Implementieren Sie Content-Lifecycle-Management in Atlassian Confluence, sodass Sie die Aktualität, die Validität und die Qualität Ihrer Informationen kontrollieren können. Automatische Gesundheitschecks für Inhalte, Archivierung und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass auch größte Confluence-Instanzen aufgeräumt und frei von inhaltlichen Altlasten sind.
Warum archivieren?
Das Archiving-Plugin gibt Ihnen Werkzeuge und Möglichkeiten an die Hand, in einem organisch stark gewachsenem Confluence-System die Kontrolle und Struktur zurückzuerlangen. Wenn das Archiving-Plugin initial zum Einsatz kommt, ist es empfehlenswert, die Qualität der bestehenden Inhalte zu ermitteln, um zu wissen, mit welcher Größenordnung Sie es zu tun haben. Granulare und flexibel anpassbare Regeln im Hinblick auf den Content-Lebenszyklus helfen, auch große und größte Confluence-Instanzen aktuell zu halten.
Konfigurationseinstellungen können global Anwendung finden (und gelten dann für sämtliche Bereiche) oder separat für bestimmte Bereiche spezifiziert werden. Die Konfiguration kontrolliert hierbei jeden Schritt und jede Aktion im individuellen Content-Workflow. Sie hilft, alte Inhalte aufzufinden, die seit langem nicht mehr aufgerufen oder editiert wurden bzw. nicht mehr aktuell sind. Manuell ist dies in einem System mit tausenden oder zehntausenden Seiten unmöglich.
Sie können die Konfigurationseinstellungen sogar miteinander kombinieren, um für die betreffenden Seiten bestimmte Aktionen anzustoßen und sie vorkonfigurierten Usern zur Wiedervorlage zu melden oder sie direkt zu archivieren. Die Archivierung können Sie für bestimmte Zeitpunkte zur automatischen Durchführung planen (beispielsweise immer am letzten Tag des Monats) oder manuell starten.
Um die manuelle Archivierung von Seiten oder Seitenbäumen zu kontrollieren, stehen Ihnen eine Reihe von Labels zur Verfügung. Archivbereiche werden automatisch bei der ersten Archivierung angelegt. Dort landen dann auch die Inhalte der nächsten Archivierungen, sodass kein Durcheinander entsteht. Ein archivierter Bereich trägt denselben Namen wie der Ursprungsbereich, ergänzt um den Zusatz "(Archive)". Seitenhierarchien bleiben in archivierten Bereichen erhalten, sodass sie ein getreues Abbild des Originalbereichs bieten und keine Verwirrung stiften. Einen archivierten Bereich können Sie einfach wiederherstellen, indem sie ihn an den passenden Ort verschieben.
Preise
| Anzahl der Nutzer | Kommerzielle Lizenzen | Akademische Lizenzen |
|---|---|---|
| 10 | 10 USD | 10 USD |
| 25 | 290 USD | 145 USD |
| 50 | 590 USD | 295 USD |
| 100 | 1.190 USD | 595 USD |
| 250 | 2.490 USD | 1.245 USD |
| 500 | 3.990 USD | 1.995 USD |
| 2.000 | 4.990 USD | 2.495 USD |
| 10.000 | 5.990 USD | 2.995 USD |
| 10.000+ | 7.490 USD | 3.745 USD |
Wie Sie vom Plugin profitieren können!
- Effizienz
Den Umfang an wachsenden, unkontrollierten Informationen reduzieren
- Produktivität
Keine Ressourcen dadurch verschwenden, auf unkorrekte Informationen zu vertrauen
- Konsistenz
Automatische Alarme für Inhalte erhalten, die hinsichtlich der Aktualität kritisch sind
- Verlässlichkeit
Keine Irreführung oder Verwirrung durch veraltete Dokumentationen
- Compliance
Compliance-Anforderungen durch die zeitlich unbegrenzte Bewahrung des Confluence-Gedächtnisses erfüllen
- Risiken reduzieren
Inhalte nicht löschen, sondern sicher archivieren
Einsatzbereiche für das Archiving Plugin
- Seiten mit monatlichen Umsatzberichten müssen alle 30 Tage vom Vertriebsleiter/-team aktualisiert werden.
- Produktanleitungsseiten, die seit 500 Tagen niemand aufgerufen hat, müssen an das Team für die technische Dokumentation gemeldet werden.
- Listen mit Quartalszielen können zum zehnten Tag des neuen Quartals archiviert werden.
- Meeting-Notizen müssen niemals aktualisiert werden.
- Intranet-Inhalte, die vor mehr als drei Jahren erstellt und seit mehr als einem Jahr nicht besucht wurden, können still archiviert werden.
Screenshots
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