box am unteren Rand des Bildschirms, bevor Sie Änderungen speichern, die irrelevant für Ihre Teammitglieder sind und nur unnötige Aufmerksamkeit erzeugen würden. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.

Abschließende Checkliste

  • Machen Sie sich mit Confluence vertraut und laden Sie Ihr Profilbild hoch.
  • Erstellen Sie Ihren ersten Bereich. Wenn Sie alleine in Confluence experimentieren, können Sie zunächst mit der Erstellung eines persönlichen Bereiches beginnen. Falls Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen Confluence ausprobieren, können Sie einen Teambereich erstellen. 

  • Lernen Sie Ihren ersten Bereich kennen. Wir bieten eine Aufgabenliste an, die Ihnen bei Ihrem Start mit Ihrem Bereich helfen wird. Erledigen Sie die darin enthaltenen Aufgaben und personalisieren Sie die Startseite Ihres Bereiches, um den Bereich sichtlich zu Ihrem eigenen zu machen.
  • Versuchen Sie eine eigene Seite zu erstellen, wenn Sie das Gefühl für Ihren ersten Bereich entwickelt haben.
  • Beginnen Sie mit einer Besprechungsnotiz-Seite. Nutzen Sie hierfür die Vorlage, die wir anbieten, und erstellen Sie damit eine Agenda für Ihr nächstes Meeting. Halten Sie darin Notizen und die nächsten Schritte fest.
  • Experimentieren Sie mit den anderen Seitenvorlagen und binden Sie darin Bilder, Videos und Makros ein.
  • Laden Sie Ihre Kollegen ein gemeinsam mit Ihnen in Confluence zu arbeiten, falls Sie das noch nicht getan haben.

  • Teilen Sie eine von Ihnen erstellte Seite mit Ihren Kollegen und bitten Sie um deren Feedback in Form von Kommentaren.



Fazit

Einer der größten Vorteile von Confluence ist, dass Confluence zu dem Ort für die Informationsbeschaffung wird, umso mehr Leute darin arbeiten. Wenn jeder Benutzer die Gewohnheit entwickelt alle relevanten Informationen in einer Confluence-Seite zu speichern, dann werden andere Tools und Systeme überflüssig - denn es ist ja alles an einer Stelle. Für Teams ist Confluence eine neue Art der Zusammenarbeit. Die Anwendungsmöglichkeiten sind praktisch unendlich, vorausgesetzt Sie nehmen sich die Zeit für die Erlernung der Basics. Wir hoffen, dass Confluence schnell unverzichtbar für Ihren Arbeitsalltag wird und zu dem primären Tool wird, mit dem Sie Ihre Aufgaben organisieren, diskutieren und erledigen.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben die Confluence 101 Kursarbeiten erfolgreich abgeschlossen! Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team eine gute Zusammenarbeit.



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