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Seiten und Blogs - Blaupause: Ihre eigene Blaupause erstellen

 

 



 

 

 

Mit Hilfe einer Kombination von Vorlagen und Makros können Sie eine große Auswahl an Blaupausen für Berichte erstellen, mit denen Sie alles mögliche (z.B. Kunden-Interviews, Produktanforderungen, IT-Service Kataloge, uvm.) erstellen können.

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren eigenen Bericht im Stil einer Blaupause erstellen können.




In diesem Beispiel erstellen wir einen Multi-Team Statusbericht.


Hier folgen die Szenarien, die wir für dieses Tutorial benutzen werden:

Das Designer-, das Entwicklungs- und das Qualitätssicherungs-Team arbeiten an einem Projekt, das "Blue Sky" genannt wird. Es soll jede Woche eine kurze Status-Update-Seite erstellt werden, die das Schwerpunktgebiet, die Kontaktperson, die Risiken und den allgemeinen Status für jedes Team enthalten soll. Den Teams gefällt die Produktanforderungen Blaupause und sie möchten Ihre Status-Updates auf eine ähnliche Weise verwalten.
 

 

 Was alle Beteiligten von diesem Bericht erwarten:

  • Projektleitung: möchte einen kurzen Bericht, der auf einen Blick den Status für jedes Team anzeigt.
  • Teamleitungen: möchten einen zusammenfassenden Bericht, der die Schwerpunkte und die Risiken für das jeweilige Team enthalten.
  • Alle Teammitglieder: möchten, dass es unkompliziert ist, diese neue Seite jede Woche zu erstellen.
  • Management Team: möchte alle Einzelheiten für die ganze Woche auf einer Seite sehen und möchte nicht für jedes Team eine andere Seite ansehen müssen.

 Mit diesen Szenarien im Auge wird Ihnen dieses Tutorial das folgende zeigen:

  1. Eine Status-Update-Vorlage wird erstellt, die für jeden Teil des Berichts ein separates Page Property Makro enthält.
  2. Einen "High Level Status-Bericht" erstellen, der nur den Status für jedes Team anzeigt.
  3. Einen zusammenfassenden Bericht für jedes Team erstellen.
  4. Ihr erstes Statusbericht-Update erstellen.

Sie benötigen Bereichsadmin-Rechte, um einige der folgenden Schritte in diesem Tutorial ausführen zu können.


Teil 1: Eine Status-Update-Vorlage erstellen


Zuerst erstellen wir eine Seiten-Vorlage und fügen die Page Property Makros hinzu.

  1. Gehen Sie unten links in der Randleiste auf "Bereich konfigurieren" > "Inhalte" > "Vorlagen".
  2. Klicken Sie auf "Neue Vorlage erstellen".
  3. Geben Sie den Vorlagentitel ein. In diesem Fall "Status Update".
  4. Geben Sie das Grundgerüst Ihres Statusberichts auf der Seite ein.
  5. Klicken Sie auf das Label-Symbol oben über dem Vorlagentitel und fügen Sie Stichworte für die Vorlage hinzu (z.B. "Status-Update").


 

 

Nun fügen wir das Page Properties Makro hinzu, um den Status für das Designer-Team festzuhalten.

  1. Wählen Sie "Weiteren Inhalt einfügen" > "Weitere Makros" in der Menüleiste aus und suchen Sie das Seiteneigenschaften-Makro aus.
  2. Erstellen Sie im Makro eine zweispaltige Tabelle und entfernen Sie die Überschriftenzeile.
  3. In der linken Spalte geben Sie die Spaltenüberschriften für Ihren Report ein (bekannt als Metadata-Keys). In diesem Beispiel fügen wir "Design-Fokus", "Design-Kontakt" und "Design-Risiko" hinzu.
  4. In der rechten Spalte lassen Sie die Zellen leer oder fügen einen Anleitungstext hinzu. Sie können auch ein Status-Makro hinzufügen.
    1. Editieren Sie das Seiteneigenschaften-Makro und geben Sie den Seiteneigenschafts-ID für dieses Makro ein (in diesem Beispiel benutzen wir "Status-Update-Design", damit wir später nur den Status für das Design-Team in dem Bericht anzeigen lassen können). Wiederholen Sie diesen Schritt für das Entwicklungs-Team und das Qualitätssicherungs-Team und beachten Sie dabei, für jedes Team eine andere ID für jedes Makro einzugeben (hier benutzen wir "Status-Update-Entw" und "Status-Update-QA").
  5. Dann fügen Sie weitere, gewünschte Überschriften, Anleitungstexte oder Inhalte zu Ihrer Vorlage hinzu und klicken auf "Speichern".

