Cerner ist die weltweit größte öffentlich gehandelte Unternehmen im Bereich der Gesundheits-Informationstechnologie, das weltweit erstklassige Lösungen und Dienstleistungen für Gesundheitsorganisationen bereitstellt. Cerner hat die Aufgabe, zur systemischen Verbesserung der Gesundheitsversorgung beizutragen. Cerner ist in der Industrie bekannt für seine Innovationen und die Fähigkeit, sicher Daten zwischen unterschiedlichen Systemen und Standorten zu teilen, sodass klinische Gesundheitsinformationen zur Verfügung stehen, wann und wo es benötigt wird.
Herausforderung
Cerner hat eine große Sammlung von Informationen, auf welche regelmäßig durch Kunden und Mitarbeiter zugegriffen wird. Beispiele für diese Formen der Dokumentation sind Arbeitsanweisungen, Referenzseiten (für Cerner-Lösungen), Hilfeseiten sowie Unternehmensrichtlinien. Der Prozess für die Erstellung und Pflege dieser Information unterliegt strengen Regeln sowie diversen Aufsichtsbehörden, die zu überwachenden Dokumente gehen in die Hunderttausende. Dadurch entsteht ein massiver Overhead an personellen Aufwänden.
Lösung
Cerner hat Confluence ausgewählt, um sich dieser Herausforderung zu stellen. Cerner verwendet bereits das Aufgabenmanagementsystem Jira von Atlassian, welches hervorragend in Confluence integriert werden kann und die Entscheidung des Unternehmens daher zusätzlich erleichterte. Zuvor hatte Cerner mehrere Mediawiki-Sites, die alle unterschiedlich konfiguriert waren und unterschiedlichen Zwecken dienten. Mit Confluence und Comala Workflows (Comala Document Management) konnte Cerner Mitarbeitern und Kunden ermöglichen, die Dokumentation wenn nötig anzupassen und die Änderungen nur unter Konsultierung der zuständigen Content-Experten zu genehmigen.
Cerner verwaltet nun erfolgreich 161.000 kontrollierten Dokumente über 2.000 Räume. Es wurden mehrere Workflows für die Inhaltsgenehmigung eingerichtet, die in einem vierstufigen Genehmigungsverfahren und zweistufigen Archivierungsprozess. Sobald eine Seite erstellt oder der Inhalt aktualisiert wird, wird der folgende Prozess angestoßen:
- Ein Content-Experte genehmigt die Änderungen
- Ein leitender Angestellter des Bereichs nimmt eine Durchsicht vor
- Ein Compliance Verständiger nimmt die regulatorische Prüfung vor
Dieser Prozess ermöglicht es Mitarbeitern und Kunden auf einen Blick zu erkennen, welche Inhalte als offizielle Information angesehen werden können. Jede Seite hat eine eindeutige Kennung und Versionshistorie. Darüber hinaus wird angezeigt, wer den Inhalt genehmigt hat, hierbei können geprüfte Standards von Signturverfahren hinterlegt werden. Die Anwender können auch Berichte ausgeben lassen über die Abläufe, welche in der Vergangenheit stattgefunden haben (stets basierend auf den Workflows, welche für den Bereich hinterlegt sind).
Die Kombination von Confluence und Comala Workflows (Comala Document Management) ermöglicht Cerner, unter der strikten Einhalten der Industrievorgaben die eigene Dokumentation zu verwalten, darüber hinaus aber auch eigene Standards setzen zu können. Heute haben mehr als 128.000 Kunden und Mitarbeiter Zugriff auf das uCern Wiki, bestehend aus fast 500.000 Seiten (161.000 davon sind durch Workflows gesteuert). Cerner meistert durch den Einsatz des Tools die massiven Herausforderungen in der Bereitstellung verbindlicher Informationen.
Zitat
"Comala Workflows (Comala Document Management) ist für Cerner das Rückgrat hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für verschiedene Arten von kontrollierter Dokumentation. Unsere Nutzung der Workflows für die genehmigten Dokumentation hat - durch die Unterstützung von Confluence und Comala Workflows (Comala Document Management) - das uCern Wiki zu einem geschäftskritischen und überzeugenden Tool für unsere Kunden und Mitarbeiter gemacht." (Todd Feststecken, Direktor des Cerner Workforce Enablement-Teams)