Status Quo beim Kunden

Ein //SEIBERT/MEDIA-Kunde ist ein international agierendes Industrieunternehmen. Für den weltweiten Rollout neuer Produkte werden umfangreiche Marketingpläne erstellt. Diese Marketingpläne werden als aufwändige Powerpoint-Präsentationen per E-Mail mit Anhang unternehmensweit kommuniziert. Marketingplan-relevante Aufgaben werden im Zuge der Meeting-Vorbereitung in Word-Dokumenten abgebildet, die per E-Mail kommuniziert werden. Meeting-Vorbereitungen im Zusammenhang mit Marketingplänen werden per E-Mail mit DOC-Anhang getroffen.

Herausforderungen

• Marketingpläne werden dezentral in Form von Präsentationen abgebildet.
• Marketingpläne sind uneinheitlich aufbereitet.
• Es sind nicht alle Vorlagen für die Erstellung der Marketingpläne zentral verfügbar. Im Unternehmen sind teilweise unterschiedliche Versionen im Umlauf.
• Es sind nicht alle Iterationen der Marketingpläne zentral verfügbar.
• Aufgaben werden in Word-Dokumenten abgebildet und dezentral per E-Mail kommuniziert.
• Es gibt Herausforderungen bei Transparenz, Kommunikation, Effizienz und Effektivität und insbesondere bei der Koordination der Aktivitäten.

Lösungsentwicklung

• Es soll im bestehenden Confluence-Wiki des Kunden ein Wiki-Portal geschaffen werden, in dem Marketingpläne zentral abgebildet werden können.
• Alle Informationen, die heute in Marketingplänen enthalten sind, sollen künftig in Form von Wiki-Dokumenten aufbereitet werden, die der Projektmanager per Klick aus vorbereiteten Vorlagen generieren kann und nur noch mit Content befüllen muss.
• //SEIBERT/MEDIA erstellt diese Dokumentvorlagen für Confluence, mit denen die Inhalte adäquat abgebildet werden können und an denen sich Projektmanager orientieren können.
• Um die Inhalte der aufwändigen Präsentationen angemessen abzubilden, werden mithilfe von Confluence-Plugins Vorlagen erstellt, die auch aussagefähige Diagramme, Gantt-Chart, Tabellen usw. enthalten können.
• Für das zentrale Aufgabenmanagement im Zusammenhang mit Marketingplänen soll das ausgereifte Confluence-Plugin TaskDock genutzt werden. TaskDock erlaubt ein Wiki-spezifisches Aufgabenmanagement und die Erstellung von seitenspezifischen Aufgaben inklusive Statusüberwachung, ohne auf ein in diesem Fall zu mächtiges System wie Jira zurückzugreifen.

Vorteile: Konkrete Prozessoptimierung durch systematische Abbildung von Inhalten und Aufgaben im Wiki

• Per Klick kann ein Projektmanager einen Wiki-Space für einen Marketingplan erstellen. Per Klick erstellt er die einzelnen Dokumente, die bereits den Wiki-Code enthalten und nur noch mit spezifischen Inhalten gefüllt werden müssen.
• Die wichtigen Informationen sind auf einen Blick verfügbar. Die Aufbereitung ist einheitlich.
• Alle Vorlagen und Informationen sind in einem zentralen System abgebildet. Die Dateien wie z.B. PPTs und DOCs werden versioniert und stehen in allen (auch alten) Versionen zur Verfügung.
• Marketingpläne sind immer in der aktuellsten Form verfügbar und können ggf. einfach von mehreren Beteiligten bearbeitet werden.
• Aufgaben können zentral und transparent abgebildet werden. Aktuelle Statusinformationen sind jederzeit verfügbar.
• Zusätzlich ist es möglich, PPTs direkt anzeigen zu lassen und auch direkt aus dem Confluence-Wiki zu bearbeiten (WebDAV-Plugin erforderlich).