Aufgrund der durch das Corona-Virus herrschenden Lage und den damit verbundenen Kontaktverboten, ist es derzeit nicht möglich, Workshops vor Ort durchzuführen.
Unsere Beratungsteams haben die regulären Workshopformate daher verändert, so dass diese unproblematisch Remote stattfinden können.
Auf dieser Seite haben wir einige Tipps und Empfehlungen zusammengestellt, die dabei helfen, einen Remote-Workshop zu einer guten Erfahrung werden zu lassen.
Wenn Sie Termine mit uns remote durchführen, verhindert dies, dass Ihre Roadmaps und Projektplanungen durch Stornierungen und Verschiebungen durcheinandergebracht werden. Mit Ihren inhaltlichen Vorbereitungen, in die bereits Aufwände geflossen sind und in die Sie bereits Zeit investiert haben, müssen Sie nicht in ein paar Wochen oder Monaten noch einmal von Vorne anfangen. Zudem führt der verringerte Reiseaufwand unsererseits zu einer geringeren Vorlaufzeit. Unsere Beratungsteams können Remote-Termine deutlich kurzfristiger anbieten.
Die Zusammenarbeit in Webkonferenzen erfordert in der Regel mehr Konzentration und Disziplin. Gerade in Remote-Meetings ist es unter Umständen schwierig, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden über einen längeren Zeitraum sicherzustellen.
Daher ist es sinnvoll, regelmäßige Pausen einzulegen und lange Sessions zu vermeiden.
Je nach Umfang der Agenda kann es sinnvoll sein, einen Workshop in zwei bis drei Slots einzuteilen, die auf mehrere Tage verteilt werden können. Die konkrete Aufteilung stimmen unsere Consultants gemeinsam mit Ihnen ab.
Eine Aufteilung auf mehrere Tage bietet zusätzlich den Vorteil, dass in der Zwischenzeit Vorbereitungen getroffen oder bei Schulungen die gelernten Inhalte vertieft werden können.
Möglicher Ablauf für einen aufgeteilten Workshop-Tag
Zu Beginn des Termins stellen wir gemeinsam Regeln für die Remote-Arbeit auf. Je nach Gruppengröße kann es wichtig sein, Instrumente zur Ankündigung von Fragen / Wortmeldungen zu definieren. Das kann z. B. in Form eines kurzen Hinweis im Chat oder per Handzeichen (sofern alle Teilnehmenden ihre Kameras eingeschaltet haben) erfolgen. Einige Videokonferenz-Tools bieten sogar eine sogenannte "Raise hand"-Funktion an. Die Moderation achtet in diesem Fall auf Meldungen und nimmt die Personen in entsprechender Reihenfolge dran.
Wir stellen ein interaktives Protokoll zur Verfügung, das für alle während des Workshops sichtbar ist und kollaborativ erarbeitet werden kann. Dazu nutzen wir unsere Extranet-Plattform zu der jede(r) Teilnehmende im Vorhinein Zugriff erhält. Das Protokollieren des Meetings hilft erfahrungsgemäß enorm, die Konzentration der Teilnehmenden aufrecht zu erhalten.
Nähe trotz Entfernung
Damit trotz geografischer Entfernung ein Gemeinschaftsgefühl erzeugt werden kann, ist es hilfreich, dass die Teilnehmenden ihre Webcam nutzen. Non-verbale Kommunikation sollte auch in Remote-Meetings nicht unterschätzt werden. Wir empfehlen, dass sich die Teilnehmenden stumm schalten, solange sie nicht sprechen, um Stör- und Hintergrundgeräusche zu vermeiden.
Hardware
Damit alle Personen aktiv am Workshop teilnehmen können, bietet es sich an, getrennte PC-Setups zu nutzen. So können alle Teilnehmer unabhängig voneinander Notizen machen und sich separat stummschalten. Ein optimales Setup besteht aus einer Webcam, einem Headset, einer guten Internetverbindung und optional einem zweiten Monitor.
Bei kritischer Internetverbindung bietet es sich an, die Webcam nach der Begrüßung zu deaktivieren. Häufig kommt es auch bei der Audioqualität zu Problemen, die eine Teilnahme am Meeting erschweren. In diesem Fall ist es hilfreich, sich neben dem Login am PC zusätzlich per Telefon einzuwählen.
Konferenzsystem
Für uns bei //SEIBERT/MEDIA haben sich Remote-Termine mit Google Hangouts/ Google Meet bewährt. Selbstverständlich können wir aber auch ein Tool Ihrer Wahl für den Termin nutzen.
//SEIBERT/MEDIA-Extranet
Alle Teilnehmer eines Workshops erhalten Zugriff auf das //SEIBERT/MEDIA-Extranet, in dem einzeln oder kollaborativ Notizen zum Termin gemacht und hochgeladen werden können. Im Voraus wird dort auch die Agenda des Workshops zu finden sein, sodass Sie alle wichtigen Unterlagen an einem Ort haben.
Nice to have
Ein interaktives Flipchart (z.B. Google Jam Board) erleichtert optional die Durchführung des Workshops.
Im Vorhinein sollte eine gemeinsame Abstimmung über die Punkte dieser Seite stattfinden. Unter Umständen gibt es Blocker, die vor dem Workshop besprochen werden sollten, wie etwa die technische Beschränkung auf bestimmte Meeting-Tools.
Wenn möglich, sollte ein Techniktest einige Tage vor dem Termin organisiert werden. Auch ist das Einwählen der Teilnehmer etwa 15 Minuten vor dem Termin hilfreich, um ggf. technische Schwierigkeiten vor Beginn des Termins zu lösen.
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Seibert Media Vertrieb
+49-611-20570-42
vertrieb@seibert-media.net
- Wir freuen uns über angeschaltete Webcams! Non-verbale Kommunikation kann eine wichtige Rolle spielen
- TeilnehmerInnen benutzen ein Headset.
- TeilnehmerInnen schalten sich stumm, wenn sie nicht sprechen.
- Wortmeldungen können per Handzeichen oder Nachricht angekündigt werden (je nach Gruppengröße, ggf. nicht notwendig).
- Das Ladegerät sollte angeschlossen sein.
- Bei schlechter Verbindung sollte ggf. ein Netzwerkkabel verwendet werden.
- TeilnehmerInnen positionieren sich am Besten so, dass sie nicht von hinten beleuchtet werden.
- Ein einfarbiger, unaufgeregter Hintergrund ist empfehlenswert.