Externe Eventplanung
Mit der Linchpin Intranet Suite Veranstaltungen planen, Menschen zusammenbringen und für mehr Organisation in der Event-Vorbereitung sorgen. Ganz einfach Events erstellen, Kolleginnen und Kollegen darauf aufmerksam machen und Open Offices, Konferenzen oder Workshops problemlos organisieren - egal ob vor Ort, als hybride Veranstaltungen oder remote.
Mehr Organisation bei der Planung von externen Veranstaltungen
Wahrscheinlich planst du in deinem Unternehmen auch das ein oder andere externe Event. Konferenzen mit Partnerunternehmen oder Kundenworkshops zu den Produkten deines Unternehmens helfen dabei, mit den relevanten Bezugsgruppen in Kontakt zu bleiben, kontinuierliche Innovation zu gewährleisten und für mehr Verständnis von deinen Produkten am Markt zu sorgen. Diese Art von Veranstaltungen finden regelmäßig statt und sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags einer Vielzahl von Menschen.
Doch externe Events sind natürlich nicht immer nur im geschäftlichen Kontext relevant. Open Offices oder Büroführungen beispielsweise können Kunden und Partnern einen Eindruck von der Arbeitsweise deines Unternehmens vermitteln. Vor allem in den letzten Jahren sind diese Möglichkeiten immer populärer geworden und können für mehr Transparenz und damit einhergehend auch mehr Vertrauen bei deinen externen Kontakten sorgen.
Natürlich hat uns vor allem das Jahr 2020 neue Möglichkeiten aufgezeigt, wie wir Veranstaltungen auch in neuen Formaten durchführen können. Auch wenn das klassische Face-To-Face-Meeting mit dem persönlichen Erlebnis und dem direkten Austausch sicherlich weiterhin die bevorzugte Veranstaltungsform bleiben wird, kann es sich auch lohnen, einen Blick über den Tellerrand hinaus zu wagen. Je nach aktueller Situation kann sich auch eine Veranstaltung in Form eines Remote-Events lohnen. Das spart Zeit und Kosten und kann je nach Anlass sogar geeigneter für die Teilnehmer:innen sein - beispielsweise, wenn diese eine sehr lange Anreise hätten.
Externe Events haben also eine große Bedeutung im Unternehmensalltag. Allerdings gehört dazu auch eine gute Planung. Mit Linchpin bieten wir dir eine Social-Intranet-Lösung an, die deine Eventplanung einfacher macht. Über das Eventportal erhälst du einen genauen Überblick über alle anstehenden Veranstaltungen in und von deinem Unternehmen und kannst dich selbst oder andere schnell an- und bei bei Bedarf auch wieder abmelden. Mit nur wenigen Klicks legst du ein neues Event an, das du dann direkt mit externen Kontakten über einen Link oder auch direkt mit deinen Kolleginnen und Kollegen teilen kannst. Falls der Termin remote oder als hybride Veranstaltung stattfinden soll, kannst du das bei der Erstellung entsprechend kenntlich machen und einen Link zur Videokonferenz hinterlegen.
Linchpin passt sich dabei an deine bestehende Umgebung an: Die Eventplanung lässt sich problemlos in deine Systeme integrieren. So kannst du beispielsweise anstehende Veranstaltungen mit deinem Google-Kalender aus Google Workspace synchronisieren, sodass du immer den Überblick über alle anstehenden Termine behalten kannst.
Externe Eventplanung bei Seibert Media
Bei Seibert Media nutzen wir die Event-Features für alle Veranstaltungen, die von uns auf die Beine gestellt werden. Dazu gehört die Organisation unserer Open Offices oder Büroführungen, die so problemlos und einfach geplant werden können. Doch auch die Organisation von Veranstaltungen wie dem alljährlichen AEC oder der Tools4Agile-Teams behalten wir dank der Linchpin-Events stets für alle transparent im Auge - auch, wenn diese remote geplant werden.