    Sie können eine Beschreibung für Ihre Blaupause hinzufügen, die dann im "Erstellen"-Dialog erscheint.



Teil 2: Einen "High Level Status-Bericht" erstellen

Als nächstes erstellen wir eine Index-Seite, wie Sie sie in zahlreichen anderen Blaupausen sehen können.

 




Nun fügen wir einen Button zu der Seite hinzu, um den Teamleitungen zu erlauben, neue Status-Update-Seiten von der Vorlage, die wir vorher erstellt haben, zu erstellen.

  1. Wählen Sie "Einfügen" > "Andere Makros" > "Aus Vorlage erstellen" aus, um den "Aus Vorlage erstellen"-Button auf der Seite einzufügen.
  2. Geben Sie den Text für den Button ein (hier nennen wir ihn "Neue Status-Update-Seite").
  3. Suchen Sie die Vorlage von dem Vorlagennamen DropDown-Menü aus (in unserem Fall "Status-Update").
  4. Tippen Sie den Titel jeder Seite, die erstellt wird ein (so bleiben Ihre Titel konsistent. Hier nennen wir die Seite "Status-Update, Woche, die mit @currentDate endet, was das aktuelle Datum anzeigt, wenn die Seite erstellt wird. So wie in der Besprechungsnotizen Blaupause).
  5. Klicken Sie auf "Einfügen".
  6. Fügen Sie beliebig weitere Inhalte, Links oder Images ein und klicken Sie auf "Speichern".
  7. Wählen Sie "Bereich konfigurieren" > "Randliste konfigurieren" > "Seitenverknüpfungen hinzufügen", um eine Verknüpfung zu der Seite in der Randleiste zu erstellen.

Teil 3: Einen zusammenfassenden Bericht für jedes Team erstellen


Nun erstellen wir einige Index-Seiten, die eine detaillierte Zusammenfassung für jedes Team zeigen. Wir beginnen mit dem Design-Team.

  1. Erstellen Sie eine neue leere Seite. Dieses wird die "Design-Statusbericht" Index-Seite werden, die nur Informationen für dieses Team zeigt.
  2. Wählen Sie "Weiteren Inhalt einfügen" > "Weitere Makros" in der Menüleiste aus und suchen Sie das Seiteneigenschaften-Makro aus, um das Seiteneigenschafts-Makro zu der Seite hinzuzufügen.
  3. Geben Sie wieder das Stichwort "Status-Update" ein.
  4. Klappen Sie die "Display Optionen" auf und geben Sie den Seiteneigenschafts-ID ein, welches das Seiteneigenschafts-Makro in der Vorlage bestimmt (in unserem Beispiel war das "Status-Update-Design). Dieses erlaubt uns, nur einen Bericht über die Informationen in diesem Makro zu erstellen.
  5. Lassen Sie alle weiteren Felder leer (wir möchten alle Spalten des Seiteneigenschafts-Makros anzeigen).
  6. Klicken Sie auf "Speichern" um das Makro zu der Seite hinzuzufügen.
  7. Fügen Sie jeglichen weiteren Inhalt, Links oder Images zu der Seite hinzu und klicken Sie auf "Speichern".
  8. Wählen Sie unten in der Randleiste "Bereich konfigurieren" > "Randleiste konfigurieren" und "Seitenverknüpfung hinzufügen" aus, um eine Seitenverknüpfung in der Randleiste hinzuzufügen.
  9. Erstellen Sie eine neue Seite und wiederholen Sie diesen Prozess für jedes Team.

Beachten Sie, jedes Mal einen verschiedenen Seiteneigenschafts-ID zu erstellen (hier "Statusbericht-Entwicklung" und "Statusbericht-QA").

Wenn Ihre Design-, Entwicklungs- und QA-Teams ihre eigenen Bereiche haben, kann dieser zusammenfassende Bericht sogar in jedem der Bereiche erstellt werden. Beachten Sie, den Bereich im "Restict to spaces"-Feld zu spezifizieren, in dem die Statusberichtsseiten erstellt werden, damit das Makro die Seiten finden kann, aus denen es den Bericht erstellt.

 

 

Teil 4: Ihr erstes Statusbericht-Update erstellen


Wir haben es geschafft! Klicken Sie im Confluece Menü auf "Aus Vorlage erstellen"  und suchen Sie "Status-Update" aus oder wählen Sie den "Neues Status-Update"-Button, um Ihre erste Status-Update-Seite zu erstellen. Genau wie eine Blaupause, aber eine, die 100% von Ihnen selbst erstellt wurde!

Denke Sie daran, diese Konzepte funktionieren nicht nur für Status-Updates, sondern für alles, was Sie benötigen.


Unser Video zum Thema Blaupause: Eigene Blaupause erstellen



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