Wie genau wir in einem Unternehmen mit knapp 200 Mitarbeiter:innen Events planen und welche Funktionen der Linchpin Intranet Suite uns dabei besonders helfen, erzählt uns Christina in unserer kurzen Intranet-Story.
Features dieses Use Cases
Das Eventportal
Das Eventportal ist die zentrale Anlaufstelle für alle Veranstaltungen in deinem Unternehmen. Hier findest du eine Übersicht über alle Events, die in der nächsten Zeit anstehen.
Über die Filterfunktion kannst du die Suchergebnisse mit Schlagworten oder durch das Auswählen eines bestimmten Standorts oder Datums eingrenzen. Die anstehenden Termine können dabei sowohl in der Kachel-Optik als auch als Liste dargestellt werden. In beiden Ansichten siehst du alle relevanten Informationen auf einen Blick und kannst dich mit nur einem Klick an- bzw. abmelden.
Darüber hinaus bietet die Seitenleiste Zugriff auf deine Event-Kategorien, sodass du die Veranstaltungen je nach Kategorie anzeigen lassen kannst.
Events erstellen
Möchtest du ein neues Event anlegen, bietet dir Linchpin eine Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten. Dazu gehören neben den essenziellen Angaben wie Titel, Datum und Ort auch einige praktische zusätzliche Felder.
Du kannst festlegen, ob eine Veranstaltung vor Ort, remote oder als Hybrid geplant ist und dann gegebenenfalls einen Konferenz-Link hinterlegen. Mit Hilfe der Anbindung an das Bilder-Portal Unsplash lassen sich Events schnell und einfach personalisieren. Das vermittelt sofort einen guten Eindruck davon, was die Teilnehmer:innen in dem Termin erwartet und sorgt für mehr Dynamik in deinem Intranet. Im Beschreibungsfeld kannst du dann genauere Informationen eintragen.
Darüber hinaus kannst du auch die verschiedenen Berechtigungen konfigurieren, das Event einer Kategorie hinzufügen und mit einer Confluence-Seite (auf der z. B. ausführlichere Informationen zum Event zu finden sind) verknüpfen. Der Bereich 'Optionen' hält noch weitere Möglichkeiten für dich bereit, wie das Begrenzen der Anzahl an Teilnehmer:innen oder die Sichtbarkeit der Mitarbeiter:innen, die sich bereits angemeldet haben.
Events teilen
Du möchtest für mehr Aufmerksamkeit auf deine Veranstaltung sorgen? Über das Optionsmenü hast du verschiedene Möglichkeiten, ein Event mit anderen zu teilen.
Zum einen gibt es die Möglichkeit, die Event-URL in die Zwischenablage zu kopieren. Den Link kannst du dann bequem per Google Chat, E-Mail oder die Kommunikationssoftware deiner Wahl mit deinen Kolleginnen und Kollegen teilen. Diese erhalten dann einen direkten Zugriff auf das Event mit allen wichtigen Informationen und können sich zu dem Termin anmelden.
Zum anderen kannst du ein Event auch direkt in den Microblog posten. Dafür wählst du im Menü einfach die entsprechende Option aus und schon kannst du deinen Post anlegen. Nachdem du den Post einem Thema zugeordnet hast, kannst du einen Text verfassen, Mitarbeiter:innen erwähnen oder mit einem Bild oder GIF für Aufmerksamkeit sorgen.
Nach der Veröffentlichung deines Microblog-Posts können deine Kolleginnen und Kollegen dann auf deinen Beitrag mit Likes und Kommentaren reagieren - und sich sogar auch aus dem Microblog-Post heraus mit einem Klick für das Event anmelden.
Events für unterwegs
Alle Eventfunktionen von Linchpin sind nicht nur für Desktop, sondern auch mobil für dein Smartphone oder Tablet verfügbar. So kannst du dich auch von unterwegs oder zwischendurch über die anstehenden Veranstaltungen des Tages informieren und dich zu neuen Terminen anmelden. Natürlich kannst du auch mobil neue Events erstellen und Kolleginnen und Kollegen entsprechend einladen.
Linchpin findest du als App im Apple App Store und im Google Play Store.
